Der Chef gab ihm eine Tabelle mit den Abschlüssen für das letzte Quartal und bat ihn, den Inhalt zu analysieren und zusammenfassende Berichte zu erstellen, die er bei der nächsten Sitzung vorlegen sollte. Ich würde gerne auf diesen Aufwand verzichten, aber er gehört zu Ihren Aufgaben und Sie können nicht zurückkehren: Aus diesem Grund suchen Sie nach einer Lösung, die Ihnen bei diesem Unterfangen helfen kann und die keine besonders umfangreiche IT-Erfahrung erfordert, die Sie leider nicht haben .

Und wenn ich dir das sagen würde Programme beliebte Tools zur Tabellenkalkulation, wie z Microsoft Excel y LibreOfficeHaben Sie ein sehr leistungsfähiges Werkzeug, das für diesen Zweck geeignet ist? Nun, das ist richtig: Dieses Tool heißt schwenkbarer Tisch und ermöglicht es Ihnen, mit wenigen Klicks eine "Zusammenfassung" (mit angehängten automatischen Operationen für die zu verarbeitenden numerischen Werte) aus einem Datensatz zu erstellen, der in einer Tabelle enthalten ist.

Wie zu sagen Jetzt habe ich Sie fasziniert und Sie möchten verstehen So erstellen Sie eine Pivot-Tabelle um dir zu gefallen Kopf und erstellen Sie den Bericht, den Sie benötigen? Dann zögern Sie nicht länger und lesen Sie alle Anweisungen, die ich Ihnen in den folgenden Zeilen geben werde, sorgfältig durch: Ich kann Ihnen garantieren, dass Sie am Ende dieses Handbuchs Ihre Aufgabe perfekt erfüllen können. An dieser Stelle kann ich Ihnen nur gute Lektüre und gute Arbeit wünschen!

Vorbereitende Operationen

Bevor Sie fortfahren und verstehen So erstellen Sie eine Pivot-TabelleEs ist gut, ein paar Worte in die Verwendung von Tabellen dieses Typs zu investieren, ohne das Format des Arbeitsblatts zu vergessen, von dem aus wir beginnen müssen.

Genau wie ich in den einleitenden Worten dieses Tutorials erwähnt habe, ist eine Pivot-Tabelle eine "alternative" Methode zum Neuanordnen von Daten, die bereits in einer Tabelle vorhanden sind: Tatsächlich ist es möglich, eine Pivot-Tabelle zu verwenden, um eine zu erhalten kurze Zusammenfassung, aber vollständig, der verfügbaren Informationen mit der Möglichkeit, sie nach dem zu berücksichtigenden Aspekt zu ordnen und zu kombinieren, ohne die Struktur der ursprünglichen Tabelle zu ändern.

Mit anderen Worten, eine Pivot-Tabelle bietet die Möglichkeit, die in einer Tabelle enthaltenen Daten auf einen Blick zu analysieren, ohne die Verwendung von Formeln und Makros erlernen zu müssen. Sie können eine Pivot-Tabelle erstellen, um die Ergebnisse jedes Monats des Jahres und aus jedem Grund (Rechnungen, medizinische Ausgaben, Ausbildung usw.) "on the fly" anzuzeigen, anstatt sie manuell und entsprechend der ausgewählten Kategorie hinzuzufügen. die Elemente jeder Spalte.

Für das Programm (in diesem Handbuch werden wir als Beispiele verwenden Microsoft Excel y LibreOffice Calc ) ist in der Lage, eine Pivot-Tabelle mit genauen Daten zu generieren, die Daten in der anfänglichen Tabelle müssen sein gut strukturiert und ich antworte auf eine Reihe sehr spezifischer Bedingungen, die ich unten auflisten werde.

