Hadd találgassak: a főnök azt a hálátlan feladatot hagyta meg, hogy néhány levelet készítsen az alkalmazottaknak: ezek azonos tartalmú dokumentumok, amelyek csak a címzetthez kapcsolódó egyes adatokon különböznek, ahonnan a leveleket elküldhetik. Hát akkor ahelyett szerkesztés a dokumentumokat egyenként, megbízhat a funkcióban E-mail egyesítés a szó!

Hogyan lehet mondani, hogy hallottál már erről? Tehát hadd magyarázzam el röviden, miről van szó. A funkció "nyomtatás egyesítés »lehetővé teszi a gyakorlatban soros dokumentumok készítését, ír azok, amelyek csak egyszer készültek, és változó mezőket adnak hozzá, hogy személyre, személyre, objektumra vagy bármilyen más entitásra szabják őket. Az importálandó mezőkhöz kapcsolódó adatok ebben az esetben lehetnek takarítson meg pénzt Excel munkafüzetben, fájlban.csv, egy fájlban.html, A-ban adatbázis vagy más, az adattárolásért felelős struktúrákban.

Ha mindez szörnyen nehéznek tűnik számomra, garantálhatom, hogy a valóságban egyáltalán nem így van: ha adsz nekem néhány percet az idejéről, magyarázatot adok neked vezetékben és jelzéssel. hogyan kell elvégezni a levelek egyesítését a lehető legegyszerűbb módon a alkalmazások leggyakoribb csomag irodaMint szó y kitűnjön. Az információk kiegészítéséhez megmutatom, hogyan kell ugyanazt a funkciót használni a programon belül. LibreOffice Writer (Ebben az esetben "soros nyomtatásról" beszélünk). Indulásra kész? Oké, kezdjük azonnal - jó olvasást és jó munkát!

Hogyan kell végrehajtani a levelek egyesítését a Word alkalmazásban

Most, hogy megértette a funkcionalitás hasznosságát. Word Mail Merge, eljött az idő, hogy a kérdés középpontjába kerüljünk, és a gyakorlatban megértsük az alkalmazás módját.

Ahogy az útmutató bevezető részében elmondtam, a levél egyesítése kétféle dokumentum kategóriát érint és kapcsolódik hozzájuk: Word fájl, amelyben a tényleges dokumentum létrehozásra kerül a nyomtatáshoz; és egy adatlapot tartalmazó adatlap, amely lehet Excel formátumban, .HTML formátumban, .mdb formátumban (Access adatbázis), .csv formátumban és sok más, az adattárolásra elkülönített formátumban.

Ez a fájl, amelyet most felhívok adatforrás, azt "importálni" kell a Wordbe, annak biztosítása érdekében, hogy a dokumentum egyes mezői automatikusan kitöltődjenek a nyomtatás során, hogy ne kelljen sok különféle dokumentumot készítenie, hogy azokat külön-külön nyomtassák ki.

Ha azonban a leveleket a Word-ben szeretné egyesíteni, indítsa el a legújabb szoftvert, és válassza a dokumentum  vákuumKattintson a program üdvözlőképernyőjéhez csatolt megfelelő ikonra.

Az új dokumentum és az adatforrás egyesítésének megkezdéséhez kattintson a fülre betűkkattintson a gombra Indítsa el a levelek egyesítését és válassza ki a szükséges nyomtatási formátumot (pl. betűk ) az általuk javasolt testületből.

Ezután kattintson a gombra Válassza ki a címzetteket, válassza ki a cikket Meglévő lista használata ... a javasolt menüből, és a képernyőn megjelenő panelen válassza ki az adatforrásként használni kívánt fájlokat. Ezután ellenőrizze, hogy a táblák helyesen vannak-e felismerve, és jelölje be az elem mellett egy pipa Az első adatsor oszlopfejléceket tartalmaz. és kattintson a gombra , hogy folytassa a két fájl.

Ezen a ponton elindíthatja a kinyomtatandó dokumentum-sorozat tényleges létrehozását, az igényeinek megfelelő megszervezésével. Például, ha ki kell nyitnia a levelet a képlettel A, majd a címzett teljes címe, írja be a szavakat A a dokumentumba, és a címsor beszúrásához kattintson a gombra Címblokk és válassza ki a használni kívánt formátumot az alább javasolt panel használatával.

