Cómo escanear un documento en papel. Finalmente ha comprado la impresora multifunción que tanto deseaba y no puede esperar para usarla para digitalizar sus documentos en papel y deshacerse de todas esas hojas esparcidas por el escritorio que, honestamente, ¡con mucho gusto prescindiría!

Durante este tutorial, explicaré cómo escanear un documento en papel tanto usando la impresora (o el escáner) como a través de la cámara trasera de teléfonos inteligentes y tabletas, a través de una serie de procedimientos que son fáciles de aplicar y que no requieren habilidades específicas para completarse.

Cómo escanear un documento en papel con una impresora

Existen varios métodos para digitalizar documentos en papel a través de la impresora: por ejemplo, puede usar la funcionalidad integrada del dispositivo para guardar directamente el documento en una memoria USB o microSD o, además, puede escanear documentos en papel usando una computadora, smartphone o tablet.

Función integrada

Algunas impresoras multifunción de gama alta, como los dispositivos de impresión Brother, le permite escanear documentos en papel y guardarlos directamente en USB y / o microSD pendrive, sin la necesidad de ahorrar en dispositivos de “soporte” como PC, teléfono inteligente o tableta.

Puedo sugerir un procedimiento general, válido en la mayoría de las impresoras equipadas con esta posibilidad: primero, conecte el Memoria USB o el tarjeta microSD / SD a la impresora, utilizando la ranura adecuada; cuando haya terminado, inserte el documento que se imprimirá en el compartimento del escáner del dispositivo o en la bandeja de carga del ADF.

Luego presione el botón dedicado a escaneo un documento o seleccione el función de escáner desde el menú principal que se muestra en la pantalla de la impresora, elija la opción Escanear a USB / Escanear a USB (o Escanear a microSD / Escanear a microSD), elija si desea escanear el documento en color o en escala de grises.

Windows

Sin embargo, si estás interesado escanear un documento en papel usando un PC Windows, primero asegúrese de que los controladores del escáner / impresora multifunción estén instalados correctamente en su sistema.

Si no, si usted es dueño del CD de instalación el escáner o la impresora que se utilizará para la adquisición de los documentos, insértelo en la computadora y espere a que el programa asistente de configuración e instalación comenzar automáticamente. Si esto no sucede, inicie manualmente el disco abriendo el Explorador de archivos Windows (el icono de carpeta amarilla ubicado en la barra de tareas) y haciendo doble clic en el icono del disco de instalación.

Una vez que el programa de instalación ha comenzado, siga las instrucciones proporcionadas en la pantalla para continuar con la instalación y configuración del dispositivo (generalmente todo se reduce a presionar el botón siguiente varias veces consecutivas) y, cuando se le solicite, enciéndalo y conéctelo.

Sin embargo, si no tiene ningún disco de instalación disponible, le sugiero que busque controladores en Internet, a través de Google: ingrese el texto (nombre del escáner de la impresora) Controlador de Windows en la barra de búsqueda para obtener una lista de portales adecuados para su propósito; por supuesto, tenga cuidado de descargar material exclusivamente de sitios confiables, incluso mejor desde el sitio web del fabricante del escáner o impresora multifunción.

Sin embargo, una vez que se complete la instalación del escáner o la impresora, puede proceder con la adquisición del documento en papel: ingrese el documento a escanear dentro del dispositivo que ha elegido e inicie el programa Fax y escáner de Windows, llamándolo desde la carpeta Accesorios de Windows / Accesorios ubicado en el menú inicio (puedes acceder haciendo clic en el botón con forma banderín ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla).

Una vez en la pantalla inicial del programa, haga clic en el botón Nueva digitalización ubicado en la esquina superior izquierda, elige la opción documentos o foto desde el menú desplegable perfil (según el tipo de documento que se va a escanear), defina la configuración en color en el menú desplegable Formato de color, indica la resolución que piensa utilizar para la adquisición desde el menú desplegable del mismo nombre y, finalmente, especifique la extensión con la que guardar el archivo, actuando en el menú desplegable Tipo de archivo.

Una vez que se hayan realizado los ajustes necesarios, presione el botón vista preliminar para ver una vista previa del documento escaneado y, si el resultado es satisfactorio, haga clic en el botón escanear para comenzar a adquirir el documento (que puede demorar unos minutos, según la resolución elegida).

Al final de la adquisición, el documento aparecerá en la pantalla principal del programa de escaneo de Windows: para guardarlo en la posición que desee, haga clic derecho en su nombre y elija el elemento Guardar como desde el menú contextual que se muestra.

Si usas Windows 10, también puedes aprovechar la útil aplicación Escáner de Windows, que puede obtener de forma gratuita en Microsoft Store. Después de instalarlo, llámalo desde el menú comienzo y ajuste las opciones en su pantalla principal de la siguiente manera.

  • Escáner – Seleccione el dispositivo que se utilizará para la adquisición de documentos.
  • Origen – deja la voz Configuración automática.
  • Tipo de archivo – especifica el tipo de archivo que se utilizará para guardar el documento escaneado.
  • Guardar archivo en – indica la carpeta en la que guardar el documento.

