A menudo has oído hablar de Microsoft Excel, ya que sus amigos y colegas lo utilizan para llevar a cabo operaciones laborales más o menos complejas. Intrigado por lo que, también descargó este famoso software de hoja de cálculo y ahora está tratando de entender Cómo usar Excel para hacer cálculos, para poder aprovecharlo al máximo. Bueno, si las cosas son exactamente así, déjame ayudarte.

De hecho, en la guía de hoy, le mostraré cómo usar Excel para hacer cálculos de cualquier tipo y procesar eficientemente los datos en su hoja de cálculo. En primer lugar, te explicaré cómo hacer cálculos aritméticos, como la suma, resta, multiplicación o división. A continuación, explicaré cómo usar fórmulas de Excel para hacer cálculos simples o complejos en sus datos.

Apuesto a que mi presentación te ha intrigado y ahora estás ansioso por conocer todos los consejos que te he preparado, ¿verdad? ¡Entonces prohibamos la charla y vayamos directamente a la acción! Las indicaciones que encontrará a continuación se pueden aplicar tanto a la versión clásica de Excel para Windows y macOS como a su versión web y su aplicación para teléfonos móviles y tabletas. ¡Buena lectura y buen trabajo!

Hacer cálculos aritméticos simples

Como ya se anticipó en la introducción de la publicación, Microsoft Excel es un software muy conocido que le permite administrar datos y realizar cálculos de cualquier tipo utilizando este último, a través de fórmulas y herramientas de diversos tipos.

Los cálculos se pueden realizar de la misma manera a través de la versión clásica de Excel para Pcs que a través de su versión web o su aplicación para Android e iOS.

Si tienes que hacer dioses cálculos aritméticos en los datos en una hoja de cálculo, sepa que los pasos que debe seguir son simples y requieren muy pocos momentos. En general, lo que debe hacer es usar el operador = como primer término en una celda, para que Excel comprenda que debe realizar un cálculo.

A continuación, debe escribir la fórmula de cálculo. En cuanto a las fórmulas aritméticas, simplemente debe seleccionar la celda que se refiere al primer término de la operación. Después de eso, debe indicar el signo del operador aritmético: el símbolo + para el suma algebraica, el símbolo para el resta, el símbolo * para el multiplicación o el símbolo / para el división.

Una vez hecho esto, debe indicar el segundo final de la operación, seleccionando la celda apropiada que contiene los datos. prensado presentar en el teclado, Excel calculará automáticamente, mostrando el resultado de la operación.

Para comprender mejor lo que se ha dicho hasta ahora, le daré un ejemplo práctico. Imagine tener una serie de datos en el columna A y en el columna B. Para realizar una operación aritmética, vaya a columna C y seleccione la celda junto a los dos primeros datos de las columnas A y B (en mi ejemplo, la celda C2, porque la etiqueta de la columna se indica en C1).

En este punto, aplicando lo que se dijo en los párrafos anteriores, si desea hacer una suma algebraica de los valores en A y B, tendrá que escribir la fórmula = A2 + B2 dentro de la celda C2. Después de presionar presentar, se le mostrará el resultado.

Para reproducir la fórmula en toda la columna. C, no tendrá que volver a escribirlo para cada celda, sino simplemente arrastrar los valores de las celdas C2 en los siguientes, usando el ícono especial que se encuentra en la esquina inferior derecha de la celda. Simple, ¿no es así?

en sobresalir, en cuanto a la suma algebraica, el instrumento está presente Suma automática, cuyo botón está presente en la tarjeta casa y en ese fórmulas. Una vez que se ha insertado la función apropiada en la celda, debe indicar el rango de celdas para realizar el cálculo y presionar la tecla presentar.

Usa las fórmulas para hacer cálculos

Además de las operaciones aritméticas, su sobresalir También se pueden realizar cálculos de otros tipos, que pueden referirse a trigonometría el estadística u operaciones de buscar o lógica, solo para darte algunos ejemplos.

para usa una fórmula para hacer cálculos en Excel tiene dos alternativas: escríbala manualmente (si conoce sus operadores y su estructura) o confíe en la herramienta automática de Excel, a la que puede acceder utilizando el botón correspondiente en la barra de menú.

Si usas Microsoft Excel en ventanas o hasta MacOS, puedes encontrar el botón Insertar función en la pestaña fórmulas colocado en la parte superior. En el cuadro que se le muestra, identifique la fórmula que desea usar y presione el botón bueno, para ingresar los datos de acuerdo con las instrucciones que se muestran en la pantalla.

También se puede realizar un procedimiento similar en Excel en línea, ubicando la llave función en la pestaña entrar. En cuanto a Android y iOS en cambio, se pueden agregar fórmulas a través del elemento fórmulas presente en el menú desplegable a continuación en un teléfono móvil o en la pestaña en la parte superior de una tableta.

En los próximos capítulos, explicaré cómo realizar cálculos simples o complejos en una hoja de cálculo de Microsoft Excel.

Conoce a los operadores

Antes de comenzar a hablar sobre cómo hacer un cálculo con fórmulas de Excel, es importante hablar sobre las diferentes operadores eso puede ser útil para usted.

