Cómo insertar una tabla de Excel en Word. Debe elaborar un informe de trabajo en el que se deben integrar los datos de una hoja de Excel pero ¿no quieres perder el tiempo copiando todas las tablas? No hay problema.

Quizás no lo sepas, pero Word integra una función que permite que las hojas de cálculo de Excel se incluyan directamente en documentos de texto sin tener que copiar ningún dato: simplemente haga una copia y pegue.

Usando la técnica de copiar y pegar, no solo podrá informar hojas de cálculo completas dentro de los documentos de Word, sino también modificarlas libremente. Luego, elige si vincular la tabla incluida en el documento de Word al archivo de origen (para informar los cambios realizados en Word en la hoja original de Excel) o si dejar las dos hojas independientes entre sí.

Para el tutorial usaré Oficina 2016, que actualmente es la versión más reciente de la suite de Microsoft y está disponible para Windows y MacOS. En cualquier caso, las indicaciones que está a punto de leer son válidas para todas las ediciones más recientes de Microsoft Office, es decir, todas aquellas que tienen una interfaz con pestañas (desde 2007 en adelante).

Cómo insertar una tabla de Excel en Word paso a paso

Si quiere averiguar cómo insertar una tabla de Excel en Word, todo lo que tiene que hacer es abrir el Documento de Excel que pretende incorporar en su hoja de Word, seleccione con el ratón todas las celdas de la tabla que desea exportar y cópielas haciendo clic en el botón copia ubicado en la esquina superior izquierda (el icono de las dos hojas).

Para seleccionar una hoja de Excel completa, haga clic en la llave inglesa que se encuentra en la parte superior izquierda, entre la letra «A» y el número «1», y recuerda el comando de copia como acabo de explicar. Luego continúe con el resto del tutorial.

Ahora, abra el Documento de Word en el que desea insertar la tabla de Excel, coloque el cursor del programa en la hoja donde desea ver la tabla y haga clic en la flecha negra ubicado debajo del botón Pegar (arriba a la izquierda).

Ahora tiene que hacer clic en uno de los iconos en el cuadro que se muestra en la esquina superior izquierda, para que pueda decidir el formato en el que se importará la tabla en la hoja de Word:

-Mantener formato original para insertar la tabla en Word manteniendo su formato original (colores, formato de texto, etc.).

-Usa estilos de destino para adaptar el estilo de la tabla al del documento de Word (perdiendo los colores originales de la tabla).

– Imagen pegar la tabla como una imagen (ideal si no tiene la intención de cambiar el contenido o la apariencia de la tabla de ninguna manera).

-Solo guarda el texto para pegar solo el texto contenido en la tabla pero no la tabla misma.

Es casi seguro que, una vez pegada en Word, la tabla no se paginará correctamente. Para adaptarlo a la hoja de Word y mostrarlo correctamente, debe seleccionarlo (haciendo clic en la cruz ubicado en la parte superior izquierda), debes ir a la pestaña Tabla de herramientas> Diseño Word (arriba a la derecha) y debe seleccionar el elemento Ventana de ajuste del menú de la barra de herramientas.

Si la tabla que se va a pegar en Word es muy grande, puede ser una buena idea cambiar la orientación de la hoja de vertical a horizontal.

Para hacer esto, seleccione la pestaña disposición de Word (arriba a la izquierda), presiona el botón orientación y seleccione la opción horizontal desde el menú que aparece.

Luego, adapte el contenido de la tabla «a la ventana» como le expliqué anteriormente y debería obtener un resultado óptimo.

Perfecto: ahora puede modificar la tabla insertada en su documento como si fuera una tabla normal de Word y guardar el resultado final. Como se puede entender fácilmente, los cambios aplicados a la tabla no se informarán en el documento fuente de Excel.

Si desea modificar la tabla de Excel importada a Word usando las herramientas de Excel y no las herramientas de Microsoft Word, proceda de esta otra manera: copie la tabla de Excel, abra Word, vaya al punto en el documento donde desea insertar la tabla, haga haga clic en la flecha colocada debajo del botón Pegar y seleccione el artículo Pegar especial desde el menú que aparece.

En la ventana que se abre, haga doble clic en el Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel y la tabla copiada de Excel se insertará en su documento de Word.

Para cambiar la tabla, simplemente haga doble clic en ella y cambie las distintas celdas como si estuviera en Excel. Incluso en este caso, los cambios realizados en la hoja de cálculo en Word no se aplicarán al archivo original de Excel.

Si desea que los cambios aplicados a las tablas en Word también se reflejen en los archivos de Excel desde los cuales copia los datos, debe crear un enlace entre los dos documentos.

