Cómo configurar la respuesta automática de Outlook

Has organizado tus vacaciones y estarás fuera de la ciudad unos días. Todo está listo ahora, pero solo falta una cosa: advertir a colegas y clientes que no estarás allí en esos días y no podrás responder a ninguno de sus correos electrónicos. Suena como un trabajo largo, ¿verdad? En realidad, este no es el caso, ya que puede resolverlo mediante la funcionalidad de respuesta automática de buzones de correo electrónico. Al hacerlo, cualquier persona que se comunique con usted recibirá una respuesta del programa de su parte, en la que le advertirá que no está disponible actualmente.

¡Bien! Apuesto a que eso es justo lo que estabas buscando. ¿Cómo se dice? ¿Tiene un buzón de correo de Outlook y desea saber si esta función está disponible? La respuesta es afirmativa y en unos instantes explicaré cómo activarlo. De hecho, en la guía de hoy te mostraré cómo configurar la respuesta automática de Outlook tanto directamente desde Webmail como a través del software Outlook para Windows y macOS (independientemente de los buzones de correo configurados en su interior).

¿No puedo esperar para empezar a leer los consejos que he escrito para ti en este tutorial mío? Si ese es el caso, no perdamos más tiempo y comencemos de inmediato. Siéntese cómodamente y preste atención a los procedimientos que le mostraré, para asegurarse de configurar una respuesta automática para usar en su buzón de correo de Outlook y más allá. Te deseo una buena lectura y, sobre todo, ¡un buen trabajo!

  • Configurar una respuesta automática en Outlook.com
  • Configurar una respuesta automática en Microsoft Outlook
    • Ventanas
    • Mac OS
  • Use las reglas de Outlook para configurar una respuesta automática

Configurar una respuesta automática en Outlook.com

Si desea configurar la respuesta automática directamente a su correo web de Outlook, el procedimiento a seguir es sencillo. Primero, vaya al enlace que le di e inicie sesión en su buzón de correo de Outlook con las credenciales de su cuenta de Microsoft.

Una vez que haya iniciado sesión, se le dirigirá al buzón de correo de Outlook para leer y redactar correos electrónicos. En la pantalla principal, haga clic en el icono con un engranaje, que encontrará en la parte superior derecha y, en el cuadro que se le muestra, seleccione el elemento Ver toda la configuración de Outlook, que encontrará a continuación.

Una vez hecho esto, en la pantalla que ve, seleccione los elementos Correo > Respuestas automáticas, para acceder al panel de configuración de respuestas automáticas. Luego mueva la palanca de APAGADO a EN cerca de la redacción Activar respuestas automáticas, para activar la funcionalidad.

En este punto, todo lo que tiene que hacer es configurar la respuesta automática. Para hacer esto, use el cuadro de texto a continuación para redactar el mensaje que se enviará automáticamente cada vez que reciba el correo electrónico de cualquier remitente. Contarás con un editor HTML avanzado para formatear el texto a tu gusto.

Ahora debe decidir si la respuesta automática debe configurarse en todos los contactos (configuración predeterminada) o solo en sus propios contactos almacenados en la libreta de direcciones de Outlook. En este último caso, simplemente debe poner una marca de verificación en el cuadro de abajo Enviar respuestas solo a contactos.

El sistema de envío de respuestas automáticas se puede configurar para que funcione solo en un intervalo de tiempo específico, de modo que pueda estar seguro de que esta funcionalidad comienza y finaliza incluso si no tiene la posibilidad de acceder a su buzón. Para hacer esto, marque la casilla Envíe sus respuestas solo durante un período de tiempo y configurar el fecha y el calendario inicio y fin de esta operación automatizada.

Después de configurar todos los parámetros mencionados anteriormente, haga clic en el botón Guardar, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. Al hacerlo, cada vez que reciba un correo electrónico, se enviará una respuesta automática de acuerdo con la configuración que configuró.

El procedimiento anterior también se puede realizar en smartphone es Tableta, llegando a Outlook Webmail a través del navegador del dispositivo móvil. Después de iniciar sesión, toque el icono ubicado en la parte superior izquierda y presiona el elemento Respuestas automáticas. Revisa la caja Envía respuestas automáticas y realizar el mismo procedimiento indicado en las líneas anteriores para crear y configurar el mensaje de respuesta automática a los correos electrónicos recibidos.

Le advierto que esta función no se puede programar en teléfonos móviles y tabletas y, por lo tanto, deberá desactivarla manualmente cuando ya no la necesite, quitando la marca de verificación de la casilla. Envía respuestas automáticas.

Configurar una respuesta automática en Microsoft Outlook

Las respuestas automáticas también se pueden configurar en una cuenta de correo electrónico de Outlook directamente desde el software Microsoft panorama, incluido en la suite de productividad Microsoft Office. ¿Nunca has oído hablar de él? En este caso te sugiero que leas mis guías sobre cómo descargar Outlook y cómo configurarlo, para conocer más sobre el tema.

En los próximos capítulos, sin embargo, le mostraré el procedimiento para configurar una respuesta automática en Microsoft Outlook, tanto a través del cliente de escritorio disponible en Windows como a través de macOS. Les advierto que el sistema de respuestas automáticas está disponible para todos aquellos buzones que alguna vez admitieron esta funcionalidad. No es necesario que el cliente permanezca ejecutándose en la PC, porque la respuesta automática se enviará al servidor de correo electrónico para que funcione incluso cuando la PC esté apagada.

Para cuentas configuradas en IMAP es POP3 sin embargo, es posible que esta función no esté disponible. A continuación, puede consultar este capítulo para utilizar la función Reglas, que solo funciona si el cliente de Outlook se está ejecutando en la PC.