Ha a címmezők nem egyeznek meg az adatforrásban megadottakkal, akkor kattintson a gombra Terepmeccs ... és manipulálhatja az adott asszociációt / oszlopot, ahogy tetszik. Ha kész, kattintson a gombra : ha minden jól ment, akkor látnia kell a szöveg szövegét "BloccoIndirizzo".

Hasonlóképpen be is írhat egyet nyitó képlet : kattintson az azonos nevű gomb tetején található gombra, válassza ki a legmegfelelőbb képletet, beavatkozva az Ön számára javasolt panelbe, és készen állva kattintson a gombra. .

Most már csak meg kell küldenie a levelet több címzettnek. Ha be kell írnia a szakszervezeti mező benne (amely egy Excel dokumentumból származó adat, az aktuális címzetthez viszonyítva) kattintson a gombra Helyezze be az egyesítési mezőt és válassza ki az érdeklődő területet a javasolt panelen.

Ha ki szeretne zárni néhány elemet a levél egyesítéséből, kattintson a gombra Válassza ki a címzetteket és távolítsa el a jelölőnégyzetet az olyan excel dokumentumban szereplő rekordok mellett, amelyeket nem kíván használni.

Ha azonban a levél (vagy bármely más választott dokumentumkategória) elkészült, kattintson a gombra Eredmények előnézete, a dokumentumsorozat tényleges javításának megjelenítéséhez. A mellette lévő vezérlőgombokkal mozgathatja az egyik címzettről a másikra.

Ha készen áll, kattintson a gombra Készítse el és kombinálja, válassza ki a lehetőséget Dokumentumok nyomtatása… a javasolt menüből, és kattintson a gombra , hogy összevonja a dokumentumkészletet. Végül állítsa be a használni kívánt nyomtató beállításait, majd kattintson a gombra , a dokumentumsorozat kinyomtatására.

figyelmét, - Ha egyetlen dokumentumban változtatásokat kell végrehajtania, kattintson a gombra Készítse el és kombinálja, válassza ki a lehetőséget Egyedi dokumentumok szerkesztése ... és a gomb megnyomása után , azonosítsa a módosítandó levelet és hajtsa végre a szükséges változtatásokat. Ha kész, menjen a menübe Fájl> Nyomtatás (bal felső rész), a soros nyomtatás folytatásához.

Hogyan küldhetjük el az egyesítést az Excel programból

A sajtószövetség, amint azt már többször elhangzták, lehetővé teszi, hogy azonos dokumentumokat készítsenek és nyomtassanak ki, különféle emberek számára.

Ha használni kívánja a Excel fájl Az adatok forrásaként szükséges, hogy az utóbbit a tervezett eredménnyel összhangban szerkezzék. Ezért az Excelből történő nyomtatás kombinálásához elengedhetetlen, hogy az eredeti dokumentum megfeleljen a következő követelményeknek.

  • la kiindulási vonal a dokumentumnak tartalmaznia kell a mező címsorát (pl. név, vezetéknév, cím, Ciudad, telefonszám és így tovább).
  • Minden adat oszlopnak meg kell lennie helyesen formázva, a várható tartalom típusától függően (pl. szövegnév, vezetéknév, cím, város és telefonszám alapján, número, bármely figurára, százalék, bármilyen százalékos értékre stb.).

Ha ilyen dokumentumot kell készítenie a semmiből, segíthet előre definiált Excel sablonokMás szavakkal, olyan speciális dokumentumokkal, amelyek "sémát" tartalmaznak, és amelyeket a kért adatok tárolására használnak. Az Excel munkafüzet létrehozásával kapcsolatos további információkért kérem, hogy nézze meg az erről készített útmutatót.

Miután létrehozott egy ilyen könyvet vagy megváltoztatott egy meglévő fájlt, hogy megfeleljen a fent említett követelményeknek, csak tegye mentse el a munkáját (megy a menübe Fájl> Mentés másként ) az Excelből, és indítsa el a Word e-mail egyesítését, ahogy már korábban kifejtettem, az újonnan létrehozott Excel munkafüzet felhasználásával, mint adatforrás.

