Cuando intenta imprimir un archivo de sobresalir, ¿el tamaño del documento nunca coincide con el de la hoja en la que debe imprimirlo? No es el único que sucede, silencioso, pero afortunadamente Excel incluye una función que le permite optimizar fácilmente las hojas de cálculo para imprimir.

Sigue las instrucciones que te voy a dar y en menos de un momento aprenderás cómo adaptar una hoja de Excel en todas las principales plataformas de software: Windows, macOS y sistemas operativos de dispositivos portátiles. Para el tutorial usaré Office 2016, que es la última versión de la suite de Microsoft y está disponible tanto para Windows como para MacOS, pero las instrucciones a continuación son un poco ‘para todas las ediciones más recientes de Microsoft Office, digamos de 2007 en adelante.

En cuanto a los teléfonos móviles y las tabletas, Microsoft Excel está disponible de forma gratuita en todos los dispositivos que sean iguales o menores a 10.1 «e incluye muchas de las características también presentes en la versión de escritorio de la aplicación. Las funciones relacionadas con la impresión no son tan detalladas y variadas como los presentes en Excel para Windows y macOS, pero no puede quejarse, siga leyendo y descubrirá todo.

Adaptar una hoja de Excel en PC y Mac

Si quieres averiguarlo cómo adaptar una hoja de Excel, el primer paso que debe seguir es activar la vista de impresión haciendo clic en el botón Diseño de página ubicado en la parte inferior derecha (el segundo botón a la izquierda de la barra para el ajuste del zoom).

Seleccione la tarjeta ahora Diseño de página desde la barra de herramientas de Excel (arriba), expanda el menú desplegable ancho y establece la opción 1 página en el último De esta forma, la hoja de cálculo se optimizará para imprimirse en hojas A4 en la parte ancha. En altura, el documento se dividirá automáticamente en varias páginas en función de su longitud (es decir, en función del número de filas que contiene).

Si lo desea, puede deshabilitar la división automática de documentos en varias páginas configurando el valor 1 página en el menú desplegable altura. De esta forma, podrá combinar todo el contenido del documento en una sola hoja A4, pero tenga cuidado, casi con seguridad la hoja de cálculo aparecerá deformada cuando se imprima.

Para asegurarse de que el resultado final sea satisfactorio, antes de comenzar a imprimir su documento de Excel, seleccione el elemento impresión del menú expediente y verifique que todo esté en orden en la vista previa de impresión.

Si observa algún error en los márgenes o en las proporciones del documento a imprimir, vaya a propiedades de impresión avanzadas haciendo clic en el botón expediente Excel (arriba a la izquierda), seleccionando el elemento impresión desde el menú que se abre y haga clic en el elemento Configurar página ubicado en la parte inferior de la barra lateral izquierda. Si usa una Mac, para acceder a las propiedades de impresión avanzadas, vaya al menú expediente Excel (arriba a la izquierda) y seleccione el elemento Configurar página De este último.

En la ventana que se abre, selecciona la pestaña página y elija si desea imprimir las páginas del documento en horizontal o vertical poniendo la marca de verificación junto a una de las dos opciones disponibles y elija el formato de hoja en la que imprimir la hoja de cálculo (p. ej. A4 ) desde el menú desplegable apropiado.

Luego cambia a la pestaña márgenes y use los campos de texto que están alrededor de la miniatura de la página del documento para establecer el grosor de los márgenes mayor, inferior, derecho, izquierda de encabezamiento y un pie de página.

Finalmente, selecciona la pestaña hoja y, si corresponde, active una de las opciones de impresión disponibles en la parte inferior izquierda: cuadrícula, Blanco y negro, Calidad del borrador o encabezados de fila y columna.

Después de ajustar todas las configuraciones de su preferencia, regrese al menú de impresión de Excel, verifique nuevamente la vista previa de impresión y, si está satisfecho con lo que ve, comience a imprimir su hoja de cálculo presionando el botón correspondiente.

¿Desea adaptar una hoja de Excel para que el tamaño de las columnas y filas coincida con su contenido? No hay problema, es una operación extremadamente simple e intuitiva.

Si desea adaptar las celdas de Excel a la longitud o altura de su contenido, seleccione las celdas para optimizar con el mouse, haga clic en el botón formato ubicado en la parte superior derecha de la pestaña casa Excel (arriba a la derecha) y seleccione el elemento Ajustar anchos de columna o la voz Ajustar altura de fila desde el menú que aparece.

