Cómo exportar correos electrónicos desde Outlook. Acaba de comprar un ordenador nuevo, ¿le gustaría transferir el correo que tenía en Outlook en la PC anterior pero no sabe cómo hacerlo? Hoy se lo cuento.

Con la función de exportación de datos incluida en Outlook puedes copiar los mensajes de un PC a otro, o incluso de un cliente de correo electrónico a otro, de una manera extremadamente fácil y rápida. Desafortunadamente, importar mensajes a un software que no sea Outlook requiere el uso de soluciones externas, que no siempre son gratuitas.

Hice el tutorial usando Outlook 2016 para Windows y macOS, pero las indicaciones en él también deberían estar bien para las ediciones anteriores de la suite (desde 2007 en adelante).

Guía de cómo exportar correos electrónicos desde Outlook

Exportar Mensajes Outlook

Si quiere aprender cómo exportar correo desde Outlook, tiene que iniciar el programa y hacer clic en el botón amarillo Archivos / Files que se encuentra en la parte superior izquierda.

En este punto, seleccione el elemento Abrir  (o Abrir y exportar ) de la barra lateral izquierda y, en la pantalla que se abre, haga clic en el botón Importar (o Importación y exportación ) para iniciar el Asistente de importación / exportación de datos de Outlook.

En la ventana que se abre, seleccione el elemento Exportar a un archivo de la lista que se le propone y haga clic en el botón Siguiente. Luego seleccione el formato Archivo de datos de Outlook (.pst) entre los formatos disponibles para exportar y haga clic una vez más en Siguiente.

En este punto, seleccione la carpeta de correo que desea exportar (p. Ej. [email protected] ), coloque la marca de verificación junto al elemento Incluir subcarpetas y haga clic en primero Siguiente y luego en finalizar para comenzar a exportar correos electrónicos desde Outlook.

La duración del procedimiento depende de la cantidad de mensajes que se guardarán y de la potencia de su PC. Además, si lo desea, puede configurar una contraseña para proteger los mensajes exportados completando los campos correspondientes que se muestran al comienzo del proceso.

De forma predeterminada, el archivo de almacenamiento de correo electrónico ( backup.pst ) se guarda en la carpeta Documentos Archivos de Outlook.

Si usa un Mac, puede exportar los correos electrónicos en Outlook llamando a la función Exportar del menú Archivos o arrastrando una carpeta desde la barra lateral del programa al escritorio (en este caso, sin embargo, los mensajes se guardan en mbox y no PST).

Importar los mensajes a Outlook

Cuando termine con exportar correo desde Outlook, puede usar el archivo .pst resultante para importar fácilmente sus correos electrónicos a otra Pc.

Todo lo que tiene que hacer es abrir panorama, hacer clic en el botón amarillo Archivo, seleccione el artículo Abrir  (o Abrir y exportar ) de la barra lateral izquierda y haga clic en el botón Importa (o Importación y exportación ).

En la ventana que se abre, seleccione el elemento Importar datos de otros programas o archivos y haga clic en el botón Siguiente.

Ahora, seleccione el formato Archivo de datos de Outlook (.pst), clic en el botón Siguiente y abra el archivo pst.

Haga clic en Siguiente y finalizar, y espere a que finalice el procedimiento de importación de mensajes. También en este caso, la duración del procedimiento depende de la cantidad de correos electrónicos que se carguen y de la potencia de su PC.

Si usa un Mac, puede importar mensajes exportados previamente desde Outlook llamando a la función Importar del menú Archivo o presionando el botón Importar.

Importar mensajes de Outlook a otros clientes de correo electrónico

¿Quiere importar mensajes de Outlook a otro cliente de correo electrónico?

En este caso hay que recurrir a diferentes soluciones en función del software que pretenda utilizar.

Si, por ejemplo, desea importar correos electrónicos a Mozilla Thunderbird, puede aprovechar las funciones de importación incluidas en el programa o puede utilizar soluciones externas para convertir archivos PST de Outlook a mbox  compatible con Thunderbird.

Para aprovechar las funciones de importación incluidas en Thunderbird, Outlook debe estar instalado en su PC y debe ser de 32 bits. Si se cumplen estos dos requisitos, puede comenzar a importar mensajes desde Outlook abriendo Thunderbird, presionando el botón ubicado en la parte superior derecha y seleccionando los elementos Herramientas> Importar en el menú que se abre.