  • Wenn die Pivot-Tabelle Überschriften enthalten muss, muss das Arbeitsblatt auch Überschriften enthalten.
  • la Kopfzeilen, falls vorhanden, muss ohne Trennung unmittelbar vor den Datenleitungen stehen.
  • In der anfänglichen Tabelle oder zumindest in dem Datenbereich, für den die Pivot-Tabelle erstellt wurde, Es sollten keine Leerzeilen vorhanden sein.
  • Die in den Spalten enthaltenen Daten müssen sein homogen, damit sie beim Erstellen der Pivot-Tabelle kombiniert werden können (addieren, subtrahieren, multiplizieren, sortieren, zählen usw.). Dies bedeutet zum Beispiel, dass in einer hypothetischen Spalte "Betrag" nur numerische Werte relativ zu den Beträgen in der gewählten Währung vorhanden sein sollten.

In den folgenden Teilen dieses Tutorials werde ich auf eine Tabelle verweisen, die eine Spesenabrechnung für monatliche Haushaltsausgaben enthält: die Spalte la mit der Monat Referenz, Spalte B la Kategorie der Ausgabe und schließlich die Spalte C enthält den relativen Betrag in Euro.

In diesem Handbuch werde ich auf Microsoft Excel 2016 und LibreOffice Calc 5 verweisen, die beide auf der Plattform ausgeführt werden Fenster. Dieselben Anweisungen können jedoch sicher in früheren / späteren Versionen der oben genannten Programme oder in verwendet werden OS andere als Windows zum Beispiel MacOS.

Erstellen Sie eine Pivot-Tabelle mit Microsoft Excel

Sie haben zur Verfügung Microsoft Excel Ihre Tabellen verwalten? Dies ist also der Abschnitt für Sie: In den folgenden Zeilen werde ich Ihnen alle erforderlichen Anweisungen zum Erstellen und Verwalten einer Pivot-Tabelle mit der von erstellten Anwendung geben Büro.

Doppelklicken Sie zunächst auf die Excel-Datei, die die zu verarbeitenden Daten enthält, und stellen Sie sicher, dass die Tabelle die oben aufgeführten Anforderungen erfüllt. Wenn Sie stattdessen von einer neuen Datei aus starten müssen, starten Sie Microsoft ExcelKlicken Sie auf das Symbol Leeres BuchFüllen Sie dann das erstellte Dokument mit den Daten aus, die Sie in die Pivot-Tabelle aufnehmen möchten. Wenn Sie Ihre neue Tabelle besser anpassen möchten, empfehlen wir Ihnen, meine Anleitung zu lesen Verwenden Sie Excel um eine Reihe nützlicher Tipps zu finden.

Nachdem Ihre Tabelle fertig ist, können Sie mit dem Erstellen der zugehörigen Pivot-Tabelle fortfahren: Wählen Sie, ziehen Sie die Maus, die Datenbereich Drücken Sie auf das Element, das Sie verarbeiten möchten (oder klicken Sie in eine Datenzelle, um das gesamte Arbeitsblatt zu verarbeiten) eingeben befindet sich oben und dann auf dem Knopf Schwenktisch, links wohnhaft.

Öffnen Sie an dieser Stelle auf dem sich öffnenden Bildschirm das Häkchen neben dem Element Tabelle oder Intervall auswählen (falls erforderlich), stellen Sie sicher, dass die Box Tisch / Küche Enthält alle Zellen in der Tabelle (oder den ausgewählten Datenbereich), setzen Sie ein Häkchen neben das Element Neues Arbeitsblatt und drücken Sie die Taste gut. Das Spiel ist beendet: Excel öffnet automatisch das neue Arbeitsblatt (Sie können jederzeit über die folgenden Registerkarten zur vorherigen Tabelle zurückkehren), das für die Datenverarbeitung über die Pivot-Tabelle konfiguriert ist.

Beachten Sie, dass die Tabellenüberschriften (z. Referenzmonat, Kategorie y Ausgangsmenge ) werde ich Felder der Pivot-Tabelle, um zu organisieren und zu organisieren, was Sie erreichen möchten.

