Recientemente, surgió la necesidad de informar en formato digital una serie de datos relacionados con la empresa para la que trabaja: su jefe le ha pedido expresamente que utilice Microsoft Excel, uno de los software más utilizados para organizar y gestionar datos. Ahora, sin embargo, solo hay un pequeño problema, pero aparentemente insuperable: nunca ha sido muy práctico con la PC, por lo tanto, no tiene la menor idea de cómo crear una hoja de Excel, y mucho menos cómo modificarlo para administrar los datos que contiene.

Como se dice ¿Ya estás sudando porque temes no estar a la altura? ¡No te preocupes, tengo toda la intención de acudir en tu ayuda! En las siguientes líneas, de hecho, tengo la intención de explicarte por cable y firmar el método más simple para construir desde cero un nuevo documento de Excel, tanto a través de la Pc como a través de teléfonos móviles y tabletas. También será mi cuidado brindarle instrucciones precisas sobre cómo organizar los datos dentro de él, para luego brindarle una visión general del potencial de este famoso programa.

Entonces, ¿qué más esperas comenzar? Reduzca unos minutos de su tiempo libre para usted, póngase cómodo y lea cuidadosamente todo lo que tengo que explicarle sobre el tema: estoy seguro de que, al final de esta guía, habrá adquirido las habilidades necesarias para tener un éxito brillante en la tarea que es usted asignado, recibiendo, por qué no, incluso los cumplidos de su jefe. ¡Buena lectura y buen trabajo!

Cómo crear una hoja de cálculo de Excel en una PC

Tienes un ordenador y quiero entender cómo crear una hoja de Excel ? Entonces esta es la sección para ti: en lo siguiente, de hecho, te explicaré por hilo y por firma cómo comenzar a trabajar en un libro creado por el famoso programa de Microsoft.

Como bien sabes, Excel es una parte integral de Microsoft Office, una suite de oficina completa disponible para ventanas y MacOS que, entre sus componentes, también incluye otros programas famosos como palabra (para la redacción de documentos principalmente de texto) y PowerPoint (para crear diapositivas y diapositivas). Sin embargo, Microsoft Office no es gratuito: puede usarlo suscribiéndose al servicio de Office 365 (con precios que comienzan en € 69,99 / año ) o comprando una copia «física» del programa, al precio de 149 € excepcional Sin embargo, puede aprovechar un período de prueba gratuito de un mes para probar completamente todas las características de las diversas aplicaciones.

Si aún no ha instalado toda la suite de Office (incluido el programa Excel) en su Pc, le sugiero que consulte mi guía sobre cómo instalar Office de forma gratuita, donde pude explicar en detalle cómo obtener un Versión de prueba de varios programas.

nota : en este tutorial me referiré explícitamente a Office / Excel 2016 para Pcs, sin embargo, los procedimientos también son aplicables a otras versiones del programa (por ejemplo, Office / Excel 2019 o ediciones anteriores).

ventanas

En cuanto a ventanas, puede crear fácilmente una hoja de cálculo de Excel. Primero, llame al programa (p. Ej. Excel 2016 ) a partir de Menú de inicio sistema operativo (accesible haciendo clic en el icono en forma de banderín ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla) y elija si desea iniciar sesión o no en su cuenta de Microsoft siguiendo las instrucciones en pantalla. Si no puede encontrar el programa, intente buscar la carpeta en el menú Inicio Office / Microsoft Office e iniciar Excel desde allí

nota: Si ha comprado una licencia de Office365, necesariamente debe acceder al programa con las credenciales de Microsoft asociadas con la suscripción.

En este punto, puede optar por crear una nueva hoja de trabajo a partir de una plantilla predefinida, que es un «diagrama» que contiene datos y funciones preestablecidos para simplificar la entrada de información, o para desarrollar un nuevo documento a partir de una hoja vacía. Sin embargo, para ingresar al modo de creación, haga clic en el elemento libro vacio o en ‘ vista previa del modelo de su interés y ya está: a partir de este momento, puede llenar el documento en cuestión con la información que desee.

