Admítelo: tú y la PC aún no están de acuerdo, pero a pesar de esto, en la oficina se te ha pedido que hagas algunas hojas de cálculo en sobresalir. El desafío es arduo, su conocimiento de Office aún es bastante limitado, pero estoy seguro de que, con un poco de compromiso, podrá sorprender a todos sus colegas.

No estoy bromeando! Solo unos pocos conceptos básicos y el uso de Excel se vuelve fácil e intuitivo para todos. ¿Qué dices si empiezo a darte algo «directo» cómo usar Excel ¿y desde aquí intentas aprender todos los pasos necesarios para completar tu trabajo? ¿Lo harás? Perfecto, siéntese cómodamente frente a la Pc y dedíqueme un poco de tiempo libre para que pueda leer cuidadosamente todas las sugerencias que he preparado para usted en esta guía mía.

Solo una pequeña aclaración antes de comenzar: para el tutorial utilicé la versión 2016 de Excel para Windows y macOS que, al momento de escribir, es la más reciente lanzada por Microsoft. Dicho esto, las instrucciones en la guía también deberían ser válidas para versiones anteriores del software (y probablemente también para versiones futuras). Claro? Muy bien, ¡entonces todo lo que tengo que hacer es desearles buena lectura y buen trabajo!

Usa Excel en la Pc

Microsoft Excel es un software que le permite realizar cálculos de datos, distribuyéndolos en tablas y gráficos. Es un software perteneciente a la categoría. productividad ampliamente utilizado tanto por empresas como por usuarios habituales. De hecho, generalmente se puede usar para realizar incluso cálculos simples de contabilidad del hogar. Se paga y se requiere una licencia para comprar con precios a partir de € 69.00 / año, pero también está disponible una versión de prueba gratuita de 30 días y hay versiones en línea y móviles Utilizable sin costo.

Si ha decidido usar Microsoft Excel, descargue el software siguiendo mi guía sobre cómo descargar Excel, luego regrese aquí y lea las sugerencias en esta guía. Hoy, de hecho, abordaré el tema de Excel que ilustra todas las funciones y características principales de este poderoso programa que, como ya se mencionó, está disponible para ambos ventanas eso para MacOS, así como para dispositivos móviles y en versión en línea.

Crea una hoja de cálculo

El primer paso a seguir es comenzar Microsoft Excel a través de su icono en el escritorio de Windows, en el menú Inicio o, en el caso de macOS, en el Launchpad. Tan pronto como se abra el programa, se le pedirá que indique el modelo para seleccionar para la entrada de datos.

Puedes, por ejemplo, elegir el modelo Calendario académico, para crear un diario electrónico, o Planificación de ausencia de empleados, para gestionar los días de licencia y enfermedad de sus empleados.

En nuestro caso, sin embargo, le explicaré cómo funciona Excel, teniendo en cuenta un modelo vacío. Luego seleccione el artículo Libro vacío para acceder a la hoja de cálculo de Microsoft Excel.

Lo que se le presentará será una hoja de trabajo dividida en columnas y líneas, compuesto por lo tanto por célula. Las columnas se identifican con las letras del alfabeto, mientras que las filas se numeran progresivamente. En la barra superior, en cambio, hay algunos tarjetas que permiten acceder a todas las funciones que ofrece Excel.

En los siguientes párrafos, explicaré cómo usar algunas de las características más importantes disponibles en estas tarjetas. Por lo tanto, preste la máxima atención para comprender mejor cómo funciona el software.

Formato de celda

La hoja de cálculo de Excel consta de varias celdas. Al hacer doble clic en uno de estos, ingresará al modo editar, que le permite ingresar cualquier tipo de datos o fórmula. Como es posible hacerlo con Microsoft Word, Excel también es posible formatear el texto para realizar un diseño de los datos de una manera atractiva y, sobre todo, organizada, en caso de que el trabajo se presente a otras personas.

Llegando a la tarjeta casa, puede encontrar varios botones divididos por categoría que le permiten realizar esta operación. Por ejemplo, en la sección carácter, puedes seleccionar el fuente el tamaño de fuente lo estilo (negrita (G) cursiva (C) y subrayado (S) ) y el coloración. En la seccion alineación en su lugar, puede alinear el texto a la izquierda, a la derecha y centrado o crear sangrías de párrafo.

En la seccion números, puede establecer cómo se comporta Excel al ingresar datos en una celda: haciendo clic en el menú desplegable con la palabra general, puede seleccionar el estilo de los datos ingresados, como uno fecha uno moneda o del texto, solo para dar algunos ejemplos.

