Recientemente, recibió la tarea de crear un informe del último mes hábil para guardarlo en los archivos de su empresa. Esto no sería un problema en absoluto, si solo no se le hubiera pedido guardar todo en formato PDF / A: nunca antes había oído hablar de este tipo de archivo, por lo que no tiene idea cómo crear PDF / A ¡y necesita ayuda inmediata y concreta, dado que el día tan temido de la fecha límite se acerca cada vez más!

Bueno, me complace informarle que está en la guía correcta para consultar: en las siguientes líneas, de hecho, tengo la intención de explicarlo por hilo y firmar cómo crear documentos en formato PDF / A utilizando una serie de programas y servicios en línea. Sin embargo, antes de continuar, permítame darle más información sobre el tema: el formato PDF / A es una «variante» del formato PDF clásico, diseñado principalmente para el archivo de archivos a largo plazo. En otras palabras, guardar un documento en PDF / A significa preservar su formato a lo largo del tiempo, de modo que el archivo en cuestión siempre se muestre de la misma manera, independientemente del dispositivo y el programa que utilice para hacerlo.

Ahora que tiene una idea clara del propósito preciso del formato PDF / A, es hora de llegar al meollo del asunto: póngase cómodo, ahorre algo de tiempo libre para dedicarme y lea con mucho cuidado lo que tengo que explicarle sobre este tema . Estoy seguro de que, al final de esta lectura, podrá crear documentos en formato PDF / A para satisfacer sus necesidades. jefe justo a tiempo para el período de informe de la empresa. Dicho esto, ¡solo puedo desearles buena lectura y buen trabajo!

Cómo crear PDF / A en la Pc

En cuanto a los programas de Pc, la creación de documentos PDF / A no es una tarea difícil: la mayoría del software de oficina, de hecho, implica exportar los archivos en total conformidad con este formato. A continuación quiero explicar como crear PDF / A en la Pc utilizando dos de las suites ofimáticas más populares para plataformas de escritorio, LibreOffice y Microsoft Word. Luego hablaré sobre una especie de «impresora virtual» para ventanas, que permite realizar la misma operación a través de cualquier programa, incluida la funcionalidad de impresión.

LibreOffice (Windows / macOS / Linux)

Si nunca hubiera oído hablar de eso, LibreOffice es una suite ofimática completamente gratuita y de código abierto, a menudo utilizada como alternativa a Microsoft Office. Todos los programas incluidos en la suite ( escritor, Calc, Impress y así sucesivamente) incluyen entre sus características la exportación de documentos en el formato PDF / A dentro de un par de clics.

Entonces, para comenzar, conectado al sitio web de LibreOffice, haga clic en el botón Descargar LibreOffice x.y.z para comenzar inmediatamente la descarga del archivo de instalación, inicie el programa que acaba de descargar y siga cuidadosamente las instrucciones en pantalla para finalizar el procedimiento de instalación: su ventanas, esto lleva de nuevo a hacer clic en el botón varias veces siguiente hasta llegar al final del proceso de instalación.

Si estás usando un Mac, en su lugar, debe arrastrar el icono de LibreOffice en la carpeta aplicaciones de MacOS usando la ventana que aparece en la pantalla. Además, para traducir el programa al italiano, también debe descargar el paquete de idioma adicional (que no es necesario, sin embargo, en la versión de Windows): haga clic en el botón Interfaz de usuario traducida disponible en la página de descarga del programa.

En este punto, inicie LibreOffice (haciendo clic derecho en su icono en la carpeta aplicaciones y seleccionando el artículo abierto desde el menú contextual, para evitar las restricciones de macOS en las aplicaciones que provienen de desarrolladores no certificados al principio) y ciérrelo presionando cmd + q en el teclado Una vez hecho esto, inicie el archivo del paquete de idioma (p. Ej. LibreOffice_xy_langpack_it.dmg ), haga doble clic en su icono adjunto a la ventana que se muestra en la pantalla y presione los botones abril la y instalar para instalar la interfaz de usuario en italiano.

Una vez que se complete la fase de configuración, comience LibreOffice llamándolo desde la carpeta LibreOffice el menú comienzo de ventanas (accesible a través del icono en forma de bandera ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla), desde la carpeta aplicaciones la Mac o de la Actividad visual de Linux, para luego seleccionar, desde la pantalla de bienvenida del programa, el tipo de documento que mejor se adapte a sus necesidades (p. ej. Nuevo documento de escritor ).

