Comment Écrire e-mails de rappel

Votre patron vous a dit que lorsque vous irez au bureau demain, vous devrez écrire des courriels de rappel. Cependant, n'ayant jamais envoyé un, vous aimeriez en savoir plus sur comment rédiger des e-mails de rappel, pour ne pas aller travailler sans préparation et éviter de faire des erreurs. Si c'est vraiment la situation dans laquelle vous vous trouvez en ce moment, sachez que vous êtes au bon endroit au bon moment.

Si vous me donnez quelques minutes de votre temps libre, je peux vous donner quelques «conseils» sur la façon d'écrire des lettres de rappel efficaces, bien écrites et pas trop directes ou, pire, «intimidantes». Vous voyez, même si vous n'en avez jamais écrit, je vous garantis de préparer un email Le rappel n'est pas aussi difficile qu'il y paraît.

Dites-moi, êtes-vous prêt à commencer? Oui? Parfait! Installez-vous confortablement, prenez votre temps pour vous concentrer sur la lecture des paragraphes suivants, suivez strictement les conseils que je vais vous donner et, surtout, mettez-les en pratique. Il ne me reste plus qu'à vous souhaiter bonne lecture et bonne chance en tout!

  • Lorsque vous devez rédiger un e-mail de rappel
  • Saisissez l'objet d'un e-mail de rappel
  • Entrez un e-mail de rappel
  • Organiser le corps du message
  • Dites au revoir dans un e-mail de rappel

Lorsque vous devez rédiger un e-mail de rappel

Il existe plusieurs situations qui peuvent nécessiter la soumission d'un e-mail de rappel, surtout lorsque vous avez des relations professionnelles avec d'autres personnes: vos clients, vos collaborateurs, etc. Par conséquent, il peut y avoir plusieurs i contextes dans lesquels il est nécessaire d'écrire des e-mails de rappel et, généralement, tout cela se caractérise par un dénominateur commun: le très détesté retarder. Voici quelques-uns des principaux cas où il peut être approprié, voire nécessaire, d'écrire un e-mail de rappel.

  • Expédition retardée - si vous avez commandé un produit auprès d'un fournisseur ou d'une boutique en ligne et que la livraison n'a pas été effectuée à temps, vous pouvez envoyer un e-mail de rappel pour savoir pourquoi l'article n'a pas encore été livré et, si nécessaire, demander un remboursement si ce n'est plus disponible.
  • Retard de paiement - Si un client ou son employeur ne paie pas à temps, cela peut vous causer des problèmes importants. L'envoi d'un e-mail de rappel peut être la solution pour tenter d'inviter la personne en question à s'engager à vous payer ou, dans le pire des cas, pour vous faire savoir combien de temps vous devez attendre pour recevoir le tarif convenu.
  • Travailler tard - L'un de vos collaborateurs est-il en retard pour livrer un travail? Vous pouvez lui envoyer un e-mail de rappel pour l'encourager (avec tact) à respecter les délais, afin de ne pas causer de problèmes à l'entreprise et à ses collègues, au cas où il s'agirait d'un projet sur lequel travailleraient davantage de membres de l'équipe.
  • Engagement étroit - Si vous avez organisé une réunion, une formation ou une réunion, il peut être pratique d'envoyer à tous ceux qui participeront un e-mail de rappel, à travers lequel ils se souviendront du lieu et de l'heure de l'événement, des points qui seront discutés et autres information utile.

Saisissez l'objet d'un e-mail de rappel

Une fois que vous avez identifié la circonstance qui vous a incité à envoyer un e-mail de rappel, vous pouvez poursuivre votre rédaction. L'une des parties les plus importantes de la lettre que vous vous apprêtez à envoyer est le Sujet du messagecar cela résume le sujet général de l'e-mail et permet au destinataire de comprendre pourquoi vous l'avez envoyé.

Lorsque vous rédigez le sujet de l'e-mail, soyez explicite en allant directement au point de la question (ex. Expédition tardive, Retard de paiement, etc.) et n'utilisez pas de phrases trop longues (à titre indicatif, n'utilisez pas plus de 40 à 50 caractères).

Puisqu'il s'agit d'un e-mail de rappel, vous pouvez envisager d'écrire l'objet, ou une partie de celui-ci, en majuscules pour donner au message un ton «d'urgence» et, le cas échéant, spécifier que vous attendez un message. réponse entre crochets ou crochets. Par exemple, si vous souhaitez signaler à un client qu'un paiement est en retard, vous pouvez écrire le sujet de la manière suivante: » PAIEMENT DIFFÉRÉ "ou" Retard de paiement du projet XYZ [RISPOSTA NECESSARIA] «.

Entrez un e-mail de rappel

Lorsque le destinataire ouvre le message, la première chose qu'il remarque est le message d'accueil que vous aviez l'habitude de faire entrez l'e-mail de rappel. Oui, car même dans ce type de lettre il faut saluer le destinataire: le fait qu'il soit "coupable" d'un retard ou de tout autre manquement à votre encontre ne doit pas vous faire tomber dans l'erreur de ne pas dire au revoir. qui est de l'autre côté.

Pourquoi ne pas inclure les salutations serait une grave erreur? Pour au moins deux raisons: 1) Ne pas saluer le destinataire pourrait le faire paraître impoli et irrespectueux envers lui; 2) ne pas dire bonjour serait contre-productif, car cela pourrait encore plus ennuyer et retarder l'envoi de la réponse que vous attendiez.

