Su gerente le ha confiado una tarea que ha definido como bastante simple: debe procesar los datos de una hoja de cálculo a través de Microsoft Excel para obtener los resultados requeridos. Sin embargo, desafortunadamente, a pesar del hecho de que sabe cómo usar algunas funciones básicas de Excel, nunca ha usado las fórmulas: una herramienta que ahora es indispensable para que pueda hacer su trabajo y, por esta razón, se pregunta cómo usar fórmulas de Excel.

Apuesto a que las cosas son exactamente así, ¿estoy en lo cierto? Entonces no tienes que preocuparte de ninguna manera, porque tengo todas las respuestas que necesitas. En esta guía mía, de hecho, le mostraré cómo usar fórmulas de Excel para hacer cálculos sobre los datos en su hoja de cálculo. En primer lugar, sin embargo, para que comprenda aún mejor lo que vamos a hacer, le explicaré qué es una fórmula y cuáles son sus elementos.

Como se dice ¿No puedo esperar para comenzar a leer los consejos que he preparado para ti? Entonces, ¿qué estás esperando? Valor: siéntese cómodamente y tómese unos minutos de su tiempo libre para leer detenidamente la información que le proporcionaré en los próximos capítulos y aprender también a completar una fórmula de Excel. Estas listo Sí? ¡Muy bien! ¡Solo tengo que desearles una buena lectura y, sobre todo, un buen trabajo!

¿Qué es una fórmula de Excel?

Microsoft Excel es un software que permite, mediante el uso de una hoja de cálculo, gestionar datos y realizar cálculos, que se producen mediante el uso de fórmulas.

una fórmula en Excel es, para decirlo en términos simples, una cadena a través de la cual se declara el cálculo que desea realizar sobre los datos que posee. Se compone de varios elementos que son, en general, recurrentes.

Para hacerte entender bien este tema, propongo como ejemplo la fórmula = SI (A1> 0; «positivo», «negativo) que está constituido por función SE (), de un referencia ( A1 ), de uno firme ( 0 ) y de diferentes operadores (por ejemplo, el signo > ). Todos estos elementos casi siempre están presentes en las fórmulas, aunque en algunos casos puede haber excepciones, basadas en el cálculo a realizar.

Para comprender mejor cómo funciona una fórmula de Excel, en los próximos capítulos explicaré en detalle qué son y cómo usar los diferentes elementos que le conté anteriormente.

funciones

A menudo, una fórmula se confunde con la función. Como te expliqué en el capítulo anterior, una fórmula es una declaración hecha por el usuario para hacer un cálculo. Una función, en cambio, es un código ya definido en Microsoft Excel, que le permite realizar una operación específica.

Tomando el ejemplo que te di en el capítulo anterior, la función SE () no es una fórmula, porque simplemente expresa un concepto: obtener un resultado verdadero o falso, basado en una condición dada. En el momento en que se transcribe en una celda, coloca la marca = e indicando todos los otros argumentos, obtenemos una fórmula basada en la función SE ().

Las funciones pueden usarse individualmente dentro de una fórmula o vincularse entre sí, creando fórmulas más complejas, a través de las cuales se declara un cálculo que nunca podría realizarse con una sola función.

en Microsoft Excel hay tantas funciones disponibles que abarcan diferentes áreas de cálculo: las relacionadas con los temas financiero el estadística el trigonometría o el lógica, solo para darte algunos ejemplos.

Las funciones se pueden recuperar dentro de una celda escribiendo primero el signo = y luego indicando su parámetro de declaración: en el caso de la función SE (), tienes que escribir SE : al hacerlo, se mostrará un información sobre herramientas debajo de la celda (es decir, una sugerencia), que le dará las indicaciones para la compilación correcta de la función.

Si no conoce la función a utilizar, en Excel para Windows y macOS puedes llamarlo a través del botón Insertar función presente en la tarjeta fórmulas. Si, en cambio, usas Excel en línea, puede abrir el mismo panel con el botón función presente en la tarjeta entrar.

