A főnök megadott neki egy táblázatot, amely tartalmazza az utolsó negyedév pénzügyi kimutatásait, és felkérte őt, hogy elemezze a tartalmat, és készítsen összefoglaló jelentéseket, amelyeket a következő ülésen bemutathat. Örömmel elhagynám ezt a gondot, de ez a kötelességeinek része, és nem mehetsz vissza: ezért keres olyan megoldást, amely segíthet ebben a törekvésben, és amely nem igényel különösebben hatalmas informatikai tapasztalatot, amelynek sajnos nincs .

És ha ezt elmondtam neked programok legnépszerűbb táblázatkezelés, mint pl Microsoft Excel y LibreOfficeVan egy nagyon erős eszköz, amely alkalmas erre a célra? Nos, ez helyes: ennek az eszköznek a neve forgóasztal és lehetővé teszi, hogy néhány kattintással "összefoglalót" hozzon létre (a feldolgozandó numerikus értékekhez csatolt automatikus műveletekkel) a táblázatban található adatokból.

Hogyan kell mondani Most érdekeltek téged és szeretne érteni hogyan lehet pivot táblát létrehozni hogy kedveld a tiéd fej és elkészíti a szükséges jelentést? Ezután ne habozzon tovább, és figyelmesen olvassa el az összes utasítást, amelyet a következő sorokban adok neked: garantálhatom, hogy ezen útmutató végén tökéletesen képes lesz elvégezni a feladatát. Ezen a ponton csak jó olvasást és jó munkát kívánok neked!

Előzetes műveletek

Mielőtt folytatná és megértné hogyan lehet pivot táblát létrehozni, jó néhány szót költeni az ilyen típusú táblák használatában anélkül, hogy felejtsük el a munkalap formátumát, ahonnan el kell kezdenünk.

Pontosan, ahogyan az oktatóanyag bevezető szavaiban említettem, a pivot tábla "alternatív" módszer a táblázatokban már meglévő adatok átrendezésére: valójában lehetséges egy pivot tábla használata a gyors összefoglaló, de teljes, a rendelkezésre álló információkkal együtt, a szétválogatás és kombinálás lehetőségével a figyelembe veendő szempont szerint, a kezdeti táblázat szerkezetének megváltoztatása nélkül.

Más szavakkal, a pivot tábla lehetőséget kínál arra, hogy a táblázatban lévő adatokat egy pillanat alatt elemezze, anélkül, hogy meg kellene tanulnia a képletek és makrók használatát - csak hogy példát adjak, tekintettel az otthoni adminisztráció költségeinek halmazára. , létrehozhat egy forgatótáblát, amely "menet közben" megjeleníti az év minden hónapjának eredményét és minden okát (számlák, orvosi költségek, oktatás stb.), ahelyett, hogy manuálisan adná hozzá, és a választott kategóriától függően, az egyes oszlopok.

A programhoz (ebben az útmutatóban példákként fogunk felhasználni) Microsoft Excel y LibreOffice Calc ) képes pontos adatokat tartalmazó fordítótábla előállítására, a kezdeti táblázatban szereplő adatoknak kell lenniük jól felépített és reagálok egy nagyon specifikus feltétel sorozatára, amelyeket az alábbiakban felsorolok.

  • Ha a forgótáblának fejléceket kell tartalmaznia, akkor a munkalapnak fejléceket is tartalmaznia kell.
  • la fejléc sorokHa van ilyen, azonnal el kell érnie az adatvonalakat, elválasztás nélkül.
  • A kezdeti táblázatban, vagy legalább azon adattartományban, amelyre a pivot tábla épült, nem lehet üres sor.
  • Az oszlopokban szereplő adatoknak meg kell egyezniük homogén, így kombinálhatók (összeadás, kivonás, szorzás, rendezés, számolás stb.) a pivot tábla létrehozásakor. Ez például azt jelenti, hogy az "Összeg" hipotetikus oszlopban csak számszerű értékek jelenhetnek meg, a választott pénznemben szereplő összegekhez viszonyítva.

Az oktatóanyag következő részeiben hivatkozom egy táblázatra, amely tartalmazza a havi háztartási kiadásokra vonatkozó kimutatást: oszlop la tartalmazza a mes hivatkozás, oszlop B la kategória és végül az oszlop C tartalmazza a relatív összeget euróban.

Ami a programok verzióit illeti, ebben az útmutatóban a Microsoft Excel 2016-ra és a LibreOffice Calc 5-re hivatkozom, amelyek mind platformon futnak windows. Ugyanezek az utasítások azonban biztonságosan használhatók a fent említett programok korábbi / későbbi verzióiban vagy a operációs rendszerek például nem a Windows MacOS.

