¿Cómo ser anfitrión de una reunión con video en WebEx? En vista del aumento del los trabajadores en línea y del vertiginoso crecimiento de la tecnología en el campo laboral, muchos usuarios planifican las reuniones de Cisco WebEx. Pero es necesario saber cómo funciona esta opción el este portal web, tan útil y demandado.

Se puede planificar reuniones en el sitio WebEx, ajustadas a las necesidades de los usuarios. Estas reuniones pueden ser configuradas con opciones avanzadas para cada PC. En ellas podrán participar varios usuarios de manera simultánea.

Para comenzar es necesario que los usuarios de WebEx inicien sesión en su Cisco WebEz de reuniones, luego deben dar “click” a la flecha desplegable que se encuentra cerca de planificar una reunión, y luego dar “click” a planificar reunión. En caso de tener alguna plantilla de reunión guardada se puede seleccionar una de ellas.

WebEx envía mensajes a los invitados a una reunión

Las reuniones planificadas en Cisco WebEx se ajustan fácilmente a las necesidades de cada usuario. Cuando la reunión se ha planificado, el sistema enviará automáticamente un email a todos los invitados para convocarlos. Pero en caso de cambiar su horario o cancelar, el sistema enviará un email de notificación para actualizarlos.

Los usuarios de WebEx para reuniones pueden fácilmente seleccionar el tipo de reunión a realizar, las cuales tienen conjuntos predeterminados o personalizados de las cualidades o características de las reuniones que se encuentran disponibles. Cada cuenta debe tener, al menos, un tipo de reunión específica asociado.

Elegir el tema de la reunión en WebEx

Es importante tomar en cuenta la elección del tema para la reunión, lo cual contribuirá a que las personas invitadas la reconozcan inmediatamente y se entusiasmen en participar. El aumento de la tecnología laboral y el uso de las computadoras  y el internet para trabajar hacen que estas reuniones online sean cada día más comunes.

Con respecto a la contraseña para la reunión, el sistema le proporcionará una, la cual debe ser conocida por los usuarios invitados, para poder entrar en la reunión y participar desde su computador personal o desde la oficina.

Por otra parte, es necesario estar pendiente de algunos detalles, como la fecha y la hora de la reunión, en ese caso, el usuario que invita debe indicar cuándo se realizará la reunión, tomando en consideración las zonas horarias de los participantes.

Las reuniones de WebEx pueden planificarse según su horario

Igualmente, se puede configurar en WebEx la reunión para que ésta se pueda realizar diariamente, semanalmente o mensualmente. En este caso se marcará en la casilla de verificación la frecuencia de la repetición.

Cuando se desea iniciar una reunión en el sitio WebEx es necesario que los usuarios den “click” a la ventana que dice iniciar, pero si es más tarde deben darle “click” a planificar y esta puede agregarse a la ventana calendario. Una opción que aparece junto al nombre de la reunión. Los invitados a la reunión aparecerán destacados con sus respectivos perfiles y fotografías, de manera que será fácil para cada usuario identificarlos rápidamente y poder enviarle mensajes.