Necesitas compartir algunos documentos palabra ¿Trabajas con otras personas pero no quieres que las cambien? ¿Desea proteger algunos archivos de Word que contienen información confidencial para evitar que sean abiertos por usuarios no autorizados? Es muy fácil, créeme.

Microsoft Word incluye características para la protección de documentos de Word que le permiten prohibir la modificación de archivos o evitar que se vean completamente usando una contraseña. Si aún no lo sabes cómo proteger un archivo de Word, por lo tanto, lea las instrucciones que le voy a dar y descubra cómo aprovecharlas mejor.

Voy a usar para el tutorial Oficina 2016 (que, en el momento de la redacción, es la edición más actualizada del conocido paquete de productividad de Microsoft) en sus versiones para Windows y macOS. En cualquier caso, las indicaciones en el artículo deben ser válidas para todas las ediciones de Word más recientes, desde 2007 en adelante. Una vez que este punto ha sido aclarado, no me queda más que desearle una buena lectura y, sobre todo, ¡un buen trabajo!

Proteger un archivo de Word en Windows

Comencemos este tutorial sobre cómo proteger un archivo de Word de Windows, que es el sistema operativo más popular del mundo y, muy probablemente, también lo que está utilizando en este momento.

Bloquear cambios en un archivo de Word

Si quieres aprender como proteger un archivo de Word de los cambios Al evitar que terceros alteren su contenido, sin prohibir su lectura, todo lo que tiene que hacer es abrir el archivo para «bloquearlo» y hacer clic primero en el botón expediente (ubicado en la parte superior izquierda), luego en el botón Proteger documento presente en la pantalla que se abre y, finalmente, en el elemento Límite de modificación en el menú de protección de documentos.

En este punto, coloque la marca de verificación junto al elemento Solo permita este tipo de cambio en el documento en la barra lateral aparece a la derecha. Por lo tanto, asegúrese de que el elemento esté seleccionado Sin cambios (solo lectura) en el menú desplegable Restricciones a las modificaciones. y haga clic en el botón Sí, aplicar protección para guardar los cambios y elegir la contraseña con la que bloquear el documento.

La contraseña debe ingresarse en los campos Ingrese nueva contraseña y Confirmar contraseña. Por defecto, el documento no está encriptado; si quieres encriptarlo, debes poner una marca de verificación al lado Autenticación de usuario (de esta forma, los propietarios autenticados podrán eliminar la protección del documento, que generalmente será más seguro contra cualquier intento de desbloquearlo).

También puede permitir la edición de documentos a ciertos usuarios seleccionando sus nombres en el campo excepciones o agregándolos en el último. Para agregar los nombres de los usuarios a los que se puede modificar el documento, haga clic en el elemento Otros usuarios y escriba los nombres de su interés en la ventana que se abre (separándolos con comas).

Para eliminar las protecciones del archivo de Word, solo intente modificarlo escribiendo un texto dentro de él (que no se permitirá), haga clic en el botón Eliminar protección ubicado en la parte inferior de la barra lateral derecha y escriba la contraseña para desbloquear el archivo (el elegido cuando se aplicó la protección contra cambios en el documento).

Bloquear la apertura de un archivo de Word

desear proteger un archivo de Word con contraseña que impide su lectura por parte de usuarios no autorizados? Nada podría ser más fácil. Simplemente abra el documento que se bloqueará en Word y haga clic primero en el botón expediente ubicado en la parte superior izquierda y luego en el botón Proteger documento.

Ahora, seleccione el artículo Cifrar con contraseña desde el menú de protección de documentos, escriba la contraseña que desea usar para bloquear el archivo en la ventana que se abre y haga clic en el botón bueno para aplicar la palabra clave al documento. Finalmente confirme la contraseña, escríbala nuevamente y listo.

Para desbloquear el documento protegido con contraseña y ver su contenido, deberá escribir la palabra clave correcta inmediatamente después de abrirla. De lo contrario, no podrá acceder al documento. Para eliminar completamente la contraseña, deberá abrir el documento, vaya al menú Archivo> Proteger documento> Cifrar con contraseña de Word, vuelva a escribir la contraseña actual del archivo y guarde el documento.

Proteger un archivo de Word en macOS

Usar un Mac ? No hay problema: proteger un archivo de Word es un juego de niños incluso en MacOS, el sistema operativo de Apple. Los pasos a seguir no son tan diferentes de los vistos anteriormente en el capítulo dedicado a Windows.