Arbeiten Sie am Tisch

Bevor ich die Felder in der soeben erstellten Pivot-Tabelle organisiere, möchte ich Ihnen einige allgemeine Tipps zum Organisieren solcher Tabellen geben. Eine Pivot-Tabelle, genau wie im Excel-Fenster gezeigt, besteht hauptsächlich aus drei Bereichen von Interesse: dem Bereich Riga, die Gegend Spalte und die Gegend valores.

Im Allgemeinen können wir sagen, dass die nicht numerischen Felder (in unserem Beispiel die Ausgabenkategorien) in dem Bereich platziert sind Riga, Die Felder, die enthalten Termine, Stunden o Referenzzeiträume sind in der Umgebung platziert Spaltenwährend die Felder numerisch (im Allgemeinen diejenigen, die mit Operationen kombiniert werden müssen Mathematik) werden dem Bereich hinzugefügt valores. Es muss jedoch gesagt werden, dass die Anordnung der Felder in den Bereichen einer solchen Tabelle in Abhängigkeit von der Art der erhaltenen "Zusammenfassung" und dem Szenario, in dem die Analyse durchgeführt wird, stark variiert.

Nachdem Sie diese notwendige Voraussetzung erfüllt haben, ist es Zeit, die Felder der soeben erstellten Pivot-Tabelle hinzuzufügen: Identifizieren Sie den Bereich Pivot-Tabellenfelder Wählen Sie rechts neben dem Excel-Bildschirm eines der verfügbaren Felder mit der Maus aus (z. Referenzmonat ) und ziehen Sie es in den am besten geeigneten Bereich der Tabelle (z. Spalten ) und wiederholen Sie den Vorgang für alle Felder, die Sie analysieren möchten. In diesem Beispiel das Feld Ausgabenkategorie wird dem Bereich hinzugefügt filas und das Feld Ausgangsmenge Bereich valores, um einen vollständigen Überblick über die monatlichen Gesamtausgaben zu erhalten.

Standardmäßig führen Excel-Pivot-Tabellen das aus Suma der im Feld enthaltenen Daten valores, wenn sie numerisch sind, oder die Contar ob sie textuell oder nicht homogen sind; Wenn Sie möchten, können Sie dieses Verhalten ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle klicken Summe von (Spaltenname) aus der Pivot-Tabelle und wählen Sie dann das Element aus Werte für zusammenfassen aus dem Menü, das auf dem Bildschirm angezeigt wird. Zu diesem Zeitpunkt müssen Sie lediglich die arithmetische Operation auswählen, die Sie für die im Wertefeld enthaltenen Daten ausführen möchten (Minimum, Maximum, Durchschnitt usw.).

Wenn Sie Werte nicht in Währung (oder in einem anderen numerischen Format) anzeigen möchten, können Sie sie auch in Prozent anzeigen. In dem von uns analysierten Beispiel wäre dies sehr nützlich, um die Kategorie mit dem höchsten Prozentsatz an Ausgaben zu untersuchen. Um fortzufahren, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Zusammenfassungszelle der Werte (z. Ausgabesumme importieren ) und wählen Sie die Elemente aus Werte als>% der Gesamtzahl anzeigen.

Natürlich können Sie das Wertformat verwenden, das Ihnen am besten gefällt, und die Felder in den verschiedenen Bereichen verschieben, bis Sie die gewünschte Ansicht erhalten - das ist die Stärke von Pivot-Tabellen! Abschließend möchte ich Sie daran erinnern, dass die Pivot-Tabelle automatisch aktualisiert wird, wenn die Werte, die zu dem in der Verarbeitung enthaltenen Datenbereich gehören, hinzugefügt, gelöscht oder geändert werden: Wenn der Aktualisierungsvorgang nicht sofort erfolgt, können Sie auf die Schaltfläche klicken aktualisieren an der Platte befestigt Pivot-Tabellenfelder und es ist unten rechts platziert.

