Tu jefe te entregó un trozo de papel sobresalir que contiene datos muy importantes: le gustaría automatizar algunas operaciones en ellos y tener la posibilidad de ordenarlos, pero desafortunadamente no sabe cómo hacerlo. No te preocupes Es algo absolutamente factible, pero es necesario comenzar desde una «estructura de datos» muy específica y ofrecida de forma nativa por el programa: el tablas.

Con las tablas de Excel, puede realizar operaciones precisas, incluso complejas, en datos, filas y columnas, con solo un par de clics: una posibilidad que lo intriga, y no un poco, pero en este momento no tiene idea de como hacer una tabla en Excel derecho? Bueno, este es el lugar correcto para comenzar: a continuación le daré toda la información que necesita sobre cómo incluir los datos en una hoja de Excel en una tabla, para que pueda administrarlos y organizarlos mejor, optimizando así su trabajo.

Listo para ir? Perfecto! Comience su copia de Excel y lea cuidadosamente lo que voy a decirle. Las indicaciones que le daré son válidas para todas las versiones del famoso programa de Microsoft, tanto para Windows como para MacOS, aunque personalmente usaré 2016 (que es el más reciente, al momento de escribir este artículo). Estoy seguro de que le sorprenderán los resultados que podrá obtener. Dicho esto, ¡solo puedo desearles buena lectura y buen trabajo!

Cómo crear una tabla en Excel

Antes de continuar, es bueno que tenga un aspecto muy específico: incluso si una hoja de cálculo clásica de Excel se parece a una «tabla» (es decir, un gráfico organizado en filas y columnas), en realidad el se define su contenido básico rango de datos.

Una tabla, entendida en el sentido estricto del término (así como lo que vamos a considerar en esta guía), se compone de datos organizados, estrechamente vinculados entre sí, que se pueden ordenar, organizar y manipular de acuerdo con reglas muy precisas. En otras palabras, una tabla es una entidad de Excel que puede crear manualmente, pero que no está presente de forma predeterminada en una nueva hoja de trabajo o en una hoja de trabajo básica.

Dadas estas premisas necesarias, es hora de tomar medidas: comenzar sobresalir (o abra la hoja de trabajo que desea administrar) y siga las instrucciones a continuación para crear una tabla desde cero o ingresar datos ya presentes.

Crea una nueva tabla

Solo para comenzar, una vez que abra Excel (y luego de hacer clic en la opción Libro vacío, si tiene la intención de comenzar desde un documento sin datos), comience a escribir en línea 1 la etiquetas para ser asignado a las diferentes columnas de datos. Por lo tanto, suponiendo que tiene la intención de crear una tabla para la gestión de un inventario, puede organizarlo de la siguiente manera.

  • célula A1 (y columna A) – etiqueta Nombre del producto.
  • célula B1 (y columna B) – etiqueta El. comprar.
  • célula C1 (y columna C) – etiqueta El. Vendido.
  • célula D1 (y columna D) – etiqueta El. En depósito.

¿La etiqueta elegida no ingresa a la celda porque es demasiado larga y está cortada? No se preocupe, puede adaptar el tamaño de la celda según su contenido consultando mi guía dedicada.

En este punto, puede crear su tabla incluso antes de comenzar a ingresar datos: haga clic en primera celda de la mesa (en este caso A1 ), presione el botón cambio del teclado y luego presiona el última celda de la tabla (en este ejemplo de ejemplo D1 ), Luego haga clic en el elemento entrar y en el icono mesa. Alternativamente, puede seleccionar las celdas de la tabla haciendo clic en la primera de ellas y desplazando el mouse hasta llegar a la última.

Una vez que se completa esta operación, en la nueva ventana que aparece, marque la casilla Mesa con encabezados y haga clic en bueno : después de unos segundos, las columnas seleccionadas se volverán azules y verá dardos junto a cada encabezado, lo que es útil para ordenar los datos. Si lo desea, puede proteger las celdas que contienen los encabezados de cambios accidentales (que podrían alterar el nombre sin que se dé cuenta), siguiendo mi tutorial sobre cómo proteger las celdas de Excel.

nota: si no desea crear etiquetas / encabezados de inmediato, puede omitir el paso y evitar poner una marca de verificación en Mesa con encabezados : en este caso, se crean encabezados de tipo «genérico» Columna 1, Columna 2, Columna 3Columna X, que puede modificar más adelante a voluntad, simplemente haciendo clic en las celdas relevantes y asignando el nombre deseado.

