Déjame adivinar: el jefe te dejó la ingrata tarea de hacer algunas cartas para enviar a los miembros del personal: estos son documentos con contenidos idénticos, diferentes solo para algunos datos específicos relacionados con el destinatario desde el que enviar las cartas. Bueno, entonces, en lugar de editar los documentos uno por uno, puede confiar en la función Combinación de correspondencia de la palabra!

Como se dice ¿Alguna vez has oído hablar de eso? Entonces déjame explicarte, brevemente, de qué se trata. La función «Imprimir fusión» permite, en la práctica, crear documentos en serie, escribir los elaborados solo una vez y agregar campos variables, para personalizarlos en función de la persona, el objeto o cualquier otra entidad que se pretenda. Los datos relacionados con los campos a importar, en este caso, se pueden guardar en un libro de Excel, en un archivo .csv, en un archivo .html, en una base de datos o en otras estructuras encargadas del almacenamiento de datos.

Si todo esto le parece terriblemente difícil, puedo garantizar que, en realidad, no lo es en absoluto: si me da unos minutos de su tiempo, se lo explicaré por hilo y por señal. cómo hacer combinación de correspondencia de la manera más simple posible en las aplicaciones más comunes del paquete de Office, como palabra y sobresalir. Para completar la información, le mostraré cómo usar la misma funcionalidad dentro del programa. LibreOffice Writer (en este caso, hablamos de «impresión en serie»). Listo para ir? Bien, comencemos de inmediato: ¡buena lectura y buen trabajo!

Cómo hacer combinación de correspondencia en Word

Ahora que ha entendido la utilidad de la funcionalidad. Word Mail Merge, ha llegado el momento de llegar al meollo de la cuestión y comprender, en la práctica, las formas en que se utiliza.

Como ya le dije en las palabras introductorias de esta guía, la combinación de correspondencia involucra y une dos categorías de documentos: un archivo de Word, en el cual se crea el documento real para imprimir; y una hoja que contiene registros de datos, que pueden estar en formato Excel, en formato .HTML, en formato .mdb (base de datos de Access), en formato .csv y en muchos otros formatos dedicados al almacenamiento de datos.

Este archivo, que ahora llamaré fuente de los datos, debe «importarse» en Word, para garantizar que ciertos campos del documento se completen automáticamente al imprimir, para no tener que hacer muchos documentos diferentes, para que se impriman individualmente.

Sin embargo, para combinar correspondencia en Word, inicie el último software y elija crear un Documento  vacío, Al hacer clic en el icono apropiado adjunto a la pantalla de bienvenida del programa.

Ahora, para comenzar a fusionar el nuevo documento con la fuente de datos, haga clic en la pestaña letras, haga clic en el botón Iniciar combinación de correspondencia y elija el formato de impresión que necesita (p. ej. letras ) del panel que le propusieron.

Luego, haga clic en el botón Seleccionar destinatarios, elige el artículo Use una lista existente … desde el menú que se le propone y, usando el panel que se muestra en la pantalla, seleccione los archivos para usar como fuente de datos. Luego verifique que las tablas se reconocen correctamente, coloque una marca de verificación junto al elemento La primera fila de datos contiene encabezados de columna. y haga clic en el botón bueno, para continuar con la conexión de los dos archivos.

En este punto, puede comenzar con la creación real de la serie de documentos a imprimir, organizándola de acuerdo con sus necesidades. Por ejemplo, si necesita abrir su carta con la fórmula En la atención de, seguido de la dirección completa de su destinatario, escriba las palabras En la atención de en el documento y, para insertar la serie de direcciones, haga clic en el botón Bloque de direcciones y seleccione el formato que se utilizará, utilizando el panel propuesto a continuación.

Si los campos de dirección no coinciden con los especificados en la fuente de datos, puede hacer clic en el botón Coincidencia de campo … y manipule la asociación dada / columna como mejor le parezca. Cuando termines, haz clic en el botón bueno : si todo ha salido bien, debería ver la redacción en el documento «BloccoIndirizzo».

Del mismo modo, puede ingresar uno fórmula de apertura : haga clic en el botón homónimo ubicado en la parte superior, elija la fórmula que más le convenga, interviniendo en el panel que se le propone y, cuando esté listo, haga clic en el botón bueno.

Ahora solo tiene que hacer que la carta se envíe a múltiples destinatarios. Si necesita ingresar un campo sindical dentro del mismo (que es un dato proveniente del documento de Excel, relativo al destinatario actual), haga clic en el botón Insertar campo de fusión y seleccione el campo de su interés desde el panel propuesto.

Si desea excluir algunos elementos de la combinación de correspondencia, haga clic en el botón Seleccionar destinatarios y quite la marca de verificación junto a los registros en el documento de Excel que no tiene intención de usar.

Sin embargo, una vez que se haya completado la carta (o cualquier otra categoría de documento que haya elegido), haga clic en el botón Vista previa de resultados, para visualizar la corrección efectiva de la serie de documentos. Puede usar los botones de control ubicados al lado para desplazarse de un destinatario a otro.

Cuando estés listo, haz clic en el botón Finalizar y combinar, elige la opción Imprimir documentos … desde el menú que se le propone y haga clic en el botón bueno, para fusionar el conjunto de documentos. Finalmente, ajuste la configuración para que la impresora la use y haga clic en el botón bueno, para enviar la serie de documentos para imprimir.

nota : si necesita realizar cambios en un solo documento, haga clic en el botón Finalizar y combinar, elige la opción Editar documentos individuales … y, después de presionar el botón bueno, identifique la letra que se modificará y realice los cambios necesarios. Cuando termines, ve al menú Archivo> Imprimir (arriba a la izquierda), para continuar con la impresión en serie.

