Cómo proteger un archivo de Word

Necesitas compartir algunos documentos palabra ¬ŅTrabajas con otras personas pero no quieres que las cambien? ¬ŅDesea proteger algunos archivos de Word que contienen informaci√≥n confidencial para evitar que sean abiertos por usuarios no autorizados? Es muy f√°cil, cr√©eme.

Microsoft Word incluye caracter√≠sticas para la protecci√≥n de documentos de Word que le permiten prohibir la modificaci√≥n de archivos o evitar que se vean completamente usando una contrase√Īa. Si a√ļn no lo sabes c√≥mo proteger un archivo de Word, por lo tanto, lea las instrucciones que le voy a dar y descubra c√≥mo aprovecharlas mejor.

Voy a usar para el tutorial Oficina 2016 (que, en el momento de la redacción, es la edición más actualizada del conocido paquete de productividad de Microsoft) en sus versiones para Windows y macOS. En cualquier caso, las indicaciones en el artículo deben ser válidas para todas las ediciones de Word más recientes, desde 2007 en adelante. Una vez que este punto ha sido aclarado, no me queda más que desearle una buena lectura y, sobre todo, ¡un buen trabajo!

Proteger un archivo de Word en Windows

Comencemos este tutorial sobre cómo proteger un archivo de Word de Windows, que es el sistema operativo más popular del mundo y, muy probablemente, también lo que está utilizando en este momento.

Bloquear cambios en un archivo de Word

Si quieres aprender como proteger un archivo de Word de los cambios Al evitar que terceros alteren su contenido, sin prohibir su lectura, todo lo que tiene que hacer es abrir el archivo para “bloquearlo” y hacer clic primero en el bot√≥n expediente (ubicado en la parte superior izquierda), luego en el bot√≥n Proteger documento presente en la pantalla que se abre y, finalmente, en el elemento L√≠mite de modificaci√≥n en el men√ļ de protecci√≥n de documentos.

En este punto, coloque la marca de verificaci√≥n junto al elemento Solo permita este tipo de cambio en el documento en la barra lateral aparece a la derecha. Por lo tanto, aseg√ļrese de que el elemento est√© seleccionado Sin cambios (solo lectura) en el men√ļ desplegable Restricciones a las modificaciones. y haga clic en el bot√≥n S√≠, aplicar protecci√≥n para guardar los cambios y elegir la contrase√Īa con la que bloquear el documento.

La contrase√Īa debe ingresarse en los campos Ingrese nueva contrase√Īa y Confirmar contrase√Īa. Por defecto, el documento no est√° encriptado; si quieres encriptarlo, debes poner una marca de verificaci√≥n al lado Autenticaci√≥n de usuario (de esta forma, los propietarios autenticados podr√°n eliminar la protecci√≥n del documento, que generalmente ser√° m√°s seguro contra cualquier intento de desbloquearlo).

Tambi√©n puede permitir la edici√≥n de documentos a ciertos usuarios seleccionando sus nombres en el campo excepciones o agreg√°ndolos en el √ļltimo. Para agregar los nombres de los usuarios a los que se puede modificar el documento, haga clic en el elemento Otros usuarios y escriba los nombres de su inter√©s en la ventana que se abre (separ√°ndolos con comas).

Para eliminar las protecciones del archivo de Word, solo intente modificarlo escribiendo un texto dentro de √©l (que no se permitir√°), haga clic en el bot√≥n Eliminar protecci√≥n ubicado en la parte inferior de la barra lateral derecha y escriba la contrase√Īa para desbloquear el archivo (el elegido cuando se aplic√≥ la protecci√≥n contra cambios en el documento).

Bloquear la apertura de un archivo de Word

desear proteger un archivo de Word con contrase√Īa que impide su lectura por parte de usuarios no autorizados? Nada podr√≠a ser m√°s f√°cil. Simplemente abra el documento que se bloquear√° en Word y haga clic primero en el bot√≥n expediente ubicado en la parte superior izquierda y luego en el bot√≥n Proteger documento.

Ahora, seleccione el art√≠culo Cifrar con contrase√Īa desde el men√ļ de protecci√≥n de documentos, escriba la contrase√Īa que desea usar para bloquear el archivo en la ventana que se abre y haga clic en el bot√≥n bueno para aplicar la palabra clave al documento. Finalmente confirme la contrase√Īa, escr√≠bala nuevamente y listo.

Para desbloquear el documento protegido con contrase√Īa y ver su contenido, deber√° escribir la palabra clave correcta inmediatamente despu√©s de abrirla. De lo contrario, no podr√° acceder al documento. Para eliminar completamente la contrase√Īa, deber√° abrir el documento, vaya al men√ļ Archivo> Proteger documento> Cifrar con contrase√Īa de Word, vuelva a escribir la contrase√Īa actual del archivo y guarde el documento.

