¿Cómo usar la edición compartida de Excel? Los libros compartidos de Excel son una característica que le permite al usuario, compartir la información y trabajar con distintas personas o colaboradores en un mismo libro de Excel, en la actualidad se le puede ubicar bajo el nombre de coautoría.

Información importante

Antes de indicarle cual es el procedimiento de la creación de los libros compartidos es importante indicarles que esta ya no es la mejor alternativa para estos procesos pues los libros compartidos tienen una serie de limitaciones, entra las cuales se encuentra la de la imposibilidad de realizar ediciones en Excel a través de la web.

En este caso lo mas recomendable es la utilización de la nueva versión de estos, la cual lleva como nombre coautoría, y que es una herramienta mucho mas completa que los libros compartidos, motivo por el cual le recomendamos que esté completamente seguro de querer usarlos.

La preparación del archivo del libro compartido

Para llevar a cabo la preparación de los libros compartidos lo que se debe hacer es lo siguiente:

  • Realice la creación de un nuevo libro de Excel o en su defecto abra uno de los que ya tiene creados.
  • Deberá colocarlo en la red, utilizando una ubicación como, por ejemplo: \\nombre_servidor\nombre_carpeta.
  • No se deberá colocar este tipo de archivo en ubicaciones como OneDrive o en SharePoint.
  • Presione en la opción Revisar, posteriormente en la opción Compartir libro.
  • En el apartado de edición ubique y seleccione la alternativa permitir la modificación por varios usuarios.
  • Ingrese en la opción de uso avanzado, escoja las diferentes opciones que desea sean utilizados para el control de los cambios, pulse aceptar.
  • En el caso de que este usando un nuevo libro, deberá darle un nombre al archivo, posteriormente presione aceptar.
  • En el caso de que este trabajando con un libro ya existente solamente tendrá que pulsar sobre la opción de aceptar.

Si el libro contiene vínculos

En el caso de que el libro de Excel que desea compartir tenga vínculos con otros libros o archivos lo más recomendable es que:

  • Realice la comprobación de los vínculos, si es necesario llevar a cabo la actualización o reparación de los vínculos, hágalo.
  • Presione sobre la opción de archivo, posteriormente pulse sobre la alternativa guardar.
  • Una vez que termine con esta acción, en la parte superior del documento de Excel estará junto al nombre del archivo el o los vínculos compartidos.

Como se lleva a cabo la acción de compartir el libro

Para llevar a cabo finalmente la acción de compartir el libro lo que se debe hacer es lo siguiente:

  • Pulse sobre la alternativa de compartir.
  • Escoja los permisos que le dará a las personas con las que competirá el libro, presione aceptar.
  • Agregue los contactos con los cuales compartirá el libro.
  • En el caso de que desees escribir un mensaje, lo podrá hacer sin ningún tipo de inconvenientes.
  • Finalmente presione sobre la alternativa de enviar, esta es la manera con la que podrá realizar la acción de compartir un libro de Excel.