El juego está prácticamente hecho: has creado una tabla de dos líneas, una que contiene el encabezado y la otra que contiene datos. Si lo desea, puede expandir la tabla «agarrando» al pequeño dardo oblicuo colocado en la última celda en la parte inferior derecha de la tabla y arrastrándolo a la celda final deseada.

Una vez que se establece el tamaño requerido, todo lo que tiene que hacer es comenzar relleno la tabla con los datos que necesita, comenzando desde línea 2 (también de color azul). Si lo desea, puede insertar operaciones automáticas que se realizarán entre las distintas celdas / columnas: en mi ejemplo, configuré la tabla para que columna D, conteniendo los elementos residuales almacenados, fueron los diferencia entre la cantidad de artículos comprados ( columna B ) y la cantidad de artículos vendidos ( columna C ).

Como se dice ¿No puede configurar Excel para realizar operaciones automáticamente? Puede aprovechar las instrucciones que ya le he dado en mis guías específicas sobre los temas, que enumero a continuación.

Además, como ya te he mencionado, los dardos al lado de cada título te permiten realizar algunos pedidos automáticos dentro de la tabla: por lo tanto, al hacer clic en un dardo, tendrá la posibilidad de ordenar los elementos de la tabla en orden creciente, decreciente, de color y personalizado, según los datos de la columna seleccionada.

Si lo desea, puede aplicar filtros para la exclusión o evitar ordenar solo las celdas que contienen valores específicos.

Insertar datos existentes en una tabla

¿Tiene una hoja de trabajo que contiene datos que ya existen y desea organizarla en una tabla práctica para organizar, administrar y manipular fácilmente? Esta es una operación muy simple, que puede completar con un par de clics.

Para comenzar, coloque el mouse sobre el primero celda superior izquierda que contiene los elementos que se incluirán en la tabla, después de lo cual drags el raton hasta el ultimo celda inferior derecha de los datos que le interesan: asegúrese de que todos los datos pertenecen a la selección (marcada con sombreado gris), luego haga clic en el elemento entrar y luego en el icono mesa.

En este punto, presiona el botón bueno teniendo cuidado de poner la marca de verificación en la casilla Mesa con encabezados si la primera fila seleccionada contiene etiquetas. Una vez que haya completado la operación de creación, puede administrar la tabla exactamente como le expliqué en la sección anterior: no fue difícil, ¿verdad?

Comience desde un modelo predefinido

¿Le pasaron una hoja de cálculo llena de datos, pero no puede encerrarlos en una tabla porque son desordenados y deben reorganizarse manualmente?

Lo que sugiero que hagas es transferirlos a uno de los modelos predefinidos de Excel: de hecho, el programa de Microsoft ofrece la posibilidad de subir plantilla listo, disponible tanto en la Pc como en línea, que contiene operaciones, pedidos y otras características ya configuradas. De esta manera, todo lo que tiene que hacer es llenarlos con los datos que tiene disponibles y luego personalizarlos como desee.

Entre los modelos más útiles disponibles en línea, por ejemplo, destaca el de creación e impresión de facturas: gracias a una serie de hojas de trabajo preorganizadas que contiene mesas hermosas y listas, puede realizar un seguimiento de las facturas emitidas y obtener una plantilla lista para imprimir.

Para crear una nueva hoja de trabajo a partir de una plantilla predefinida, haga clic en el menú expediente, seleccione el artículo nuevo y elige un modelo preestablecido entre los disponibles a continuación, o haga uno búsqueda en línea ingresando la palabra clave (por ejemplo, facturas) en el cuadro provisto y presionando la tecla presentar.

Los resultados se subdividen en categorías, que puede ver a través de la barra de navegación lateral adecuada: una vez que haya elegido el modelo que prefiera, solo tendrá que hacer un doble clic en su vista previa para abrir uno nuevo libro de trabajo basado en eso.

Si lo desea, puede crear su plantilla personalizada a partir de un libro de trabajo vacío y guardarla, y luego usarla más tarde como punto de partida: le expliqué por hilo y por firma cómo proceder en mi tutorial específico sobre el tema.