En este punto, todo lo que tiene que hacer es completar el documento con la información que desea; si, en cambio, desea crear un archivo PDF / A a partir de un documento existente, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en el menú Archivo> Abrir de la aplicación elegida y seleccione, utilizando el administrador de archivos que se muestra en la pantalla, el documento sobre el que desea actuar.

Sin embargo, una vez que se hayan completado los cambios necesarios, puede crear el archivo en formato PDF / A accediendo a la función de exportación de documentos: para hacerlo, haga clic en el menú expediente ubicado en la parte superior izquierda del programa, seleccione el elemento Exportar como y luego haga clic en la opción Exportar a formato PDF ….

Inmediatamente después, se muestra un cuadro de diálogo en la pantalla que le permite elegir entre varias opciones para guardar el PDF resultante; para poder guardar en formato PDF / A, coloque una marca de verificación junto al elemento Archivo PDF / A-1a (ISO 19005-1) colocado inmediatamente debajo de la caja general, haga clic en el botón exportación ubicado en la parte inferior y elija la ruta para guardar el archivo PDF / A recién creado. No fue difícil en absoluto, ¿verdad?

Microsoft Office (Windows)

En cuanto a la creación y gestión de documentos de oficina, Microsoft Office Sin duda, es una de las soluciones más completas: como tal, no podía faltar en sus programas una opción para exportar documentos en formato PDF / A. Antes de continuar, debo establecer una premisa importante: aunque Microsoft Office también está disponible para Mac, en esta versión falta la funcionalidad para crear archivos en formato PDF / A. Por lo tanto, si tiene una Pc con macOS, le sugiero que consulte una de las otras soluciones indicadas en esta guía.

Como seguramente sabe, para usar Microsoft Office para Windows necesita desembolsar algo de dinero: la suite está disponible mediante suscripción a Office 365 (con precios a partir de 7 € / mes ) o mediante la compra de una licencia de Office Home & Student 2016 para PC, Al precio de 149 € tarifa única.

Sin embargo, si necesita con urgencia los programas de la suite, puede aprovechar un mes de suscripción gratuita a Office 365 Home: para hacerlo, vinculado a esta página web, haga clic en el botón Prueba gratis por 1 mes, ingrese los datos de su cuenta de Microsoft en la siguiente ventana y especifique, cuando se le solicite, un método de pago válido (durante los primeros 30 días de uso del servicio, no se cobrará absolutamente nada). Si aún no tiene una cuenta de Microsoft, puede crearla siguiendo las instrucciones que le di en mi tutorial de tema.

Al final del proceso de registro, se le enviará por correo electrónico el enlace para descargar el archivo de instalación de Office: después de completar la descarga, inicie el programa descargado y siga las instrucciones en pantalla para instalarlo en su Pc.

Recuerde que, para evitar cargos no deseados después de los primeros 30 días de usar Office, debe cancelar la renovación automática de la suscripción: para hacerlo, conectado a este sitio de Internet, ingrese las credenciales de la cuenta de Microsoft con la que descargó Office, haga clic en voz cancelar en correspondencia con la descripción de la suscripción y siga las instrucciones que se muestran en la pantalla para cancelar la renovación automática. En caso de problemas, o para obtener instrucciones más detalladas sobre la descarga de Office, le recomiendo que consulte mi guía específica sobre cómo descargar Office.

Una vez que se completa la fase de instalación de Office, inicie el programa más relevante para el documento que desea crear (p. Ej. Microsoft Word ) recordándolo de Menú de inicio de ventanas, presiona el botón relacionado con la creación de un nuevo documento (p. ej. Documento vacio ) y complételo con la información que necesita. Si necesitas crear PDF / A desde un documento existente, haga clic en la sección expediente ubicado en la parte superior izquierda, luego en el botón abierto, seleccione la fuente en la que se encuentra el documento (p. ej. Esta PC ) y use el siguiente panel para acceder e importarlo al programa.

Sin embargo, una vez que se completen los cambios, haga clic nuevamente en el menú expediente ubicado en la esquina superior izquierda, selecciona el botón exportación y luego haga clic en el botón Crear PDF / XPS para iniciar el procedimiento de exportación. Dentro de la siguiente ventana, escriba un nombre para ser asignado al archivo y asegúrese de que en el menú desplegable Guardar como se especifica el formato PDF, luego presiona el botón Opciones … colocado un poco más abajo, ponga la marca de verificación al lado del artículo Cumple con ISO 19005-1 (PDF / A) y haga clic en los botones bueno y público para finalizar el guardado del documento.

