Cómo firmar un documento de Word. Microsoft Word incluye una función que le permite colocar una firma previamente escaneada y / o insertar campos de firma en sus documentos de texto, para que otros usuarios puedan firmar su firma digital (con valor legal) al documento mismo. Con la aplicación oficial de Word, incluso puede firmar un documento colocando su firma directamente en la pantalla de su teléfono móvil o tableta.

Las indicaciones que encontrará en las siguientes líneas también son válidas para las versiones anteriores a la de Office 2016 de Word (desde 2007 en adelante). Además de explicar cómo firmar un documento en la versión de escritorio de Word, también explicaré cómo moverse sobre su versión en línea y su aplicación oficial, que está disponible para Android, iOS y Windows 10 Mobile.

Cómo firmar un documento de Word paso a paso

¿Qué tipo de firma tiene el documento de Word?

Antes de entrar en el tutorial y ver cómo firmar un documento de Word, es mi deber dejar en claro algunos aspectos relacionados con el tipo de firma que se colocará en el documento que se firmará.

Si, porque hay varios tipos de firmas que puedes usar en circunstancias similares:

  • Firma electrónica – el diseño de su firma en un dispositivo móvil (como se muestra en la última parte del tutorial) no tiene valor legal, ya que esta operación no incluye el uso de herramientas capaces de garantizar la autenticidad e integridad de los documentos autografiada. En cualquier caso, corresponde a un juez evaluar de vez en cuando si una firma electrónica simple es auténtica o no (quizás con la ayuda de un experto en caligrafía).

 

  • Firma electrónica avanzada – es un tipo de firma electrónica que se genera mediante la cual se puede demostrar la integridad del documento, sobre el cual el peticionario tiene control exclusivo y directo. Tiene cierto valor legal, excepto en la estipulación de contratos inmobiliarios.

 

  • Firma electrónica calificada – esta es una de las formas más avanzadas de firma electrónica, ya que se puede aplicar con la ayuda de herramientas calificadas, en primer lugar, los kits lanzados por los organismos de certificación: tiene valor legal y certifica la originalidad y también la integridad de los documentos mismos que fueron firmados por ella.

 

  • Firma electrónica digital – es un tipo de firma electrónica avanzada que tiene un valor legal completo, ya que implica el uso de sistemas criptográficos asimétricos o sistemas criptográficos en los que se utiliza un par de claves (una privada y otra pública) para verificar la originalidad y la integridad de los documentos firmados por el usuario.

Cómo firmar un documento de Word en PC y Mac

El primer paso que debes tomar para firmar un documento de Word es abrir el archivo en el que insertar la firma que escaneó previamente (en caso de que aún no lo haya hecho, lea la guía donde le explico cómo escanear), haga clic donde desee agregar la firma, seleccione la pestaña insertar presente en la barra de herramientas de Word (arriba) y haga clic en el botón fotos.

En la ventana que se abre, seleccione el archivo relacionado con la firma que desea agregar a su documento y presione el botón insertar para agregarlo a la ubicación deseada.

Ahora, cambie el tamaño de la imagen (si es necesario) adaptándola al documento: coloque el cursor en uno de los puntos de las cuatro esquinas de la imagen y cambie su tamaño como prefiera.

Si desea cambiar también las opciones de diseño de la imagen que acaba de agregar al documento, presione el cuadrado  ubicado a su derecha y seleccione una de las opciones disponibles:

-De acuerdo con el texto, si desea que la firma se alinee con el texto.

-Enmarcado, si desea que el texto rodee la imagen.

-Detrás del texto, si desea eclipsar la firma y asegurarse de que el texto pueda cubrir parte de ella, etc.

Si desea que la firma mantenga la misma posición incluso cuando se agrega o elimina texto del documento, recuerde marcar la opción Establecer posición en la página.

¿El documento de Word que redactó también deberá ser firmado por otras personas?

En este caso, podría ser práctico agregar una línea de firma para darles la oportunidad de firmarla digitalmente utilizando un servicio reconocido por Microsoft o, si desea imprimir el archivo para firmar copias en papel, para evitar que el usuario firme su propia firma en la posición incorrecta de la hoja.

Agregar la línea de firma a Word es realmente simple: todo lo que necesita hacer es seleccionar la pestaña nuevamente Insertar (arriba a la izquierda), haga clic en el botón Agregar línea de firma (el icono de pluma con la sábana ubicado a la derecha) y complete los campos del formulario que aparece en la pantalla.

Escriba el nombre de la persona que debe iniciar sesión en el campo Signatario recomendado ; indica el título de la persona (p. ej. sr, Dott., etc.) en el campo de texto Título signatario recomendado ; proporcione la dirección de correo electrónico del firmante recomendado en el campo de texto apropiado, ingrese instrucciones para el firmante en el campo de texto provisto y, para concluir, elegir si permitirle al firmante agregar comentarios en el diálogo de firma y si muestra la fecha en la línea de firma y presiona el botón aceptar.

