Cómo usar Access. Su nuevo trabajo requiere que administre grandes cantidades de datos, por lo que ha decidido organizarlos en una base de datos, tanto para mantenerlos en orden, como para manipularlos rápidamente y generar tablas o informes de una manera simple. Un amigo le contó sobre acces, el software incluido en el conjunto de aplicaciones de Microsoft Office diseñado para la administración de bases de datos y decidió probarlo para entender si podría ser adecuado para usted. Sin embargo, el único inconveniente es que no tienes la menor idea de cómo usar Access y temes no ser lo suficientemente práctico como para hacerlo.

En el tutorial de hoy, le enseñaré todas las instrucciones necesarias para usar Microsoft Access para la creación y administración de tu base de datos. No se preocupe, no se trata de operaciones complejas, lo importante es tener ideas claras sobre cómo organizar y estructurar todo: aprenderá lo que necesita para comenzar correctamente durante esta lectura.

Cómo usar Access paso a paso

Cómo instalar Access

Ya mencioné hace unas líneas que Access es parte del paquete de productividad de Microsoft Office: este último, sin embargo, no está disponible de forma gratuita. Solo se puede usar comprando una licencia comercial o suscribiéndose a una suscripción a la plataforma Office 365.

Para que Access esté disponible en el paquete, debe comprar una licencia igual o mayor que Office 365 Hogar, con precios a partir de 10 euros / mes. Antes de continuar con la compra, aún puede obtener una versión de prueba gratuita de Office para evaluar si Access es la solución que necesita.

¿No sabes cómo descargar Office gratis?

No se preocupe, el procedimiento es bastante simple: conéctese a la página de Internet de Microsoft Office 365, haga clic en el botón Pruébalo gratis durante 1 mes, ingrese el correo electrónico y la contraseña asociados con su cuenta de Microsoft (si no tiene una, puede crearla siguiendo mi tutorial especial), luego presiona el botón acceder.

En este punto, complete los formularios que se muestran en la página siguiente con la información requerida. Para ser claros, anticipo que se le pedirá que especifique un forma de pago. No se preocupe, no se le cobrará hasta que finalice la versión de prueba de Office 365 (puede desactivar la renovación automática antes de que caduque a través de esta página web).

Una vez que se completan los formularios, solo tiene que seguir las instrucciones en pantalla para descargar e instalar su copia de prueba de Microsoft Office.

Después de la configuración, puede iniciar Access usando el icono del Menú de inicio / pantalla de inicio de Windows o desde la carpeta aplicaciones de MacOS.

Cómo crear una base de datos en Access

Como ya mencioné al principio de la publicación, la creación de una base de datos en Access no es complicada, sin embargo, debe conocer exactamente los criterios para organizar los datos que posee.

Antes de seguir adelante y pasar a la acción real, quiero aclarar los conceptos fundamentales con respecto a los elementos que componen una base de datos.

  • Tabla – es un conjunto de lineas horizontales y de columnas verticales. En las columnas (o campos ) están indicadas las propiedades del elemento, mientras que cada fila identifica datos precisos. Si desea tomar, por ejemplo, una tabla de estudiantes, las columnas definirán la propiedad de cada alumno, uno para cada columna con el campo del nombre, el campo apellido, el campo Año de nacimiento, el campo Código de impuestos, el campo Año del curso. Cada línea, por otro lado, define un solo estudiante. Los elementos homogéneos (es decir, que tienen las mismas propiedades) deben especificarse en cada tabla de Access.
  • entidad – es el nombre técnico que define los elementos de una tabla.
  • célula – esta es la unidad (con su valor asignado) en la que se cruzan una fila y una columna.
  • registro – es el conjunto de propiedades de una entidad específica que pertenece a la tabla: en otras palabras, un registro no es más que una fila en la tabla que define un elemento específico.
  • Clave primaria – este es el campo de una tabla que identifica de forma única cada elemento. En otras palabras, la clave primaria es una «propiedad única» de un objeto: si desea tomar el ejemplo del alumno, puede usar la columna código fiscal como clave primaria. Como es fácil de entender, no pueden existir dos claves primarias idénticas dentro de una tabla.