Finalmente, en lo que respecta a la Aplicación Excel para Android o iOS, puede agregar una fórmula usando el menú desplegable en la parte inferior, seleccionando el elemento fórmulas (en un teléfono móvil) o mediante la pestaña correspondiente en la parte superior (en una tableta).

operadores

Cualquier fórmula utilizada en Microsoft Excel requiere el uso de operadores : estos no son más que símbolos que definen una operación específica en el cálculo, en función de la categoría a la que pertenecen.

Incluso la fórmula más simple = A1, escrito en la celda B1 de la hoja de cálculo, está compuesto por el operador =. Este último es indispensable para escribir una fórmula y comenzar el cálculo correspondiente en consecuencia.

Entre los operadores que puede usar dentro de una fórmula, están los de comparación, como el signo = lo cual, además de lo que ya se ha dicho en las líneas anteriores, también sirve para declarar que dos valores deben ser iguales. Luego están las señales > y < que expresan respectivamente si un valor debe ser mayor o menor que otro. Estos últimos signos, combinados con el operador. =, en cambio, expresan que un valor debe ser mayor o igual que (o menor o igual que) otro.

Luego, hay otros operadores que se utilizan para definir intervalos entre celdas, como el signo : (i dos puntos ) o para agrupar temas, como corchetes. Otro operador a menudo presente dentro de una función es el que se expresa con el signo ; (la punto y coma ), que le permite separar los argumentos de una función entre sí.

referencias

Después de definir las funciones y operadores, otro elemento recurrente en una fórmula es el referencia : este último tiene una función similar a la variable de una fórmula matemática. Las referencias, de hecho, se expresan con conexiones celulares.

Tomando la fórmula como ejemplo Longitud = (A1) el término A1 representa una referencia de celda que puede contener cualquier valor definido por el usuario. Por lo tanto, no debe ser necesariamente un valor numérico o textual escrito por usted en la celda, sino que también puede ser el resultado de un cálculo realizado en la celda misma.

Las referencias se pueden expresar con una sola celda ( A1 ) o de un rango ( A1: A100 ) definido por el operador con el signo : (i dos puntos ), del cual te hablé en el capítulo anterior. Una fórmula que contiene una referencia de celda variará el resultado de su cálculo, en función de los datos ingresados ​​en la celda misma.

Cuando las fórmulas se repiten en las otras celdas, mediante la operación de arrastre, la referencia de celda varía en su forma: si está en la celda B1 ha escrito una fórmula que contiene una referencia a la celda A1, arrastrándolo a la celda de abajo ( B2 ), la referencia cambiará automáticamente a A2. En este caso, la fila se cambia en la referencia de celda. Esto sucede incluso cuando la repetición de la fórmula ocurre horizontalmente, lo que implica una variación de la columna en la referencia de la celda.

En ciertas fórmulas, la operación descrita anteriormente puede causar errores de cálculo, ya que algunas referencias deben permanecer ancladas a una celda, sin que ocurra ningún cambio durante la traducción de la fila o columna. En este caso, debe usar el operador $ dentro de la referencia, como explico en las siguientes líneas.

  • La referencia $ A1 indica que, con la repetición de la fórmula, la columna debe permanecer bloqueada, lo que permite la variación de las filas.
  • La referencia A $ 1 indica que, con la repetición de la fórmula, la línea debe permanecer bloqueada, lo que permite la variación de las columnas.
  • La referencia $ A $ 1 indica que, con la repetición de la fórmula, tanto la columna como la fila de la celda deben permanecer bloqueadas, para dejar la referencia de la celda anclada en la fórmula.

