El jefe le entregó una hoja de cálculo que contiene los estados financieros del último trimestre, pidiéndole que analice el contenido y cree informes resumidos para presentar en la próxima reunión. Con mucho gusto prescindiría de esta molestia, pero es parte de sus deberes y no puede retroceder: por esta razón, está buscando una solución que pueda ayudarlo en este esfuerzo y que no requiera una experiencia de TI particularmente vasta, de la cual desafortunadamente no tener.

Y si te dijera que los programas de gestión de hojas de cálculo más populares, como Microsoft Excel y LibreOffice, ¿tienen una herramienta muy poderosa que sea adecuada para este propósito? Bueno, eso es correcto: esta herramienta se llama mesa pivotante y le permite crear un «resumen» (con operaciones automáticas adjuntas en los valores numéricos que se procesarán) a partir de un conjunto de datos contenidos en una hoja de cálculo con unos pocos clics.

Como se dice Ahora te he intrigado y te gustaría entender cómo crear una tabla dinámica para complacer el tuyo jefe y crea el informe que necesitas? Entonces no lo dudes más y lee detenidamente todas las instrucciones que te voy a dar en las siguientes líneas: Te puedo garantizar que, al final de esta guía, podrás cumplir tu tarea perfectamente. En este punto, ¡solo puedo desearles buena lectura y buen trabajo!

Operaciones preliminares

Antes de continuar y comprender cómo crear una tabla dinámica, es bueno gastar algunas palabras en el uso de tablas de este tipo, sin olvidar el formato de la hoja de trabajo desde la que debemos comenzar.

Exactamente como mencioné en las palabras introductorias de este tutorial, una tabla dinámica es un método «alternativo» para reorganizar los datos ya presentes en una hoja de cálculo: de hecho, es posible utilizar una tabla dinámica para obtener un resumen rápido, pero completo, de la información disponible, con la posibilidad de ordenarlos y combinarlos según el aspecto que debe tenerse en cuenta, sin cambiar la estructura de la hoja de cálculo inicial.

En otras palabras, una tabla dinámica ofrece la posibilidad de analizar de un vistazo los datos contenidos en una hoja de cálculo sin tener que aprender a usar fórmulas y macros: solo para darle un ejemplo, dado el conjunto de costos de administración de un en casa, puede generar una tabla dinámica para mostrar «sobre la marcha» los resultados de cada mes del año y por cada motivo (facturas, gastos médicos, educación, etc.), en lugar de agregar manualmente, y según la categoría elegida, el elementos de cada columna.

Para el programa (en esta guía usaremos como ejemplos Microsoft Excel y LibreOffice Calc ) es capaz de generar una tabla dinámica que contiene datos exactos, es necesario que los datos en la hoja de cálculo inicial sean bien estructurado y respondo a una serie de condiciones muy específicas, que voy a enumerar a continuación.

  • Si la tabla dinámica debe contener encabezados, la hoja de trabajo también debe contener encabezados.
  • la líneas de encabezado, si está presente, debe preceder inmediatamente a las líneas de datos, sin ninguna separación.
  • En la hoja de cálculo inicial, o al menos en el rango de datos para el que se construye la tabla dinámica, no deben estar presentes líneas en blanco.
  • Los datos contenidos en las columnas deben ser homogéneo, para que se puedan combinar (sumar, restar, multiplicar, ordenar, contar, etc.) al crear la tabla dinámica. Esto significa, por ejemplo, que en una columna hipotética «Cantidad» solo deben estar presentes los valores numéricos, en relación con las cantidades en la moneda elegida.

En las siguientes partes de este tutorial, me referiré a una hoja de cálculo que contiene un estado de gastos para los gastos mensuales del hogar: la columna la contiene el mes referencia, la columna B la categoría de la salida y, finalmente, la columna C contiene el importe relativo en euros.

En cuanto a las versiones de los programas, en esta guía me referiré a Microsoft Excel 2016 y LibreOffice Calc 5, ambos ejecutados en la plataforma ventanas. Sin embargo, las mismas instrucciones se pueden usar de forma segura en versiones anteriores / posteriores de los programas mencionados anteriormente o en sistemas operativos que no sean Windows, por ejemplo MacOS.