Ahora que está familiarizado con la terminología básica relacionada con las bases de datos, es hora de ponerse manos a la obra: si aún no lo ha hecho, inicie el programa Acces, haga clic en el icono Base de datos de escritorio vacía, asigne un nombre a la base de datos escribiéndolo en el cuadro de texto proporcionado y haga clic en el botón crear.

Al igual que otros componentes de Office, puede aprovechar los modelos de base de datos listos para usar: puede buscar utilizando el área de texto apropiada ubicada en la parte superior (p. Ej. Gestión de producto ), haga clic en el icono que mejor se adapte a sus necesidades y luego en el botón crear. Por conveniencia, ahora me referiré a una base de datos vacía.

De forma predeterminada, Access crea una tabla que contiene un campo identificación ya configurado para ser una clave primaria : si lo desea, puede cambiar el nombre del campo haciendo clic derecho en los elementos correspondientes y seleccionando Renombrar campo del menú propuesto.

Puedes definir el tipo de datos que debe contener un campo, así como sus propiedades, haciendo clic en el campo que se va a modificar y luego en el elemento courts : puedes usar los menús desplegables Tipo de datos y formato (si corresponde) para especificarlo. En este ejemplo, el código fiscal se puede especificar como texto corto : es posible especificar la longitud máxima dentro de la caja Tamaño del campo. En este ejemplo, el código fiscal es exactamente largo 16 caracteres.

Si es necesario, puede colocar una marca de verificación en la casilla obligatorio, para evitar que un campo se deje vacío.

Para agregar un nuevo campo, puede usar los botones Texto breve, número, moneda, fecha y hora, sí / no y Otros campos o haga clic en el elemento Haga clic para agregar ubicado dentro de la tabla. Para eliminar un campo, simplemente haz clic derecho en él y seleccione el elemento Eliminar campo del menú propuesto.

Agregar datos

¡Ahora que finalmente ha creado la estructura de su tabla, ha llegado el momento de llenarla con los datos que necesita!

No se preocupe, la operación es realmente simple. Haga clic en la celda que desea llenar y escriba los datos que desea asignarle.

Puede moverse de un campo a otro en el registro presionando el botón de las flechas que generalmente ubicado arriba de la tecla Mayús en el teclado, y comience un nuevo registro presionando la tecla Enter. Si le he asignado el atributo obligatorio a un campo (al intervenir en el cuadro correspondiente, como expliqué anteriormente), necesariamente debe asignarle un valor antes de pasar al siguiente registro.

Para eliminar un registro, haga clic derecho en el rectángulo gris ubicado a la izquierda del primer campo que lo identifica, seleccione el elemento Eliminar registros desde el menú que se abre y luego presiona el botón .

Una vez que la tabla esté completa, puede guardarla presionando el botón Guardar, el icono de un disquete ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla de acceso, asignando así un nombre a su tabla.

Puede crear nuevas tablas dentro de su base de datos haciendo clic en la sección crear, ubicado en la barra superior y luego en el botón tabla.

Crea relaciones entre tablas

El método más simple para crear relaciones entre dos tablas es sin duda conectar las tablas respectivas con claves primarias : si desea volver al ejemplo anterior, puede crear una relación entre las entidades estudiante y examen.

Aparentemente, esto puede parecer inútil, pero garantizo que no lo es, ya que, además de asignar un cierto orden y cierta consistencia a los datos, establecer relaciones entre tablas puede servir para generar prácticas informes. Por ejemplo, dentro de la tabla Alumno, un campo hipotético Número de exámenes tomados puede contener el recuento automático de las relaciones entre el registro del alumno y los elementos relacionados de la tabla de examen. De esta manera, cuando un estudiante vaya a tomar un examen, simplemente actualice el informe y el recuento total se generará automáticamente a pedido.

Incluyendo la utilidad de las relaciones, es hora de ponerse manos a la obra. Para crear uno, haga clic en el elemento Herramientas de base de datos ubicado en la parte superior, luego en el botón relaciones : desde el pequeño panel propuesto, seleccione la primera tabla que desea involucrar en la relación, presione el botón añadir y repita la operación con las siguientes. Una vez que se hayan agregado todas las tablas necesarias, presione el botón cerrar.