Wenn Sie so weit gekommen sind, haben Sie alle Informationen, die Sie zum Erstellen einer Pivot-Tabelle mit Microsoft Excel benötigen. Ich möchte Sie jedoch daran erinnern, dass die Möglichkeiten dieses Programms hier nicht enden: Um nur einige Beispiele zu nennen, können Sie Diagramme und Histogramme erstellen, diese überlagern, um noch genauere Statistiken zu erstellen, mehr oder weniger komplexe Tabellen zur Verwaltung der Datenklassifizierung erstellen und vieles, vieles, viel anderes. Kurz gesagt, das Potenzial dieser Software ist nicht begrenzt!

Außerdem möchte ich Sie daran erinnern, dass Sie können bearbeiten Dateien, die mit Excel auch auf anderen Plattformen als Windows und MacOS erstellt wurden: Die Software ist verfügbar, wenn auch mit einigen Einschränkungen, z. B. einer Anwendung für Android, iPhone y iPad (kostenlos für Geräte bis 10.1 ″) Und als Webanwendung, die direkt von der verwendet werden kann Browser.

Erstellen Sie eine Pivot-Tabelle mit LibreOffice Calc

Verwenden Sie Microsoft Excel nicht zum Verwalten Ihrer Tabellen, sondern überprüfen Sie es LibreOffice Calc ? Keine Sorge, mit dieser Software können Sie ganz einfach Pivot-Tabellen erstellen! Auch in diesem Fall gelten die Regeln für die Erstellung der Tabelle im Abschnitt mit den vorläufigen Informationen: Die Daten müssen sein homogen, bestellt und sollte nicht vorhanden sein leere Zeilen.

Nachdem dies gesagt ist, ist es Zeit, sich an die Arbeit zu machen: Öffnen Sie die Tabelle mit den Daten, die in LibreOffice verarbeitet werden sollen, oder erstellen Sie eine, indem Sie die oben genannten Regeln genau befolgen. Wählen Sie anschließend mit der Maus den Datenbereich aus, für den gearbeitet werden soll (einschließlich der Überschriften), oder klicken Sie auf eine beliebige Zelle im Bereich, um die gesamte Tabelle zu analysieren, und drücken Sie dann auf das Menü eingeben befindet sich oben und wählen Sie das Element Schwenktisch ... Von letzterem.

Setzen Sie danach ein Häkchen neben den Artikel Aktuelle Auswahl Drücken Sie in dem kleinen Fenster, das sich öffnet, die Taste gut Ordnen Sie die Felder in Ihrem Arbeitsblatt nach den gleichen Regeln an, die ich im Abschnitt Microsoft Excel vorgeschlagen habe (z. Referenzmonat, Ausgabenkategorie y Ausgangsmenge ) in den Feldern der entsprechenden Pivot-Tabelle ( Zeilenfelder, Spaltenfelder y Datenfelder ).

Auch in diesem Fall ist die Standardoperation für numerische Datenfelder Suma : Um dieses Verhalten zu ändern, doppelklicken Sie auf den entsprechenden Eintrag (z. Ausgangsmenge ) und wählen Sie die gewünschte Operation ( Summe, Anzahl, Median, Durchschnitt und so weiter) aus dem Auswahlfeld Funktionund dann drücken gut Um den Vorgang abzuschließen.

Um die Erstellung der Pivot-Tabelle abzuschließen, müssen Sie nur auf die Schaltfläche klicken gut : Unmittelbar danach zeigt das Programm das neue Blatt mit der Tabelle aus den vorherigen Vorgängen an, die Sie mithilfe des praktischen Seitenfelds, das auf dem Bildschirm geöffnet wird, grafisch anpassen können.

Denken Sie daran, dass Sie mit dem gerade dargestellten Verfahren alle Bilder in der gewünschten Pivot-Tabelle erstellen können: Gehen Sie einfach mit den Registerkarten im unteren linken Teil des Calc-Bildschirms zur Tabelle zurück und wiederholen Sie den Vorgang Ändern des Layouts der verschiedenen Felder