MacOS

Acaba de terminar la instalación de Office para Mac ? OK, te explicaré de inmediato cómo crear una hoja de cálculo Excel usando la suite recién obtenida.

Primero, por lo tanto, ve a la carpeta aplicaciones de macOS (puede acceder haciendo clic en el menú Vai Finder) e inicie Microsoft Excel haciendo doble clic en su icono. Una vez que el programa está completamente cargado, puede iniciar sesión con su cuenta de Microsoft después de hacer clic en el botón acceder u omita este paso presionando el elemento Ignorar acceso y luego en el botón Comience a usar Excel.

Cuando llegue a la pantalla inicial del programa, indique si comenzar desde uno libro vacio o si aprovecha uno de los modelos predefinidos disponibles en línea: una vez que haya tomado una decisión, haga clic en la vista previa del modo más adecuado para su caso y presione el botón crear para acceder inmediatamente a la pantalla de edición de la hoja de trabajo.

Editar una hoja de Excel

¿No tienes la menor idea de cómo operar en una hoja de Excel? Entonces déjame darte algunos consejos útiles sobre cómo proceder.

Personalmente, te sugiero que uses el columnas ( la, B, C y así sucesivamente) para especificar el tipo de información que ingresarás en la celda y líneas ( 1, 2, 3 y así sucesivamente) para crear los «registros», es decir, ingrese el valor de la información relacionado con cada entidad que desea agregar. Por ejemplo, si desea crear una libreta de direcciones de contactos, debe usar las columnas para indicar el tipo de información necesaria para cada contacto (por ejemplo, nombre, apellido, dirección y número de teléfono), mientras que en las líneas puede indicar datos específicos relacionados con cada uno. «Entidad», en este caso, para cada persona, presente en la libreta de direcciones que está a punto de crear.

Para simplificar un poco tu vida, te sugiero que uses el línea 1 cómo línea de encabezado, indicando el tipo de datos que contendrá cada celda: siempre volviendo al ejemplo en la sección, puede ingresar el valor nombre en la celda A1 (especificando, por lo tanto, que toda la columna A está dedicada a los nombres de los contactos), el valor apellido en la celda B1, el valor dirección en la celda C1 Y así sucesivamente.

A partir de fila 2, luego, puede escribir la información para cada elemento en la libreta de direcciones (una para cada línea): por ejemplo, en la celda A2 puedes ingresar el valor en B2 el valor en C2 el valor Milán Y así sucesivamente. No se preocupe si inicialmente puede parecer una tarea complicada: ¡solo un poco de práctica para obtener resultados realmente notables!

Tenga en cuenta que una hoja de cálculo de Excel se puede utilizar para fines mucho más «avanzados» que el simple contenedor de datos: por ejemplo, es posible construir tablas para buscar y manipular información, utilizando fórmulas para realizar operaciones aritméticas ( como suma, resta, multiplicación, promedio, elevación a potencia, etc.), cree gráficos, estructuras dinámicas, complete facturas y mucho, mucho más. Para obtener una descripción más completa del uso de este poderoso programa, le sugiero que consulte mi guía sobre cómo usar Excel, en la que pude discutir el tema en detalle.

Cómo crear una hoja de cálculo Excel en línea

Como seguramente sabe, Microsoft Excel es un software pago que, para funcionar, necesita ser instalado. Sin embargo, esto no significa que no sea posible. crear una hoja de Excel sin gastar un centavo y sin tener que instalar nada en su Pc: de hecho, hay una versión del famoso programa de Microsoft, llamada Microsoft Excel en línea, que se puede realizar simplemente a través del navegador, de forma totalmente gratuita y sin tener que instalar nada en la Pc.

El único requisito necesario para poder usar Microsoft Excel Online es tener una cuenta de Microsoft disponible para iniciar sesión (los archivos creados inicialmente se almacenan automáticamente en OneDrive): si no tiene uno, puede crear uno para este propósito. siguiendo las instrucciones que te di en mi guía específica sobre el tema.