Bloquear cambios en un archivo de Word

Sin embargo, si desea evitar la modificación de un documento de Word sin bloquear su visualización, proceda de la siguiente manera: abra el archivo de su interés en Word para macOS, luego seleccione la pestaña revisión desde la barra de herramientas del programa y haga clic en el botón Proteger documento.

En la ventana que se abre, escriba la contraseña que desea usar para proteger el archivo en el campo Establecer una contraseña para editar el documento, haga clic en el botón bueno e ingrese la contraseña nuevamente para guardar los cambios. Si lo desea, coloque una marca de verificación junto al artículo Solo lectura recomendada para que el archivo sea de solo lectura y vuelva a escribir su contraseña.

Activando la caja en su lugar No aplique protección a y seleccionando una opción entre Las revisiones, comentarios, Solo lectura y módulos puede asegurarse de que, a pesar del bloqueo de cambios, se permiten algunas operaciones en el documento. Una vez que haya configurado todas sus preferencias, haga clic en el botón bueno y guarde el archivo de Word usando el menú expediente que se encuentra en la parte superior izquierda.

En caso de dudas, para desbloquear un documento bloqueado, ábralo en Word, haga clic en el botón Proteger documento presente en la tarjeta revisión, elimine las contraseñas de los campos relacionados (escribiendo la contraseña actual nuevamente, cuando se le solicite) y guárdela como un nuevo archivo.

Bloquear la apertura de un archivo de Word

¿Desea evitar que su documento de Word sea abierto por usuarios no autorizados? Nada podría ser más fácil: abra el archivo en cuestión en Word para macOS, Seleccione la pestaña revisión desde la barra de herramientas del programa y haga clic en el botón Proteger documento.

En la ventana que se abre, escriba la contraseña que desea usar para bloquear la apertura del archivo en el campo Establecer una contraseña para abrir el documento haga clic en bueno, ingrese nuevamente la contraseña en el campo que se le propone y proporcione presentar para guardar los cambios

A partir de este momento, para acceder al documento y ver su contenido, independientemente del dispositivo y la versión de Word utilizada, será necesario ingresar la contraseña de desbloqueo. Para eliminar la contraseña, deberá actuar como le expliqué en el capítulo anterior, para que la contraseña bloquee los cambios.

Soluciones alternativas para proteger un archivo de Word

Si, por una razón u otra, actualmente no puede usar Microsoft Word o ha decidido abandonar Microsoft Office en favor de LibreOffice o OpenOffice (las famosas suites alternativas gratuitas y de código abierto a Office, que le mencioné en numerosos tutoriales), no se asuste: puede proteger y desbloquear documentos de Word incluso con este último. Yo, por ejemplo, usaré LibreOffice para macOS, pero el procedimiento también es válido para la versión de Windows del programa y debería ser similar también para OpenOffice.

para proteger un documento de Word con contraseña usando LibreOffice, abra este último en escritor (la aplicación de procesamiento de texto incluida en la suite), fue al menú Archivo> Guardar como nombre del programa y, en la ventana que se abre, coloque una marca de verificación junto al elemento Guardar con contraseña.

Después de elegir el nombre del archivo, la carpeta de destino y hacer clic en el botón Guardar, se le pedirá que ingrese la contraseña para proteger el documento (en los campos Ingrese la contraseña para abrir y Confirmar contraseña ). Expandiendo el campo opciones puedes activar el modo solo lectura para el archivo y uno contraseña para habilitar cambios.

Desafortunadamente, no es posible habilitar solo la protección contra cambios, o más bien, la opción existiría, pero en mis pruebas no funcionó.

Dicho esto, para desbloquear un archivo de Word previamente bloqueado con LibreOffice, ábralo en el último, escriba su contraseña de desbloqueo y guárdelo como un nuevo documento yendo al menú Archivo> Guardar como y deseleccionar la opción para guardar con contraseña.

nota: Si se está preguntando, no es posible proteger o utilizar documentos de Word protegidos en la versión en línea del software accesible a través del navegador. En cuanto a la Aplicación móvil Word para Android, iOS y Windows 10, en cambio, es posible ver documentos protegidos pero no crear nuevos, ni es posible eliminar la protección contra cambios.