Cómo crear una unidad compartida

Necesita compartir uno o más documentos con sus compañeros de trabajo y, para tener éxito, ha pensado en recurrir a Google Drive : el conocido servicio de almacenamiento en la nube del gigante de Mountain View que ofrece 15 GB de espacio libre (con opciones de pago para expandirlo) y está disponible para todas las plataformas principales, tanto de escritorio como móviles. ¿Qué decir? ¡Tuviste una gran idea!

Sin embargo, si está leyendo esta guía, entiendo que tiene algunas dificultades para completar la operación que tiene en mente. En ese caso no te preocupes: si quieres te lo puedo explicar cómo crear una unidad compartida mostrándole cómo crear un almacenamiento compartido en línea en Google Drive y cómo crear un único documento compartido.

¿Estas listo para empezar? ¿Sip? ¡Muy bien! Así que póngase cómodo, tómese todo el tiempo que necesite para concentrarse en leer los siguientes párrafos y, lo que es más importante, intente implementar los «consejos» que le daré. No me queda nada por hacer, ¡pero le deseo buena lectura y buen trabajo!

  • Cómo crear un Google Drive compartido
    • Desde PC
    • Desde teléfonos móviles y tabletas
  • Cómo crear un documento compartido en Drive
    • Desde PC
    • Desde teléfonos móviles y tabletas

Cómo crear un Google Drive compartido

Primero veamos cómo crear un Google Drive compartido, luego cómo crear una carpeta en el servicio de almacenamiento en la nube en cuestión y cómo compartirla con otros usuarios (incluso aquellos que no tienen una cuenta de Google). Se puede hacer tanto desde la PC como desde el teléfono móvil y la tableta. Claramente, todos los archivos que inserte dentro de la carpeta compartida serán accesibles para los usuarios que pueden verlos y / o modificarlos.

Desde PC

Si desea crear una unidad compartida actuando desde PC, debes acceder a Google Drive desde su página principal, crear la carpeta de tu interés y compartirla con otros usuarios, utilizando la función especial que ofrece el servicio.

Primero, por lo tanto, acceda a Google Drive desde su página principal, haga clic en el botón (+) Nuevo (arriba a la izquierda) y seleccione el elemento Carpeta en el menú abierto. En el cuadro Nueva carpeta que apareció en la pantalla, escriba el nombre de pila desea asignar a la carpeta, usando el campo de texto apropiado, y haga clic en el botón Crear.

De esta forma, la carpeta que creó aparecerá en la sección Carpetas de Google Drive. Para compartirlo, haz clic derecho sobre el suyo nombre de pila, haga clic en el elemento Compartir presente en el menú contextual y, en el cuadro que se abre, especifique el nombre de pila o el dirección de correo electrónico de personas con las que compartir la carpeta, utilizando el campo de texto Agregar personas y grupos.

Usando el menú a la izquierda del cuadro, puede decidir si permitir que los usuarios con los que ha elegido compartir la carpeta la vean sin hacer cambios en ella o si les concede permiso para modificarla, seleccionando los elementos respectivamente. Espectador o Editor.

Cuando esté listo para hacerlo, reenvíe la invitación para compartir la carpeta haciendo clic en el botón azul Enviar siempre presente en la caja recién abierta.

¿Necesita compartir una carpeta creada en Google Drive con usuarios que no han creado una cuenta de Google? También es posible hacer esto. Para hacer esto, después de hacer clic derecho en el nombre de la carpeta de su interés, seleccione el artículo Obtener enlace para compartir desde el menú contextual.

En el cuadro que se abre, seleccione el elemento Quien tenga el enlace (si es necesario), haga clic en la redacción Copiar link presente en el menú ubicado a la derecha y comparta el enlace a la carpeta compartida con quien desee (por ejemplo, pegándolo en un chat grupal, un correo electrónico, etc.).

Si tiene una cuenta comercial de Google, me gustaría señalar la posibilidad de crear unidades compartidas reales, es decir, espacios en línea completamente compartidos en Google Drive, utilizando una función especial disponible para los clientes. G Suite Enterprise, Empresa para la educación, Conceptos básicos de G Suite, Negocio, Educación es G Suite para organizaciones sin fines de lucro.

La función en cuestión le permite acceder a archivos, archivarlos y buscarlos con un equipo. Dado que los archivos pertenecen al equipo (y no a usuarios individuales), si alguien deja el equipo, los archivos permanecen disponibles para todos los demás miembros del grupo de trabajo. Más info aquí.

Desde teléfonos móviles y tabletas

Si prefieres actuar desde teléfonos móviles y tabletas, todo lo que tiene que hacer es comenzar a crear una nueva carpeta desde la aplicación Drive, abrir la función de compartir adecuada y elegir con quién compartir la carpeta y cómo.

