Dadas las numerosas solicitudes que recibí al respecto, hoy quiero volver a ocuparme de Excel y de su función que muchas personas subestiman: los menús desplegables.

Con los menús desplegables, es posible simplificar la entrada de datos en las hojas de cálculo evitando la tipificación repetida de datos recurrentes (por ejemplo, días de la semana, nombres de personas, categorías de productos, etc.). Su utilidad está dictada por el hecho de que son extremadamente flexibles: pueden extraer su información de una secuencia de celdas ya presentes en la hoja de cálculo o de una serie de opciones definidas «manualmente» por el usuario. En ambos casos, su uso es extremadamente intuitivo y, una vez que se descubren los comandos para crearlos, se vuelven casi indispensables.

¿Estás listo para conocerlos? Bueno, entonces toma cinco minutos de tiempo libre y practica las instrucciones en cómo crear un menú desplegable de Excel que encuentras a continuación. Te aseguro que a pesar de ser un principiante con Excel no encontrarás ninguna dificultad. El tutorial se realizó en base a Office 2016 para Windows, pero las indicaciones en él también son válidas para versiones anteriores de la suite (desde 2007 en adelante) y para la versión Mac de Excel. Feliz lectura!

Lista simple

Como ya se mencionó anteriormente, los menús desplegables de Excel pueden contener valores definidos directamente por el usuario, por lo tanto, oraciones, palabras o figuras presentes exclusivamente dentro del menú, o valores ya presentes en otras áreas (u otras páginas) de la hoja de cálculo.

Para crear el primer tipo de menú desplegable, uno que contenga valores definidos directamente por el usuario, debe seleccionar las celdas en las que insertar el menú y hacer clic en el botón Validación de datos ubicado en la tarjeta datos de Excel (arriba a la derecha). Si no puede encontrarlo, es el ícono que muestra dos campos de texto en blanco: al lado del primero hay una marca de verificación verde y al lado del segundo hay una señal de prohibición roja.

Si necesita una mano para seleccionar varias celdas al mismo tiempo, sepa que solo necesita hacer clic en la primera celda que se incluirá en la selección; después de lo cual se debe presionar el botón Shift (Shift) en el teclado de la Pc y haga clic en la última celda que se seleccionará (siempre que desee seleccionar un rango de celdas que pertenezcan a la misma columna o fila). Para seleccionar celdas «dispersas» en varias filas y columnas, use la combinación Ctrl + clic en Windows y la combinación Cmd + clic en Mac

Ahora debe definir los valores que aparecerán en el menú desplegable. En la ventana que se abre, seleccione el elemento lista del menú permitir y escribe en el campo origen, todas las opciones que desea mostrar en el menú (separándolas con un punto y coma). Por ejemplo, si desea que los elementos aparezcan en el menú desplegable Valor 1, Valor 2 y Valor 3, en el campo Origen de Excel, debe escribir Valor 1; Valor 2; Valor 3.

En este punto, presiona el botón bueno para guardar la configuración, seleccione cualquier celda en la que haya ingresado al menú desplegable y verá aparecer una pequeña flecha a la derecha. Haga clic en esta flecha y verá aparecer un menú con todas las opciones que especificó anteriormente en el campo origen de excel.

Luego, para cambiar las opciones disponibles en el menú desplegable, seleccione las celdas en su hoja de cálculo nuevamente, haga clic en el botón Validación de datos de Excel y cambia los valores presentes en el campo origen.

Menú desplegable con valores tomados de la hoja de cálculo

Ahora veamos cómo crear un menú desplegable de Excel utilizando valores ya presentes en la hoja de cálculo.

El primer paso que debe tomar es seleccionar las celdas que contienen los datos que desea incluir en su menú desplegable. Las celdas deben colocarse en la misma fila o en la misma columna (sin interrupciones entre una celda y otra).

La operación se ha completado, seleccione la pestaña fórmulas de Excel y haga clic en el botón Definir nombre ubicado en la esquina superior derecha (el icono de etiqueta blanca). En la ventana que se abre, escriba el nombre debajo del cual desea agrupar los valores que acaba de seleccionar (p. ej. categorías si ha seleccionado una lista con varias categorías de productos, días si seleccionó una lista con todos los días de la semana, etc.) y haga clic en el botón bueno para guardar los cambios

Finalmente, seleccione las celdas donde desea insertar su menú desplegable, vaya a la pestaña datos de Excel y haga clic en el botón Validación de datos ubicado en la esquina superior derecha (el icono de los dos campos de texto con la marca de verificación verde y la señal de prohibición roja).

En la ventana que se abre, selecciona la opción lista del menú permitir y escribe en el campo origen, el nombre del grupo de datos que seleccionó anteriormente, anticipándolo con el símbolo «=». Por ejemplo, si desea crear un menú desplegable con los valores del grupo «días», debe escribir = días, mientras que si desea crear un menú desplegable con los valores del grupo «categorías» debe escribir = categorías. Luego presione el botón bueno y verá aparecer un menú desplegable en todas las celdas que haya seleccionado previamente.

Ahora intenta adivinar: ¿qué aparecerán los menús desplegables en las celdas de tu hoja de cálculo? Exactamente! Todos los valores de celda que ha agrupado al comienzo del procedimiento.

Otra cosa muy interesante para señalar: al cambiar los valores presentes en las celdas agrupadas al comienzo del procedimiento, también se modifican los elementos presentes en los menús desplegables. Todo de forma completamente automática. Cómodo, ¿verdad?

Si lo desea, también puede modificar los grupos de celdas agrupados previamente y agregar o eliminar valores de ellos. Para cambiar el rango de celdas que forma parte de un grupo, seleccione la pestaña fórmulas de Excel, haga clic en el botón Gestión de nombres y haga doble clic en el nombre del grupo para editar. En la ventana que se abre, haga clic en el icono flecha roja (abajo a la derecha) y defina el nuevo rango de celdas que se incluirán en el grupo.

¿Ha cambiado de opinión y desea eliminar un menú desplegable creado previamente en Excel? No hay problema En caso de dudas, puede eliminar los menús desplegables de las celdas de Excel simplemente seleccionando este último haciendo clic en el botón Validación de datos que está en la pestaña datos del programa (arriba a la derecha) y presionando el botón Eliminar todo presente en la ventana que se abre.