Primero, todas las funciones comienzan con un término específico que representa la fórmula misma. Por ejemplo, si desea usar una función que devuelve un valor basado en una determinada condición (por ejemplo, el valor «y» si la condición es verdadera o el valor «x» si la condición es falsa), debe usar el nombre SE. Su operador de reconocimiento, para ser utilizado inmediatamente después del símbolo. = es realmente SE (), dentro de los corchetes, los argumentos que permiten procesar el cálculo, es decir, las coordenadas de las celdas que se tienen en cuenta para el cálculo.

Dentro del argumento de una función, se deben usar operadores, que tienen diferentes utilidades basadas en la fórmula utilizada o el tipo de cálculo a realizar. Por ejemplo, están los operadores de comparación que están destinados a comparar dos valores, como los que se muestran a continuación.

  • El signo = indica que dos valores deben ser iguales ( A1 = B1 );
  • El signo > indica que el primer valor debe ser mayor que el segundo ( A1> B1 );
  • El signo < indica que el primer valor debe ser menor que el segundo ( A1 <B1 );
  • El signo> = indica que el primer valor debe ser mayor o igual que el segundo ( A1> = B1 );
  • El signo <= indica que el primer valor debe ser menor o igual que el segundo ( A1 <= B1 );
  • El signo <> indica que los dos valores deben ser diferentes entre sí ( A1 <> B1 ).

Además de los operadores mencionados anteriormente, hay otros que se refieren a concatenación de valores entre dos celdas o el combinación de intervalos, como las que indicas a continuación.

  • El símbolo y concatena dos valores, generalmente textuales, para producir uno nuevo: por ejemplo, la fórmula = «» y «» y «» generará la cadena de texto ;
  • El símbolo : (i dos puntos ) es un operador utilizado para definir un rango de celdas: si desea resaltar las celdas que van desde A1 para A10 tienes que escribir A1: A10.
  • El símbolo ; (la punto y coma ) es un operador que separa múltiples términos o condiciones en una fórmula: si desea resaltar las celdas que van desde A1 para A10 y de B1 para B10 tienes que escribir A1: A10, B1: B10.
  • Los simbolos ( y ) (la corchetes ) son operadores que tienen el propósito de agrupar los argumentos de una fórmula. Las funciones requieren que el argumento se inserte entre corchetes.

Ahora que tiene más claro cuáles son las fórmulas y cuáles son los operadores que le serán útiles en su composición, es hora de pasar a los siguientes capítulos, en los que le explicaré cómo hacer cálculos simples o complejos con fórmulas de Excel.

Haz cálculos simples con fórmulas

Si quieres hacer un cálculo simple con fórmulas de Excel, en los siguientes párrafos explicaré cómo escribir una función sin cometer errores.

Comencemos por suponer que, para obtener un cierto resultado, necesita saber lo que quiere. Te daré un ejemplo para que entiendas lo que quiero decir: si quieres saber uno valor promedio, mínimo o máximo entre una serie de datos, seguramente usará las funciones respectivamente (MED), MIN () o MAX (). Si, por otro lado, desea que se muestre un cierto valor en caso de que ocurra una condición especificada por usted, utilizará la función SE ().

Encontrar la función correcta para sus necesidades es simple, si sabe teóricamente qué tipo de cálculo debe realizar para obtener el resultado que desea. De lo contrario, por mucho que pueda comprometerse, para algunos tipos de cálculo, podría ser difícil aplicar una fórmula sin ayuda.

En general, si no sabe cómo moverse, realice una búsqueda en Google, describiendo brevemente su pregunta, para encontrar ejemplos que puedan ayudarlo a resolver su problema. Por ejemplo, si escribes en Google Cómo buscar un valor en la fórmula de Excel, encontrará algunas sugerencias que le aconsejan usar las funciones BUSCAR (), () o Compare ().

Dicho esto, para usar correctamente una función de Excel, después de haberla identificado en el menú apropiado, siga las instrucciones en pantalla para indicar el rango de valores, los argumentos y cualquier otro dato solicitado. Por ejemplo, si quieres usar la función SE (), el procedimiento a seguir es simple.

Como primer término, se debe indicar la condición, luego la respuesta de la función en caso de que la condición sea verdadera y, finalmente, la respuesta en caso de un resultado negativo. La fórmula tiene una estructura de este tipo. = SE ((argumento); (condición verdadera); (condición falsa)). Al aplicar un ejemplo práctico, verá cuán simple es usar esta fórmula.

Tome el caso de que tiene una serie de valores no nulos en el columna A y, en el columna B, desea obtener un resultado que indique visualmente si los valores en A son positivos o negativos: para hacer esto, considerando lo que ya indiqué en el capítulo sobre operadores, debe escribir la fórmula = IF (A1> 0; «positivo», «negativo).

Al hacerlo, si el valor en A1 será mayor que cero, en B1 leerás la redacción POSITIVO. De lo contrario, para valores negativos, leerá la redacción NEGATIVO. Simple, ¿no es así?

