Un compañero de trabajo acaba de pedirle que le envíe algunos archivos PDF, pero primero debe convertirlos al formato PDF / A. Pero no tienes idea de lo que quiso decir, ¿verdad? Bueno, dadas las circunstancias, te echaré una mano: en las siguientes líneas, de hecho, iré a explicarte a qué recursos es bueno recurrir para, de hecho, transformar PDF a PDF / A y lo que hay que hacer para aprovecharlo al máximo.

Sin embargo, antes de llegar al meollo del asunto, parece correcto aclarar su mente sobre el tipo de archivo en cuestión. El formato PDF / A representa una variante específica del PDF «clásico» diseñado principalmente para almacenar documentos electrónicos a largo plazo. Por lo tanto, el formato en cuestión proporciona la garantía de que el documento de referencia siempre se mostrará y reproducirá de la misma manera, incluso después de un tiempo y con diferentes programas y dispositivos, tanto para quienes lo reciben como para quienes lo conservan.

Después de aclarar esto, si realmente está interesado en aprender más, le sugiero que tome unos minutos de tiempo libre, se sienta cómodo y se concentre en leer toda la información a continuación. Estoy seguro de que al final estarás listo para decir que en realidad fue un verdadero juego de niños. Estas listo?

Programas para convertir PDF a PDF / A

necesidad transformar PDF a PDF / A ¿y le gustaría saber cuáles son los mejores programas en la plaza adecuados para este propósito? Luego, pruebe inmediatamente las herramientas ad hoc que he proporcionado para informarle a continuación. Hay tanto ventanas eso para MacOS y Linux y todos ellos son libres.

OpenOffice (Windows / macOS / Linux)

El primero de los programas que pueden ser útiles para convertir PDF a PDF / A es OpenOffice. ¿Alguna vez has oído hablar de eso? Extraño, es muy famoso. Sin embargo, no hay ningún problema, volvamos a ello de inmediato: es un paquete de productividad de código abierto que se puede descargar y usar de forma gratuita y es una de las mejores alternativas gratuitas a Microsoft Office. Es compatible con Windows y MacOS (así como con Linux) y le permite hacer casi todo lo que puede hacer con el famoso software Redmond, así como, por supuesto, convertir archivos PDF a PDF / A.

Para descargar OpenOffice en su Pc, conéctese al sitio web oficial de la suite y haga clic primero en el enlace descargar y en el botón Descargar la versión completa (recomendada), asegurándose de antemano de que en los menús desplegables debajo del elemento Seleccione el sistema operativo, el idioma y la versión: se selecciona el sistema operativo en uso en su Pc, su idioma (presumiblemente italiano) y la última versión de la suite (de lo contrario, elija las opciones correctas).

Una vez que haya comenzado y completado el procedimiento de descarga de OpenOffice en su Pc, si lo está usando ventanas abre el archivo .exe obtenido y haga clic en el botón lo en la ventana que se abre en el escritorio. Luego haz clic en los botones siguiente y instalar y espere a que se extraigan todos los archivos necesarios para instalar el programa en su Pc. Complete la configuración presionando los botones siguiente (tres veces seguidas), instalar y final.

Por lo tanto, inicie el programa haciendo doble clic en el enlace que se agregó al escritorio o al que encuentre en el Menú de inicio y omita la pantalla de bienvenida haciendo clic en el botón siguiente. Si desea que su nombre se incluya en las propiedades de los documentos que va a generar, complete el formulario que se le propone escribiendo sus datos personales y luego presione el botón final.

Si, por otro lado, está utilizando MacOS abre el paquete .dmg procede y arrastra el icono de OpenOffice en la carpeta aplicaciones Mac. A continuación, haga clic derecho sobre él y seleccione el elemento abierto desde el menú que se abre (esta operación es necesaria solo la primera vez que inicia el software debido al sistema de protección presente en macOS, que bloquea la ejecución de aplicaciones que no se descargan de Mac App Store).

Una vez que se muestra la ventana de configuración de OpenOffice, haga clic en el botón siguiente, complete el formulario con sus datos personales (si desea que su nombre se incluya en los metadatos de los documentos que va a generar) y haga clic en el botón final.