También hay una manera de establecer que todas las celdas de la hoja de cálculo tengan el mismo tamaño. Todo lo que tiene que hacer es seleccionar todas las celdas en la hoja de trabajo haciendo clic en triángulo que se encuentra en la esquina superior izquierda (entre los indicadores la y 1 ), haga clic en formato que está en la pestaña casa Excel y seleccione el elemento Ancho predeterminado desde el menú que se abre. Luego escriba las dimensiones que desea que asuman todas las celdas de la hoja de trabajo en la ventana que se abre y haga clic en bueno para guardar los cambios

Para obtener más información sobre el procedimiento para adaptar las celdas de Excel al contenido, consulte mi tutorial dedicado al tema: allí encontrará todos los pasos necesarios para optimizar las filas y columnas de las hojas de cálculo para que se adhieran perfectamente al contenido de las celdas .

Para obtener más información, también puede ir al sitio web de Microsoft Office que incluye varias instrucciones sobre cómo adaptar una hoja de Excel impresa.

Adapte una hoja de Excel en teléfonos móviles y tabletas

Como ya se mencionó al principio de la publicación, Microsoft Excel también está disponible como aplicación para Android, iOS y Windows Phone y es gratis para todos los dispositivos que tengan un tamaño de 10.1 «o menos (de lo contrario, se requiere una suscripción al servicio de Office 365). Para usarlo, necesita un cuenta normal de Microsoft gratis.

La versión móvil de Excel incluye muchas funciones presentes en la versión de escritorio del programa (excepto las más avanzadas), y entre ellas también están las funciones para modificar las proporciones y las dimensiones de las hojas que se imprimirán. Si nunca lo has notado, ahora te explicaré cómo acceder a él.

Primero, inicie Excel en su teléfono móvil o tableta y abra la hoja de cálculo que desea imprimir (puede abrir un archivo desde la memoria interna de su dispositivo o desde un servicio de almacenamiento en la nube, como Dropbox, iCloud Drive o Google Drive ). Una vez que se carga el documento, toque el ícono hoja ubicado en la parte superior izquierda, seleccione el comando de prensa del menú que aparece y elija una de las tecnologías de impresión (p. ej. AirPrint en iOS) desde el cuadro que aparece en la pantalla.

En este punto, elija si desea imprimir el documento en horizontal o vertical colocando la marca de verificación junto a una de las dos opciones disponibles, elija el formato de hoja en el que imprimir el documento a través del menú Formato de papel y sube Cambio de tamaño para elegir si cambiar el tamaño de la hoja de cálculo para adaptarlo en una página, adaptar todas las líneas en una página o adaptar todas las columnas de una página.

Finalmente, toca el botón siguiente, verifique la vista previa de impresión y, si está satisfecho con ella, confirme la impresión de su archivo Excel presionando el botón correspondiente.

Incluso las versiones móviles de Excel le permiten adaptar las celdas de la hoja de cálculo a su contenido. Para aprovechar esta función, seleccione las celdas que se modificarán, toque el botón Formato de tamaño de celda (la celda azul) presente en la tarjeta casa de la aplicación y seleccione la opción Ajustar anchos de columna o la opción Ajustar altura de fila desde el menú que se abre.

Si actúa como un teléfono móvil, para poder ver la tarjeta casa de Excel y, en consecuencia, el botón Formato de tamaño de celda, tienes que presionar el ícono de lápiz ubicado en la parte superior derecha y activar la tarjeta casa desde el menú desplegable que aparece en la parte inferior izquierda. Luego debes desplazarte por el menú que se abre y subir primero Formato de tamaño de celda y luego en Ajustar anchos de columna o la opción Ajustar altura de fila. Fácil, ¿no es así?

Si algún pasaje no le resulta claro y / o desea obtener más información sobre el procedimiento para adaptar las celdas de Excel al contenido, consulte el tutorial que escribí sobre el tema.

Adapte una hoja de cálculo de Excel en línea

Como probablemente ya sepa, Excel también está disponible en una versión en línea que funciona directamente desde el navegador y es completamente gratuito (solo inicie sesión con una cuenta de Microsoft para usarlo), que incluye muchas características de la versión de escritorio de la aplicación, pero desafortunadamente no los relacionados con la configuración de impresión que traté en este tutorial. Por supuesto, puede ajustar algunas configuraciones de impresión directamente desde el menú del navegador, pero no es lo mismo.

En cambio, es posible usar Excel Online para adaptar las celdas de las hojas de cálculo a sus contenidos, y el procedimiento a seguir es prácticamente idéntico al que también se puede seguir en la versión de escritorio de Excel: simplemente ubique la columna que contiene las celdas para cambiar el tamaño y haga doble clic en el borde exterior del indicador de este último (p. ej. la para la columna A).

En su lugar, haga clic derecho en filas y columnas y seleccione elementos Ancho de columna o Altura de la fila desde el menú que se abre puede especificar dimensiones exactas para columnas y filas en la hoja de cálculo. Para obtener más información, siempre puede consultar mi tutorial sobre cómo adaptar las celdas de Excel al contenido.