Wie schreiben Erinnerungs-E-Mails

Ihr Chef hat Ihnen gesagt, dass Sie, wenn Sie morgen ins Büro gehen, einige Erinnerungs-E-Mails schreiben müssen. Da Sie jedoch noch nie einen gesendet haben, möchten Sie darüber lesen wie man Erinnerungs-E-Mails schreibt, um nicht unvorbereitet zur Arbeit zu gehen und Fehler zu vermeiden. Wenn dies wirklich die Situation ist, in der Sie sich gerade befinden, wissen Sie, dass Sie zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.

Wenn Sie mir ein paar Minuten Ihrer Freizeit geben, kann ich Ihnen einige "Tipps" geben, wie Sie Erinnerungsbriefe schreiben können, die effektiv, gut geschrieben und nicht zu direkt oder schlimmer noch "einschüchternd" sind. Sie sehen, auch wenn Sie noch nie einen geschrieben haben, ich garantiere Ihnen, dass Sie einen vorbereiten E-Mail Erinnerung ist nicht so schwierig, wie es sich anhört.

Sag mir, bist du bereit zu beginnen? Ja? Perfekt! Machen Sie es sich bequem, nehmen Sie sich Zeit, um sich auf das Lesen der folgenden Absätze zu konzentrieren, befolgen Sie genau die Ratschläge, die ich Ihnen geben werde, und setzen Sie sie vor allem in die Praxis um. Ich muss Ihnen nur noch gute Lektüre und viel Glück wünschen!

  • Wenn Sie eine Erinnerungs-E-Mail schreiben müssen
  • Geben Sie den Betreff einer Erinnerungs-E-Mail ein
  • Geben Sie eine Erinnerungs-E-Mail ein
  • Organisieren Sie den Nachrichtentext
  • Verabschieden Sie sich in einer Erinnerungs-E-Mail

Wenn Sie eine Erinnerungs-E-Mail schreiben müssen

Es gibt verschiedene Situationen, in denen möglicherweise a eingereicht werden muss Erinnerungsmail, insbesondere wenn Sie berufliche Beziehungen zu anderen Personen haben: Ihren Kunden, Ihren Mitarbeitern usw. Daher kann es mehrere i geben Kontexte, in denen Erinnerungs-E-Mails geschrieben werden müssen und im Allgemeinen sind alle diese durch einen gemeinsamen Nenner gekennzeichnet: den viel gehassten verzögern. Dies sind einige der Hauptfälle, in denen es angebracht oder sogar notwendig sein kann, eine Erinnerungs-E-Mail zu schreiben.

  • Verspäteter Versand - Wenn Sie ein Produkt bei einem Lieferanten oder einem Online-Shop bestellt haben und die Lieferung nicht rechtzeitig erfolgte, können Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden, um herauszufinden, warum der Artikel noch nicht geliefert wurde, und gegebenenfalls eine anfordern Rückerstattung, wenn dies nicht mehr verfügbar ist.
  • Späte Zahlung - Wenn ein Kunde oder sein Arbeitgeber nicht rechtzeitig bezahlt, kann dies zu erheblichen Problemen führen. Das Senden einer Erinnerungs-E-Mail kann die Lösung sein, um die betreffende Person einzuladen, sich zur Zahlung zu verpflichten, oder im schlimmsten Fall, um Ihnen mitzuteilen, wie lange Sie warten müssen, um den vereinbarten Tarif zu erhalten.
  • Spät arbeiten - Ist einer Ihrer Mitarbeiter zu spät gekommen, um einen Job zu liefern? Sie können ihm eine Erinnerungs-E-Mail senden, um ihn (taktvoll) zu ermutigen, die Fristen einzuhalten, um dem Unternehmen und seinen Kollegen keine Probleme zu bereiten, falls es sich um ein Projekt handelt, an dem mehr Teammitglieder arbeiten.
  • Enges Engagement - Wenn Sie eine Besprechung, eine Schulungsveranstaltung oder eine Besprechung organisiert haben, kann es sinnvoll sein, allen Teilnehmern eine E-Mail-Erinnerung zu senden, in der sie sich an Ort und Zeit der Veranstaltung, die zu diskutierenden Punkte und andere Punkte erinnern nützliche Informationen.

Geben Sie den Betreff einer Erinnerungs-E-Mail ein

Sobald Sie den Umstand identifiziert haben, der Sie zum Senden einer Erinnerungs-E-Mail veranlasst hat, können Sie mit dem Schreiben fortfahren. Einer der wichtigsten Teile des Briefes, den Sie senden möchten, ist der Betreff postenDies fasst den gesamten Betreff der E-Mail zusammen und ermöglicht dem Empfänger zu verstehen, warum Sie sie gesendet haben.