Para hacer esto, siga el mismo procedimiento descrito anteriormente hasta que haga clic en el elemento Pegar especial y, en la ventana que se abre, antes de hacer clic en Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel, ponga la marca de verificación al lado del artículo Pegar enlace.

A partir de este momento, podrá modificar el archivo Excel de origen (que siempre debe transportarse en pares con el archivo Word) simplemente haciendo doble clic en la tabla. Los datos también se actualizarán automáticamente en el documento de Word.

Otra forma de poner Excel y Word en comunicación es pegar una tabla en Word usando el procedimiento estándar (transformándolo así en una tabla de Word) pero activando una conexión con el archivo fuente de Excel.

De esta manera, todos los cambios realizados en la hoja de Excel se informarán en la tabla de Word, pero desafortunadamente no al revés.

Para aprovechar la función recién descrita, todo lo que tiene que hacer es copiar la tabla de Excel, abrir Word, hacer clic en la flecha ubicado debajo del botón Pegar y seleccione uno de los dos iconos que tienen el símbolo de cadena : Enlace y mantenga el formato original si desea pegar la tabla manteniendo su estilo original o Conecta y usa estilos de destino si desea usar el estilo de documento actual también para la tabla importada a Excel.

Bueno: ahora, al editar la hoja de origen en Excel, todos los cambios se copiarán automáticamente en el documento de Word. En el documento de Word, puede modificar el contenido de la tabla como si fuera una tabla de Word común, pero desafortunadamente el contenido no se reflejará en el archivo Excel de origen.

Si lo desea, puede utilizar todas las funciones que se acaban de describir también para pegar gráficos de Excel. Los pasos a seguir son prácticamente los mismos que acabo de ilustrar, solo tiene que copiar los gráficos de Excel en lugar de las tablas al comienzo del procedimiento.

En teléfonos móviles y tabletas

Como seguramente sabes, Microsoft Word y Microsoft Excel también están disponibles como aplicaciones para teléfonos móviles y tabletas.

Son compatibles con Android, iOS y Windows Phone y son gratuitos para todos los dispositivos con pantallas de hasta 10.1 «. Además, estas medidas requieren la suscripción de una suscripción paga de Office 365, pero esto se tratará mejor en otras ocasiones.

Lo que quiero enfatizar en este momento es que puede insertar una tabla de Excel en Word incluso utilizando las versiones móviles de estas dos aplicaciones.

Desafortunadamente, no podrá aprovechar todas las funciones avanzadas de formato y vincular los documentos de Excel con los de Word, pero para transformar una hoja de Excel en una tabla, Word es suficiente y la versión móvil de los dos programas avanza.

Si desea probar suerte en esta prueba y desea insertar una tabla de Excel en un archivo de Word con un teléfono móvil o tableta, proceda de la siguiente manera: inicie la aplicación Excel, abra la hoja de cálculo que desea insertar en Word y seleccione las celdas para insertar en el documento de Word. Si no sabe cómo seleccionar las celdas, sepa que solo necesita «tocar» una de ellas, mover los indicadores verdes en las otras celdas que se copiarán y seleccione el comando copia desde el menú que se abre.

A continuación, debe iniciar la aplicación word, abra el documento en el que insertar la tabla (o cree una nueva), haga un «toque» prolongado en la hoja donde insertar la tabla y seleccione el elemento Pegar desde el menú que aparece.

En este punto, puede modificar el contenido de la tabla como si fuera una tabla común de Word. No fue difícil, ¿verdad?

Crear una tabla de Excel en Word

¿No quieres insertar una tabla de Excel en Word? ¿Prefiere crear una hoja de cálculo directamente en Word y modificarla teniendo las funciones de Excel disponibles? No hay problema, puedes hacer esto también.

Para crear una tabla de Excel en Word, abra el procesador de textos de Microsoft y coloque el cursor de texto donde desea insertar la tabla.

En este punto, seleccione la pestaña insertar ubicado en la esquina superior izquierda, haz clic en el botón tabla y seleccione el artículo Hoja de cálculo Excel desde el menú que aparece.

A continuación, haga doble clic en la tabla insertada en el documento de Word y puede modificarla utilizando las funciones de Excel directamente (que se ejecutará de forma integrada en Word).

Para guardar los cambios, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en cualquier lugar de la hoja, fuera de la tabla de Excel, y hacer clic en el icono disquete ubicado en la esquina superior izquierda (o ve al menú Archivo> Guardar como de la palabra). ¿Más fácil que eso?

Si quieres crear un gráfico y no una tabla directamente en Word, vaya a la pestaña insertar del programa y haga clic en el botón gráfico ubicado en el centro de la barra de herramientas.