Además, puedes cambiar el tamaño de columna y líneas o inserte o elimine otros nuevos, utilizando las funciones que encuentre en la sección células. También puedes configurar filtros, si ha organizado los datos en una tabla, utilizando la función Ordenar y filtrar, presente en la sección editar. En este caso, al aplicar los filtros en las celdas que contienen las etiquetas de las columnas, puede filtrar los datos con el icono de símbolo (▼).

Si, por otro lado, necesita realizar cálculos rápidos, en la pestaña editar, consulte la función SUMA, que permite ejecutar el suma algebraica de valores presentes en un rango definido por el usuario. Al hacer clic en el icono con el símbolo (▼), ubicado junto a esta función, puede seleccionar otros parámetros de cálculo, como el medios de comunicación y el conteo de valores.

Para obtener más información sobre cómo funciona Excel con cálculos básicos, le sugiero que consulte mis tutoriales sobre cómo agregar a Excel, cómo restar con Excel, cómo multiplicar en Excel y cómo calcular el porcentaje en Excel.

Insertar tablas dinámicas y gráficos

Otra función útil de Excel es la que necesita para crear datos. mesas pivotantes ; Estos permiten resumir los datos de manera resumida y organizada, de acuerdo con los parámetros establecidos por el usuario.

Para crear una tabla dinámica, haga clic en la pestaña entrar y luego haga clic en el botón Mesa pivotante. Posteriormente, podrá ver en la pantalla una ventana que requiere la inserción de datos de un intervalo existente y la celda donde Excel generará la tabla dinámica. Después de confirmar la información solicitada, en la barra lateral derecha se le mostrarán los tipos de datos para arrastrar en los campos. filtros, columnas, filas o valores.

Si necesita más información sobre cómo usar una tabla dinámica, le sugiero que lea el Mi guía dedicada a este tema.

Además, siempre dentro de la tarjeta entrar, tienes la posibilidad de distribuir los datos sobre dioses gráficos. De hecho, puede darse cuenta de algunos histogramas, de las listas en lineas, para dispersión o para pastel. En resumen, tiene todos los tipos de gráficos que necesita para organizar sus datos de trabajo.

Los botones específicos para cada tipo de gráfico están presentes en la sección gráficos o puedes verlos haciendo clic en el botón Tablas recomendadas y luego seleccionando el formulario Todos los gráficos, en la pantalla que se muestra. Si desea obtener más información sobre cómo crear un gráfico en Microsoft Excel, le sugiero que lea mi guía dedicada a este tema.

Insertar fórmulas

Otra característica muy importante de Excel es la relacionada con el uso de funciones. Estas son fórmulas que le permiten realizar cálculos o extraer información en intervalos definidos por el usuario.

Hay muchas funciones en Excel y estas se dividen por categoría, en función de su área de uso. Solo para dar algunos ejemplos, están las funciones que pertenecen a las categorías. financiero, estadística, lógica o matemático.

Insertar una función es muy simple: para hacerlo, seleccione una celda haciendo clic en ella y luego presione el botón Insertar función, que encuentras en la tarjeta fórmulas, en correspondencia de la sección Biblioteca de funciones. En este punto, en la siguiente pantalla que se le muestra, busque la función que mejor se adapte a sus necesidades.

Por ejemplo, si desea convertir el texto de una celda a mayúsculas, vaya a la adyacente e ingrese la función SHIFT (…) a través del procedimiento que te indiqué en las líneas anteriores. En la pantalla de argumentos para la función, se le pedirá que seleccione la celda a convertir en mayúsculas; después de seleccionarlo, presione bueno para ver inmediatamente el resultado de la función recién insertada.

Gestión de datos

En Microsoft Excel es posible importar datos también de fuentes externas: en la pestaña datos, hay algunas características que le permiten realizar esta operación.

Para hacer esto, presione el botón Subir datos externos: en este modoti se muestra un menú desplegable a través del cual debe indicar la fuente que se utilizará para importar sus datos. Puede elegir, por ejemplo, importar una base de datos de Microsoft Access o incluso un archivo de texto.

Puede suceder que al importar archivos en CSV, se muestran en una sola columna, en lugar de distribuirse en una tabla. ¿Cómo resolverlo? Simplemente haciendo clic en el botón Texto en columnas, presente en la tarjeta datos y en la sección Herramientas de datos ; Esto le permite convertir un conjunto de datos CSV en una tabla de Excel.