Ahora, independientemente del sistema operativo utilizado, haga clic en el botón abierto ubicado en la parte inferior izquierda de la ventana principal del programa y seleccione el archivo PDF que desea transformar en PDF / A. Luego haga clic en el elemento expediente que se encuentra en la esquina superior izquierda y selecciona la opción Exportar a formato PDF desde el menú que se muestra.

En la nueva ventana que se abre, seleccione la pestaña general, ubica la sección general y marque la casilla al lado del artículo Archivo PDF / A-1a, luego presiona el botón exportación. Por último, indica que el ubicación donde desea guardar el archivo final y nombre desea asignarlo y haga clic en el botón Guardar. Eso es todo!

LibreOffice (Windows / macOS / Linux)

LibreOffice representa otra excelente solución alternativa, gratuita y de código abierto para la suite ofimática de Microsoft Office: es un proyecto nacido de una «costilla» de la mencionada OpenOffice y se encuentra preinstalada en muchas distribuciones de Linux. También funciona en Windows y MacOS y elegí compartirlo en mi tutorial porque integra una función útil solo para el propósito en cuestión.

Para usarlo, conéctese al sitio web del programa y haga clic en el botón Descargue la versión x.x.x, para comenzar a descargar el software en la Pc. Si está utilizando una Mac, también presiona el botón Interfaz de usuario traducida, para descargar tanto el paquete de instalación del programa como el paquete a través del cual traducir la interfaz al italiano.

Una descarga completada, si está utilizando ventanas abre el archivo .msi que obtuvo y siga el procedimiento guiado que se le propone: haga clic en el botón siguiente dos veces seguidas, en ese instalar y luego en los botones y final.

Si, por otro lado, está utilizando MacOS, Abra la primera paquete .dmg obtenido, arrastre el Icono de LibreOffice en la carpeta aplicaciones Pc, haga clic derecho sobre ella y seleccione el elemento abierto desde el menú que se abre, para evitar las restricciones aplicadas por Apple contra el software de desarrolladores no certificados (una operación que debe realizarse solo desde el primer inicio).

Ahora, cierre la ventana del programa que ha aparecido en la pantalla, abra el paquete .dmg para la traducción al italiano de la interfaz descargada previamente, haga clic derecho en el Icono del paquete de idiomas de LibreOffice, seleccione el artículo abierto desde el menú que se abre y haga clic en los botones abierto y instalar y bueno. Eso es todo! Ahora finalmente puede reiniciar LibreOffice haciendo clic en el icono que encuentra en el Launchpad.

Ahora que, independientemente del sistema operativo, vea la ventana LibreOffice en la pantalla, haga clic en el elemento Abrir archivo arriba a la izquierda y seleccione el archivo PDF al que desea ir. Luego abre el menú expediente, seleccione la opción Exportar a formato PDF y, en la ventana que se abre, asegúrese de que la pestaña esté seleccionada general (de lo contrario, proporciona) y marque la opción Archivo PDF / A-1a (ISO 19005-1) a la derecha.

Finalmente, presiona el botón exportación ubicado en la parte inferior derecha, indica el nombre desea asignar al archivo final y el ubicación en su Pc donde tiene la intención de guardarlo y presiona el botón Guardar.

PDFelement (Windows / macOS)

Otra herramienta que tiene de la suya para poder transformar archivos PDF «clásicos» en documentos PDF / A es PDFelement. Este es un software que se puede usar tanto en Windows como en MacOS que le permite ver archivos en formato PDF y realizar cambios de varios tipos, incluida la conversión, gracias a las numerosas herramientas y las numerosas funciones integradas. Es gratis, pero aplica una marca de agua a los documentos guardados e impone otras pequeñas limitaciones que pueden pasarse por alto al cambiar a la versión paga (con un precio base de $ 99.95).

Para descargar el programa en su Pc, conectado al sitio web oficial de la misma, haga clic en el botón Probar gratis. Complete el formulario que se le propone proporcionando los datos solicitados y haga clic en el botón Trate PDFelement gratuito.

Para descargar completado, si está utilizando ventanas abre el archivo .exe acabo de recibir y, en la ventana que ve aparecer en el escritorio, haga clic en los botones lo, instalar y Comience ahora.

Si, por otro lado, está utilizando MacOS abre el paquete .dmg obtenido, presione el botón Acepto en la ventana que se abre y arrastra el icono de programa en la carpeta aplicaciones de la Pc. Luego haga clic derecho sobre él y seleccione la opción abierto dos veces seguidas, para abrir y abrir el programa, pero eludir las limitaciones de Apple a los desarrolladores no autorizados (una operación que debe realizarse solo en el primer inicio).

