Ha llegado el momento de los informes de trabajo, aquellos para los que debemos mostrar gráficos y resúmenes de los resultados logrados: esta vez, la tarea de generar todo el material necesario, incluidos todos los gráficos y diagramas del caso, recayó en usted y su jefe solicitó expresamente que se creen a través del programa sobresalir.

Aunque has aceptado esta tarea voluntariamente, te has dado cuenta de que no tienes la menor idea de Cómo hacer un gráfico en Excel, y ahora estás desesperado por una solución simple que pueda sacarte de problemas, porque no quieres saber sobre tu compromiso. Lo adiviné? Perfecto, este es el lugar correcto para comenzar: de hecho, en los siguientes párrafos, le mostraré, por hilo y por signo, cómo convertir los datos de una hoja de cálculo de Excel en un gráfico, para obtener un resumen gráfico bien hecho y hacer un gran figura con tu jefe!

No se preocupe, no necesita habilidades informáticas particulares para alcanzar el objetivo deseado: estas son operaciones relativamente simples que se pueden configurar directamente desde el programa. Dicho esto, todo lo que tiene que hacer es iniciar su copia de Excel y seguir cuidadosamente las instrucciones que le voy a dar, que se aplican a todas las versiones del software y a Windows para macOS. Para ser claros, en esta guía haré uso de la versión 2016 del software (que, al momento de escribir este artículo, es la más reciente). Que mas decir ¡Buena lectura y buen trabajo!

Cómo crear un gráfico en Excel

Haz un gráfico en Excel no es una operación muy compleja, sin embargo, es necesario comenzar desde una serie de datos bien organizados: en las siguientes líneas, explicaré cómo proceder desde cero, es decir, escribiendo la información que se incluirá en el gráfico durante el trabajo, tanto como generar automáticamente un gráfico a partir de datos existentes. Finalmente, le explicaré cómo usar los modelos proporcionados por el programa para crear hojas de trabajo gráficas reales.

Sin las premisas necesarias, todo lo que tiene que hacer es ponerse a trabajar: comience sin dudarlo sobresalir (o la hoja de trabajo en la que están presentes los datos que se incluirán en su gráfico) y se adhieren escrupulosamente a las instrucciones que estoy a punto de darle. Ya verás, ¡el resultado no te decepcionará!

Crea un nuevo gráfico

Para empezar, una vez que abre Excel (y después de seleccionar la opción Libro vacío, si aún no tiene una hoja ordenada con los datos que desea incluir en el gráfico, comience a organizar la hoja de trabajo de la manera que mejor se adapte a la información que tiene.

Por ejemplo, para crear un gráfico que represente la tendencia de ventas trimestrales, con las estadísticas año por año, puede usar el columnas para ingresar los años de referencia (por ejemplo, 2014, 2015, 2016, etc.) y el líneas para especificar cuartos. A continuación, ilustro un ejemplo de organización relacionada con la hoja de trabajo en análisis.

  • célula A1 – por estructura, la celda A1 no contiene ninguna información.
  • célula A2, A3, A4 (y todo columna A ): contiene los años de referencia a analizar. Puedes usar, por ejemplo, etiquetas Año 2014, Año 2015, Año 2016 etcétera.
  • células B1, C1, D1, E1 (la línea 1, a partir de la letra B): puede especificar los trimestres de referencia allí, utilizando etiquetas como I Trimestre, II Trimestre, III Trimestre, IV Trimestre.

¿La etiqueta elegida no ingresa a la celda y su contenido está literalmente truncado? No se preocupe, puede adaptar el tamaño de la celda a su contenido: consulte mi guía dedicada para obtener más información al respecto.

Una vez que los datos estén ordenados correctamente en la hoja de cálculo, haga clic en primera celda arriba a la izquierda para incluir en el gráfico (puede incluir las etiquetas, si tiene la intención de usarlas como etiquetas de eje), presione el botón cambio y haga clic en última celda en la esquina inferior derecha ; alternativamente, puede seleccionar las celdas haciendo clic en la primera celda útil y «arrastrando» el mouse hasta llegar a la última. Una vez que haya seleccionado el rango de datos que le interesa, haga clic en el elemento entrar en la parte superior, presiona el botón Tablas recomendadas y luego en la tarjeta todos los gráficos adjunto al nuevo panel que se abre.