Seien Sie beim Schreiben des Betreffs der E-Mail explizit, indem Sie direkt zum Punkt der Frage gehen (z. Verspäteter Versand, Späte Zahlungusw.) und verwenden Sie keine zu langen Sätze (verwenden Sie nicht mehr als 40-50 Zeichen).

Da es sich um eine Erinnerungs-E-Mail handelt, können Sie den Betreff oder einen Teil davon in Großbuchstaben schreiben, um der Nachricht einen "Dringlichkeits" -Ton zu geben und gegebenenfalls anzugeben, dass Sie eine Nachricht erwarten. Antwort in Klammern oder eckigen Klammern. Wenn Sie beispielsweise einem Kunden signalisieren möchten, dass eine Zahlung verspätet ist, können Sie den Betreff folgendermaßen schreiben: » VERZÖGERTE ZAHLUNG "oder" Verspätete Zahlung des Projekts XYZ [RISPOSTA NECESSARIA] «.

Geben Sie eine Erinnerungs-E-Mail ein

Wenn der Empfänger die Nachricht öffnet, werden er als erstes die Eröffnungsgrüße bemerken, die Sie früher verwendet haben Erinnerungs-E-Mail eingeben. Ja, denn selbst in dieser Art von Brief muss der Empfänger begrüßt werden: Die Tatsache, dass er einer Verzögerung oder eines anderen Verstoßes gegen Sie "schuldig" ist, sollte Sie nicht in den Fehler versetzen, sich nicht zu verabschieden. Das ist auf der anderen Seite.

Warum nicht Grüße einschließen, wäre ein schwerwiegender Fehler? Aus mindestens zwei Gründen: 1) Wenn der Empfänger nicht begrüßt wird, kann dies dazu führen, dass er unhöflich und respektlos erscheint. 2) Wenn Sie nicht Hallo sagen, ist dies kontraproduktiv, da dies das Senden der Antwort, auf die Sie gewartet haben, weiter stören und verzögern könnte.

Welche Begrüßungsformen können Sie in einer Erinnerungs-E-Mail verwenden? Es hängt alles von der Art der Beziehung ab, die Sie zum Empfänger der Nachricht haben: ob es sich um eine Person handelt, mit der Sie eine Beziehung haben vertrauliche Beziehung, eine gute " Hallo! Wie gehts? "oder" Querido Es könnte fein sein und die Töne deutlich mildern.

Wenn andererseits die Nachricht für eine Person bestimmt ist, mit der Sie eine haben formale Beziehung - ein Kunde, ein Transportunternehmen usw. - Es wäre angemessener, Begrüßungsformen zu verwenden, die aus einem Adjektiv der Umstände bestehen, wie z. Querido "" Querido "oder" Querido «, Gefolgt von dem Titel, der am besten zum Empfänger passt:» Herr "" Oder "" /Sig.ra. «» Als Abkürzung für Mr. und Mrs. Dr. o Dr. als Abkürzung für Doctor and Doctor und so weiter.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Form der Begrüßung Sie verwenden sollen, können Sie sich für einen „Mittelweg“ entscheiden: eine Form der Begrüßung, die sowohl für weniger formelle als auch für formellere Erinnerungs-E-Mails geeignet ist, z. guten Morgen "" Gute Nacht "" Hallo ", Usw.

Denken Sie daran, wenn Sie die Begrüßungsform ausgewählt haben, die für die von Ihnen gesendete E-Mail am besten geeignet ist Komma einfügen unmittelbar nach der Begrüßung und kehren Sie zurück, um mit dem Schreiben des Nachrichtentexts fortzufahren.

Organisieren Sie den Nachrichtentext

Sobald Sie das Begrüßungsformular ausgewählt haben, das für die von Ihnen erstellte Erinnerungs-E-Mail verwendet wird, ist es Zeit für Organisieren Sie den Nachrichtentext, in dem Sie Ihre Anfragen formulieren und daher den Empfänger auffordern, die angeforderte Aktion auszuführen: eine Zahlung zu Ihren Gunsten leisten, Ihnen die angeforderte, aber noch nicht erhaltene Ware senden, einen Auftrag ausführen und so weiter.

Um das Schreiben des Erinnerungsschreibens zu erleichtern, empfehle ich, den Text der Nachricht "virtuell" in drei "Blöcke" zu unterteilen.