Ahora que ve la ventana del programa en la pantalla, haga clic en el botón Abrir archivo a la izquierda y seleccione el PDF al que desea ir. A continuación, haga clic en el menú expediente en la esquina superior izquierda, selecciona el elemento convert (siempre a la izquierda) y que Otros formatos PDF (Derecha).

Finalmente, haga clic en la redacción PDF / A-2b que está a la derecha, presiona el botón convert, indica el nombre desea asignar al archivo final y el ubicación en su Pc donde desea guardarlo y presiona el botón Guardar. Hecho!

PDFCreator (Windows)

Otra herramienta excelente que puede usar para convertir documentos PDF a PDF / A es PDFCreator. Es un software solo para sistemas operativos Windows que actúa como una impresora virtual para archivos PDF y que, entre las diversas funciones ofrecidas, también integra uno que le permite crear archivos PDF / A a partir de documentos PDF, utilizando cualquier otro programa que ofrece la función de impresión. En su versión básica es gratis, pero eventualmente está disponible en algunas versiones pagas (con precios que comienzan desde 8.36 / euro por año) incluyendo características adicionales.

Para usarlo, primero conéctese al sitio web del programa y haga clic en el botón descargar colocado en el centro. En la nueva página que se abre, haga clic en el botón descargar que encuentras debajo del encabezado PDFCreator gratis.

A continuación, abra el archivo .exe obtenido y haga clic en el botón lo en la ventana que aparece en el escritorio. Luego presione el botón bueno para confirmar el uso del idioma italiano y en los botones siguiente y instalar. Finalmente presiona el botón omitir para rechazar la instalación de cualquier programa adicional que no sea útil y sobre eso final.

En este punto, abra el documento PDF en el que está interesado en actuar utilizando el visor que generalmente usa en su PC y llame al comando para imprimir (generalmente solo ingrese al menú Archivo> Imprimir o haga clic en el botón con el impresora pero los menús, elementos y comandos pueden diferir según el programa utilizado).

En la nueva ventana que se abre, seleccione PDFCreator de la lista de impresoras disponibles y haga clic en el botón para continuar con el prensa. Usando la ventana adicional que se abre, ingrese un título para su documento completando el campo nombre de archivo (también puede dejar el que ya está configurado), presiona en el menú debajo del elemento perfil y seleccione la opción PDF / A (almacenamiento a largo plazo).

Si lo crees, completa los campos sujeto, palabra clave y autor con información relacionada, luego presiona el botón Guardar, Especifica el ubicación donde desea guardar el documento convertido y haga clic en el botón nuevamente Guardar para finalizar la transacción.

Servicios en línea para convertir PDF en PDF / A

¿No desea o no puede descargar nuevos programas en su Pc y le gustaría saber si hay algún servicio en línea para transformar PDF en PDF / A actuando directamente desde el navegador? Entonces no puedo hacer nada más que aconsejarte que lo pruebes DocuPUB : es un servicio web simple y totalmente gratuito que le permite convertir documentos PDF (así como Word, Excel, etc.) en una variedad de formatos diferentes directamente y convenientemente desde cualquier navegador y sistema operativo. Tenga en cuenta que todos los archivos cargados se eliminan por completo de los servidores de servicio en poco tiempo.

Para usar PDF Converter, el primer paso fundamental que debe seguir es visitar la página web principal del servicio y seleccionar la opción PDF / A desde el menú desplegable Formato de salida. En este punto, haga clic en el botón Elegir archivo / Abrir archivo y seleccione el documento PDF en su Pc en el que está interesado en actuar. Finalmente, presione el botón Subir y convertir.

Una vez que se haya completado el proceso de carga y conversión de documentos, puede descargar el archivo a su PC haciendo clic en el relacionado título. Si no ha cambiado la configuración predeterminada de su navegador, el archivo se guardará en la carpeta descargar de la Pc.

Si, en cambio, descarga el archivo convertido directamente, prefiere recibir un correo electrónico con el enlace de descarga, antes de hacer clic en el botón de conversión, seleccione la opción Envíeme un correo electrónico al enlace al documento desde el menú desplegable Método de entrega y proceder de la misma manera que te indiqué anteriormente.