چطور نوشتن ایمیل های یادآوری

رئیس شما به شما گفته است که فردا وقتی به دفتر می روید باید ایمیل یادآوری بنویسید. با این حال ، هرگز یکی را ارسال نکرده اید ، دوست دارید در مورد آن بخوانید نحوه نوشتن ایمیل های یادآوری، تا با آمادگی به سر کار نروید و از اشتباه کردن جلوگیری کنید. اگر در حال حاضر واقعاً این وضعیت است ، بدانید که در زمان مناسب به مکان درست آمده اید.

اگر چند دقیقه از وقت آزاد خود را به من اختصاص دهید ، می توانم "نکاتی" در مورد چگونگی نوشتن نامه های یادآوری به شما ، مثر ، خوب نوشته شده و بیش از حد مستقیم یا بدتر "ترسناک" به شما ارائه دهم. می بینید ، حتی اگر هرگز آن را ننوشته باشید ، من تضمین می کنم که یک مقاله را تهیه کنید ایمیل یادآوری به همان اندازه که به نظر می رسد دشوار نیست.

به من بگو ، آیا آماده شروع هستی؟ بله؟ کامل! راحت باشید ، وقت خود را برای خواندن بندهای زیر اختصاص دهید ، توصیه هایی را که به شما می کنم کاملاً دنبال کنید و مهمتر از همه ، آنها را در عمل به کار بگیرید. تنها چیزی که برای من باقی مانده این است که برای شما آرزوی خواندن خوب و موفقیت در همه چیز را داشته باشم!

  • وقتی لازم است یک ایمیل یادآوری بنویسید
  • موضوع ایمیل یادآوری را وارد کنید
  • یک ایمیل یادآوری وارد کنید
  • بدن پیام را سازماندهی کنید
  • با ایمیل یادآوری خداحافظی کنید

وقتی لازم است یک ایمیل یادآوری بنویسید

موقعیت های مختلفی وجود دارد که ممکن است نیاز به ارسال a داشته باشد ایمیل یادآوری، به ویژه هنگامی که با دیگران ارتباط حرفه ای دارید: مشتریان ، همکاران و غیره از این رو ، ممکن است چندین وجود داشته باشد زمینه هایی که نوشتن ایمیل های یادآوری لازم است و ، به طور کلی ، همه اینها با یک مخرج مشترک مشخص می شوند: بسیار متنفر برای به تاخیر انداختن. اینها برخی از موارد اصلی است که نوشتن یک ایمیل یادآوری ممکن است در واقع لازم باشد.

  • ارسال تاخیر - اگر کالایی را از یک تأمین کننده یا فروشگاه آنلاین سفارش داده اید و تحویل آن به موقع انجام نشده است ، می توانید با ارسال یک ایمیل یادآوری دلیل عدم تحویل کالا را در صورت لزوم ، درخواست کنید اگر این مورد دیگر موجود نیست ، بازپرداخت کنید.
  • تاخیر پرداخت - اگر مشتری یا کارفرمای آنها به موقع پول پرداخت نکند ، این می تواند مشکلات مهمی برای شما ایجاد کند. ارسال یک ایمیل یادآوری می تواند راه حل تلاش برای دعوت از شخص مورد نظر برای تعهد به پرداخت هزینه شما باشد یا در بدترین حالت به شما اطلاع دهد چه مدت باید منتظر بمانید تا نرخ توافق شده را دریافت کنید.
  • دیر کار کن - آیا هیچ یک از همکاران شما برای تحویل کار دیر شده اند؟ می توانید برای تشویق وی (با درایت) در مهلت مقررات ، ایمیل یادآوری ارسال کنید تا مشکلی برای شرکت و همکارانش ایجاد نشود ، در صورتی که پروژه ای باشد که اعضای تیم بیشتری روی آن کار می کنند.
  • تعامل نزدیک - اگر یک جلسه ، یک رویداد آموزشی یا یک جلسه ترتیب داده اید ، ممکن است عملی باشد که به هرکسی که شرکت می کند یک یادآوری از طریق ایمیل ارسال کنید ، از طریق آن مکان و زمان رویداد ، نکات مورد بحث و سایر موارد را به خاطر بسپارید اطلاعات مفید.

موضوع ایمیل یادآوری را وارد کنید

پس از شناسایی شرایطی که شما را وادار به ارسال ایمیل یادآوری می کند ، می توانید به نوشتن ادامه دهید. یکی از مهمترین قسمتهای نامه ای که می خواهید ارسال کنید این است موضوع ارسال کنیدزیرا این موضوع موضوع کلی ایمیل را خلاصه می کند و به گیرنده اجازه می دهد تا بفهمد که چرا شما برای آنها ارسال کرده اید.

