كيف الكتابة رسائل البريد الإلكتروني للتذكير

أخبرك رئيسك أنه عندما تذهب إلى المكتب غدًا ، سيتعين عليك كتابة بعض رسائل التذكير بالبريد الإلكتروني. ومع ذلك ، بعد أن لم ترسل واحدة من قبل ، فأنت تريد أن تقرأ عنها كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني للتذكير، حتى لا يذهبوا إلى العمل وهم غير مستعدين وتجنب الوقوع في الأخطاء. إذا كان هذا هو الوضع الذي أنت فيه الآن ، فاعلم أنك وصلت إلى المكان الصحيح في الوقت المناسب.

إذا أعطيتني بضع دقائق من وقت فراغك ، فيمكنني أن أقدم لك بعض "النصائح" حول كيفية كتابة رسائل تذكير فعالة ومكتوبة جيدًا وليست مباشرة بشكل مفرط أو ، الأسوأ من ذلك ، "مخيفة". كما ترى ، حتى لو لم تكتب واحدة من قبل ، فأنا أضمن لك إعداد ملف البريد الإلكتروني التذكير ليس صعبًا كما يبدو.

قل لي ، هل أنت مستعد للبدء؟ نعم؟ في احسن الاحوال! كن مرتاحًا ، وخذ وقتك للتركيز على قراءة الفقرات التالية ، واتبع بدقة النصيحة التي سأقدمها لك ، والأهم من ذلك ، ضعها موضع التنفيذ. كل ما تبقى بالنسبة لي هو أن أتمنى لك قراءة جيدة ونتمنى لك التوفيق في كل شيء!

  • عندما تحتاج إلى كتابة بريد إلكتروني للتذكير
  • أدخل موضوع البريد الإلكتروني للتذكير
  • أدخل بريدًا إلكترونيًا للتذكير
  • تنظيم نص الرسالة
  • قل وداعا في رسالة بريد إلكتروني للتذكير

عندما تحتاج إلى كتابة بريد إلكتروني للتذكير

هناك العديد من المواقف التي قد تتطلب تقديم ملف ايميل للتذكير، خاصة عندما تكون لديك علاقات مهنية مع أشخاص آخرين: عملائك ، والمتعاونين معك ، إلخ. لذلك ، قد يكون هناك عدة أنا السياقات التي يلزم فيها كتابة رسائل بريد إلكتروني للتذكير وعمومًا ، تتميز كل هذه الأشياء بقاسم مشترك: المكروه بشدة لتأخير. هذه بعض الحالات الرئيسية حيث قد يكون من المناسب ، بل ضروري بالفعل ، كتابة بريد إلكتروني للتذكير.

  • الشحن المتأخر - إذا كنت قد طلبت منتجًا من مورد أو متجر عبر الإنترنت ولم يتم التسليم في الوقت المحدد ، فيمكنك إرسال بريد إلكتروني تذكير لمعرفة سبب عدم تسليم العنصر بعد ، وإذا لزم الأمر ، اطلب رد الأموال إذا لم يعد هذا متاحًا.
  • التأخر في السداد - إذا لم يدفع العميل أو صاحب العمل في الوقت المحدد ، فقد يتسبب ذلك في مشاكل كبيرة لك. يمكن أن يكون إرسال بريد إلكتروني للتذكير هو الحل لمحاولة دعوة الشخص المعني للالتزام بالدفع لك أو ، في أسوأ الأحوال ، لإعلامك بالمدة التي يتعين عليك انتظارها لتلقي السعر المتفق عليه.
  • اعمل متأخرا - هل تأخر أي من المتعاونين معك عن تقديم وظيفة؟ يمكنك إرسال بريد إلكتروني للتذكير لتشجيعه (بلباقة) على الوفاء بالمواعيد النهائية ، حتى لا يتسبب في مشاكل للشركة وزملائه ، في حال كان مشروعًا يعمل عليه المزيد من أعضاء الفريق.
  • الارتباط الوثيق - إذا كنت قد نظمت اجتماعًا أو حدثًا تدريبيًا أو اجتماعًا ، فقد يكون من العملي إرسال تذكير إلى كل من سيشارك عبر البريد الإلكتروني ، والذي سيتذكر من خلاله مكان الحدث ووقته ، والنقاط التي ستتم مناقشتها وغيرها. معلومات مفيدة.