Habiendo hecho esta premisa necesaria, es hora de tomar medidas: primero, por lo tanto, conectado a este sitio de Internet y, si es necesario, iniciando sesión con su cuenta de Microsoft.

En la pantalla de introducción del servicio, seleccione un modelo preexistente para elegir entre los disponibles, o haga clic en el elemento Nuevo libro de trabajo vacío para crear un nuevo documento de Excel. Si necesita abrir un archivo existente, haga clic en el elemento Subir un libro de trabajo y seleccione el documento de su interés de OneDrive (el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft, en el que los archivos que se editarán en Excel Online deben cargarse previamente).

La interfaz de Microsoft Excel Online es completamente similar a la que ya se ve para las Pcs, solo que con algunas características menos: por lo tanto, puede desarrollar su hoja de trabajo exactamente como lo haría en Excel para Windows o macOS, siguiendo las instrucciones que Te he proporcionado antes.

El archivo creado de esta manera se guarda y actualiza automáticamente en su cuenta de OneDrive. Si desea descargar una copia en su Pc, haga clic en el elemento expediente ubicado en la parte superior izquierda, seleccione el elemento Guardar como y haga clic en la opción Descargar una copia, para obtener el archivo .xlsx o en la opción Descargar como ODS para descargar el mismo documento en .ods.

Cómo crear una hoja de Excel en teléfonos móviles y tabletas

A menudo trabaja a través de su teléfono móvil o tableta, por lo que sería extremadamente útil comprender cómo crear una hoja de cálculo de Excel en este tipo de dispositivo. Entonces esta es la sección más adecuada para usted: el software, de hecho, también está disponible como una aplicación para Android y iOS y se puede descargar de forma gratuita en dispositivos con una pantalla diagonal igual o inferior a 10.1 « (de lo contrario, debe suscribirse a Office 365, a partir de 7 euros / mes).

Android

Si tiene intención de usar Excel para Android, comienza el Play Store, toca la barra de búsqueda en la parte superior, escribe las palabras «Microsoft Excel» y toque el resultado más relevante (generalmente el primero en la lista). Si está leyendo esta guía desde su teléfono móvil o tableta, puede ir a la sección correspondiente de Play Store tocando este enlace.

Una vez que haya alcanzado la pantalla apropiada, toque el botón instalar y espere a que la aplicación se descargue correctamente en el dispositivo, luego recuérdelo del cajón del dispositivo y toque el elemento Tal vez mas tarde para evitar suscribirse a una suscripción anual a Office365 y continuar con la versión gratuita de la aplicación.

En este punto, si se le solicita, inicie sesión con su cuenta de Microsoft, indicando las credenciales de acceso relevantes en el formulario apropiado; completado este paso, puede crear una nueva hoja de trabajo tocando el botón con forma hoja con (+) colocado en la parte superior. En la siguiente pantalla, especifique si desea crear el documento en onedrive, en Carpeta de documentos del dispositivo o en otra posición actuando en el menú desplegable Crear en y elija si desea usar una plantilla predeterminada o crear una hoja de trabajo vacía ¡tocando las vistas previas apropiadas que se muestran y listo!

Si desea profundizar en el tema y aprender a usar Excel para Android a la perfección, le sugiero que consulte mi tutorial específico sobre el tema, que hice especialmente para usted.

iOS

No tiene un terminal Android, pero depende de dispositivos Apple, como iPhone o Protectores ? Nuevamente, puede obtener Microsoft Excel para iOS de forma gratuita, siempre que el dispositivo tenga una pantalla diagonal de menos de 10.1 «.

Para usarlo, inicie el App Store desde la pantalla de inicio de iOS, escriba las palabras «Microsoft Excel» en el área de búsqueda ubicada en la parte superior, toque el botón Buscar en el teclado y seleccione la entrada para la aplicación de Microsoft. Alternativamente, toque este enlace para conectarse directamente a la App Store.

