Cómo guardar documentos escaneados. ¡Cuántos documentos! Dios mío, ¿cómo voy a encontrar lo que necesito? Ni siquiera un solo día de trabajo será suficiente. Es inútil mirar la pila de «papeleo» que se ha formado en su escritorio. Si no puede recuperar lo que necesita, la culpa es suya solo porque no quiso catalogarlos cuando tuvo la oportunidad y los dejó descansar junto a la PC. ¡Pues te queda bien!

Pero a partir de hoy cambiamos, para mejor obviamente. Es muy simple: hará un buen escaneo de todos los documentos y los guardará en su Pc. Para hacer esto, lea mi guía dedicada al tema en cuestión. Al final, verá que tiene ideas perfectamente claras sobre qué hacer. Juntos,  descubriremos cómo guardar documentos escaneados, tanto mediante el uso de la «instrumentación» ya incluida en Windows y Mac como recurriendo al uso de software de terceros, que también incluye algunas características adicionales interesantes, como la posibilidad de crear automáticamente un archivo digital.

Cómo guardar documentos escaneados: funciones «estándar»

¿Está interesado en comprender cómo escanear y guardar documentos en papel en su Pc utilizando las funciones ya incluidas en esta última? Bueno, entonces lea las instrucciones sobre qué hacer que encuentre a continuación y en unos minutos sabrá más.

En Windows

En este caso, puede usar para escanear y guardar los documentos Fax y escáner, la herramienta preinstalada en los sistemas operativos de la compañía Redmond a través de la cual es posible adquirir documentos en formato digital de una manera extremadamente práctica y muy rápida.

Primero, encienda su escáner, levante la cubierta y coloque el documento que desea digitalizar debajo de este último. Luego cierre la tapa del escáner y llame a la aplicación de fax y escáner desde Menú de inicio de Windows (encuéntralo en accesorios ). En la ventana que ve aparecer en el escritorio, haga clic en escáner que está en la parte inferior y luego en Nueva digitalización.

Luego, en la sección escáner indique el dispositivo para el escaneo que desea usar (y si no, solucione presionando Cambiar, luego en el icono relacionado con su escáner y haciendo clic en vale ) y ajuste cómo cree que las opciones disponibles son más adecuadas para sus necesidades. Puede intervenir en el perfil, la fuente de alimentación, el formato de color, el tipo de archivo, la resolución, etc.

Para concluir y, por lo tanto, continuar con el escaneo y guardar el documento en formato digital, haga clic en el botón previsualizar y espera a que tenga lugar la adquisición. Una vez completado, puede ver el escaneo en el panel lateral. Para guardarlo en su PC, haga clic en el botón escáner y espere a que se complete la operación.

Luego guarde el archivo en su Pc haciendo clic derecho en el nombre de este último y eligiendo Guardar como. Indique la ruta de destino y el formato del documento (puede elegir entre los formatos JPG y PNG) y luego haga clic en Guardar y ya está hecho.

En Mac

Si, en cambio, lo que está utilizando es una Mac, para escanear y guardar sus documentos en su Pc, puede usar Adquisición de imagen. Es una herramienta que, como en el caso de Windows, parece estar ya incluida en macOS y gracias a la cual es posible adquirir las imágenes de los documentos escaneados y luego guardarlos en el disco.

Para usar la adquisición de imágenes, primero inicie la aplicación haciendo clic en el icono relativo (el que tiene la cámara y las fotos ) en la carpeta más del Launchpad. También puede iniciar Adquisición de imágenes llamando a la herramienta usando la lupa o puedes «convocarlo» con Siri o, también, puede abrirlo yendo a la carpeta aplicaciones.

Una vez que la ventana de la aplicación se muestra en el escritorio, encienda el escáner, abra la tapa del mismo y coloque el documento debajo del cual tiene la intención de actuar.

Luego cierre la tapa y seleccione su impresora en el menú de la izquierda en Captura de imagen. Luego presione el botón Mostrar detalles en la parte inferior derecha y verá una vista previa del documento. Si esto no sucede, haga clic en previsualizar ubicado en la parte inferior derecha.

Ajuste el tamaño del documento trazando un rectángulo de selección en la vista previa del mismo que encuentra en el centro de la ventana de la aplicación, haciendo clic izquierdo en el punto deseado, manteniendo presionado, rastreando la selección y luego soltando «el agarre».

Ahora tiene que ajustar, en función de sus necesidades y preferencias, las características del documento digital que está a punto de obtener utilizando los elementos y menús de la derecha. Puede definir el tipo de escaneo a realizar, la resolución del documento, el tamaño, la carpeta en la que guardar el archivo final, el nombre, etc.