أدخل موضوع البريد الإلكتروني للتذكير

بمجرد تحديد الظروف التي دفعتك إلى إرسال بريد إلكتروني للتذكير ، يمكنك متابعة كتابتك. أحد أهم أجزاء الرسالة التي أنت على وشك إرسالها هو موضوع آخرلأن هذا يلخص الموضوع العام للبريد الإلكتروني ويسمح للمستلم بفهم سبب إرساله إليه.

عند كتابة موضوع البريد الإلكتروني ، كن صريحًا بالانتقال مباشرة إلى نقطة السؤال (على سبيل المثال ، الشحن المتأخر, التأخر في السداد، وما إلى ذلك) ولا تستخدم جملًا طويلة جدًا (دلالة لا تستخدم أكثر من 40-50 حرفًا).

نظرًا لأن هذه رسالة بريد إلكتروني للتذكير ، فقد تفكر في كتابة الموضوع ، أو جزء منه ، بأحرف كبيرة لإعطاء الرسالة نغمة "الاستعجال" ، وإذا كان ذلك مناسبًا ، حدد أنك تتوقع رسالة. الإجابة بين قوسين أو أقواس مربعة. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد إرسال إشارة للعميل بتأخر السداد ، فيمكنك كتابة الموضوع بالطرق التالية: » دفع مؤجل "أو" السداد المتأخر لمشروع XYZ [RISPOSTA NECESSARIA] ".

أدخل بريدًا إلكترونيًا للتذكير

عندما يفتح المستلم الرسالة ، فإن أول شيء سيلاحظه هو التحيات الافتتاحية التي اعتدت عليها أدخل البريد الإلكتروني للتذكير. نعم ، لأنه حتى في هذا النوع من الخطابات ، من الضروري تحية المستلم: حقيقة أنه "مذنب" بتأخير أو أي خرق آخر ضدك لا ينبغي أن تجعلك تقع في خطأ عدم قول وداعًا. الذي يقع على الجانب الآخر.

لماذا لا يكون تضمين التحيات خطأ جسيم؟ لسببين على الأقل: 1) قد يؤدي عدم تحية المتلقي إلى جعله يبدو وقحًا وغير محترم له ؛ 2) قد يؤدي عدم إلقاء التحية إلى نتائج عكسية ، حيث قد يؤدي ذلك إلى مزيد من الإزعاج وتأخير إرسال الرد الذي كنت تنتظره.

ما هي أشكال التحية التي يمكنك استخدامها في بريد إلكتروني للتذكير؟ كل هذا يتوقف على نوع العلاقة التي تربطك بمستلم الرسالة: إذا كان الشخص الذي لديك علاقة معه علاقة سرية، جيد " مرحبا! كيف حالك؟ "أو" querido يمكن أن يكون جيدًا ويخفف النغمات بشكل كبير.

من ناحية أخرى ، إذا كانت الرسالة موجهة إلى الشخص الذي لديك معه ملف القرابة الرسمية - زبون ، شركة نقل ، إلخ. - من الأنسب استخدام أشكال تحية تتكون من صفة ظرف ، مثل » querido "" querido "أو" querido «، يليه العنوان الأنسب للمستلم:» سيد "" أو "" / Sig.ra «» كاختصار للسيد والسيدة. دوت. o الدكتور. كاختصار لـ Doctor and Doctor ، وما إلى ذلك.

إذا لم تكن متأكدًا من شكل التحية الذي يجب استخدامه ، فيمكنك البحث عن "حل وسط" - وهو شكل من أشكال التحية يمكن أن يعمل مع رسائل التذكير الإلكترونية الأقل رسمية والأكثر رسمية ، مثل » صباح الخير "" تصبح على خير "" حولا "، إلخ.

بمجرد اختيار شكل التحية الذي يبدو أنه الأنسب للبريد الإلكتروني الذي ترسله ، تذكر أدخل الفاصلة مباشرة بعد التحية والعودة لكتابة نص الرسالة.

تنظيم نص الرسالة

بمجرد اختيار نموذج الترحيب الذي سيتم استخدامه في رسالة التذكير الإلكترونية التي ترسلها ، فقد حان الوقت لذلك تنظيم نص الرسالة، حيث ستقوم بصياغة طلباتك ، وبالتالي ، ستحث المستلم على تنفيذ الإجراء المطلوب: إجراء دفعة لصالحك ، وإرسال البضائع المطلوبة إليك ولكن لم يتم استلامها بعد ، وإكمال وظيفة وما إلى ذلك.

لتسهيل كتابة رسالة التذكير ، أوصي بتقسيم نص الرسالة "افتراضيًا" إلى ثلاث "كتل".

