Cómo comparar dos archivos de Excel. Te han dado archivos sobresalir que representan las variaciones de algunos datos en ciertas situaciones o períodos de tiempo, y debe analizarlos: esta operación podría ser compleja y larga, si cree que tiene que mirar los datos celda por celda, pero afortunadamente no necesariamente tiene que hacerlo. ¿No sabes a qué me refiero? Entonces déjame echarte una mano.

En la guía de hoy, te mostraré cómo comparar dos archivos de Excel a través de algunas sugerencias que lo ayudarán a alcanzar fácilmente su objetivo. De hecho, le diré cómo combinar dos libros de trabajo, para que pueda comparar los datos manualmente (una operación que debe hacer solo y solo si tiene muy pocos datos en una estructura simple) y luego le mostraré un proceso que le permitirá usar un componente Complemento de Microsoft Excel para analizar los datos en dos hojas de cálculo para ver y exportar solo las diferencias entre los dos archivos en unos pocos clics.

Cómo comparar dos archivos de Excel paso a paso

La forma más fácil de comparar dos hojas de cálculo de Excel es con las dos ventanas abiertas una al lado de la otra del programa para que pueda analizar los datos de los dos documentos visualmente. Obviamente, este procedimiento puede ser útil solo si tenía un archivo de Excel con pocos datos.

Si necesita analizar libros con pocos datos, primero abra ambos archivos de Excel y luego llegue a la pantalla de uno de ellos en Excel. En este punto, haga clic en la pestaña vista y presione el botón paralelo, ubicado en la sección Ventana. Al hacerlo, los dos archivos de Excel se organizarán en la pantalla uno al lado del otro, para comparar los datos ingresados.

Si los archivos no se colocan uno al lado del otro, presione el botón Organizar todo, ubicado en la sección de la tarjeta vista. En el cuadro que se muestra, seleccione la opción frente a y presione el botón aceptar.

El valor predeterminado también está habilitado Desplazamiento sincrónico: si se desplaza por una hoja de cálculo, la misma operación se realizará automáticamente en la otra hoja una al lado de la otra, de modo que pueda comparar los archivos sin perder de vista los datos que se desplazan en ambos libros.

A través del botón Organizar todo, la visualización del diseño de las ventanas se puede modificar, configurando que horizontal, en caso de que la vertical lado a lado no sea conveniente para llevar a cabo este trabajo de comparación.

Si, por otro lado, los archivos de Excel que se van a comparar tienen muchos datos, la solución indicada en las líneas anteriores puede ser larga e ineficiente, ya que son susceptibles a errores.

Modo de comparación de archivos

En Microsoft Excel una característica nombrada está disponible Comparar archivo (Comparar archivos) que le permite comparar los datos de dos hojas de cálculo que tienen una estructura similar, pero que informan datos parcial o completamente diferentes. En las siguientes líneas, le mostraré cómo habilitarlo y cómo usarlo al máximo.

Habilitar el complemento

El modo Comparar archivos puede no estar habilitado de forma predeterminada en Microsoft Excel. En este sentido, es necesario habilitarlo mediante la configuración del software y activando un componente adicional preinstalado.

Para hacer esto, haga clic en la pestaña Archivos de Excel y, en la pantalla que se muestra, seleccione el elemento opciones desde la barra lateral izquierda. Si ha realizado este procedimiento correctamente, se le mostrará un panel, a través del cual deberá seleccionar la pestaña Componentes adicionales, ubicado a la izquierda.

Ahora, a la derecha, se le ofrecerá una tabla con todos los complementos actualmente habilitados en Microsoft Excel. Entre estos, asegúrese de que Preguntar está habilitado demostrando que el complemento ya está activo.

De lo contrario, vaya al área a continuación y haga clic en el menú desplegable junto a gestionar. En este punto, seleccione el elemento Complementos COM y luego presione el botón OK. En el cuadro que se muestra en la pantalla, marque el elemento Preguntar y luego presione el botón aceptar.

¡Muy bien! Ya casi llegamos! Con el procedimiento recién realizado, habrá habilitado una nueva pestaña en la barra de herramientas Microsoft Excel > Preguntar. Antes de llegar a esta pestaña, asegúrese de que los archivos a comparar estén abiertos en Microsoft Excel.

Compara dos filas

Ahora que tiene el complemento habilitado, es hora de iniciar el modo de comparación de archivos en Microsoft Excel. Para realizar esta operación, después de abrir ambos archivos, haga clic en la pestaña Preguntar Excel y presione el botón Comparar archivos, en la sección comparar.

En el cuadro que se le muestra, use el menú desplegable para seleccionar ambos archivos para comparar y presione el botón comparar. Al hacerlo, se le mostrará una nueva pantalla en la que se compararán los diferentes datos presentes en las dos hojas de cálculo.

Análisis de los resultados.

Después de habilitar la comparación de archivos en Excel, las celdas que han sufrido cambios se colorearán para mostrarle visualmente estos cambios. Las celdas tomarán diferentes colores según el tipo de modificación que se haya producido.

En el área inferior izquierda, hay una leyenda que explica el significado de cada color. Al marcar un color, si la herramienta de comparación encuentra que ha ocurrido esa variación específica, se mostrará la celda con ese color.

Por ejemplo, activando los Valores ingresados, se mostrará con color verde todas aquellas celdas donde los valores se han ingresado manualmente y que tienen datos diferentes de una hoja a otra.

Solo para darte otro ejemplo, la caja Valores calculados resalta en azul todas aquellas celdas en las que hay un cálculo automático de los datos, para las cuales hay diferencias entre las dos hojas. En el área inferior, en cambio, se muestra un resumen de todas las variaciones encontradas por la herramienta de comparación Microsoft Excel. Al hacer clic en uno de los resultados, se resaltará la celda apropiada en ambas hojas, en el área central de la pantalla.

En el área inferior derecha, usando un gráfico, es posible ver la cantidad de variaciones que se han encontrado para cada tipo de comparación.

En caso de que desee exportar los resultados de la comparación entre los dos archivos, use el botón Resultados de exportación Es posible descargar un informe en formato Excel, en el que las variaciones de los datos encontrados se informarán en cada línea.

nota: uno también está disponible versión en línea de Excel que se ejecuta directamente desde el navegador, sin embargo, esto no incluye herramientas para comparar dos libros de trabajo. Lo mismo es cierto, por desgracia, para la aplicación móvil de Excel para Android e iOS (gratuita en todos los dispositivos con dimensiones iguales o inferiores a 10.1 “)