Para concluir y, por lo tanto, guardar el documento escaneado, haga clic en el botón escanear en la parte inferior derecha y cuando finalice el proceso de escaneo, verá una ventana con el nombre del documento recién digitalizado. Al hacer clic en la lupa que encuentra al lado del nombre del archivo, puede ver dónde se guardó en su Mac. Era simple, ¿no?

Herramientas de terceros para guardar documentos escaneados

Si no prefiere usar las herramientas mencionadas anteriormente, puede, como se anticipó al principio, guardar los documentos escaneados también recurriendo al uso de herramientas de terceros que también ofrecen algunas funciones adicionales. A continuación se encuentran los que en mi opinión representan los mejores en la categoría. Póngalos a prueba de inmediato.

FlashJetScan (Windows)

Un excelente recurso de terceros para guardar documentos escaneados es sin lugar a dudas FlashJetScan. Es un software gratuito para Windows que le permite escanear documentos en formato PDF y organizarlos automáticamente en su Pc. Es muy fácil de usar y configurar. Pruébalo ahora y verás que no te arrepentirás.

Para comenzar a usar el software, primero conéctese a su página de descarga en el sitio web de Softpedia y haga clic en el botón descargar colocado en la parte superior izquierda. En la página que luego se le muestra, luego presiona el enlace Descarga segura de Softpedia (EE. UU.).

Una vez que se complete la descarga, extraiga el archivo comprimido obtenido en cualquier posición de Windows e inicie el archivo .exe contenido en él. Luego haga clic en aceptar, en lo, en instalar y luego en ejecutar.

Una vez que aparece la ventana del programa en el escritorio, para escanear sus documentos y organizarlos según el tipo, primero debe preocuparse por crear las categorías de referencia. Luego haga clic en Agregar categoría en el menú de la izquierda, escriba el nombre de la categoría que se creará en el campo nombre adjunto a la ventana que se abrió, luego presiona el botón (…) para seleccionar la carpeta en la que guardar los documentos escaneados en esa categoría y presione Guardar para guardar la configuración.

Una vez que haya generado todas las categorías (p. Ej. facturas, banco etc.), encienda su escáner, levante la tapa, coloque el documento de referencia y luego cierre la tapa. Entonces haga clic en Escanear documento en la ventana del programa para iniciar el procedimiento de escaneo de un nuevo documento.

En la pantalla que verá, seleccione la categoría del documento a escanear utilizando el menú desplegable categoría, nombra el archivo ingresándolo en el campo descripción y haga clic en icono de escáner arriba a la izquierda para comenzar el proceso de escaneo.

En la ventana adicional que verá aparecer, elija la calidad con la que desea digitalizar el documento y luego presione el botón  escanear, en final y luego en el icono de disquete. Et voila!

Luego puede consultar el archivo de documentos escaneados con el programa simplemente haciendo clic en el botón Buscar documentos en el menú lateral adjunto a la ventana principal de la misma. Luego puede buscar archivos por nombre, categorías y fecha de creación. Para ver el elemento de su interés, simplemente haga doble clic en él.

Aplicaciones para guardar documentos escaneados

Para concluir, quiero sugerir el uso de algunas aplicaciones para teléfonos móviles y tabletas a las que puede recurrir para guardar documentos escaneados desde dispositivos móviles. Incluso en este caso, estos son recursos muy simples. Pruébalos ahora.

  • Scanbot (Android/ iOS) – Representa uno de los mejores recursos de la categoría. Simplemente encuadre cualquier documento «sobre la marcha» y la aplicación hará el resto por sí misma. Está disponible en diferentes versiones: una base, que es gratuita y no tiene límites de tiempo ni marcas de agua, y tres pagos que ofrecen características adicionales, como la carga automática de escaneos en los servicios de almacenamiento en la nube.
  • Quick PDF Scanner (Android) – Es una aplicación gratuita muy válida gracias a la cual es posible escanear directamente desde la pantalla del teléfono móvil (o tableta) y así digitalizar varios documentos con facilidad. Es capaz de procesar imágenes muy rápidamente e integra la detección de bordes en tiempo real.
  • Evernote escaneable (iOS) – Aplicación creada por el equipo de Evernote, el famoso servicio para tomar notas, diseñado específicamente para escanear desde teléfonos móviles y tabletas. Es gratis, también le permite compartir documentos digitalizados con otros usuarios y también integra la tecnología OCR. En resumen, ¿qué más se puede pedir?