A continuación, debe poner la marca de verificación junto al elemento Correo, usted tiene que hacer clic en Siguiente y tiene que elegir panorama como programa desde el que importar correos electrónicos.

Si está utilizando una versión de 64 bits de Outlook o no puede instalar el programa en su PC, como se mencionó anteriormente, debe recurrir a un software externo para convertir archivos PST de Outlook en archivos mbox compatibles con Thunderbird.

Recomiendo Emailchemy que es compatible con todos los sistemas operativos (Windows, macOS y Linux) y es muy fácil de usar. El único problema es que se paga, cuesta unos 30 euros. Puede probar su potencial gracias a una demostración gratuita.

  • Conéctese al sitio web de Emailchemy y descargue el programa en su PC haciendo clic en el enlace Instalador comprimido [.zip] ubicado al lado del artículo Windows (32 bits) o al lado del artículo Windows (64 bits), dependiendo de la versión del sistema operativo instalado en su PC.

 

  • Instale Emailchemy abriendo su paquete de instalación y siempre haciendo clic en Siguiente.

 

  • Inicie Emailchemy y haga clic en los botones Sí, acepto los términos de la licencia., Manifestación (asumiendo que está utilizando la versión de demostración del software) y cerrar.

 

  • Seleccione el artículo Outlook para Windows (PST u OST) en el menú desplegable ¿Qué tipo de correo electrónico desea convertir?.

 

  • Haga clic en próximo y seleccione el Archivo PST exportado previamente desde Outlook.

 

  • Haga clic en el botón Vistazo, seleccione la carpeta para exportar los archivos convertidos con Emailchemy y primero presione próximo y en Convertir.

 

  • En la ventana que se abre, seleccione el elemento Archivo MBOX en el menú desplegable Tipo de archivo y haga clic en Guardar para comenzar a convertir correos electrónicos.

 

  • Una vez que se complete la conversión, instale el complemento ImportExportTools NG en Mozilla Thunderbird. Si no sabe cómo hacerlo, descargue el complemento del sitio web de Mozilla Addons, vaya al menú ≡> Complementos Thunderbird y seleccione el elemento Instalar complemento desde archivo del menú con el engranaje.

 

  • Cuando termine, reinicie Thunderbird, cree una nueva carpeta local haciendo clic derecho sobre el elemento Carpetas locales ubicado en la barra lateral e ir al menú ≡> Herramientas> ImportExportTools NG> Importar archivo mbox por Thunderbird.

 

  • En la ventana que se abre, coloque la marca de verificación junto al elemento Importe directamente uno o más archivos en formato mbox, haga clic en Okay y seleccione los archivos MBOX obtenidos con Emailchemy. Los mensajes se importarán a subcarpetas de la carpeta local que creó en Thunderbird.

 

Si utiliza Correo de Apple, puede importar archivos MBOX con correos electrónicos de Outlook simplemente iniciando la aplicación y seleccionando el elemento Importar cajas del menú Archivos que se encuentra en la parte superior izquierda.

Cómo exportar correo desde Outlook.com

Si tiene una cuenta de correo electrónico en Outlook.com y quiere exportar los mensajes de este último a Outlook, Thunderbird, Apple Mail o cualquier otro cliente de correo electrónico, lo único que tienes que hacer es configurar una nueva cuenta en el programa y completar el formulario que se te propone utilizando los siguientes datos.

  • Nombre de pila: el nombre que desea usar como encabezado de sus correos electrónicos
  • Dirección de correo electrónico: su dirección de correo electrónico @ outlook.com
  • Contraseña Confirmar Contraseña: la contraseña de su dirección de correo electrónico en Outlook
  • Nombre del servidor IMAP: imap-mail.outlook.com
  • Puerto IMAP: 993
  • Método de encriptación IMAP: SSL
  • Nombre del servidor SMTP: smtp-mail.outlook.com
  • Puerto SMTP: 587
  • Método de cifrado SMTP: TLS

Si desea exportar mensajes de Outlook.com a Gmail, para sincronizar los dos servicios de correo web, siga las instrucciones contenidas en mi tutorial sobre cómo sincronizar Outlook con Gmail.