Crear una tabla dinámica con Microsoft Excel

Tienes disponible Microsoft Excel administrar tus hojas de cálculo? Entonces esta es la sección para usted: en las siguientes líneas le daré todas las instrucciones necesarias para crear y administrar una tabla dinámica utilizando la aplicación producida por Office.

Solo para comenzar, haga doble clic en el archivo de Excel que contiene los datos que se procesarán, asegurando que la hoja de cálculo cumpla con los requisitos enumerados anteriormente. Si, en cambio, tiene que comenzar desde un nuevo archivo, comience Microsoft Excel, haga clic en el ícono Libro vacío, luego complete el documento creado con los datos que desea incluir en la tabla dinámica. Si desea personalizar mejor su nueva hoja de cálculo, le sugiero que consulte mi guía sobre cómo usar Excel para encontrar una serie de consejos útiles.

Ahora que su hoja de cálculo está lista, puede continuar con la creación de la tabla dinámica asociada: seleccione, arrastrando el mouse, el rango de datos que tiene la intención de procesar (o haga clic dentro de cualquier celda de datos para procesar toda la hoja de trabajo), presiona el elemento entrar ubicado en la parte superior y luego en el botón Mesa pivotante, residente a la izquierda.

En este punto, en la pantalla que se abre, abra la marca de verificación junto al elemento Seleccionar tabla o intervalo (si es necesario), asegúrese de que la caja Tabla / Cocina contiene todas las celdas de la tabla (o el rango de datos elegido), coloque una marca de verificación junto al elemento Nueva hoja de trabajo y presiona el botón bueno. El juego está hecho: Excel abrirá automáticamente la nueva hoja de trabajo (puede volver a la hoja de cálculo anterior en cualquier momento usando las pestañas ubicadas a continuación) configurada para el procesamiento de datos a través de la tabla dinámica.

Tenga en cuenta que los encabezados de la tabla (p. Ej. Mes de referencia, categoría y Cantidad saliente ) convertirse en i campos de la tabla dinámica, para organizar y organizar de acuerdo con lo que desea lograr.

Operar en la mesa

Antes de organizar los campos en la tabla dinámica que acaba de crear, permítame darle algunos consejos generales sobre la organización de este tipo de tablas. Una tabla dinámica, exactamente como se muestra en la ventana de Excel, consta principalmente de tres áreas de interés: el área Riga, el área columna y el área valores.

En general, podemos decir que los campos no numéricos (en nuestro ejemplo, las categorías de gastos) se colocan en el área Riga, Los campos que contienen fechas, horas o períodos de referencia se colocan en el área columnas, mientras que los campos numérico (generalmente aquellos que deben combinarse con operaciones matemáticas) se agregan al área valores. Sin embargo, debe decirse que la disposición de los campos en las áreas de una tabla de este tipo varía mucho según el tipo de «resumen» que se obtenga y el escenario en el que se realice el análisis.

Habiendo hecho esta premisa necesaria, es hora de agregar los campos a la tabla dinámica que acaba de crear: identificar el área Campos de tabla dinámica ubicado a la derecha de la pantalla de Excel, luego seleccione uno de los campos disponibles con el mouse (ej. Mes de referencia ) y arrástrelo al área más adecuada de la tabla (p. ej. columnas ), para luego repetir la operación para todos los campos que desea analizar. En este ejemplo, el campo Categoría de gastos se agregará al área filas y el campo Cantidad saliente área valores, para obtener una vista completa de los gastos totales relacionados con cada mes.

Por defecto, las tablas dinámicas de Excel realizan el suma de los datos contenidos en el campo valores, si son numéricos, o el contar si son textuales o no homogéneos; si lo desea, puede cambiar este comportamiento haciendo clic derecho en la celda Suma de (nombre de columna) de la tabla dinámica y luego seleccionar el elemento Resumir valores para desde el menú que aparece en la pantalla. En este punto, todo lo que tiene que hacer es elegir la operación aritmética que desea realizar en los datos contenidos en el campo de valor (mínimo, máximo, promedio, etc.).