  • عبارات أولية - استخدم عبارات لطيفة ومريحة على الفور ، حتى لا يشعر متلقي الرسالة بظهره على الحائط. ربما يمكنك استخدام عبارة ظرف ، مثل » اتمنى ان تكون بخير "أو" في انتظار معرفة حالك ".
  • الغرض من الرسالة - اشرح بشكل واضح ومباشر سبب قرار إرسال البريد الإلكتروني: اشرح ما هو الخرق الذي ارتكبه المستلم ولماذا قررت إرسال التذكير (على سبيل المثال ، عدم التسليم ، عدم الدفع ، عدم تسليم العمل في المخطط الموضوعات ، وما إلى ذلك) وربما تذكرك بالاتفاقيات التي تم إجراؤها مسبقًا. على سبيل المثال ، لطلب افتراضي من أحد العملاء ، يمكنك استخدام تعبير مثل » أكتب إليكم بشأن التأخير في سداد مشروع "XYZ" ، والذي كان يجب أن أتلقى رسومًا تساوي [مبلغ التعويض] عن [قرض البيانات] ، بالنصف [metodo di pagamento scelto]. ".
  • دعوة إلى العمل - بعد تحديد الغرض من الرسالة ، يجب عليك دعوة المستلم لإكمال الإجراء الذي كنت تنتظره بصبر: قم بالدفع لصالحك ، وأرسل لك العنصر المطلوب ، وإنهاء المهمة ، وما إلى ذلك. بالعودة إلى المثال الذي قدمته لك منذ لحظة ، يمكنك استخدام عبارة مثل » لذلك ، متابعة الدفع لصالحي عن طريق [new data di scadenza] «. إذا كان هذا يبدو مناسبًا لك ، فيمكنك إبلاغ المستلم بأنه إذا لم يتخذ الإجراء المطلوب ، فيمكنه اتخاذ إجراء قانوني لحل المسألة بأكبر قدر ممكن من السلام لكلا الطرفين (ربما بعد إرسال أكثر من بريد إلكتروني للتذكير إلى نفس حزب). شخص).

تذكر ، عند كتابة نص الرسالة تذكر دائمًا ارتداء نغمات محترمة وناعمة وهادئة بينما لديك على الأرجح أكثر من أسباب معقولة للغضب والانزعاج من سلوك الشخص الذي تراسله عبر البريد الإلكتروني ، حاول احتواء نفسك بعدم تبني لغة قاسية. من المحتمل ألا ينتهي بك الأمر بالحصول على أي شيء ، في الواقع ، إذا كان هناك قدر ضئيل من الاستعداد للتعاون معك ، فقد يخنقه الجو المتوتر الذي من شأنه أن يثير رسالة مفاجئة ومباشرة للغاية. تذكر: الأخلاق الحميدة تأتي أولاً!

قل وداعا في رسالة بريد إلكتروني للتذكير

بمجرد كتابة النص المركزي للبريد الإلكتروني ، حان الوقت لاختيار استمارة الترخيص اكثر ملائمة. عند قول وداعًا ، حاول أن تكون متسقًا مع النغمة المستخدمة في بقية الرسالة: على سبيل المثال ، إذا استخدمت شكلاً من أشكال التحية ، مثل » سيدي العزيز «سيكون من المناسب اختتام البريد الإلكتروني بالصيغة» تحياتي "أو" بإخلاص «؛ بينما إذا استخدمت تحية افتتاحية أقل رسمية ، مثل » سيدي العزيز "أو" صباح الخير سيدي. «من المناسب أن تختم الرسالة بتحية مثل». استمرار جيد "أو" أتمنى لك نهارا سعيد ".

نظرًا لأن هذا البريد الإلكتروني للتذكير ، يرجى اغتنام هذه الفرصة لتشجيع المستلم على الرد في أقرب وقت ممكن. قبل التحية الأخيرة ، ربما يمكنك إدخال عبارة تخبر فيها الشخص أنك متاح للإجابة على أي أسئلة وتوضيحات ، وبعد القيام بذلك ، اختتم التحية » في انتظار ردكم الكريم ، أقدم تحياتي. ".

بمجرد اختيار نموذج إلغاء الاشتراك الذي يناسب بريدك الإلكتروني ، أدخل الفاصلة مباشرة بعد التحية ، ارجع ، ضع لك توقيع بسيط (الاسم واللقب فقط) أو ، إذا كنت تفضل ذلك ، ملف التوقيع الكامل (كاملة مع معلومات الاتصال) وإرسال الرسالة.