  • Anfangssätze - Verwenden Sie sofort freundliche und entspannende Sätze, damit sich der Empfänger der Nachricht nicht mit dem Rücken zur Wand fühlt. Vielleicht könnten Sie einen Umstandssatz verwenden, wie » Ich hoffe du bist gut "oder" Ich warte darauf zu wissen, wie es dir geht «.
  • Zweck der Nachricht - Erklären Sie klar und direkt den Grund, warum Sie sich entschieden haben, die E-Mail zu senden: Erklären Sie, was der Verstoß ist, den der Empfänger begangen hat, und warum Sie sich entschieden haben, die Erinnerung zu senden (z. B. keine Lieferung, Nichtzahlung, nicht geplante Lieferung Themen usw.) und erinnern Sie möglicherweise an Vereinbarungen, die zuvor getroffen wurden. Um beispielsweise einen Standard von einem Kunden anzufordern, können Sie einen Ausdruck wie »verwenden Ich schreibe Ihnen über die Verzögerung bei der Zahlung des Projekts "XYZ", für das ich einen Satz in Höhe von [Entschädigungsbetrag] für [Datendarlehen] in der Hälfte [metodo di pagamento scelto] hätte erhalten sollen. «.
  • Aufruf zum Handeln - Nachdem Sie den Zweck der Nachricht definiert haben, müssen Sie den Empfänger einladen, die Aktion auszuführen, auf die Sie geduldig gewartet haben: die Zahlung zu Ihren Gunsten ausführen, Ihnen den angeforderten Artikel senden, einen Auftrag beenden usw. Wenn Sie zu dem Beispiel zurückkehren, das ich Ihnen vor kurzem gegeben habe, könnten Sie einen Satz wie »verwenden Fahren Sie daher mit der Zahlung zu meinen Gunsten durch [new data di scadenza] fort. «. Wenn dies für Sie angemessen erscheint, können Sie den Empfänger darüber informieren, dass er, wenn er die angeforderte Maßnahme nicht ergreift, rechtliche Schritte einleiten kann, um die Angelegenheit für beide Parteien so friedlich wie möglich zu lösen (möglicherweise nachdem er mehr als eine Erinnerungs-E-Mail an dieselbe gesendet hat Partei). Person).

Denken Sie daran, wenn Sie den Text der Nachricht schreiben, denken Sie immer daran trage respektvolle, weiche und ruhige Töne Während Sie wahrscheinlich mehr als plausible Gründe haben, wütend und verärgert über das Verhalten der Person zu sein, die Sie per E-Mail senden, versuchen Sie, sich einzudämmen, indem Sie keine raue Sprache annehmen. Sie würden wahrscheinlich nichts bekommen, wenn andererseits ein gewisses Maß an Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit Ihnen vorhanden wäre, könnte dies durch die angespannte Atmosphäre unterdrückt werden, die eine zu abrupte und direkte Botschaft hervorrufen würde. Denken Sie daran: Gute Manieren stehen an erster Stelle!

Verabschieden Sie sich in einer Erinnerungs-E-Mail

Sobald Sie den zentralen Text der E-Mail geschrieben haben, ist es Zeit, die auszuwählen Lizenzformular passender. Versuchen Sie beim Abschied, mit dem im Rest der Nachricht verwendeten Ton übereinzustimmen: Wenn Sie beispielsweise eine Begrüßungsform verwendet haben, z. B. » Sehr geehrter Herr «Es wäre angebracht, die E-Mail mit der Formel abzuschließen» Grüße "oder" Sinceramente «; Wenn Sie eine weniger formelle Eröffnungsbegrüßung verwendet haben, wie z. Sehr geehrter Herr "oder" Guten Morgen mein Herr. "Es wäre angebracht, die Nachricht mit einem Gruß wie" Gute Fortsetzung "oder" Einen schönen Tag noch «.

Da es sich um eine Erinnerungs-E-Mail handelt, nutzen Sie bitte diese Gelegenheit, um den Empfänger zu ermutigen, so schnell wie möglich zu antworten. Vielleicht können Sie vor der endgültigen Begrüßung einen Satz einfügen, in dem Sie der Person mitteilen, dass Sie für die Beantwortung von Fragen und Erläuterungen zur Verfügung stehen, und anschließend mit der Begrüßung abschließen » Ich warte auf Ihre freundliche Antwort und grüße Sie herzlich. «.

Sobald Sie das Abmeldeformular ausgewählt haben, das am besten zu Ihrer E-Mail passt, Komma einfügen Gehen Sie sofort nach der Begrüßung zurück und platzieren Sie Ihre einfache Unterschrift (nur Vor- und Nachname) oder, wenn Sie es vorziehen, die vollständige Unterschrift (komplett mit Kontaktinformationen) und senden Sie die Nachricht.