Como parte de su trabajo, nació la necesidad de firmar documentos digitalmente. Sin embargo, todavía no has descubierto cómo funcionan los kits tan comentados firma digital y está preocupado porque teme no poder cumplir con algunos plazos importantes que se aproximan. No hay problema: estoy aquí para echarte una mano. Independientemente de cuáles sean sus necesidades, en la guía que le ofreceré encontrará toda la información útil sobre como firmar un documento digital atribuyendo valor legal a este último.

Le garantizo que, al contrario de lo que está pensando, no hay nada complicado en firmar digitalmente sus documentos. Y luego estará de acuerdo conmigo en que firmar documentos usando los sistemas de cifrado que subyacen a la firma digital es realmente conveniente y seguro. Si bien hay, si está interesado en hacerlo, en la última parte del tutorial también explicaré cómo imprimir su firma manuscrita en documentos digitales, incluso si, es bueno que lo sepa de inmediato, este último no tiene valor legal .

Entonces, ¿puedes saber lo que todavía estás haciendo allí? Coraje: ponte cómodo, tómate todo el tiempo que necesites para concentrarte en leer los siguientes párrafos y, sobre todo, implementa los «consejos» que te daré. Estoy seguro de que, siguiendo mi consejo cuidadosamente y escrupulosamente, eventualmente podrá firmar sus documentos digitalmente. Feliz lectura!

Tipos de firmas digitales

Antes de entrar en el asunto y verlo de cerca como firmar un documento digital, Quiero darte una breve descripción de los diferentes tipos de firmas digitales que puedes usar, algunos de los cuales (como dije en la introducción) tienen valor legal completo.

  • Firma electrónica «simple» – este tipo de firma, que puede colocarse simplemente «dibujando» su firma en la pantalla o escaneándola desde un documento en papel, no tiene valor legal. ¿Por qué motivo? Porque la forma en que se fija esto no requiere el uso de herramientas capaces de garantizar la autenticidad e integridad de los documentos autografiados. Solo un juez puede intervenir y juzgar autenticado o no una firma de este tipo (generalmente con el asesoramiento de un experto en caligrafía).
  • Firma electrónica avanzada – este es un tipo de firma electrónica que se genera mediante el uso de herramientas informáticas que permiten demostrar la integridad del documento, sobre el cual el usuario que firma la firma tiene control exclusivo y directo. Por esta razón, la firma electrónica avanzada tiene cierto valor legal, incluso si esto no se reconoce en la estipulación de los contratos inmobiliarios.
  • Firma electrónica calificada – es uno de los tipos de firma digital más avanzados, porque puede aplicarse mediante el uso de kits especiales lanzados por organismos de certificación acreditados. por lo tanto tiene cierto valor legal y demostrar la originalidad e integridad de los documentos firmados.
  • Firma electrónica digital – este tipo de firma es la que tiene pleno valor legal, ya que prevé el uso de sistemas criptográficos asimétricos, en los que se utiliza un par de claves (una pública y otra privada) para verificar la originalidad y la integridad de los documentos firmados.

Si desea obtener más información sobre las diferencias entre los diversos tipos de firmas electrónicas disponibles actualmente, puede consultar el análisis en profundidad en el que le explico qué es la firma digital. Ahora, sin embargo, veamos juntos cómo obtenerlo.

Cómo obtener la firma digital

Si quieres obtener una firma digital con cierto valor legal, debe comenzar un procedimiento estructurado en tres pasos: el primero es comprar un kit de firma digital; el segundo en la verificación de la identidad y el tercero en la activación de la firma en sí.

para comprar un kit de firma digital todo lo que tiene que hacer es ponerse en contacto con una de las empresas certificadas por la Agencia para Italia Digital (por ejemplo, Aruba, Poste Italiane, etc.). Los kits de firma digital generalmente tienen precios alrededor del 50-60 euros y están compuestos por una pluralidad de dispositivos (según el kit que decida comprar). Estos son algunos de los principales dispositivos que los componen.

  • Llave USB – como se puede entender fácilmente, son llaves USB que integran una tarjeta inteligente con el certificado de firma digital, el software necesario para firmar los documentos y, a veces, incluso el certificado para Tarjeta de servicio nacional o CNS (un certificado que le permite verificar su identidad en las comunicaciones con la Administración Pública): es una de las soluciones más convenientes para firmar documentos digitalmente, ya que no requiere la instalación de ningún software o controlador y contiene todo lo que necesita para colocar la firma.
  • Token USB – también son llaves USB que alojan una tarjeta inteligente, el certificado de firma digital y, a veces, el SNC. Sin embargo, a diferencia de la solución anterior, requieren la instalación de controladores y la instalación de las aplicaciones necesarias para firmar los documentos. Por otro lado, son más baratos que las memorias USB de las que te hablé anteriormente.
  • Lector de tarjetas inteligentes – Estos son dispositivos que leen tarjetas inteligentes. Se combinan con tarjetas inteligentes que contienen certificados de firma digital y posiblemente el SNC. También incluyen la instalación de controladores y programas para firmar documentos digitalmente y tienen la ventaja de ser incluso más baratos que los tokens USB. Sin embargo, debemos reconocer que son un poco más difíciles de transportar de un lugar a otro, ya que son decididamente más engorrosos que las otras soluciones disponibles.
  • Kit para firma digital remota – son los kits más caros, pero también son los únicos que le permiten firmar documentos digitalmente sin usar dispositivos físicos. Todo sucede de alguna manera gracias al uso de una tarjeta inteligente «virtual», una contraseña desechable que se genera de vez en cuando mediante claves como las proporcionadas por los bancos o enviadas por SMS y un programa de firma y verificación.