Hozzon létre egy pivot táblát a Microsoft Excel segítségével

Ön elérhető Microsoft Excel kezelni a táblázatait? Tehát ez a rész az Ön számára: a következő sorokban megadom az összes szükséges utasítást a pivot tábla létrehozásához és kezeléséhez az iroda.

A kezdéshez kattintson duplán a feldolgozandó adatokat tartalmazó Excel fájlra, ellenőrizve, hogy a táblázat megfelel-e a fent felsorolt ​​követelményeknek. Ha ehelyett új fájlból kell kezdenie, indítsa el Microsoft Excel, kattintson az ikonra Üres könyv, majd töltse ki a létrehozott dokumentumot az adatokkal, amelyeket fel kíván venni a pivot táblába. Ha jobban szeretné testre szabni az új táblázatot, javasoljuk, hogy nézze meg az útmutatómat, hogyan kell használja az excelt hasznos tippeket találhat.

Most, hogy a táblázata készen áll, folytathatja a kapcsolódó pivot tábla létrehozását: válassza ki, húzza az egeret a adattartomány , amelyet feldolgozni szándékozik (vagy a teljes munkalap feldolgozásához bármelyik adatcellába belépni), nyomja meg az elemet belépni a tetején, majd a gombon található Forgóasztal, bal oldalon lakó.

Ezen a ponton, a megnyíló képernyőn nyissa meg az elem melletti jelölőnégyzetet Válasszon táblázatot vagy intervallumot (ha szükséges), ellenőrizze a négyzetet Asztal / Konyha tartalmazza a táblázat összes celláját (vagy a választott adattartományt), jelölje be az elem mellé pipa Új munkalap és nyomja meg a gombot . A játék befejeződött: az Excel automatikusan megnyitja az új munkalapot (amely bármikor visszatérhet az előző táblázathoz az alábbi lapok segítségével), amely a pivot táblán keresztül történő adatfeldolgozáshoz van konfigurálva.

Vegye figyelembe, hogy a táblázat fejlécei (pl. Referencia hónap, kategória y Kimenő mennyiség ) válni i Campos a forgóasztalhoz, hogy megszervezze és megszervezze annak alapján, amit el akar érni.

Működjön az asztalnál

Mielőtt elrendezné a mezőket az éppen létrehozott pivot táblában, hadd adjak néhány általános tippet az ilyen táblák rendezéséhez. A pivot tábla, pontosan az Excel ablakban látható módon, elsősorban három érdeklődési területből áll: a területről Riga, a terület columna és a terület Valores.

Általánosságban elmondhatjuk, hogy a nem numerikus mezőket (a példánkban a költségkategóriákat) a területre helyezzük Riga, Azok a mezők, amelyek tartalmazzák időpontját,, óra o referencia-időszakok kerülnek a területre oszlopokmíg a mezők numerikus (általában azokat, amelyeket kombinálni kell a műveletekkel matematika) hozzáadódik a területhez Valores. Azt azonban el kell mondani, hogy a mezők elrendezése egy ilyen táblázat területein nagymértékben változik a kapott "összefoglaló" típusától és az elemzés forgatókönyvétől függően.

Miután megtette ezt a szükséges feltevést, itt az ideje, hogy a mezőket hozzáadja az újonnan létrehozott pivot táblához: azonosítsa a területet Pivot Table mezők az Excel képernyő jobb oldalán található, majd az egérrel válassza ki a rendelkezésre álló mezőket (pl. Referencia hónap ) és húzza a táblázat legmegfelelőbb területére (pl. oszlopok ), majd ismételje meg a műveletet az összes elemzendő mezőben. Ebben a példában a mező Költségkategória hozzáadódik a területhez FILAS és a mező Kimenő mennyiség terület Valores, hogy teljes képet kapjon az egyes hónapokkal kapcsolatos összes kiadásról.

Alapértelmezés szerint az Excel pivot táblák hajtják végre a Suma a mezőben található adatok Valores, ha numerikusak, vagy a számol ha szövegesek vagy nem homogének; Ha szeretné, megváltoztathatja ezt a viselkedést a jobb gombbal kattintva a cellára Összeg (oszlop neve) a pivot táblából, majd válassza ki az elemet Összegzés a a képernyőn megjelenő menüből. Ezen a ponton csak annyit kell tennie, hogy kiválasztja a számtani műveletet, amelyet elvégez az érték mezőben található adatokkal (minimum, maximum, átlag stb.).