Además, es posible aplicar el validación de datos insertado en las celdas, si estas satisfacen los requisitos establecidos por el usuario. Para hacer esto, siempre usando la tarjeta datos, presione el botón Validación de datos (se encuentra en la sección Herramientas de datos ).

De esta manera, se muestra una ventana que le permite seleccionar el tipo de datos que se permite al momento de la inserción en celdas específicas. Solo como ejemplo, puede elegir permitir solo números incluidos en un rango definido o aceptar solo datos en formato de fecha.

Eventualmente, también puedes configurar mensajes de entrada y error que se muestran a cualquiera que ingrese los datos en la hoja de cálculo de Excel.

Revisión de archivos y protección

Microsoft Excel también está presente corrector ortográfico, para verificar la exactitud de los textos presentes en la hoja de trabajo. Para usarlo, ve a la tarjeta revisión y, en correspondencia de la sección Herramientas de corrección, comienza el Revisión ortográfica, presionando el botón homónimo.

Si lo desea, también puede ejecutar el traducción de textos presente en celdas específicas, presionando el botón traducir, en la sección idioma. Además, si el documento es utilizado por más de una persona, es posible insertar comentarios para el revisión del trabajo: todos los botones utilizados para este propósito están presentes en la sección comentarios.

Si, en cambio, desea que su trabajo no sea cambiado por aquellos a quienes distribuye el archivo, puede decidir establecer uno protección con contraseña. Los botones Proteger la hoja y Proteger el libro de trabajo le permite realizar esta operación, bloqueando la modificación de todo el archivo. Útil, ¿no es así?

En caso de que necesite asegurarse de que solo se puedan modificar algunas celdas, haga clic derecho en una celda y haga clic en el elemento Formato de celda, en el menú contextual que se le muestra. En la pantalla que se abre, selecciona la pestaña protección, desmarca la casilla bloqueada y luego presione bueno.

En pocas palabras, al actuar de esta manera, si habilita la protección en la hoja de cálculo como indiqué anteriormente, el cambio se permitirá solo para aquellas celdas a las que se haya eliminado la etiqueta bloqueada.

Cambiar la visualización de datos y macros

La pantalla de visualización de la hoja de cálculo de Excel se puede modificar con los botones de la sección vista. En esta sección, puede cambiar el estilo de visualización, de modo que se muestre, por ejemplo, el saltos de página o el gobernante.

También puedes decidir bloque de filas o columnas para que siempre se muestren cuando se desplaza por una tabla larga. Esta funcionalidad se puede activar haciendo clic en la pestaña vista y luego en el botón Paneles de bloque, en la sección ventana.

Microsoft Excel también te permite crear macro medio Microsoft Visual Basic, una herramienta de programación avanzada. Estas últimas no son más que instrucciones programadas por el usuario y útiles para realizar pasos repetitivos. Un ejemplo es crear una macro para formatear el estilo de los nuevos datos ingresados, de acuerdo con algunas instrucciones precisas indicadas por el usuario.

Si las macros consisten en operaciones que se realizarán en funciones presentes en la interfaz de Microsoft Excel, simplemente use el botón Grabar macro. Luego, en la ventana que aparece, ingrese el nombre de la macro, la tecla de acceso directo y luego presione hacia arriba bueno para comenzar a grabar. Luego debe ejecutar manualmente la operación que desea automatizar y luego presionar el botón Dejar de grabar, para salvarla.

Con un conocimiento más avanzado de Microsoft Visual Basic, se pueden llevar a cabo operaciones aún más complejas y complejas, creando así un nivel extendido de personalización de la hoja de cálculo.

Guarde una hoja de cálculo e imprima

¿Has terminado de trabajar con la hoja de cálculo de Excel? Muy bien; en este punto tienes que proceder con el rescate del archivo Básicamente, Microsoft Excel guarda automáticamente el archivo cada 10 minutos, pero puede guardarlo manualmente haciendo clic en el icono con el símbolo de un disquete, que se encuentra en la esquina superior izquierda.

Si desea guardar la hoja de cálculo en una carpeta específica o en otro formato, haga clic en la pestaña expediente y luego presione el elemento del menú Guardar como, ubicado en la barra lateral izquierda. Luego selecciona el botón Navegar y navegue en las carpetas de la Pc, para seleccionar el destino donde almacenar el archivo.

