Después de leer mi guía sobre cómo abrir un comercio electrónico, comenzó su negocio en línea y registró las primeras ventas. Por esta razón, está buscando un programa que le permita mantener actualizados los ingresos y gastos de su negocio y hacer facturas para los clientes. Siguiendo el consejo de su pareja, ha decidido utilizar sobresalir, el famoso programa de creación y modificación de hojas de cálculo incluido en el paquete de Microsoft Office. Sin embargo, al no ser muy experto en su uso, le gustaría entender cómo funciona y, sobre todo, cómo usarlo para crear facturas.

Si este es el caso, digamos que ha llegado al lugar correcto en el momento correcto. De hecho, con la guía de hoy, te explicaré Cómo usar Excel para facturas usando los modelos listos para usar o creando nuevos desde cero. Sí, lo ha leído bien: con Excel puede crear una plantilla de factura personalizada, ingresando todos sus datos e incluso el logotipo de su empresa o elegir una de las muchas plantillas estándar disponibles de forma gratuita en el catálogo de Excel o para descargarlas de la Web. ?

Si está de acuerdo, no perdamos más tiempo hablando y pasemos directamente a la acción. Póngase cómodo, tome cinco minutos de tiempo libre y lea los siguientes párrafos. Siga cuidadosamente los «consejos» que encontrará a continuación, intente ponerlos en práctica y le aseguro que podrá usar Excel para crear y administrar las cuentas de su negocio. ¡Todo lo que me queda por hacer es desearles buena lectura y buena suerte para todo!

Use Excel con plantillas de factura

La solución más simple para usar Excel para facturas se basa en modelos listos para usar. De hecho, el famoso software para crear y editar hojas de cálculo, también disponible en una versión en línea, le permite usar plantillas estándar disponibles de forma gratuita en su catálogo y descargar otras desde el sitio web oficial de Office.

Para ver las plantillas de factura disponibles en Excel, inicie el software y, en su pantalla principal, escriba » proyecto de ley «En el campo de investigación presente en la esquina superior izquierda (en macOS está arriba a la derecha). Luego, desplácese por la lista de plantillas disponibles e identifique la que le interese ( Cuenta de pérdidas y ganancias, Factura comercial, Factura en euros, Factura vacía, Factura simple, Factura con gastos financieros, Registro de facturas de venta. etc.), luego haga doble clic en el modelo de su interés para comenzar a editarlo con sus datos.

Si las plantillas disponibles en Excel no han satisfecho completamente sus necesidades y desea descargar más, vinculadas al sitio web oficial de Office, haga clic en el elemento facturas y, en la nueva página abierta, encuentre las plantillas para Excel. Después de seleccionar el que le interesa, haga clic en su imagen de vista previa para acceder a la descripción, luego presione el botón descargar para comenzar a descargar la plantilla en su Pc o haga clic en la opción Cambio en el navegador para abrir la plantilla con Excel Online.

Si ha elegido descargar el modelo en su Pc, el archivo se iniciará automáticamente con Excel (pero no se agregará a la lista de modelos) e inmediatamente puede comenzar a ingresar los datos de su factura y hacer todos los cambios que prefiera. Una vez finalizado el trabajo, haga clic en el elemento. expediente presente en el menú superior y seleccione el elemento Guardar como para guardar el archivo de Excel o seleccionar la opción impresión para imprimir una copia en papel de la factura o exportarla a su Pc en formato PDF.

Además, si desea agregar la plantilla descargada a la lista de plantillas de Excel, si usa un PC con Windows, haga clic en los artículos expediente y Guardar como, seleccione la opción Navegar y, en la nueva ventana abierta, seleccione el elemento Plantilla de Excel a través del menú desplegable junto a la opción Guardar como. Luego ingrese el nombre en el campo Nombre de archivo, presiona el botón Guardar y listo

Si, en cambio, usas un Mac, haga clic en los artículos expediente y Guardar como plantilla, asegúrese de que la carpeta esté seleccionada modelos al lado del artículo Ubicado en e ingrese un nombre para ser atribuido al modelo (le sugiero que también ingrese la palabra Factura para que aparezca en la lista de plantillas de factura) y presione el botón Guardar.

Finalmente, debe saber que el sitio de Office no es la única fuente para encontrar y descargar plantillas para Excel. De hecho, escribiendo en Google » Plantillas de factura de Excel «Puede encontrar muchos otros, con la capacidad de refinar su búsqueda y encontrar el modelo que mejor se adapte a sus necesidades (por ejemplo, escribiendo» plantillas de factura con cargos financieros de Excel «).

Crea una factura con Excel

Si los modelos listos para usar no son de su agrado, debe saber que puede crear una factura con Excel comenzando desde cero. Esta es una solución a tener en cuenta si tiene una capacidad mínima para usar las funciones básicas del programa.