En este punto, todo lo que tiene que hacer es seleccionar el tipo de gráfico (histograma, barra, línea, pastel, etc.) a través del lado izquierdo de la ventana de selección, para luego elegir el estilo usando el panel superior. Cuando esté satisfecho con el resultado, presione el botón bueno para confirmar la elección: después de unos segundos, el gráfico se muestra dentro de la hoja de trabajo. Si desea asignarle un título, haga doble clic en él Título de la carta y escriba la leyenda que desea colocar.

Si lo desea, puede proteger las celdas que contienen los encabezados de los cambios accidentales, para no cambiar sin darse cuenta de las etiquetas del gráfico: le enseñé cómo hacerlo en mi tutorial sobre cómo proteger las celdas de Excel.

¿No te gusta la posición del gráfico dentro de la hoja de trabajo? No te preocupes, puedes moverlo muy fácilmente: juego con el mouse el dibujo interior usando los espacios en blanco al lado del título de la ventana (de esta manera, la selección incluye todo el campo del gráfico, y no solo una parte del mismo) y arrástrelo a la posición que más le convenga.

Ingresar datos en un gráfico

Ahora que comprende cómo crear un gráfico en Excel, apuesto a que se pregunta cómo hacer un anuncio. agregar nuevos datos dentro de él: volviendo a nuestro ejemplo, el jefe podría pedirle que inserte una nueva línea relacionada con la tendencia de ventas en el año 2013, a pesar de que ya ha generado el gráfico utilizando la organización que se ve arriba.

¿Tiene miedo de tener que volver a crear toda la tabla teniendo en cuenta el nuevo conjunto de datos? No se preocupe, no hay necesidad, ya que el procedimiento de «inclusión» es mucho más simple: primero, agregue el nuevo líneas o columnas dentro de su hoja de cálculo con el procedimiento habitual (haga clic derecho en una fila o columna y seleccione el elemento Introduzca … desde el menú contextual) y complételos con los datos necesarios. Una vez que se completa esta operación, todo lo que tiene que hacer es «decirle» a Excel que incluya nueva información en el gráfico.

Como? Muy simple: hacer clic derecho en un lugar vacío en el gráfico en cuestión, elija el elemento Seleccionar datos … desde el menú contextual, seleccione con el mouse el rango de datos para incluir en el dibujo (exactamente como lo hizo en la fase de creación), luego haga clic en el botón bueno adjunto al panel en superposición para agregar los nuevos valores al gráfico. ¡De esta forma, el dibujo se actualizará con los datos ingresados!

Apuesto a que, en este punto, te preguntas cómo insertar valores generados dinámicamente en las celdas, para crear, por ejemplo, una nueva tabla que contenga el número total de artículos vendidos durante todo el año. Excel también puede ayudarlo con esto, ya que es posible que el programa se ejecute de forma completamente automática: para continuar, puede usar las instrucciones que le di en mis guías específicas sobre los temas que se enumeran a continuación.

Hacer un gráfico a partir de modelos predefinidos

¿Recibió una hoja de cálculo llena de datos, pero no tiene la capacidad de crear un gráfico a partir de ellos, ya que son demasiado desordenados y deben organizarse manualmente? En este caso, el consejo que puedo darle es que los traslade a uno de los modelos predefinidos de Excel dedicado a los gráficos.

Excel, de hecho, está predispuesto a la creación de hojas de trabajo a partir de plantilla listo, disponible tanto en su Pc como en Internet, capaz de generar automáticamente los gráficos necesarios y personalizarlos más adelante, según sus necesidades.

Para hacer un gráfico a partir de una plantilla predefinida, inicie Excel (o haga clic en el menú expediente y seleccione el artículo nuevo, si ya ha abierto el programa), ingrese la palabra gráfico en el cuadro de búsqueda ubicado en la parte superior, y presiona el botón presentar del teclado

Al ayudarse con las vistas previas que se muestran y la barra de navegación lateral dedicada a las categorías, identifique el modelo que mejor se adapte a sus necesidades y cree uno nuevo libro de trabajo basado en ello simplemente haciendo doble clic en la vista previa elegida.

¿Ya ha creado una hoja de trabajo con una o más tablas adjuntas y tiene la intención de usarla como punto de partida para el futuro? Puede «transformarlo» en una plantilla personalizada, que se cargará utilizando el procedimiento mencionado anteriormente, siguiendo las instrucciones que le di en mi guía específica sobre el tema.

Cómo personalizar un gráfico en Excel

Ahora que finalmente ha logrado crear un gráfico «básico» que puede mostrar correctamente los datos en la hoja de trabajo, es hora de descubrir cómo personalizarlo.