Una vez en la sección de Excel, toque el botón obtener y se autentica a través de Touch ID o ID de cara descargar inmediatamente la aplicación en el dispositivo; Una vez que se complete el procedimiento de instalación, comience llamándolo desde la pantalla de inicio de iOS.

En este punto, toca el botón inicia e ingrese, si es necesario, las credenciales de inicio de sesión en su cuenta de Microsoft, luego presione el botón no para evitar enviar estadísticas de uso a Microsoft y presiona el botón Habilitar notificaciones para autorizar a Excel a enviar notificaciones en iOS o en el botón Ahora no para negar la autorización.

Para comenzar a trabajar con la aplicación de inmediato, solo toque el botón Crea y edita y elegir si crear uno nuevo libro vacio o use uno de los modelos existentes y listo!

Editar una hoja de Excel

Aunque la interfaz de Excel para teléfonos móviles y tabletas es bastante «reducida», puede operar en una hoja de trabajo bastante similar a lo que haría con la Pc.

Para empezar, puede escribir contenido en una celda haciendo doble toque en el mismo y presionando el botón con forma cheque verde cuando termines Si necesita ingresar uno función, toca el botón ƒx ubicado a la izquierda del área de entrada. Para acceder a las opciones de edición rápida de contenido (cortar, copiar, pegar, seleccionar todo, etc.), simplemente necesita realizar un toque prolongado en correspondencia con la celda en la que tiene la intención de intervenir.

Como de costumbre, puede seleccionar una columna completa (o una fila completa) tocando el relativo carta (o en su número): para llevar a cabo operaciones en él, como ordenar, fusionar / dividir celdas o agregar un color, puede usar las prácticas herramientas adjuntas al barra de funciones ubicado en la parte inferior de la pantalla de Excel. Si es necesario, puede navegar por los distintos menús disponibles ( casa, Insertar, dibujar, fórmulas, datos y así sucesivamente) tocando el botón en Android o el botón (…) en iOS, ambos ubicados en la esquina inferior derecha de la pantalla.

Si lo desea, puede crear una nueva hoja en el libro de trabajo o navegar por las existentes, puede usar el botón hojas (en forma rectángulo con pestañas ) ubicado en la esquina inferior izquierda de Excel.

Soluciones alternativas

Espera, ¿me estás diciendo que quieres crear una hoja de cálculo de Excel, pero no quieres confiar en el programa incluido en el paquete de Microsoft? No se desespere, existen soluciones alternativas que pueden crear y administrar de manera brillante cualquier tipo de hojas de trabajo, incluidas aquellas en formato Excel. A continuación encontrarás los mejores.

  • LibreOffice – es una suite ofimática completa y multiplataforma, disponible para Windows, macOS y Linux. El programa dedicado a las hojas de trabajo se llama Calc y es capaz de gestionar diferentes tipos de documentos, incluido el formato .ods nativo y los formatos .xls y .xlsx (específicos de Office). Para obtener más información, lo invito a consultar mi guía sobre cómo descargar LibreOffice.
  • Google Drive (Documentos de Google) – Además de ofrecer servicios en la nube, Google también ofrece una serie de aplicaciones web (así como aplicaciones para Android e iOS) dedicadas a la gestión de documentos de oficina. En este caso, la parte específica para las hojas de cálculo es Documentos de Google, y se puede usar a través del navegador o como una aplicación para Android e iOS.
  • iWork – es una suite de oficina «alternativa» a Office, diseñada por Apple específicamente para Mac. Ofrece una serie de programas dedicados a la gestión de documentos de oficina, incluidos Numbers, la aplicación adecuada para hojas de cálculo y compatible con documentos en formato Excel. Te expliqué cómo obtener iWork en mi tutorial específico.

Las que te mencioné son solo algunas de las alternativas más conocidas para crear una hoja de Excel sin usar el programa de Office; Sin embargo, debe saber que hay muchos otros programas dedicados a este propósito, muchos de los cuales son gratuitos: he hablado de ellos en detalle en mi guía de programas gratuitos de oficina.