Una vez que se complete la configuración, haga clic en el botón escanear ubicado en la parte inferior y espere a que se complete el escaneo.

MacOS

Incluso en Mac las cosas no son muy diferentes en comparación con lo que se vio en Windows: incluso antes de poder digitalizar un documento en papel, es necesario verificar que el escáner (o impresora multifunción) que se utilizará para este fin esté configurado correctamente en el sistema.

Para hacer esto, primero encienda el escáner / impresora multifunción, luego haga clic en el icono Preferencias del sistema (el en forma de engranaje) ubicado en el Barra de muelle Mac, luego seleccione el elemento Impresoras y escáneres desde el panel propuesto y verifique que, en la parte izquierda de la pantalla que aparece más adelante, se especifique el nombre del dispositivo de adquisición que desea utilizar.

Si no, puede instalarlo fácilmente: haga clic en el botón (+) que está en la parte inferior izquierda, luego en el nombre del escáner / impresora, que debería aparecer en el menú que se abre, y esperar unos momentos a que el dispositivo se configure correctamente para su uso.

Si no aparece el escáner / impresora, elija el elemento en su lugar Agregar impresora o escáner, seleccione la tarjeta defecto y haga clic en nombre del dispositivo presente en la lista. Si es necesario, usando los campos apropiados, cambie el nombre, la posición y la tecnología utilizada para la adquisición y presione el botón añadir.

Si tiene la intención de utilizar un escáner / impresora en red, seleccione la pestaña IP, escriba la Dirección IP de la impresora en el campo apropiado, especifique el protocolo para ser utilizado, junto con la otra información solicitada y finalmente presione el botón añadir, Para finalizar el procedimiento.

Una vez que se complete el procedimiento de configuración del dispositivo de adquisición, inserte el documento que se adquirirá dentro de este último, inicie la utilidad Adquisición de imagen en Mac, recuperándolo de la carpeta más la Launchpad (el icono del cohete adjunto al Dock) y seleccione el nombre del escáner / impresora multifunción desde la barra lateral de la nueva ventana abierta.

Si desea actuar sobre los detalles relacionados con la adquisición (formato de imagen y resolución), haga clic en el botón Mostrar detalles y haga los ajustes más apropiados para su caso. Una vez hecho esto, solo tienes que presionar el botón escanear ubicado en la parte inferior derecha: una vez completada la digitalización, la imagen que contiene su documento se guardará en la carpeta fotos por macOS. ¿Más fácil que eso?

Android / iOS / iPadOS

Si tiene un escáner o una impresora multifunción conectada a la red, en la mayoría de los casos tiene la opción de digitalizar documentos a través de smartphone y tablet, siempre y cuando todos los dispositivos estén conectado a la misma red wifi.

En general, lo que debe hacer es descargar la aplicación “complementaria” del dispositivo de adquisición desde Play Store o desde App Store (p. Ej. Epson DocumentScan, disponible para Android, iOS y iPadOS, para escáneres de marca Epson), inícielo y siga el procedimiento que se le propone para configurar el escáner / impresora en su teléfono inteligente. Finalmente, solo tiene que insertar el documento en el escáner / impresora y acceder a la función escanear de la aplicación instalada previamente, para digitalizarla.

Desafortunadamente, no puedo proporcionarle un procedimiento específico para cada modelo de escáner / impresora, sin embargo, puedo explicarle en detalle Cómo escanear un documento en papel con una impresora HP a través de teléfono inteligente o tableta. Primero, encienda la impresora, verifique que esté correctamente conectada a Internet e inserte el documento a escanear dentro del compartimiento del escáner.

Luego, tome el dispositivo Android, iPhone o iPad en su poder, descargue la aplicación HP Smart de la Play Store o de la tienda de aplicaciones y comenzarlo; por lo tanto, coloque la marca de verificación junto a la casilla correspondiente a configuración de recopilación de datos y todo política de privacidad por HP, toca el botón enviar y, si se solicita, permitir el acceso a notificaciones y memorias confirmando los mensajes que se le proponen. Luego, espere a que la aplicación localice la impresora de red (el proceso debería demorar unos segundos).

Si aún no ha conectado la impresora a Internet, puede realizar la primera configuración utilizando la funcionalidad especial que proporciona la aplicación: toque el botón (+) colocado en la parte superior, seleccione el elemento Agregar impresora, presione los botones seguir y permitir para otorgar los permisos necesarios destinados a la búsqueda automática y seguir las instrucciones que se le proporcionan para completar la configuración de la impresora.

En este punto, el juego está prácticamente terminado: para comenzar la adquisición de documentos, toque el botón Escaneo de impresora ubicado en la pantalla principal de la aplicación, toque el botón permitir, para autorizar a la aplicación a acceder a la memoria y, si está interesado en cambiar la configuración de adquisición (fuente, color y resolución), toque el botón ⚙️ ubicado en la parte superior derecha. Finalmente, presiona el botón escanear, para digitalizar el documento y use los botones de la siguiente pantalla para editar, Guardar, compartirla, imprimir o enviarlo por fax. Para agregar una nueva página, toque el botón (+).