Las operaciones que puede realizar, en este sentido, son realmente muchas: puede personalizarlo estilo gráfico ya se está creando, como te expliqué antes, o modifícalo más tarde: para continuar, haz clic en un punto vacío en el gráfico y luego en el formulario diseño, ubicado en la parte superior de la pantalla de Excel.

La ventana del programa está ligeramente modificada y muestra la mayoría de las herramientas dedicadas a la estructura del gráfico: puede cambiar rápidamente el estilo del gráfico utilizando las vistas previas ilustradas en el cuadro Estilos gráficos, cambia el disposición de los elementos a través del botón Diseño rápido y cambie la combinación de colores con el botón Cambiar colores : los cambios se aplican al instante.

Si lo desea, puede invertir rápidamente las filas con las columnas del gráfico (sin intervenir en el rango de datos de la hoja de trabajo) haciendo clic en el botón Invertir filas / columnas ; agregar nuevos datos, usando el botón Seleccionar datos o cambie completamente el tipo de gráfico (convirtiendo, por ejemplo, un histograma en un gráfico circular), usando el botón Cambiar tipo de gráfico.

Sin embargo, las opciones de personalización no terminan allí, ya que Excel proporciona la práctica barra lateral derecha dedicado a definir los detalles para cada elemento gráfico. Por ejemplo, haciendo clic en los elementos de leyenda, la barra lateral le permite personalizar la posición y el formato del texto; Del mismo modo, al hacer clic en un elemento de la serie de datos, es posible definir las opciones gráficas (sombreado, contornos, formato 3D, relleno, ejes de ruta y mucho más).

En términos generales, es posible personalizar en detalle todos los elementos que componen el gráfico, simplemente haciendo clic en él y navegando entre las configuraciones propuestas por el panel de la derecha.

Por último, pero no menos importante, es posible agregar o eliminar elementos al gráfico (títulos de eje, tablas de resumen de datos, líneas de tendencia, errores, etc.) haciendo clic en un punto vacío en el gráfico y luego en el botón pequeño (+) eso aparece a su derecha.

Cómo eliminar un gráfico en Excel

La última información que debo brindarle, para completar este tutorial sobre la administración de gráficos en Excel, se refiere a la eliminación de datos: en este sentido, puede elegir si desea eliminar solo series o categorías de datos ya no necesita o eliminar completamente el gráfico del área de trabajo.

Para eliminar una serie o categoría de datos del gráfico (por ejemplo, un año de referencia que ya no necesita), haga clic en un punto vacío de él y luego en el pequeño botón en forma embudo que aparece a la derecha, luego quite la marca de verificación de la casilla que marca la categoría / serie que desea eliminar del cuadro, adjunta al nuevo panel propuesto y, finalmente, presiona el botón aplicar para confirmar los cambios.

Si, en cambio, tiene la intención de eliminar completamente el gráfico completo, tal vez para crear uno completamente nuevo, haga clic en el gráfico en sí, luego en la sección casa ubicado en la parte superior izquierda, haga clic en el botón pequeño en forma de borrador anexado al grupo editar (generalmente ubicado en el extremo derecho del panel) y seleccione el icono Eliminar todo del menú propuesto.

Si ha llegado hasta aquí, significa que ha dominado toda la información para administrar un gráfico en una hoja de cálculo de Excel: antes de dejarlo ir, quiero recordarle que Excel es un programa muy poderoso, capaz de realizar ¡Numerosas operaciones de manipulación de datos que pueden facilitarle la vida!

Solo para mantenerse en el tema de los gráficos, puede superponerlos juntos para realizar evaluaciones de los datos, proteger los archivos creados con contraseñas, crear hojas de trabajo útiles para implementar sorteos (tal vez para decidir a quién, la próxima vez, tocará la tarea de ¡ordene los datos para la próxima sesión informativa de la compañía!) y mucho, mucho más: en principio, tener pleno conocimiento de cómo usar Excel puede ser útil en una gran cantidad de escenarios.

Finalmente, les recuerdo que los archivos creados con Excel pueden modificarse no solo con la Pc, sino también con muchas otras plataformas: el software, de hecho, está disponible (incluso en una versión ligeramente limitada), para teléfonos móviles y tabletas Android, para iPhone y iPad (gratis para dispositivos diagonales que no excedan los 10.1 ″), y como una aplicación web utilizable a través del navegador instalado en su Pc.