Una vez que haya comprado uno de los kits de firma digital de los enumerados en las líneas anteriores, deberá verificar tu identidad : operación que se puede realizar de varias maneras. Es posible, por ejemplo, llevar a cabo identificación de visu con un público oficial, mostrando por lo tanto un documento de identidad válido y la documentación recibida de la empresa certificadora; es posible solicitar el identificación de visu en el centro de despacho trayendo el equipo del que hablamos antes o puedes hacer el identificación de visu en casa, proporcionando al mensajero o cartero el documento de identidad necesario para el reconocimiento.

Una vez que esta operación también se realiza, debe proporcionar activar el kit de firma digital. Completar este último paso no es complicado en absoluto: todo lo que tiene que hacer es seguir las instrucciones que le dio la organización certificada que le proporcionó el kit. Por lo general, debe conectarse al sitio web de este último, proporcionar información sobre el número de serie de la tarjeta inteligente y su código de impuestos (además del código de activación personal que se le enviará por SMS) y listo.

Después de un cierto período de tiempo, generalmente 3 años, tendrá que proporcionar la renovación de los certificados de firma digital, sujeto al pago al organismo certificado al que compró el kit.

Cómo firmar un documento digital con valor legal

Si quieres firmar un documento digital con valor legal utilizando el kit que compró y activó anteriormente, debe iniciar el software de firma que se incluye en el mismo (si no está incluido, es posible que deba descargar los controladores necesarios para que funcione y luego descargar el software desde el sitio del organismo certificador te proporcionó el kit). Entonces tienes que presionar botón de firma y seleccione el documento, ya sea un archivo PDF, un documento de Word u otro. – en el que desea colocar la firma digital.

En la ventana que se abre, debe escribir en el campo de texto apropiado el PIN de la tarjeta inteligente que contiene su certificado de firma digital y seleccione el tipo de archivo que obtendrás al final de la operación. Como puede ver, puede elegir entre varios tipos de archivos: Sobre de cifrado P7M (CAdES), para obtener un archivo en formato P7M que contenga el documento original y los archivos de firma digital; PDF, para generar un archivo PDF con la firma digital incluida (visible o no) o XML (XAdES) para obtener un archivo en formato P7M también en este caso.

Después de elegir el tipo de archivo que desea obtener, debe iniciar la aplicación de firma digital presionando el botón correspondiente o, alternativamente, aplicar un sello de tiempo o uno contraseña para encriptar el archivo. En el primer caso, puede obtener una certificación con la que verificar la fecha y la hora en que se firmó el documento, lo que le permite verificar estos datos incluso si el certificado expira, mientras que el segundo le permite proteger su documento, lo que le permite abrirlo solo a los destinatarios seleccionados, que poseen una clave pública.

Dado que el funcionamiento de cada kit puede variar ligeramente de un organismo certificador a otro, le sugiero que consulte el sitio web oficial de la compañía donde lo compró (por ejemplo, Aruba, Postecert, InfoCert, etc.) para poder Usar sin problemas.

Si desea profundizar en el tema y obtener más información sobre cómo firmar digitalmente, le sugiero que consulte la guía que acabo de vincular. Estoy seguro de que lo encontrará muy útil.

Cómo firmar un documento digital sin validez legal

Como mencioné en la introducción de la publicación, también es posible firmar un documento digital sin validez legal, luego usando el firma electrónica simple. Para hacer esto, no necesita usar ningún sistema de cifrado en particular, pero simplemente puede firmarlo escribiéndolo (especialmente si el documento en cuestión está abierto en un dispositivo de pantalla táctil) o escaneando la firma de un documento en papel.

Existen varios programas y aplicaciones que le permiten hacer esto, como Adobe Acrobat Reader, Nitro Rader, preestreno (el lector de imágenes y el archivo PDF predeterminado de macOS), solo por nombrar algunos. Para obtener más información sobre este tipo de soluciones, lo invito a leer la sección detallada dedicada a los programas de firma digital: allí encontrará explicaciones en mayor detalle sobre cómo pegar su firma electrónica simple.