En este punto, usando el menú desplegable al lado del elemento Guardar como, opcionalmente puede elegir guardar el libro en otro formato, en comparación con el predeterminado .xlsx. Solo para darle algunos ejemplos, puede usar el formato anterior xls o ese ods o csv. También puede usar la impresora PDF de Microsoft para guardar el archivo en PDF.

Si quieres, en cambio, imprimir un archivo de Excel, haga clic en la pestaña expediente y luego presione el elemento impresión, en la barra lateral izquierda. Luego, elija la impresora y configure los ajustes de impresión según sus necesidades, utilizando la información que ve en la pantalla. En este punto, presione el botón impresión para comenzar a imprimir el archivo de Excel.

Otra información útil sobre cómo usar Excel

Además de la información de esta guía, es posible que le interesen algunos tutoriales que hice en Microsoft Excel, como cómo usar Excel para facturas o cómo normalizar datos en Excel. Si está interesado en leer otros tutoriales de Microsoft Excel, le sugiero que haga clic en este enlace para ver todas las guías que escribí sobre este software.

Además, si necesita profundizar en algunos aspectos de este software, puedo recomendarle algunos libros que seguramente lo ayudarán para su uso profesional.

 

Trabajando con Microsoft Excel 2016. Guía del usuario

Ver oferta en Amazon

 

Excel 2016. Aprenda a trabajar con hojas de cálculo

Ver oferta en Amazon

 

Tablas dinámicas con Excel. De lo básico al uso profesional.

Ver oferta en Amazon

 

Use Excel en línea

Como se mencionó anteriormente, Microsoft Excel es un software pago. Por esta razón, si no desea comprarlo, pero aún desea usar sus funciones, le aconsejo que considere el uso de Microsoft Excel en línea.

Esta herramienta le permite trabajar en hojas de cálculo de Excel a través del navegador, como si estuviera utilizando un software de Pc. La ventaja que se puede obtener es la de poder compartir documentos, de modo que posiblemente más usuarios puedan trabajar simultáneamente en el mismo archivo, si esta posibilidad se ha configurado correctamente.

En este sentido, para compartir una hoja de cálculo en línea de Microsoft Excel, presione el botón cuota que encuentre en la parte superior derecha y escriba la dirección de correo electrónico del destinatario. Luego haga clic en la redacción Destinatarios autorizados a cambiar para cambiar los permisos de edición de documentos y permitir el acceso incluso a aquellos que no tienen una cuenta de Microsoft.

Microsoft Excel Online es casi idéntico en su funcionalidad en comparación con el software de escritorio. Sin embargo, algunas características no están presentes en esta versión, como el protección de una hoja de cálculo mediante contraseña o el importación de datos de una fuente externa. Además, los archivos solo se pueden guardar en formatos .xlsx y ods.

Dicho esto, para todo lo que concierne al funcionamiento de Microsoft Excel Online, consulte los capítulos anteriores dedicados a Windows y MacOS, ya que es posible usarlos de la misma manera.

Use Excel en teléfonos móviles y tabletas

Si está fuera de la oficina o fuera de casa y no tiene una Pc portátil, puede confiar en la aplicación Microsoft Excel para Android e iOS, para que pueda trabajar en un archivo de Excel, actuando como un teléfono móvil o tableta. La aplicación es gratuita para todos los dispositivos con dimensiones iguales o menores a 10.1 «.

En comparación con el software de escritorio y la herramienta en línea, la aplicación del dispositivo móvil tiene una funcionalidad significativamente menor. Hablando de los presentes, sin embargo, existe la posibilidad de insertar cualquier función en una celda, usando el botón relativo en la esquina superior izquierda de la pantalla, o cambiar el formato de datos y las celdas individuales.

Además, hay funciones de cálculo, como la suma algebraica, el promedio y el recuento de valores, o aquellos para la clasificación y el filtrado de los datos de la tabla. También puede agregar cuadros y gráficos o dibujar a mano alzada.

Sin embargo, al comprar la versión prima disponible en Office 365 a partir de € 69.00 / año, tiene acceso a algunas características adicionales, como la capacidad de aplicar más colores para formatear o lo que necesita para cambiar los estilos y diseños de las tablas dinámicas, por ejemplo.

Si está interesado en el funcionamiento de la aplicación. Microsoft Excel en teléfonos móviles y tabletas, le sugiero que lea algunas de mis guías dedicadas al tema: cómo usar Excel en Android, cómo usar Excel en el iPhone y cómo usar Excel en el iPad.