Cómo personalizar una mesa

Por defecto, las tablas creadas por Microsoft Excel se basan en tonos de azul con líneas alternativas resaltadas y un formato «especial» para la línea de encabezado. Sin embargo, si no le gusta este estilo, el programa le brinda la oportunidad de modificarlo como desee en unos pocos movimientos simples.

Para continuar, seleccione uno cualquier celda de la tabla, haga clic en el elemento diseño ubicado en la parte superior y observe los elementos disponibles: primero, presione el botón Opciones de estilo de tabla y, en el panel propuesto, marque una o más casillas. Cada uno de ellos tiene una función muy específica, que ilustraré en detalle a continuación.

  • Línea de encabezado – Muestra u oculta la línea que contiene las etiquetas.
  • Fila total – muestra u oculta la línea que contiene la suma total de las distintas columnas (en el caso de valores numéricos).
  • Filas / columnas alternativas resaltadas – resalta líneas / columnas pares o filas / columnas impares con un tono más oscuro.
  • Primera / última columna – aplique negrita a los datos en la primera o última columna.
  • Botón de filtro – muestra u oculta el «dardo» para los filtros y ordena al lado de cada uno de los encabezados.

Puede nombrar su tabla escribiéndola en el cuadro Nombre de la tabla, ubicado en la esquina superior izquierda. Para intervenir en los colores, debes presionar el botón Estilos rápidos : desde allí puede elegir la combinación de colores que prefiera haciendo clic en la vista previa que prefiera, o crear un estilo personalizado (actuando sobre los diversos elementos de la tabla) haciendo clic en el elemento Nuevo estilo de mesa …. Finalmente, puede eliminar completamente el formato completo de la tabla presionando el botón claro.

Como de costumbre, puede personalizar el formato de datos dentro de la tabla seleccionando el filas, columnas o le células individuales que te interese (puedes ayudarte con el botón cambio o con las llaves Ctrl / Cmd del teclado) y utilizando las herramientas de formato (fuente, tamaño, estilo de fuente, color, alineación, tipo de datos, etc.) presentes en la sección casa.

Cómo borrar una tabla

Si tiene una hoja de cálculo y ya no necesita tablas, realmente puede eliminarlas en segundos. Primero, sin embargo, es importante hacer una distinción: al eliminar una tabla, irá a eliminar tanto la tabla en sí como los datos contenido dentro de él.

Si, por otro lado, desea devolver los datos al «estado inicial» (es decir, a un rango de valores ), eliminando solo el «esquema de tabla – y por lo tanto la posibilidad de usar las herramientas dedicadas -, en su lugar, tiene que hacer uno conversión. Estas son dos operaciones extremadamente simples para realizar, que detallaré en las siguientes líneas.

  • Eliminar una tabla – Si tiene la intención de eliminar por completo la tabla y los datos que contiene, no debe hacer nada más que selecciónalo con el mouse (arrastrando desde la primera celda en la esquina superior izquierda hasta la última en la esquina inferior derecha) y presione el botón Eliminar del teclado (o de retroceso, en Mac).
  • Convertir tabla a rango de valores – antes de continuar, le aconsejo que elimine el formato de la tabla para deshacerse de los colores preestablecidos, como le expliqué en la sección sobre personalización de la tabla. Una vez hecho eso, hazlo clic derecho en una de las celdas que pertenecen a la tabla, después de lo cual selecciona el elemento Tabla> Convertir a rango desde el menú propuesto y presiona el botón colocado en el panel que aparece inmediatamente después.

Si ha llegado hasta aquí, significa que ha aprendido completamente las operaciones fundamentales para crear y administrar tablas de datos en Excel: sin embargo, antes de irme, quiero recordarle que Excel es un programa extremadamente poderoso que le permite realizar una gran cantidad de operaciones .

Solo para darle algunos ejemplos, puede crear histogramas y superponerlos en gráficos para la evaluación de datos, crear hojas de trabajo reales para dibujar lotes, proteger con contraseña los archivos creados y mucho más: en resumen, saber perfectamente cómo usar Excel puede ¡Ayudarle en numerosas ocasiones!

Finalmente, quiero recordarle que puede modificar los archivos generados por Excel usando múltiples plataformas: el programa de hecho está disponible, aunque en una versión ligeramente limitada, también como una aplicación para Android, iPhone y iPad (gratis para dispositivos de hasta 10.1 «) y cómo Aplicación web utilizable directamente desde el navegador.