Primero, por lo tanto, acceda a Google Drive desde la aplicación oficial del servicio para Android o iOS / iPadOS, toque el botón (+) ubicado en la parte inferior derecha y seleccione el elemento Carpeta presente en el menú Crear nuevo. En el cuadro que se le muestra, escriba el nombre de la carpeta en el campo de texto correspondiente y presiona el elemento Crear, continuar.

Una vez hecho esto, presione el icono del tres puntos ubicado en la carpeta de su interés, seleccione el elemento Compartir desde el menú contextual y, en el campo de texto Agregar personas o grupos presente en la pantalla que se abre, escriba i nombres o el correos electrónicos de los usuarios con los que planea compartir la carpeta.

Usando el menú ubicado inmediatamente debajo de los nombres / direcciones que decida incluir en el recurso compartido, especifique si desea permitir solo ver o incluso editar la carpeta, seleccionando los elementos respectivamente Espectador o Editor. Cuando esté listo para hacerlo, envíe la invitación para compartir tocando el avión de papel (abajo a la derecha).

Si, por el contrario, desea compartir la carpeta con un enlace que puede ser utilizado por cualquier persona, incluso por aquellos que no tienen una cuenta de Google, después de tocar el tres puntos (correspondiente a la carpeta de su interés), haga clic en el elemento Compartir mediante enlace inhabilitado (si no lo ve, la función que le permite compartir la carpeta con un enlace ya está activa), toque el elemento Copiar link y péguelo en el correo electrónico o mensaje para enviárselo a las personas con las que desea compartir la carpeta.

Finalmente, les recuerdo la posibilidad de crear unidades compartidas completas a disposición de los usuarios G Suite Enterprise, Empresa para la educación, Conceptos básicos de G Suite, Negocio, Educación es G Suite para organizaciones sin fines de lucro. Más info aquí.

Cómo crear un documento compartido en Drive

Ahora veamos cómo crear un documento compartido en Drive, entonces, cómo compartir un solo documento en lugar de una carpeta completa en Google Drive. También en este caso, puedes actuar tanto desde el escritorio como desde el móvil.

Desde PC

Si tu quieres saber cómo crear un archivo compartido en Drive de ordenador personal, simplemente tienes que subir el archivo de tu interés a Google Drive y hacerlo compartible de forma similar a lo que vimos anteriormente en el capítulo dedicado a las carpetas.

Primero, por lo tanto, acceda a Google Drive desde su página principal y, según sus necesidades, cree un nuevo archivo o cargue uno desde su Pc, usando el botón (+) Nuevo colocado en la parte superior izquierda.

A continuación, haga clic en el nombre de pila del archivo para compartir en el cuadro de la derecha, luego presione el icono de tres puntos ubicado en la parte superior derecha, seleccione el elemento Compartir en el menú contextual y escriba i nombres o el correos electrónicos de los usuarios con los que desea compartir el documento en el campo de texto Agregar personas o grupos.

Finalmente, elija si desea asignar a este último el rol de Editor, Espectador o Comentarista, a través del menú desplegable correspondiente, y haga clic en el botón Enviar para completar la operación.

Si desea compartir el documento con personas que no tienen una cuenta de Google, recuerde hacer clic en el símbolo de cadena en el cuadro abierto, seleccione (si es necesario) el elemento Quien tenga el enlace en el menú correspondiente y haga clic en el elemento Copiar link, para copiar el enlace y pegarlo en el mensaje que se enviará a los usuarios a quienes ofrecer acceso al archivo compartido.

Desde teléfonos móviles y tabletas

Si prefieres actuar desde teléfonos móviles y tabletas, se aplica lo dicho en el capítulo sobre PC. Para continuar, por tanto, acceda a Google Drive desde la aplicación oficial del servicio para Android o iOS / iPadOS, toque el botón (+) ubicado en la parte inferior derecha y, en el menú abierto, elija si desea crear un nuevo documento o cargar uno existente.

Ahora, toca el ícono i tres puntos en correspondencia con el archivo para compartir (si no lo ve, asegúrese de estar en el Hogar de la aplicación) y presiona el elemento Compartir. En el campo de texto Agregar personas o grupos, luego escribe i nombres o el correos electrónicos de las personas con las que quieres compartir el documento subido, abre los menús correspondientes ubicados en la parte inferior y especifica el rol a asignar a cada una de ellas ( Espectador, Comentarista o Editor ). Finalmente, presione sobre el símbolo de avión de papel (abajo a la derecha) para completar la operación.

Si desea compartir el archivo con un enlace que también puede ser utilizado por quienes no tienen una cuenta de Google, luego de presionar el icono de tres puntos, toca el elemento Compartir a través de un enlace deshabilitado (si no lo ve, la función que le permite compartir el archivo con un enlace ya está activa), luego en el elemento Copiar link y pega el enlace obtenido en el mensaje para enviárselo a las personas con las que quieres compartir el documento. No fue difícil, ¿verdad?