En este punto, haga clic en el nuevo panel relaciones que aparece en la pantalla de acceso, seleccione el ratón clave primaria que identifica los registros de la primera tabla (marcada con un icono de bombilla), arrástrela hacia clave primaria de la segunda tabla y luego presiona el botón crear : la aparición de una flecha que conecta una tabla con otra confirma la creación exitosa de la relación.

Una vez que se hayan creado las relaciones necesarias, presione el botón cerrar  colocado en la parte superior y luego en el botón para volver a la vista de tabla.

Ejecutar consultas

Una de las herramientas más válidas de Access, y en general de las bases de datos de tipo relacional, es la posibilidad de ejecutar consultas. Estas herramientas, en particular, son fundamentales para llevar a cabo cualquier tipo de búsqueda en la base de datos (por ejemplo, «espectáculo los nombres de los exámenes de 9 CFU «), para editar registros completos de forma masiva o, de nuevo, para generar nuevas tablas o informes a partir de tablas existentes (p. ej. «Todos los usuarios que tomaron el examen de programación 1»).

Principalmente, hay dos tipos de consultas: las de selección, que le permiten mostrar el resultado de una búsqueda basada en ciertos parámetros y las de comando, que le permiten editar en masa varios registros a la vez según un criterio de búsqueda específico.

Para generar una consulta, haga clic en la sección crear ubicado en la parte superior, luego en el botón Estructura de consulta : Seleccione la tabla en la que está interesado en ver los resultados del menú propuesto, presione el botón añadir y finalmente en cerrar. Luego haga clic en el panel consulta1 que aparece en la pantalla.

Inicialmente, la pantalla puede parecer un poco complicada, pero en realidad es una de las funciones de acceso más poderosas: haga clic en la celda Campo más a la izquierda, seleccione un campo en la tabla usando el menú desplegable propuesto y haga clic en él para agregarlo a la consulta, después de lo cual repita la operación con los siguientes campos.

En este punto, puede refinar su búsqueda actuando sobre los diversos elementos de la pequeña tabla que se muestra a continuación, modificándolos de esta manera.

  • clasificación – puede ordenar los resultados de su búsqueda de acuerdo con un campo específico configurando los elementos Ascendente o Descendente en correspondencia con el campo en sí.
  • espectáculo – al marcar la casilla, el campo se muestra en los resultados.
  • criterios – aquí puede establecer el criterio para refinar los resultados de acuerdo con el campo elegido (por ejemplo, mostrar estudiantes cuyo año de curso es mayor o igual que el segundo).
  • o – sección útil para especificar operaciones de fusión lógica.

Una vez que la consulta se define correctamente, presiona el botón de ejecutar: se generará una tabla sobre la marcha que contendrá los resultados de la consulta realizada.

Si está familiarizado con el lenguaje SQL y está familiarizado con las operaciones de control ( ALTERAR, UNIRSE , CROSS JOIN y así sucesivamente), puede usarlos usando los botones actualización, eliminación, Paso a través y Queuing en la pantalla Vista de estructura analizado anteriormente Si desea emitir manualmente sentencias SQL, presione el botón Definición de datos para proceder.

Generar informes

La generación de un informe es sin duda la forma más rápida de tener acceso inmediato a los datos que le interesa analizar dentro de su base de datos. Solo para darle un ejemplo, volviendo a nuestra base de datos de Estudiantes / Exámenes, es posible que desee generar un informe que muestre a todos los estudiantes que tomaron el examen de Programación 1.

Como es fácil de imaginar, puede crear un informe a partir de una tabla o de una especificación de consultas definido con el procedimiento que le expliqué hace un momento: en general, lo que debe hacer es hacer clic en la tabla o consultar si está interesado en generar el informe, vaya a la sección crear, presione el botón Wizard r nforme y siga las instrucciones en pantalla para definir los campos que se incluirán, los criterios a seguir y, posiblemente, las opciones de agrupación.

Una vez que se genera el informe, puede editar su estructura haciendo clic derecho en el artículo relacionado ubicado en la caja informe del panel izquierdo y seleccionando Vista de árbol del menú contextual propuesto.

Desafortunadamente, no puedo ser más específico acerca de esta operación, ya que los casos a analizar serían muchos y la extensión de esta guía no sería suficiente para analizarlos a todos. Sin embargo, lo que puedo garantizar es que un poco de práctica es suficiente para familiarizarse con esta poderosa herramienta.