Si lo desea, en lugar de mostrar valores en moneda (o en cualquier otro tipo de formato numérico), puede elegir mostrarlos en porcentaje: en el ejemplo que estamos analizando, esto sería muy útil para estudiar la categoría con el mayor porcentaje de gastos . Para continuar, haga clic con el botón derecho en la celda de resumen de los valores (p. Ej. Suma de salida de importación ) y seleccione los elementos Mostrar valores como>% del total.

Claramente, puede usar el formato de valor que más le guste y mover los campos dentro de las diversas áreas que desee, hasta que obtenga la vista que desea: ¡esta es la fuerza de las tablas dinámicas! Finalmente, quiero recordarle que la tabla dinámica se actualiza automáticamente cuando se agregan, eliminan o modifican los valores que pertenecen al rango de datos incluido en el procesamiento: si la operación de actualización no es inmediata, puede hacer clic en el botón refrescar adjunto al panel Campos de tabla dinámica y se coloca en la parte inferior derecha.

Si ha llegado hasta aquí, significa que tiene toda la información que necesita para crear una tabla dinámica con Microsoft Excel. Pero quiero recordarle que las posibilidades de este programa no terminan ahí: solo para darle algunos ejemplos, puede generar gráficos e histogramas, superponerlos para crear estadísticas aún más precisas, crear tablas más o menos complejas para administrar la clasificación de datos y mucho, mucho, mucho otra. En resumen, ¡el potencial de este software no está limitado!

Además, me gustaría recordarle que puede editar archivos creados con Excel incluso en plataformas que no sean Winows y MacOS: el software está disponible, aunque con algunas limitaciones, como una aplicación para Android, iPhone y iPad (gratis para dispositivos de hasta 10.1 ″) Y como una aplicación web que puede ser utilizada directamente por el navegador.

Cree una tabla dinámica con LibreOffice Calc

No use Microsoft Excel para administrar sus hojas de cálculo, sino que consulte LibreOffice Calc ? ¡No se preocupe, puede crear fácilmente tablas dinámicas con este software! También en este caso, las reglas relativas a la construcción de la hoja de cálculo que se ve en la sección de información preliminar son válidas: los datos deben ser homogéneo, ordenado y no debe estar presente lineas vacias.

Dicho esto, es hora de ponerse a trabajar: abra la hoja de cálculo que contiene los datos que se procesarán en LibreOffice, o cree una siguiendo escrupulosamente las reglas mencionadas anteriormente. Después de eso, seleccione con el mouse el rango de datos sobre los cuales operar (incluidos los encabezados) o haga clic en cualquier celda del intervalo para analizar toda la tabla, luego presione el menú entrar ubicado en la parte superior y seleccione el elemento Mesa pivotante … De este último.

Después de eso, coloque una marca de verificación junto al elemento Selección actual en el pequeño panel que se abre, presiona el botón bueno y, siguiendo las mismas reglas que sugerí en la sección de Microsoft Excel, organice los campos en su hoja de trabajo (p. ej. Mes de referencia, Categoría de gastos y Cantidad saliente ) en los campos de la tabla dinámica correspondiente ( Campos de fila, Campos de columna y Campos de datos ).

También en este caso, la operación predeterminada en los campos de datos numéricos es suma : para cambiar este comportamiento, haga doble clic en la entrada correspondiente (p. ej. Cantidad saliente ) y seleccione la operación deseada ( suma, cuenta, mediana, promedio y así sucesivamente) desde el cuadro de selección función, luego presionando bueno para completar la operación.

Para finalizar la creación de la tabla dinámica, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en el botón bueno : inmediatamente después, el programa muestra la nueva hoja que contiene la tabla resultante de las operaciones anteriores, que puede personalizar gráficamente utilizando el conveniente cuadro lateral que se abre en la pantalla.

Recuerde que, utilizando el procedimiento que se acaba de ilustrar, puede crear todas las imágenes en la tabla dinámica que desee: simplemente regrese a la hoja de cálculo, utilizando las pestañas ubicadas en la parte inferior izquierda de la pantalla Calc, y repita la operación modificando el diseño de la varios campos