Además de lo que se dijo en las líneas anteriores, una referencia también puede estar compuesta por un nombre. Los nombres no son más que referencias que contienen datos definidos por el usuario, como un rango de celdas uno función uno firme o uno mesa. El usuario puede establecer los nombres a través de la pestaña fórmulas y seleccionando el botón apropiado Gestión de nombres.

constantes

Finalmente, los últimos elementos que pueden serle útiles en una fórmula son los firme. Una constante no es más que un valor establecido por el usuario que no es variable. Por lo tanto, una constante se desconecta del concepto de celda, ya que debe ser un dato no mutable.

La constante puede ser un valor numérico que textual, basado en el cálculo a realizar. Toma la fórmula, por ejemplo = SI (A1> 0; «positivo», «negativo). El valor 0 representa una constante para la referencia de celda A1. Esto no puede variar, ya que se solicitan todos los valores en la celda A1 Son números positivos.

También los temas posteriores de la función SE () son constantes: los términos positivo y negativo son las condiciones de veracidad que la fórmula tendrá que expresar, en función de la condición declarada. Estas constantes no cambian, ya que han sido especificadas por el usuario.

Estas condiciones de veracidad en la fórmula también se pueden reemplazar por otras funciones, lo que hace que el valor sea dinámico y susceptible de variaciones, según las referencias de celda que contienen. Te explicaré este concepto en un capítulo posterior del tutorial.

Complete una fórmula de Excel

Ahora que conoce todos los elementos que pueden servirle en una fórmula, es hora de ver cómo compilar uno.

Tomemos como ejemplo una fórmula que tiene como objetivo verificar si el código tributario pertenece a una persona femenina o masculina.

= IF (VALOR (derecha (izquierda (A1; 11); 2)) <= 31; «M», «F)

En el ejemplo anterior, en la celda A1 Se incluye un número de identificación fiscal de una persona física. Si no lo sabía, dentro del código tributario se expresa un número en el décimo y undécimo dígito, que corresponde al día de nacimiento. Mientras que en los hombres este valor está entre 1 y 31 (los días del mes), el valor también se agrega a las mujeres 40.

Dicho esto, teniendo en cuenta el objetivo definido en los párrafos anteriores, será necesario extraer este valor de dos dígitos del código tributario y compararlo con los datos que posee. Para hacer esto, necesitamos la combinación de las dos funciones DERECHA () y LEFT (), que permiten extraer una serie de caracteres definidos de una cadena. Este valor debe ser reclamado con la función VALOR (), para que se reconozca como un número. De hecho, las cifras van desde 01 para 09 Excel los interpreta como texto pero, utilizando la función VALOR (), se convertirá en números.

En este caso, la fórmula LEFT (A1; 11) permitirá extraer los primeros 11 caracteres ( firme ) de una cadena contenida en la celda A1 ( referencia ) a partir de la izquierda. El resultado obtenido, que no es una constante, se utilizará como referencia para la función DERECHA (), a través del cual se requiere la extracción del primero 2 caracteres ( firme ), comenzando desde la derecha de la cadena.

La función VALOR (), en cambio, requiere como argumento solo una referencia de celda, para convertir su contenido en un valor que pueda usarse en la fórmula. En este caso, la referencia estará dada por el resultado de la función DERECHA ().

Para definir si un código tributario pertenece a un hombre o una mujer, el uso de la función puede ser útil SE (). En este caso, la condición de veracidad para el cálculo debe indicarse como primer argumento: lo que desea saber es si el resultado obtenido es menor o igual que 31, para identificar el código fiscal como perteneciente a un hombre. Los valores diferentes al indicado indican que, en cambio, pertenece a una mujer.

En este caso, el valor extraído por la función VALOR () será la referencia requerida por la fórmula, que deberá compararse con el valor 31 ( firme ) a través del operador firmado <=. La condición verdadera y falsa se expresará respectivamente con las constantes «M» y «F», separado del operador ; (la punto y coma ).

Obviamente, como te expliqué en los capítulos anteriores, la fórmula debe ir precedida del signo =, sin los cuales el cálculo solicitado nunca puede tener lugar.