Cómo escribir correos electrónicos de recordatorio

Tu jefe te dijo que cuando vayas a la oficina mañana tendrás que escribir algunos correos electrónicos de recordatorio. Sin embargo, al no haber enviado nunca uno, le gustaría leer sobre cómo escribir correos electrónicos de recordatorio, para no ir a trabajar desprevenido y evitar cometer errores. Si esta es realmente la situación en la que se encuentra ahora, sepa que ha venido al lugar correcto en el momento correcto.

Si me das unos minutos de tu tiempo libre, puedo darte algunos «consejos» sobre cómo escribir cartas recordatorias que sean efectivas, bien escritas y que no sean demasiado directas o, peor aún, «intimidantes». Verá, incluso si nunca ha escrito uno, le garantizo que preparar un correo electrónico de recordatorio no es tan difícil como parece.

Dime, ¿estás listo para empezar? ¿Sip? ¡Perfecto! Ponte cómodo, tómate tu tiempo para concentrarte en la lectura de los siguientes párrafos, sigue estrictamente los consejos que te daré y, lo más importante, ponlos en práctica. ¡Todo lo que me queda es desearle buena lectura y mucha suerte en todo!

  • Cuando necesite escribir un correo electrónico de recordatorio
  • Escriba el asunto de un correo electrónico de recordatorio
  • Introduzca un correo electrónico de recordatorio
  • Organizar el cuerpo del mensaje
  • Diga adiós en un correo electrónico de recordatorio

Cuando necesite escribir un correo electrónico de recordatorio

Hay varias situaciones que pueden requerir el envío de un correo electrónico de recordatorio, especialmente cuando tienes relaciones profesionales con otras personas: tus clientes, tus colaboradores, etc. Por tanto, puede haber múltiples i contextos en los que es necesario escribir correos electrónicos de recordatorio y, por lo general, todos estos se caracterizan por un denominador común: el tan odiado retrasar. Estos son algunos de los casos principales en los que puede ser apropiado, de hecho necesario, escribir un correo electrónico de recordatorio.

  • Envío retrasado – si ha pedido un producto de un proveedor o de una tienda en línea y la entrega no se realizó a tiempo, puede enviar un correo electrónico de recordatorio para averiguar por qué el artículo aún no se ha entregado y, si es necesario, solicitar un reembolso si esto ya no está disponible.
  • Pago tardío – Si un cliente o su empleador no paga a tiempo, esto puede causarle problemas importantes. Enviar un email recordatorio puede ser la solución para intentar invitar a la persona en cuestión a que se comprometa a pagarte o, en el peor de los casos, para hacerte saber cuánto tiempo te queda esperar para recibir la tarifa acordada.
  • Trabajar hasta tarde – ¿Alguno de sus colaboradores llega tarde a la entrega de un trabajo? Podrías enviarle un correo electrónico recordatorio para animarle (con el debido tacto) a cumplir con los plazos, para no causar problemas a la empresa y sus compañeros, en caso de que sea un proyecto en el que estén trabajando más miembros del equipo.
  • Compromiso cercano – si ha organizado una reunión, un evento de formación o una reunión, puede resultar práctico enviar a todos los que participarán un recordatorio por correo electrónico, a través del cual recordar el lugar y la hora del evento, los puntos que serán tratada y otra información útil.

Escriba el asunto de un correo electrónico de recordatorio

Una vez que haya identificado la circunstancia que le impulsa a enviar un correo electrónico de recordatorio, puede continuar con su redacción. Una de las partes más importantes de la carta que está a punto de enviar es la Asunto de la publicación, ya que esto resume el tema general del correo electrónico y permite que el destinatario comprenda por qué se lo enviaste.

Al escribir el asunto del correo electrónico, sea explícito yendo directamente al punto de la pregunta (p. Ej. Envío tarde, Pago tardío, etc.) y no use oraciones que sean demasiado largas (indicativamente no use más de 40-50 caracteres).

Dado que este es un correo electrónico de recordatorio, podría considerar escribir el asunto, o parte de él, en mayúsculas, para darle un tono de «urgencia» al mensaje y, si lo considera apropiado, especificar que espera un mensaje. responda entre corchetes o corchetes. Por ejemplo, si desea señalar a un cliente que un pago está atrasado, puede escribir el asunto de las siguientes formas: » PAGO RETRASADO «o» Pago tardío del proyecto XYZ [RISPOSTA NECESSARIA] «.

Introduzca un correo electrónico de recordatorio

Cuando el destinatario abre el mensaje, lo primero que notará son los saludos iniciales que usó para ingrese el correo electrónico de recordatorio. Sí, porque incluso en este tipo de cartas es necesario saludar al destinatario: el hecho de que sea «culpable» de una demora o cualquier otro incumplimiento en tu contra, no debe hacerte caer en el error de no despedirte. que está del otro lado.

¿Por qué no incluir los saludos sería un grave error? Por al menos dos razones: 1) no saludar al destinatario podría hacer que parezca grosero e irrespetuoso con él; 2) no saludarlo sería contraproducente, porque esto podría molestar y retrasar aún más el envío de la respuesta que ha estado esperando.