Hogyan lehet leveleket egyesíteni a LibreOffice programmal

Ha inkább használja LibreOffice a Microsoft Office helyett hasznos tudni, hogy a Mail Merge lehetséges ( Nyomtatás sorozatban ) keresztül is író, a szövegszerkesztő alkalmazás, amely a híres nyílt forráskódú termelékenységi csomagban található.

A követelmények megegyeznek a korábban látottakkal: szükséges, hogy legyen egy fájl, amely tartalmazza a forrásként felhasznált adatokat; fájl lehet típusú .odb (Database) mdb (Hozzáférési adatbázis), . Csv (adatlap elválasztóval), . Html És így tovább.

Ebben az esetben is először csatlakoznia kell az adatforráshoz a módosítandó dokumentummal: az első sikeres indításhoz LibreOffice Writer a LibreOffice főképernyőjéről hívva felmentem a menübe Eszközök> Címjegyzék forrása ... (fent) és kattintson a gombra Telefonkönyv adatforrása ..., hogy kiválassza a használni kívánt adatforrás dokumentumot.

Az alábbi ablakban jelölje be az elem melletti pipát Egy másik külső adatforráskattintson a gombra következő, majd a gombra beállítások és jelzi a adatbázis, amellyel kapcsolatot kíván létesíteniközött kell választani adatbázis ( dBASE ), a Microsoft Access, adatforrás JDBC / ODBC, táblázatkezelő, szöveg (például egy fájl. csv ) dokumentumot író vagy adatbázis MySQL / PostgreSQL.

Miután kiválasztotta az igényeinek legmegfelelőbb lehetőséget, kattintson a gombra következő és ha egy fájlt választott, nyomja meg a gombot Megvizsgálni …, válassza ki. Miután kiválasztotta a fájlt, kattintson a gombra Tesztelje a kapcsolatot, hogy ellenőrizze a megfelelő kinyitást, és amikor kész, kattintson a gombra utolsó, visszatérés az előző képernyőre.

Miután befejezte ezt a lépést, kattintson a gombra Mezőtérkép, a forrás adatmezőinek a LibreOffice címjegyzék megfelelő mezőivel való társításához, és ha kész, kattintson a gombokra y utolsó, a két fájl közötti integráció végrehajtására.

Ennek nagy része ebben a pillanatban gyakorlatilag megtörtént: a dokumentum pontos pontján elhelyezett egyesítési adatmező beszúrásához nyomja meg a billentyűkombinációt Ctrl + F2 (o cmd + F2 en mák), és válassza a fület adatbázis a képernyőn megnyíló ablaktól.

Ezután bontsa ki a korábban importált dokumentum kapcsolódó részét (a gombra kattintva (+) neve mellett) és kattintson duplán a campo mire gondolsz Kész! Ha kívánja, nyitva hagyhatja a panelt a rendelkezésre álló mezőkkel kapcsolatban (az mindenesetre megmarad előtér), hogy szükség szerint hozzáadhassa őket a létrehozott dokumentumhoz.

Miután a dokumentum elkészült, kattintson a gombra közeli, hogy bezárja a panelt az adatmezőhöz képest, majd menjen a menübe Fájl> Nyomtatás (bal felső rész), a dokumentumsorozat elküldéséhez a nyomtatóra. Vigyázzon, ha igennel válaszol a később megjelenő párbeszédpanelre (különben egyetlen dokumentumot nyomtat, ahogy látja).

Végül járjon el a nyomtató konfigurációja szerint, az Ön igényei szerint, és végezetül kattintson a gombra nyomtatás.

Kombinált címkék nyomtatása

Ki kell nyomtatnia több címkét sorozatban, megkülönböztetve az adatokat az egyik címke és a másik között? Nincs probléma: ha használ Microsoft Word tudod nyomtasson címkéket a fúzió nagyon egyszerű módon

Az induláshoz indítsa el a Word programot, és hozzon létre egy üres dokumentum az üdvözlőképernyőn megjelenő speciális ikon használatával. Ezután kattintson a fülre betűk, majd a gombra Print Union és válassza ki a cikket Címkék ... az Ön számára javasolt menüből.

Ezt a lépést követően használja a következő párbeszédpanelt a formátum címkéket és méretüket, majd nyomja meg a gombot . Mostantól kezdve ugyanazokat a lépéseket követve hozhat létre, kezelhet és nyomtathat címkéket sorozatban, amelyeket az útmutató első fejezetében leírtam.