Cómo hacer combinación de correspondencia desde Excel

La unión de prensa, como ya se dijo varias veces, permite crear e imprimir más documentos idénticos, destinados a diferentes personas, a la vez.

Si tiene la intención de usar un Archivo de Excel Como fuente de los datos, es necesario que estos últimos estén estructurados de manera congruente con el resultado que se pretende. Por lo tanto, para realizar la combinación de impresión desde Excel, es absolutamente esencial que el documento inicial cumpla con los siguientes requisitos.

  • la línea inicial del documento debe contener los encabezados de los campos (p. ej. nombre, apellido, dirección, ciudad, numero de telefono y así sucesivamente).
  • Cada columna de datos debe ser formateado correctamente, según el tipo de contenido esperado (p. ej. texto, por nombre, apellido, dirección, ciudad y número de teléfono, número, para cualquier figura, porcentaje, para cualquier valor porcentual, etc.).

Si necesita hacer un documento de este tipo desde cero, puede ayudar con plantillas de Excel predefinidas, es decir, con documentos especiales que contienen un «esquema» que se utilizará para almacenar los datos solicitados. Para obtener más información sobre cómo crear un libro de Excel, lo invito a que eche un vistazo a la guía que hice al respecto.

Una vez que haya creado un libro de este tipo, o después de modificar un archivo existente para que cumpla con los requisitos que le mencioné anteriormente, solo tiene que hacer guarda tu trabajo (yendo al menú Archivo> Guardar como ) de Excel e inicie una combinación de correspondencia de Word, como expliqué anteriormente, utilizando el libro de Excel recién creado como fuente de datos.

Cómo hacer combinación de correspondencia con LibreOffice

Si prefieres usar LibreOffice en lugar de Microsoft Office, será útil saber que es posible hacer Combinación de correspondencia ( Imprimir en serie ) también a través de escritor, la aplicación de procesamiento de texto incluida en este famoso paquete de productividad de código abierto.

Los requisitos son los mismos que los vistos anteriormente: es necesario tener un archivo que contenga los datos que se utilizarán como fuente; archivo que puede ser de tipo .odb (Base de datos) .mdb (Base de datos de acceso), .csv (hoja de datos con separador), .html Y así sucesivamente.

También en este caso, primero debe unir la fuente de datos con el documento que se va a modificar: para tener éxito, comience primero LibreOffice Writer llamándolo desde la pantalla principal de LibreOffice, fui al menú Herramientas> Fuente de la libreta de direcciones … (arriba) y haga clic en el botón Fuente de datos de la agenda telefónica …, para seleccionar el documento de origen de datos a utilizar.

En la ventana que aparece a continuación, coloque una marca de verificación junto al elemento Otra fuente de datos externa, haga clic en el botón siguiente, luego en el botón ajustes e indica el tipo de base de datos con la que desea establecer una conexión, para ser elegido entre Base de datos ( dBASE ), base de datos de Microsoft Access, fuente de datos JDBC / ODBC, Hoja de calculo, texto (por ejemplo, un archivo. csv ), documento escritor o base de datos MySQL / PostgreSQL.

Una vez que haya elegido la opción más adecuada para sus necesidades, haga clic en el botón siguiente y, si ha elegido usar un archivo, presione el botón Examinar …, para seleccionarlo. Una vez que el archivo ha sido seleccionado, haga clic en el botón Prueba la conexión, para verificar la apertura correcta y, cuando haya terminado, haga clic en el botón final, para volver a la pantalla anterior.

Una vez que termine este paso, haga clic en el botón Asignación de campo, para asociar los campos de datos de la fuente con los campos respectivos de la libreta de direcciones de LibreOffice y, cuando haya terminado, haga clic en los botones bueno y final, para llevar a cabo la integración entre los dos archivos.

La mayor parte, en este punto, está prácticamente hecha: para insertar un campo de datos de unión, posicionado en el punto exacto del documento, presione las teclas de combinación de teclas Ctrl + F2 (o cmd + F2 en Mac) y selecciona la pestaña base de datos desde la ventana que se abre en la pantalla.

A continuación, expanda la sección relacionada del documento previamente importado (haciendo clic en el botón (+) situado junto a su nombre) y haga doble clic en el campo lo que quieres decir Hecho! Si lo desea, puede dejar abierto el panel relativo a los campos disponibles (de todos modos permanecerá en primer plano) para poder agregarlos, según sea necesario, al documento que se está creando.

Una vez que el documento ha sido elaborado, haga clic en el botón cerca, para cerrar el panel en relación con el campo de datos y, posteriormente, fue al menú Archivo> Imprimir (arriba a la izquierda), para enviar la serie de documentos a la impresora. Tenga cuidado de responder afirmativamente al cuadro de diálogo que aparece más tarde (de lo contrario, imprimirá un solo documento, tal como lo ve).

Finalmente, actúe según la configuración de la impresora, de acuerdo con sus necesidades y, para concluir, haga clic en el botón impresión.

Cómo hacer Imprimir etiquetas de combinación

¿Necesita imprimir más etiquetas, en serie, diferenciando algunos datos entre una etiqueta y otra? No hay problema: si usas Microsoft Word puedes imprimir etiquetas de fusión de una manera muy simple

Para empezar, inicie Word y cree un documento vacio usando el ícono especial que aparece en la pantalla de bienvenida. Luego, haga clic en la pestaña letras, luego en el botón Unión de impresión y seleccione el artículo Etiquetas … del menú que se te propone.

Después de este paso, use el siguiente cuadro de diálogo para especificar el formato etiquetas y su tamaño y presione el botón bueno. A partir de este momento, puede crear, manipular e imprimir etiquetas en serie, siguiendo los mismos pasos que le describí en el capítulo inicial de esta guía.