PDFCreator (Windows)

Espera, ¿me estás diciendo que necesitas guardar un archivo que está listo, pero que no es compatible con los programas mencionados anteriormente en formato PDF / A? ¡Entonces realmente creo que tengo la solución adecuada para ti! PDFCreator es un software para ventanas que agrega al sistema una «impresora virtual», capaz de generar archivos PDF desde cualquier programa que incluya la funcionalidad de impresión.

¿Entendí el punto y este programa ya llamó su atención? Perfecto, entonces vamos directamente a practicar: primero, conectado a la página de descarga de PDFCreator, presiona el botón descargar y repita la operación con el botón descargar correspondiente a la sección PDFCreator gratis para comenzar a descargar la versión gratuita del programa, más que suficiente para el objetivo que te has fijado.

Una vez hecho esto, inicie el archivo que acaba de descargar (p. Ej. PDFCreator-3_2_2-Setup ), presiona los botones y bueno, marque la casilla al lado Configuraciones avanzadas, presione el botón 3 veces siguiente, seleccione el artículo Instalación mínima desde el menú desplegable propuesto, haga clic 3 veces más en el botón siguiente y finaliza el procedimiento de configuración presionando los botones instalar, No gracias, omitir y final.

El juego está prácticamente hecho: abra el archivo que desea convertir en formato PDF / A como de costumbre, acceda a las opciones de impresión del programa que está utilizando (por ejemplo, vaya al menú Archivo> Imprimir o presionando la combinación de teclas Ctrl + P ), elija la impresora virtual PDFCreator de la lista de impresoras disponibles y presiona el botón Aceptar / impresión para acceder a la ventana de configuración del programa.

En este punto, seleccione el elemento PDF / A (almacenamiento a largo plazo) desde el menú desplegable perfil adjunto a la nueva ventana que se abre en la pantalla, escriba, si lo desea, la información en Título, Autor, Asunto y Palabra clave del documento, establece la ruta de guardado del mismo si es necesario presionando el botón (…) y finalice la exportación haciendo clic en el botón Guardar.

nota : para una mayor compatibilidad, puede utilizar el formato «antiguo» PDF / A-1b, en lugar de utilizar el sugerido por el programa (PDF / A-2b). Para hacer esto, en la ventana PDFCreator, haga clic en el icono PDF / A-2b ubicado en la esquina superior izquierda y seleccione el elemento PDF / A-1b de la lista de opciones propuestas, para luego proceder a guardar el archivo como de costumbre.

Cómo convertir PDF / A en línea

Si no puede usar PDFCreator para convertir a un documento PDF / A existente, o necesita hacerlo desde un teléfono móvil o tableta, puede confiar en un servicio en línea como DocuPub : de hecho, es una aplicación web que se puede utilizar a través del navegador instalado en el sistema que permite que este tipo de conversión se realice desde una gran cantidad de formatos.

Para continuar, en primer lugar conectado al sitio web del servicio, presiona el botón Elegir archivo / cargar archivo colocado en la página que se abre en la pantalla y usa el siguiente panel para seleccionar el documento a convertir. Después de eso, configura el elemento PDF / A en el menú desplegable Formato de salida, deje el campo sin cambios Intento de salida y establecer, en el menú desplegable Método de entrega la voz Espera la conversión en el navegador si desea descargar el archivo a través del navegador o la entrada Envíeme un correo electrónico al enlace al documento si desea recibir el enlace para descargar el archivo convertido por correo electrónico (en este caso, deberá proporcionar su dirección de correo electrónico).

Una vez que se completa esta fase, presiona el botón Subir y convertir para cargar el archivo e iniciar el proceso de conversión. Una vez que finalice la conversión, el archivo se descargará automáticamente o se enviará un enlace de descarga a su dirección de correo electrónico, según la elección que haya hecho anteriormente.

Si DocuPub no le proporcionó el resultado que deseaba, sepa que hay varias alternativas a este portal: solo para darle algunos ejemplos, incluso servicios como ZamZar o iLovePDF ofrecen la posibilidad de crear PDF / A a partir de documentos existentes. Le sugiero que eche un vistazo a mi guía sobre cómo convertir PDF / A para obtener más información sobre el tema: ¡Estoy seguro de que no se arrepentirá!