Para hacer una factura con Excel, inicie el software y, en su pantalla principal, haga doble clic en el elemento Libro vacío para abrir un nuevo proyecto vacío. Ahora, si la factura está destinada a la impresión, es esencial establecer los márgenes para que la factura ingrese a toda la hoja al momento de la impresión. Luego selecciona la opción Diseño de página presente en el menú superior, haga clic en el elemento márgenes y elija una de las opciones disponibles entre normal, ancho y estrecheces para establecer los márgenes que prefieras. Alternativamente, seleccione el artículo Márgenes personalizados para establecer los márgenes a tu gusto.

Automáticamente, aparecerán líneas punteadas en la hoja de Excel que define el área que se utilizará para su factura. Además, también puede establecer la orientación de la página haciendo clic en el elemento orientación (siempre disponible en la sección Diseño de página ) y seleccionando vertical o horizontal dependiendo de cómo desee configurar su factura.

Ahora haga clic en el elemento. casa y empiece a crear la estructura de la factura usando la función bordes (el icono de cuadrado discontinuo ) que le permite dibujar tablas y cuadros, además de configurar el estilo y el color de las líneas. Debe saber que no hay un esquema preciso a seguir y que cada factura se puede personalizar como mejor le parezca. Sin embargo, le aconsejo que cree un cuadro en la parte superior para insertar el logotipo y la información de su negocio, referencias al número de factura y la fecha en que se emitió y los datos del cliente al que está destinado el documento (tal vez en un cuadro ubicado en la parte superior derecha).

Además de los cuadros construidos a mano, como indiqué anteriormente, debe saber que puede crear tablas reales compuestas de datos organizados que se puedan ordenar, organizar y manipular de acuerdo con reglas muy específicas. Para hacer esto, seleccione las celdas en las que construir la tabla, haga clic en el elemento entrar en el menú superior y selecciona la opción mesa, luego presiona el botón bueno y proceder con la personalización de la tabla. Para obtener más información, puede leer mi guía sobre cómo hacer una tabla en Excel.

Ahora, todo lo que tiene que hacer es personalizar la factura ingresando sus datos y preparando los cálculos automáticamente. Por ejemplo, si su factura muestra los costos unitarios de los productos vendidos, puede crear una celda llamada total en el que, automáticamente, aparece el importe total de la factura. Para hacer esto, solo use la función = SUMA ((número de celda)) donde en lugar de (número de celda) debe ingresar las coordenadas de las celdas que contienen los valores que se agregarán.

Además de leer mi guía sobre cómo usar Excel, para crear su factura de la mejor manera puede consultar mis guías sobre cómo sumar a Excel, cómo restar con Excel, cómo multiplicar en Excel, cómo encender en Excel, cómo hacerlo el promedio en Excel, cómo calcular el porcentaje en Excel y cómo restar el porcentaje en Excel.

Una vez que se ha creado su factura, todo lo que tiene que hacer es guardarla, imprimirla o exportarla a PDF. Luego seleccione el artículo expediente presente en el menú superior y seleccione la opción Guardar como para guardar el archivo de Excel en su Pc o la opción impresión para imprimir una copia en papel de la factura o exportarla a PDF.

Use Excel para facturas en teléfonos móviles y tabletas

Si te preguntas si es posible use Excel para facturas en teléfonos móviles y tabletas, la respuesta es sí. De hecho, el famoso programa doméstico de Microsoft también está disponible como una aplicación para dispositivos móviles Android, iOS y Windows 10 y es gratuito para todos los dispositivos con dimensiones iguales o inferiores a 10.1 «(de lo contrario, requiere la suscripción de una suscripción de servicio de Office 365, a partir de 7 euros / mes).

Después de descargar la aplicación desde la tienda de su dispositivo, iníciela, seleccione el elemento cuenta en el menú de abajo y presiona el botón acceder para ingresar las credenciales de inicio de sesión de su cuenta de Microsoft y acceder a las facturas que previamente almacenó en línea.

Si, en cambio, desea crear una nueva factura, toca el artículo nuevo presente en la parte inferior y presiona la opción Libro vacío para crear una factura desde cero. Luego toca el ícono lápiz presente en la parte superior para insertar texto en una celda, mientras presiona el icono de tres puntos puede acceder a todas las demás funciones, como agregar bordes, alineación de texto, administración del color de relleno y mucho más.

Alternativamente, puede crear una factura en Excel utilizando una plantilla lista para usar, personalizándola según sus necesidades. Luego seleccione el artículo nuevo presente en la parte inferior y desplace la pantalla de los modelos disponibles hasta que encuentre uno dedicado a las facturas, luego haga doble clic en su imagen de vista previa para abrirla y comenzar el trabajo de edición utilizando las herramientas en el menú a continuación o en el menú superior.

Una vez que su factura ha sido modificada, toque el hoja arriba a la izquierda y seleccione uno de los elementos disponibles según sus necesidades: Guardar una copia para guardar la factura; Enviar una copia para enviar la factura por correo electrónico o mediante una aplicación compatible ( WhatsApp, telegrama etc.) o exportación para guardar la factura en formato PDF o ODS. En este último caso, mi guía sobre cómo abrir archivos ODS puede ser útil.