Haz cálculos complejos con fórmulas

Ahora que sabe cómo escribir una fórmula simple en una celda de Excel, supongamos que necesita hacer un cálculo complejo que, con una sola función, nunca podría realizar. En este punto, debe vincular necesariamente varios para alcanzar su objetivo.

Esta operación es la parte más compleja de Excel, que no siempre es fácil de poner en práctica. Le mostraré en detalle cómo crear un cálculo complejo utilizando la combinación de varias fórmulas en Excel.

Considere que tiene que hacer un evento para permitir que las personas participen en los cursos. Esta participación está vinculada a su grupo de edad y, por lo tanto, el precio varía según el curso y la edad. Este ejemplo se puede resumir de la siguiente manera.

  • Los usuarios nacidos entre 1985 y 1995 pueden participar en el Curso 1, a un costo de 50 euros.
  • Los usuarios nacidos entre 1985 y 1995 pueden participar en el Curso 2, a un costo de 30 euros.
  • Los usuarios nacidos entre 1996 y 2000 pueden participar en el Curso 2, a un costo de 25 euros.
  • Los usuarios nacidos entre 1996 y 2000 pueden participar en el Curso 3, a un costo de 15 euros.

Su objetivo es, por lo tanto, saber la cantidad que tendrá que pagar cada usuario cuando llegue al curso, teniendo en cuenta las reservas que se han hecho, de forma completamente automática, para no arriesgarse a cometer errores.

Para hacer esto, debe crear una tabla en Excel con el columna A que contiene todos los nombres de los participantes, en el columna B la fechas de nacimiento y en el columna C la tipo de curso a los que quieren participar. Para los datos en la columna C, puede facilitar la tarea creando un lista preestablecido, como te expliqué en esta guía mía.

Dicho esto, es hora de crear la fórmula, en el columna D, que le permitirá ver la cantidad que cada participante deberá pagar por el curso.

Este tipo de cálculo implica el uso combinado de funciones SE (), E (), VALOR (), DERECHA () y TEXT (), unidos entre sí. ¿Por qué usas todas estas funciones? Lo explicaré brevemente: la función SE () es lo que necesita para establecer todas las condiciones para verificar los parámetros indicados en los párrafos anteriores y, dado que hay dos condiciones para verificar ( año de nacimiento y tipo de curso ), la función también debe usarse E ().

Además, la fecha de nacimiento está en el formato dd / mm / aaaa y, por lo tanto, será difícil establecer una condición si el año de nacimiento no se extrae de la fecha completa. Por esta razón, es necesario usar las funciones VALOR (), DERECHA () y TEXT (). La función TEXT () es el que le permite convertir la fecha en una cadena de texto; la función DERECHA () permite extraer los primeros cuatro caracteres de una cadena a partir de la derecha, mientras VALOR () convierte todo de nuevo a cadena de texto. Esto último no es realmente necesario, pero lo indico solo para evitar errores o anomalías en la cadena generada.

Dada esta premisa, la fórmula para extraer el año de nacimiento a partir de la fecha será la que se muestra a continuación.

= VALOR (RIGHT (TEXT (B2; «mm / dd / aaaa»); 4))

En cuanto a la fórmula para verificar las condiciones, se debe establecer una concatenación entre SE () y E (), con un ejemplo de este tipo = SE (E (tema1; tema2); 50; (bucle de verificación)).

Explicaré en detalle lo que significa. La función E () requiere varios argumentos separados por el símbolo punto y coma. En este caso, en la redacción argumento1 Pondrá la fórmula para la extracción del año de nacimiento que tenga valores inferiores o iguales a 1995, mientras que en Tema2 indicará la verificación del curso con la expresión C2 = «Curso 1».

La condición real de esta fórmula es que se debe indicar la cantidad 50, mientras que si es falso, es necesario crear un bucle de verificación, concatenando otra fórmula igual a la anterior, pero que presenta la otra condición de verdad. Este bucle se creará cuatro veces, ya que las series analizadas son solo cuatro.

La fórmula final que se creará será la siguiente.

= SE (E (VALOR (DERECHA (B2 («; dd / mm / aaaa»); 4)) <= 1995; C2 = «Curso 1»; 50; SE (E (VALOR (TEXTO (B2 ; «mm / dd / aaaa»); 4))<=1995;C2=”Corso 2″);30;SE(E(VALORE(DESTRA(TESTO(B2;”gg/mm/aaaa”);4))>= 1996; C2 = «Curso 2»; 25; SE (E (DERECHA (TEXTO (B2; «dd / mm / aaaa»); 4))> = 1996; C2 = «Curso 3»; 15 ; 0))))

El ejemplo anterior es simple, pero representa un cálculo complejo en los datos disponibles. Esta fórmula podría extenderse en el caso de múltiples condiciones, como la solicitud de un boleto de comida o la solicitud de un certificado de participación en papel que aumentará el precio, más grupos de edad o más cursos de participación.

En general, Microsoft Excel ofrece la oportunidad de crear fórmulas complejas, que permiten obtener resultados en los datos de una tabla en unos pocos pasos. Por ejemplo, puede crear tablas para el cálculo automático del código de impuestos o tablas que generan automáticamente datos diferentes en función de más conjuntos de datos.