Ha azt akarja, hogy az értékeket pénznemben (vagy bármilyen más típusú numerikus formátumban) jelenítse meg, akkor dönthet úgy is, hogy százalékban jeleníti meg őket: az elemezni kívánt példában nagyon hasznos lenne megvizsgálni azt a kategóriát, ahol a legmagasabb a kiadások százaléka. A folytatáshoz kattintson a jobb gombbal az értékek összegző cellájára (pl. Kimeneti összeg importálása ) és válassza ki az elemeket Az értékek megjelenítése a teljes érték>% -aként.

Nyilvánvaló, hogy használhatja a legjobban tetsző értékformátumot, és mozgathatja a mezőket a kívánt területeken, amíg meg nem kapja a kívánt képet - ez a forgótáblák ereje! Végül emlékeztetni szeretném, hogy a pivot táblázat automatikusan frissül, amikor a feldolgozásban szereplő adattartományhoz tartozó értékeket hozzáadnak, törölnek vagy módosítanak: ha a frissítési művelet nem azonnali, akkor kattintson a gombra hűvös a panelhez rögzítve Pivot Table mezők és jobbra lent helyezkedik el.

Ha ilyen messzire eljutottál, akkor azt jelenti, hogy rendelkezésére áll minden információ, amelyre szükség van egy pivot tábla létrehozásához a Microsoft Excel segítségével. De emlékeztetni szeretném, hogy ennek a programnak a lehetőségei nem érnek véget: csupán néhány példát mutathat: diagramokat és hisztogramokat generálhat, átfedheti azokat még pontosabb statisztikák létrehozása céljából, többé-kevésbé összetett táblázatokat hozhat létre az adatok osztályozásának kezelésére, és még sok-sok, sok más. Röviden: ennek a szoftvernek a lehetőségei nem korlátozottak!

Emlékeztetni szeretném önöket arra is, szerkesztés az Excel-mel létrehozott fájlok még a Winows és a MacOS kivételével is: a szoftver elérhető, bár bizonyos korlátozásokkal, például egy alkalmazás a Android, iPhone y iPad (10.1 ″ -ig terjedő eszközökig ingyenes) És webalkalmazásként, amelyet a böngésző.

Hozzon létre egy pivot táblát a LibreOffice Calc segítségével

Ne használja a Microsoft Excel programot a táblázatok kezeléséhez, hanem ellenőrizze LibreOffice Calc ? Ne aggódjon, ezzel a szoftverrel könnyen elkészítheti pivot táblákat! Ebben az esetben is érvényesek a táblázat elkészítésére vonatkozó, az előzetes információ szakaszban szereplő szabályok: az adatoknak meg kell lennie homogén, tiszta és nem szabad jelen lennie üres sorok.

Mindezekkel az ideje, hogy elinduljon az üzleti vállalkozás: nyissa meg a LibreOffice-ban a feldolgozandó adatokat tartalmazó táblázatot, vagy hozzon létre egyet a fent említett szabályok szigorú betartásával. Ezután az egérrel válassza ki az alkalmazandó adattartományt (a fejlécekkel együtt), vagy kattintson a tartomány bármelyik cellájára az egész táblázat elemzéséhez, majd nyomja meg a menüt belépni tetején található, és válassza ki az elemet Asztal elforgatása ... Az utóbbiak közül.

Ezután jelölje be az elem mellett egy pipa Jelenlegi választás A megnyíló kis panelen nyomja meg a gombot És ugyanazokat a szabályokat követve, amelyeket a Microsoft Excel szakaszban javasoltam, rendezze el a munkalap mezőit (pl. Referencia hónap, Költségkategória y Kimenő mennyiség ) a megfelelő pivot tábla mezőiben ( Sor mezők, Oszlopmezők y Adatmezők ).

Ebben az esetben is a numerikus adatmezők alapértelmezett működése Suma : Ennek a viselkedésnek a megváltoztatásához kattintson duplán a megfelelő bejegyzésre (pl. Kimenő mennyiség ) és válassza ki a kívánt műveletet ( összeg, szám, medián, átlag stb.) a kiválasztó mezőből függvény, majd nyomja meg a gombot A művelet befejezéséhez.

A pivot tábla létrehozásának befejezéséhez mindössze annyit kell tennie, hogy rákattint a gombra : rögtön a program megjeleníti az új lapot, amely tartalmazza az előző műveletek eredményeit tartalmazó táblázatot, amelyet grafikusan testreszabhat a képernyőn megnyíló kényelmes oldalsó mező segítségével.

Ne feledje, hogy az előzőekben bemutatott eljárással az összes képet elkészítheti a kívánt pivot táblában: térjen vissza a táblázatba a Calc képernyő bal alsó részén található fülek segítségével, és ismételje meg a műveletet a különböző mezők elrendezésének módosítása