¿Qué formas de saludo podría utilizar en un correo electrónico de recordatorio? Todo depende del tipo de relación que tengas con el destinatario del mensaje: si es una persona con la que tienes un relación confidencial, un buen » ¡Hola! ¿Cómo estás? «o» querido ”Podría estar bien y suavizar significativamente los tonos.

Si, por otro lado, el mensaje está destinado a una persona con la que tiene un relación formal – un cliente, una empresa de transporte, etc. – Sería más apropiado utilizar formas de saludo que consistan en un adjetivo de circunstancia, como » querido «,» querido «o» querido «, Seguido del título que mejor se adapte al destinatario:» Señor «» o «» /Sig.ra «» Como abreviatura de Sr. y Sra. Dott. o Dr. como abreviatura de Doctor y Doctor, y así sucesivamente.

Si no está seguro de qué forma de saludo utilizar, puede optar por un «término medio»: una forma de saludo que puede funcionar tanto para correos electrónicos de recordatorio menos formales como más formales, como » Buenos días «,» Buena noches «,» Hola «, Etc.

Una vez que haya elegido la forma de saludo que parece más adecuada para el correo electrónico que está enviando, recuerde inserta la coma inmediatamente después del saludo y volver para proceder a la redacción del cuerpo del mensaje.

Organizar el cuerpo del mensaje

Una vez que haya elegido el formulario de saludo que se utilizará para el correo electrónico de recordatorio que está haciendo, es hora de organizar el cuerpo del mensaje, en el que formularás tus solicitudes y, por tanto, instarás al destinatario a realizar la acción solicitada: realizar un pago a tu favor, enviarte los bienes solicitados pero aún no recibidos, completar un trabajo y así sucesivamente.

Para facilitar la redacción de la carta recordatoria, le recomiendo que divida el texto del mensaje «virtualmente» en tres «bloques».

  • Frases iniciales – Utilice frases amables y relajantes de inmediato, para que el destinatario del mensaje no se sienta puesto de espaldas a la pared. Tal vez podrías usar una frase de circunstancia, como » espero que este bien «o» Esperando saber como esta «.
  • Propósito del mensaje – explique de forma clara y directa el motivo por el que decidió enviar el correo electrónico: explique cuál es el incumplimiento que ha perpetrado el destinatario y por el que ha decidido enviar el recordatorio (por ejemplo, no envío, impago, trabajo no entregado en los temas previstos, etc.) y posiblemente recordarle los acuerdos que se habían realizado anteriormente. Por ejemplo, para solicitar un impago de un cliente, puede utilizar una expresión como » Le escribo sobre el retraso en el pago del proyecto «XYZ», por el cual debería haber recibido una tarifa igual a [somma del compenso] por [data prestabilita], por la mitad [metodo di pagamento scelto]. «.
  • Llamada a la acción – luego de definir el propósito del mensaje, debes invitar al destinatario a completar la acción que has estado esperando pacientemente: hacer el pago a tu favor, enviarte el artículo solicitado, terminar un trabajo, etc. Volviendo al ejemplo que te di hace un momento, podrías usar una frase como » Por lo tanto, proceda con el pago a mi favor por [nuova data di scadenza] «. Si esto le parece apropiado, puede informar al destinatario que si no toma la acción solicitada, podría emprender acciones legales para resolver el asunto de la manera más pacífica posible para ambas partes (quizás después de enviar más de una correo electrónico de recordatorio a la misma persona).

Recuerde, al escribir el cuerpo del mensaje siempre recuerde usa tonos respetuosos, suaves y tranquilos : Si bien es probable que tenga razones más que plausibles para estar enojado y molesto por el comportamiento de la persona a la que le envía el correo electrónico, trate de contenerse no adoptando un lenguaje duro. Probablemente no terminarías obteniendo nada, de hecho, si por otro lado hubiera un mínimo de disposición para colaborar contigo, podría verse sofocado por la atmósfera tensa que provocaría un mensaje demasiado abrupto y directo. Recuerde: ¡los buenos modales son lo primero!

Diga adiós en un correo electrónico de recordatorio

Una vez que haya escrito el cuerpo central del correo electrónico, es hora de elegir el forma de licencia más apropiado. Al despedirse, intente ser coherente con el tono utilizado en el resto del mensaje: por ejemplo, si utilizó una forma de saludo, como » Estimado señor. «, Sería apropiado concluir el correo electrónico con la fórmula» Saludos «o» Sinceramente «; mientras que si usó un saludo de apertura menos formal, como » Estimado señor. «o» Buenos días señor. «, Sería apropiado concluir el mensaje con un saludo como» Buena continuación «o» Tenga un buen día «.

Como este es un correo electrónico de recordatorio, aproveche esta oportunidad para alentar al destinatario a que responda lo antes posible. Antes del saludo final, quizás podrías insertar una frase en la que le digas a la persona que estás disponible para responder cualquier duda y aclaración y, después de haberlo hecho, concluir con el saludo » Esperando su amable respuesta, le ofrezco mis saludos. «.

Una vez que haya elegido la forma de baja que mejor se adapte a su correo electrónico, inserta la coma inmediatamente después del saludo, retrocede, coloca el tuyo firma simple (solo nombre y apellidos) o, si lo prefiere, el firma completa (completar con información de contacto) y enviar el mensaje.