Proteger un archivo de Word en macOS

Usar un Mac? No hay problema: proteger un archivo de Word es un juego de ni√Īos incluso en MacOS, el sistema operativo de Apple. Los pasos a seguir no son tan diferentes de los vistos anteriormente en el cap√≠tulo dedicado a Windows.

Bloquear cambios en un archivo de Word

Sin embargo, si desea evitar la modificaci√≥n de un documento de Word sin bloquear su visualizaci√≥n, proceda de la siguiente manera: abra el archivo de su inter√©s en Word para macOS, luego seleccione la pesta√Īa revisi√≥n desde la barra de herramientas del programa y haga clic en el bot√≥n Proteger documento.

En la ventana que se abre, escriba la contrase√Īa que desea usar para proteger el archivo en el campo Establecer una contrase√Īa para editar el documento, haga clic en el bot√≥n bueno e ingrese la contrase√Īa nuevamente para guardar los cambios. Si lo desea, coloque una marca de verificaci√≥n junto al art√≠culo Solo lectura recomendada para que el archivo sea de solo lectura y vuelva a escribir su contrase√Īa.

Activando la caja en su lugar No aplique protecci√≥n a y seleccionando una opci√≥n entre Las revisiones, comentarios, Solo lectura y m√≥dulos puede asegurarse de que, a pesar del bloqueo de cambios, se permiten algunas operaciones en el documento. Una vez que haya configurado todas sus preferencias, haga clic en el bot√≥n bueno y guarde el archivo de Word usando el men√ļ expediente que se encuentra en la parte superior izquierda.

En caso de dudas, para desbloquear un documento bloqueado, √°bralo en Word, haga clic en el bot√≥n Proteger documento presente en la tarjeta revisi√≥n, elimine las contrase√Īas de los campos relacionados (escribiendo la contrase√Īa actual nuevamente, cuando se le solicite) y gu√°rdela como un nuevo archivo.

Bloquear la apertura de un archivo de Word

¬ŅDesea evitar que su documento de Word sea abierto por usuarios no autorizados? Nada podr√≠a ser m√°s f√°cil: abra el archivo en cuesti√≥n en Word para macOS, Seleccione la pesta√Īa revisi√≥n desde la barra de herramientas del programa y haga clic en el bot√≥n Proteger documento.

En la ventana que se abre, escriba la contrase√Īa que desea usar para bloquear la apertura del archivo en el campo Establecer una contrase√Īa para abrir el documentohaga clic en bueno, ingrese nuevamente la contrase√Īa en el campo que se le propone y proporcione presentar para guardar los cambios

A partir de este momento, para acceder al documento y ver su contenido, independientemente del dispositivo y la versi√≥n de Word utilizada, ser√° necesario ingresar la contrase√Īa de desbloqueo. Para eliminar la contrase√Īa, deber√° actuar como le expliqu√© en el cap√≠tulo anterior, para que la contrase√Īa bloquee los cambios.

Soluciones alternativas para proteger un archivo de Word

Si, por una raz√≥n u otra, actualmente no puede usar Microsoft Word o ha decidido abandonar Microsoft Office en favor de LibreOffice o OpenOffice (las famosas suites alternativas gratuitas y de c√≥digo abierto a Office, que le mencion√© en numerosos tutoriales), no se asuste: puede proteger y desbloquear documentos de Word incluso con este √ļltimo. Yo, por ejemplo, usar√© LibreOffice para macOS, pero el procedimiento tambi√©n es v√°lido para la versi√≥n de Windows del programa y deber√≠a ser similar tambi√©n para OpenOffice.

para proteger un documento de Word con contrase√Īa usando LibreOffice, abra este √ļltimo en escritor (la aplicaci√≥n de procesamiento de texto incluida en la suite), fue al men√ļ Archivo> Guardar como nombre del programa y, en la ventana que se abre, coloque una marca de verificaci√≥n junto al elemento Guardar con contrase√Īa.

Despu√©s de elegir el nombre del archivo, la carpeta de destino y hacer clic en el bot√≥n Guardar, se le pedir√° que ingrese la contrase√Īa para proteger el documento (en los campos Ingrese la contrase√Īa para abrir y Confirmar contrase√Īa). Expandiendo el campo opciones puedes activar el modo solo lectura para el archivo y uno contrase√Īa para habilitar cambios.

Desafortunadamente, no es posible habilitar solo la protección contra cambios, o más bien, la opción existiría, pero en mis pruebas no funcionó.

Dicho esto, para desbloquear un archivo de Word previamente bloqueado con LibreOffice, √°bralo en el √ļltimo, escriba su contrase√Īa de desbloqueo y gu√°rdelo como un nuevo documento yendo al men√ļ Archivo> Guardar como y deseleccionar la opci√≥n para guardar con contrase√Īa.

nota: Si se está preguntando, no es posible proteger o utilizar documentos de Word protegidos en la versión en línea del software accesible a través del navegador. En cuanto a la Aplicación móvil Word para Android, iOS y Windows 10, en cambio, es posible ver documentos protegidos pero no crear nuevos, ni es posible eliminar la protección contra cambios.

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