Cómo escanear un documento en papel con su smartphone

A través de la cámara del smartphone o de la tablet en su poder, junto con una aplicación específica, puede digitalizar sus documentos en unos segundos y de una manera muy simple.

Lens de Microsoft Office (Android / iOS / iPadOS)

Lens de Office es una aplicación distribuida de forma gratuita por Microsoft, que le permite escanear documentos con la cámara de su teléfono inteligente o tableta. Los documentos escaneados pueden guardarse en formato PDF, Word, PowerPoint o procesarse dentro de otras aplicaciones.

Para usarlo, descargue la aplicación desde Play Store o de la tienda de aplicaciones y, después de instalarlo, iniciarlo. Cuando se solicite, conceder permisos necesario para el funcionamiento de la aplicación, respondiendo afirmativamente a las diversas pantallas que se le proponen.

Luego, toque el botón Iniciar escaneo, seleccione el tipo de documento que desea digitalizar (pizarra, documento, tarjeta de visita o foto) utilizando las pestañas apropiadas ubicadas en la parte inferior, encuadre el contenido que se adquirirá con la cámara del dispositivo y presione el botón circular blanco, Para adquirir el documento. Si lo necesita, puede activar el flash presionando el botón con forma relámpago colocado en la parte superior de la pantalla.

Una vez que se completa la adquisición, use las herramientas presentes en el editor para hacer los ajustes apropiados en la imagen (recortarla, rotarla, agregar textos, filtros y anotaciones) y, si es necesario, presione el botón con el cámara y símbolo (+) para agregar una nueva página al documento.

Cuando termines, toca el botón hecho y elija la ubicación y el formato para guardar el archivo, utilizando el menú que se le propone.

Scanbot (Android / iOS / iPadOS)

Otra aplicación excelente en esta categoría es Scanbot: disponible para Android, iOS y iPadOS, le permite escanear imágenes y documentos, incluso en varias páginas. Básicamente es una aplicación gratuita, sin embargo, es posible desbloquear funciones adicionales (como la posibilidad de usar OCR) solo a través de compras en la aplicación.

Después de instalar e iniciar Scanbot, toque la entrada Continuar sin suscripción, Para indicar su disposición a usar la versión gratuita de la misma, toque el botón Saltar (arriba a la derecha), para evitar suscribirse al boletín del servicio y otorgar los permisos necesarios para el funcionamiento de la aplicación, respondiendo afirmativamente a los mensajes de advertencia que se muestran en la pantalla.

Ahora solo tiene que enmarcar el documento con la cámara del dispositivo que está utilizando y esperar a que se adquiera automáticamente; Si esto no sucede, puede realizar la digitalización manual presionando el botón botón circular colocado en la parte inferior.

Si necesita activar el flash, toque el botón luz colocado en el centro de la pantalla; si, por otro lado, necesita escanear un documento con varias páginas, toque el botón Multi-página; si, por otro lado, desea activar la detección automática del formato correcto, toque el botón automático ubicado en el extremo derecho.

Una vez que se completa la adquisición, puede usar las herramientas incluidas en el editor Scanbot para cortar la imagen, rotarla o aplicar filtros correctivos; una vez que haya realizado los ajustes apropiados, toque el elemento Guardar ubicado en la parte superior derecha y elija dónde guardar o, posiblemente, cómo compartir el documento recién adquirido.

Notas (iOS / iPadOS)

Si tienes un iPhone o un Protectores y no desea utilizar soluciones de terceros, le complacerá saber que la aplicación notas, preinstalado en todos los teléfonos inteligentes y tabletas de la marca Apple, a partir de iOS 11 también puede escanear documentos en un par de toques.

Primero, si su dispositivo está equipado con iOS 13 / iPadOS o posterior, toque prolongadamente el ícono de la aplicación Notas y seleccione el elemento Escanear documento desde el menú que se abre. Alternativamente, inicie la aplicación notas, toque el botón con forma hoja y lápiz ubicado en la parte inferior derecha, toca el botón con forma cámara ubicado en la parte inferior y seleccione el elemento Escanear documentos desde el menú que se muestra en la pantalla.

En este punto, ya has terminado: enmarcar el documento que tiene la intención de digitalizar y esperar a que sea reconocido y adquirido automáticamente; Si esto no sucede, toque el botón blanco, Para “forzar” su captura y delinear los bordes de la hoja enmarcada.

Una vez que haya terminado de adquirir todas las hojas del documento, toque el elemento Guarda el escaneo y, utilizando los botones ubicados en la parte inferior del siguiente panel, realice ajustes adicionales en la imagen, si lo considera apropiado.

Cuando termines, haga clic en finalizar, Para guardar todos los cambios e ir a la fase de guardar: si está interesado guarde el archivo en PDF, toque su vista previa, luego el icono con una flecha, ubicado en la parte superior derecha y finalmente toca los botones Crear PDF, Listo y Guardar archivo en, Para seleccionar la ubicación para guardar el documento. Si lo considera apropiado, también puede compartir el documento en otras aplicaciones, utilizando los iconos que se le proponen.