هنگام نوشتن موضوع ایمیل ، با رفتن مستقیم به نقطه سوال صریح باشید (به عنوان مثال. حمل و نقل دیر, تاخیر پرداختو غیره) و از جملات خیلی طولانی استفاده نکنید (ظاهراً بیش از 40-50 نویسه استفاده نکنید).

از آنجا که این یک ایمیل یادآوری است ، شما می توانید موضوع یا بخشی از آن را با حروف بزرگ بنویسید تا به یک پیام "فوریت" برسد و در صورت لزوم ، مشخص کنید که از یک پیام انتظار دارید. در پرانتز یا پرانتز پاسخ دهید. به عنوان مثال ، اگر می خواهید به مشتری سیگنال دهید که پرداخت تاخیر دارد ، می توانید موضوع را به روش های زیر بنویسید: » پرداخت با تأخیر "یا" پرداخت تأخیر پروژه XYZ [RISPOSTA NECESSARIA] ".

یک ایمیل یادآوری وارد کنید

هنگامی که گیرنده پیام را باز می کند ، اولین چیزی که به آن توجه خواهید کرد ، سلام و احوالپرسی است که قبلاً استفاده می کنید ایمیل یادآوری را وارد کنید. بله ، زیرا حتی در این نوع نامه ها سلام و درود به گیرنده ضروری است: این واقعیت که وی "مقصر" تأخیر یا هرگونه نقض دیگری علیه شما است ، نباید شما را دچار خطای خداحافظی نکند. که در آن طرف است.

چرا درج نکردن سلام یک اشتباه جدی است؟ حداقل به دو دلیل: 1) عدم استقبال از گیرنده می تواند باعث شود آنها نسبت به آنها بی ادب و بی احترامی به نظر برسند. 2) نگفتن سلام سلامتی نتیجه ای خواهد داشت ، زیرا این امر می تواند بیشتر پاسخی را که منتظر آن بوده اید اذیت کرده و به تأخیر بیاندازد.

از چه اشکال تبریک می توانید در یک ایمیل یادآوری استفاده کنید؟ همه چیز به نوع رابطه شما با گیرنده پیام بستگی دارد: اگر کسی باشد که با او ارتباط برقرار کنید رابطه محرمانه، خوب " سلام! چطور هستید؟ "یا" عزیزم این می تواند خوب باشد و به طور قابل توجهی تن را نرم کند.

اگر از طرف دیگر ، این پیام برای شخصی که شما با آن دارید در نظر گرفته شده است رابطه رسمی - مشتری ، شرکت حمل و نقل و غیره - استفاده از اشکال تبریک که از صفت شرایط تشکیل شده باشد ، مناسب تر خواهد بود ، مانند » عزیزم «،» عزیزم "یا" عزیزم «، به دنبال عنوانی که به بهترین وجهی برای گیرنده مناسب است:» آقای "" یا "" /سیگ.را «» به عنوان مخفف Mr. and Mrs. دات o دکتر. به عنوان مخفف دکتر و دکتر و غیره

اگر مطمئن نیستید که از کدام نوع تبریک استفاده کنید ، می توانید به دنبال "میانه" باشید - نوعی تبریک که می تواند برای ایمیل های یادآوری کمتر رسمی و رسمی تر مانند » صبح بخیر «،» شب بخیر «،» سلام "، و غیره.

هنگامی که فرم سلام را انتخاب کردید که به نظر می رسد مناسبترین برای ایمیلی که ارسال می کنید ، به یاد داشته باشید کاما را وارد کنید بلافاصله پس از سلام و بازگشت به نوشتن متن پیام.

بدن پیام را سازماندهی کنید

پس از انتخاب فرم خوشآمدگویی که برای ایمیل یادآوری شده خود استفاده می کنید ، زمان آن رسیده است بدن پیام را سازماندهی کنید، که در آن شما درخواست های خود را تنظیم می کنید و بنابراین ، از گیرنده می خواهید تا عمل درخواست شده را انجام دهد: پرداختی را به نفع خود انجام دهید ، کالاهای درخواستی اما هنوز دریافت نشده را برای شما ارسال کنید ، یک کار را تمام کنید و غیره.

برای سهولت در نوشتن نامه یادآوری ، توصیه می کنم متن پیام را "به صورت مجازی" به سه "بلوک" تقسیم کنید.