Quelles formes de salutation pouvez-vous utiliser dans un e-mail de rappel? Tout dépend du type de relation que vous entretenez avec le destinataire du message: s'il s'agit d'une personne avec laquelle vous relation confidentielle, un bon " Salut! Comment ça va? "ou" Querido Cela pourrait être bien et adoucir considérablement les tons.

Si, en revanche, le message est destiné à une personne avec laquelle vous relacionship formelle - un client, une entreprise de transport, etc. - Il serait plus approprié d'utiliser des formes de salutation qui consistent en un adjectif de circonstance, comme » Querido «,» Querido "ou" Querido «, Suivi du titre qui convient le mieux au destinataire:» M. "" Ou "" /Sig.ra «» En tant qu'abréviation de M. et Mme. Dr. o la Dre comme abréviation pour Doctor et Doctor, et ainsi de suite.

Si vous ne savez pas quelle forme de message d'accueil utiliser, vous pouvez opter pour un "terrain d'entente" - une forme de message d'accueil qui peut fonctionner à la fois pour les e-mails de rappel moins formels et plus formels, tels que » Bonjour «,» Bonne nuit «,» Salut ", Etc.

Une fois que vous avez choisi la forme de message d'accueil qui semble la mieux adaptée à l'e-mail que vous envoyez, n'oubliez pas insérer une virgule immédiatement après le message d'accueil et revenez pour écrire le corps du message.

Organiser le corps du message

Une fois que vous avez choisi le formulaire de bienvenue qui sera utilisé pour l'e-mail de rappel que vous faites, il est temps de organiser le corps du message, dans lequel vous formulerez vos demandes et, par conséquent, vous inciterez le destinataire à effectuer l'action demandée: effectuer un paiement en votre faveur, vous envoyer les marchandises demandées mais pas encore reçues, terminer un travail, etc.

Pour faciliter la rédaction de la lettre de rappel, je vous recommande de diviser le texte du message "virtuellement" en trois "blocs".

  • Phrases initiales - Utilisez immédiatement des phrases gentilles et relaxantes, afin que le destinataire du message ne se sente pas dos au mur. Peut-être pourriez-vous utiliser une expression de circonstance, comme » je espère que vous êtes bon "ou" En attendant de savoir comment tu vas «.
  • Objet du message - expliquez clairement et directement la raison pour laquelle vous avez décidé d'envoyer l'email: expliquez quelle est la violation que le destinataire a commise et pourquoi vous avez décidé d'envoyer le rappel (par exemple, pas de livraison, non-paiement, travail non livré dans les délais prévus) sujets, etc.) et éventuellement vous rappeler des accords qui avaient été conclus précédemment. Par exemple, pour demander une valeur par défaut à un client, vous pouvez utiliser une expression telle que » Je vous écris au sujet du retard dans le paiement du projet "XYZ", pour lequel j'aurais dû recevoir une rémunération égale à [montant de la compensation] pour [prêt de données], en deux [metodo di pagamento scelto]. «.
  • Appel à l'action - Après avoir défini l'objet du message, vous devez inviter le destinataire à réaliser l'action que vous attendiez patiemment: effectuer le paiement en votre faveur, vous envoyer l'article demandé, terminer un travail, etc. Pour revenir à l'exemple que je vous ai donné il y a un instant, vous pouvez utiliser une expression comme » Par conséquent, procédez au paiement en ma faveur par [new data di scadenza] «. Si cela vous semble approprié, vous pouvez informer le destinataire que s'il ne prend pas l'action demandée, il pourrait engager une action en justice pour résoudre le problème le plus pacifiquement possible pour les deux parties (peut-être après avoir envoyé plus d'un e-mail de rappel au même partie) .personne).

N'oubliez pas que lorsque vous écrivez le corps du message, rappelez-vous toujours porter des tons respectueux, doux et calmes Bien que vous ayez probablement des raisons plus que plausibles d'être en colère et contrarié par le comportement de la personne à qui vous envoyez un e-mail, essayez de vous contenir en n'adoptant pas un langage dur. Vous n'obtiendrez probablement rien, en fait, si d'un autre côté il y avait un minimum de volonté de collaborer avec vous, cela pourrait être étouffé par l'atmosphère tendue qui provoquerait un message trop brusque et direct. N'oubliez pas: les bonnes manières passent avant tout!

Dites au revoir dans un e-mail de rappel

Une fois que vous avez écrit le corps central de l'e-mail, il est temps de choisir le formulaire de licence plus approprié. Lorsque vous dites au revoir, essayez d'être cohérent avec le ton utilisé dans le reste du message: par exemple, si vous avez utilisé une forme de salutation, telle que » Cher Monsieur. «Il conviendrait de conclure le mail avec la formule» salutations "ou" Sinceramente «; alors que si vous avez utilisé un message d'accueil moins formel, comme » Cher Monsieur. "ou" Bonjour monsieur. «Il serait approprié de conclure le message par une salutation comme» Bonne continuation "ou" Bonne journée «.

Puisqu'il s'agit d'un e-mail de rappel, veuillez saisir cette occasion pour encourager le destinataire à répondre dans les plus brefs délais. Avant le salut final, vous pourriez peut-être insérer une phrase dans laquelle vous dites à la personne que vous êtes disponible pour répondre à toutes les questions et clarifications et, après cela, concluez par le message d'accueil » En attendant votre aimable réponse, je vous présente mes salutations. «.

Une fois que vous avez choisi le formulaire de désinscription qui correspond le mieux à votre email, insérer une virgule immédiatement après le message d'accueil, reviens en arrière, mets le vôtre signature simple (uniquement nom et prénom) ou, si vous préférez, le signature complète (compléter avec les informations de contact) et envoyer le message.