Para firmar digitalmente el documento de Word, la persona a cargo de esta tarea tendrá que hacer doble clic en el campo de firma, hacer clic en el botón y siga las instrucciones que están presentes en la página web que se abre para firmar el documento digitalmente a través de uno de los socios de Microsoft.

Si lo desea, es posible firmar un documento de Word incluso sin autografiar el archivo de forma visible, obviamente siempre utilizando la firma digital (que como usted sabe le da al documento valor legal).

Para continuar, primero abra el documento para firmar en Word y haga clic primero en el botón Archivos que se encuentra en la parte superior izquierda y luego en el menú Proteger documento> Agregar firma digital.

En la ventana que se abre, haga clic en el botón , seleccione la identidad con la que firmar el documento, especifique el propósito de la firma en el campo de texto apropiado, haga clic en el botón firma para autenticar el documento y listo.

La autenticidad del archivo estará indicada por la presencia de una escarapela roja (como un lazo) en la barra de estado de Word y solo se perderá si el documento se modifica de manera no autorizada.

Cómo firmar un documento de Word en línea

¿Quiere firmar un documento Word directamente en línea ?

Desafortunadamente Word en línea, la aplicación web del famoso procesador de textos, no integra la función que le permite agregar la línea de firma y la firma digital a su documento, pero aún puede insertar la imagen de una firma previamente escaneada.

Sin embargo, antes de explicarle cómo proceder, quiero decirle eso, ya que Word Online confía en onedrive, el servicio de almacenamiento en la nube del gigante de Redmond.

Si planea actuar sobre un archivo de Word que ya ha creado, primero debe cargarlo en el último: para hacerlo, conectado a la página de inicio de OneDrive, haga clic en el botón Ve a mi OneDrive (si es necesario), inicie sesión en su cuenta de Microsoft y cargue el documento que desea editar en línea simplemente arrastrándolo a la ventana del navegador.

Al final de la carga, presiona el Icono de archivo de Word qué vas a cambiar y se abrirá automáticamente en Word Online.

Una vez que haya accedido a Word Online, para agregar una firma, todo lo que tiene que hacer es seguir los mismos pasos que le mostré en el capítulo anterior: luego presione insertar, haga clic en el elemento imagen, presione el botón Elegir archivo, seleccione el archivo de imagen que contiene la firma que se utilizará y presione el botón insertar.

Ahora todo lo que tienes que hacer es cambiar el tamaño de la imagen como prefieras y eventualmente reposicionarla: coloca el cursor sobre uno de los puntos coloca en las cuatro esquinas de la foto y cambia el tamaño de la imagen de la firma.

En cuanto al diseño de la imagen, en su lugar, presiona en formato, haga clic en el elemento Diseño del texto y seleccione una de las opciones disponibles (p. ej. De acuerdo con el texto, Enmarcado a la derecha, Detrás del texto, etc.)

Para guardar el archivo de Word, haga clic en el botón Archivos (arriba a la izquierda), seleccione el elemento Guardar como y, en el menú que se abre, haga clic en la opción Guardar como para guardarlo en onedrive o Descargar una copia para guardarlo localmente.

Cómo firmar un documento de Word en teléfonos y tabletas

¿Desea firmar un documento de Word directamente a mano desde el teléfono móvil y tableta, aprovechando la tecnología de pantalla táctil para su ventaja?

No hay problema: todo lo que necesita hacer es descargar la aplicación oficial de Word en su dispositivo Android, iOS o Windows 10 Mobile que se pueden usar de forma gratuita en dispositivos de tamaño igual o inferior a 10.1 «(para dispositivos más grandes, en cambio, es necesario suscribirse al servicio Office 365, que comienza en 7 euros al mes).

Luego, inicie la aplicación Word en su dispositivo, inicie sesión en su cuenta de Microsoft y decida si desea crear un nuevo documento presionando el botón nuevo o si modifica uno existente presionando el botón abrir y luego elegir el archivo de memoria del dispositivo o de uno de los servicios de almacenamiento en la nube compatibles (p. ej. onedrive, Dropbox, etc.).

Luego proceda de la siguiente manera.

  • Desde el teléfono móvil – toca la tarjeta Inicio ubicado en la parte inferior izquierda, selecciona la pestaña diseño desde el menú que se abre, presiona el elemento Empezar tinta, seleccione el bolígrafo que desea usar y pegue la firma que desea agregar al documento de Word.

 

  • De la tableta – toca diseño ubicado en el menú superior, asegúrese de que el interruptor al lado de la redacción Dibujando con los dedos > ON, seleccione el bolígrafo que desea usar y escriba «a mano» la firma que desea colocar en el documento de Word.