  • عبارات اولیه - بلافاصله از عبارات مهربان و آرامش بخش استفاده کنید ، تا گیرنده پیام احساس نکند پشت به دیوار است. شاید بتوانید از عبارتی از شرایط استفاده کنید ، مانند » امیدوارم خوب باشی "یا" منتظر می دانم شما چطور هستید ".
  • هدف از پیام - دلیل تصمیم شما برای ارسال ایمیل را به روشنی و مستقیم توضیح دهید: تخلفی که گیرنده مرتکب شده است و دلیل تصمیم شما برای ارسال یادآوری چیست (به عنوان مثال ، عدم تحویل ، عدم پرداخت ، کار تحویل داده نشده در برنامه موضوعات و غیره) و احتمالاً توافقات قبلی را به شما یادآوری می كنند. به عنوان مثال ، برای درخواست پیش فرض از مشتری ، می توانید عبارتی مانند » من در مورد تأخیر در پرداخت پروژه "XYZ" برای شما می نویسم ، که برای آن باید نیمی از [وام داده] برای [وام داده] را به نصف [metodo di pagamento scelto] دریافت می کردم. ".
  • فراخواندن به عمل - پس از تعیین هدف پیام ، باید گیرنده را دعوت کنید تا عملی را که با صبر و حوصله منتظر آن بودید ، انجام دهد: پرداخت را به نفع خود انجام دهید ، مورد درخواستی را برای شما ارسال کنید ، کار را تمام کنید و غیره با بازگشت به مثالی که لحظه ای پیش به شما گفتم ، می توانید عبارتی مانند » بنابراین ، با پرداخت به نفع من توسط [داده جدید di scadenza] ادامه دهید « اگر این مورد برای شما مناسب به نظر می رسد ، می توانید به گیرنده اطلاع دهید که اگر آنها اقدام درخواستی را انجام ندهند ، می توانند برای حل و فصل موضوع هرچه بیشتر مسالمت آمیز برای هر دو طرف اقدام قانونی کنند (شاید پس از ارسال بیش از یک ایمیل یادآوری به همان حزب). شخص)

به یاد داشته باشید هنگام نوشتن بدنه پیام همیشه به یاد داشته باشید از صدای احترام آمیز ، نرم و آرام استفاده کنید در حالی که احتمالاً دلایل بیش از حد معقول و منطقی برای عصبانیت و ناراحتی از رفتار شخصی که برای او ایمیل می کنید دارید ، سعی کنید با نپذیرفتن زبان تند خود را محدود کنید. احتمالاً در نهایت به چیزی نخواهید رسید ، در واقع ، اگر از طرف دیگر تمایل زیادی برای همکاری با شما وجود داشته باشد ، می تواند با جو متشنجی که پیام بسیار ناگهانی و مستقیم را تحریک می کند ، خفه شود. به یاد داشته باشید: خوش اخلاقی حرف اول را می زند!

با ایمیل یادآوری خداحافظی کنید

هنگامی که قسمت مرکزی ایمیل را نوشتید ، زمان آن رسیده است که این گزینه را انتخاب کنید فرم مجوز مناسب تر. هنگام خداحافظی ، سعی کنید با لحنی که در بقیه پیام استفاده می شود مطابقت داشته باشید: به عنوان مثال ، اگر از نوعی سلام و احوالپرسی استفاده کرده اید ، مانند » آقای محترم. «مناسب است که ایمیل را با فرمول جمع کنید» توجه "یا" با احترام «؛ در حالی که اگر از یک تبریک افتتاحیه کمتر رسمی استفاده کردید ، مانند » آقای محترم. "یا" صبح بخیر آقا. "مناسب است که پیام را با سلامی مانند" نتیجه گیری کنیم " ادامه خوب "یا" روز خوبی داشته باشید ".

از آنجا که این یک ایمیل یادآوری است ، لطفاً از این فرصت استفاده کنید و گیرنده را تشویق کنید که در اسرع وقت پاسخ دهد. قبل از احوالپرسی نهایی ، شاید بتوانید عبارتی را وارد کنید که در آن به شخص بگویید در دسترس هستید تا به هر س questionsال و توضیحی پاسخ دهید و پس از انجام آن ، با سلام تبریک بگویید » منتظر پاسخ نوع شما هستم ، من احترام خود را عرض می کنم. ".

پس از انتخاب فرم اشتراک ، متناسب با ایمیل شما ، کاما را وارد کنید بلافاصله پس از سلام ، به عقب برگردید ، مال خود را قرار دهید امضای ساده (فقط نام و نام خانوادگی) یا اگر ترجیح می دهید ، امضای کامل (با اطلاعات مخاطب تکمیل شود) و پیام را ارسال کنید.