Ventanas

Para configurar Microsoft Outlook en Ventanas Al enviar respuestas automáticas, sigue el procedimiento que te mostraré en las siguientes líneas, que solo te llevará unos minutos de tu tiempo.

Primero, empieza Microsoft Outlook, a través de su icono en el escritorio o en el menú comienzo. Después de eso, seleccione la pestaña Expediente en la parte superior, para abrir una nueva pantalla, y presione el botón Respuestas automáticas (fuera de la oficina).

Se te mostrará un nuevo cuadro a través del cual podrás configurar la respuesta automática que se enviará a quienes te envíen un nuevo correo electrónico. Primero, luego active la casilla Envía respuestas automáticas y decidir si establecer un intervalo de tiempo para el inicio y el final del proceso automatizado activando la casilla Enviar solo dentro del marco de tiempo y usando los menús desplegables para elegir fecha y el Ahora de principio y fin.

Ahora, solo tienes que redactar el mensaje de respuesta automática. Para eso, usa pestañas Interna de la organización, para configurar un mensaje para enviar a sus compañeros pertenecientes al mismo grupo de trabajo, y / o Externo a la organización, es decir, para responder a cualquier remitente. En este último caso, primero debe activar la casilla Envíe una respuesta automática a usuarios ajenos a su organización y luego elija si esta respuesta debe enviarse solo a los contactos de Outlook ( Solo contactos personales ) o cualquiera ( Usuarios ajenos a la organización ).

Finalmente, use el cuadro de texto con editor HTML avanzado para crear el mensaje de respuesta y presione la tecla Okay, para confirmar la operación. Si la operación es exitosa, se le mostrará una notificación en la pantalla principal de Outlook, indicando que las respuestas automáticas están activas y que puede deshabilitarlas haciendo clic en el botón correspondiente. inhabilitar.

Mac OS

También a través de panorama para Mac OS puede configurar la respuesta automática para los mensajes de correo entrantes. Para hacer esto, vaya a la pestaña Instrumentos y presione el botón Fuera del sitio.

En la nueva pantalla que se le muestra, coloque una marca de verificación en la casilla Enviar respuestas automáticas para la cuenta. En este punto, use el cuadro de texto Responda una vez a cada remitente con para completar el mensaje y utilizarlo en la respuesta automática. Luego ponga una marca de verificación en la casilla Envíe respuestas solo durante este período de tiempo, para configurar el fecha y el Ahora inicio y fin de la operación automatizada.

Si desea enviar una respuesta también a remitentes fuera de su equipo de trabajo, puede habilitar la casilla También envíe respuestas a remitentes fuera de su organización, escribiendo el texto en el área de texto correspondiente y luego eligiendo las opciones Solo para remitentes incluidos en la lista de contactos, para enviar respuestas solo a miembros de la libreta de direcciones, o Enviar a todos los remitentes externos, es decir, a cualquier dirección de correo electrónico, incluidas las de los boletines. Cuando haya terminado de configurar la respuesta automática, presione el botón Okay para confirmar.

Use las reglas de Outlook para configurar una respuesta automática

En Microsoft Outlook También puede configurar una respuesta automática para aquellas direcciones de correo electrónico configuradas en IMAP o POP3 o cajas que no admiten esta funcionalidad de Microsoft. Sin embargo, las respuestas solo funcionarán si Outlook se está ejecutando en la PC, ya que se utilizará la funcionalidad Reglas, del cual les hablaré en los siguientes párrafos.

Ventanas

En Ventanas, comienzo panorama y haga clic en el botón Nuevo mensaje de correo electrónico, ubicado a la izquierda en la pestaña Hogar. Luego, complete el mensaje de texto para la respuesta automática, incluido el asunto, y luego haga clic en los elementos Expediente > Guardar con nombre, eligiendo como formato Plantilla de Outlook OTF.

Después de guardar la respuesta automática en OTF, es hora de configurarlo dentro de una regla de Outlook. Para hacer esto, haga clic en la pestaña Expediente y luego presione el botón Reglas y advertencias. En la pantalla que se le muestra, haga clic en el botón Nueva regla y elige la opción Aplicar regla a todos los mensajes recibidos, luego presionando Venga.

En este punto, presione el botón nuevamente Venga, sin seleccionar ninguna opción y confirme su elección haciendo clic en Sip. En la siguiente pantalla, elija la casilla Responder usando una plantilla específica y haga clic en la redacción Modelo específico que encuentras a continuación. Luego, explore las carpetas en su Pc para encontrar el archivo OTF previamente guardado y presione el botón Abre.

Ahora, presione el botón Venga dos veces seguidas y, finalmente, en el que se llama final. Al hacerlo, se creará una regla que enviará una respuesta automática a todos los mensajes recibidos cuando Outlook se esté ejecutando. Para desactivarlo, simplemente vuelva a la sección Reglas y advertencias y elimine la regla en la lista, usando el botón apropiado Eliminar.

Mac OS

En Mac OS En cambio, configurar una respuesta automática por regla es más fácil que el procedimiento para Windows. Seleccione la pestaña Organizar y presione el botón Reglas seleccionando el artículo Editar reglas, del cuadro que se le muestra.

Una vez hecho esto, haga clic en la entrada IMAP o POPULAR a la izquierda, según cómo configuró su buzón, y presione el botón + a continuación, para crear una nueva regla. En la sección Realice la siguiente acción, presiona el botón + a la derecha y haga clic en el menú desplegable correspondiente al elemento Mover mensaje. Luego seleccione el artículo Respuesta y haga clic en el cuadro al lado Texto de respuesta. Luego escriba la respuesta para enviar y presione la tecla Okay. Presione el botón nuevamente Okay para confirmar la creación de la regla.