Cómo menulis un e-mail peringatan

Anda mengatur "reuni" dengan semua kolega lama Anda. Anda tidak dapat menunggu hari ketika Anda akan bertemu mereka lagi setelah bertahun-tahun untuk mengetahui karir apa yang telah mereka jalani, apakah mereka telah memulai sebuah keluarga, dll. Untuk mengingatkan Anda tentang tanggal dan tempat acara yang telah lama ditunggu-tunggu, Anda telah memutuskan untuk mengirimi mereka email sebagai pengingat. Namun, karena ini adalah pertama kalinya Anda mengirim pesan seperti itu, Anda ingin memastikan bahwa Anda tidak membuat kesalahan apa pun dan oleh karena itu Anda tidak keberatan memiliki beberapa "kiat" tentang bagaimana menulis email peringatan. Jika memang demikian, ketahuilah bahwa Anda baru saja menemukan panduan yang tepat pada waktu yang tepat!

Pada baris berikut, sebenarnya, saya akan memberi Anda tip tentang cara menulis pesan secara efektif untuk dikirim pengingat kepada masing-masing penerima. Saya jamin tidak ada yang rumit dalam melakukan ini, juga karena dalam panduan hari ini saya akan memandu Anda langkah demi langkah dalam penulisan jenis pesan ini: dari cara menulis subjek hingga cara memasukkan email, melalui isi. dari pesan dan salam terakhir.

Jadi, apakah Anda siap untuk memulai? Ya? Baik sekali! Buatlah diri Anda nyaman, luangkan waktu sebanyak yang Anda butuhkan untuk fokus membaca paragraf berikut, dan yang terpenting, terapkan "tips" yang akan saya berikan kepada Anda. Saya yakin jika Anda melakukannya, Anda tidak akan kesulitan menyelesaikan "bisnis" Anda. Saya berharap Anda membaca dengan baik dan, yang terpenting, pekerjaan yang baik!

  • Masukkan subjek email pengingat
  • Masukkan email pengingat
  • Atur isi pesan
  • Ucapkan selamat tinggal di email pengingat

Masukkan subjek email pengingat

oleh tulis email pengingat uang tunai Saya sarankan Anda mulai dari obyek. Tidak diragukan lagi ini adalah salah satu bagian terpenting dari surat yang akan Anda tulis, karena subjek tidak hanya merangkum topik umum yang tercakup dalam email, tetapi juga item pertama yang akan dibaca oleh penerima pesan. Untuk alasan ini, sangat penting untuk menulis subjek dengan benar: jika tidak, penerima bahkan dapat memutuskan untuk membuang pesan ke tempat sampah, bahkan tanpa membukanya!

Saat menulis subjek email, saya menyarankan Anda untuk melakukannya menjadi sejelas mungkin dengan jelas menyatakan tujuan Anda mengirim pesan tersebut. Misalnya, jika Anda ingin mengingatkan penerima tentang tanggal pertemuan yang akan mereka lakukan minggu depan atau kursus pelatihan yang Anda undang sebelumnya, Anda dapat menggunakan topik sebagai topik. nama acara diikuti oleh periode atau, lebih baik lagi, dari tanggal di mana itu akan terjadi (mis. Rapat editorial minggu depan o Hari: kursus pelatihan baru [anno] ).

Jika dirasa perlu, Anda dapat memasukkan kata-kata tersebut sebelum nama acara yang ingin Anda ingat PERINGATAN untuk memberi lebih banyak "penekanan" pada pesan. Bagaimanapun, yang penting adalah Langsung ke intinya, hindari bertele-tele (Ada dalam pesan di mana Anda harus menunjukkan semua detail yang Anda ingin mengingatkan penerima, bukan dalam subjek!), Gunakan jika memungkinkan tidak lebih dari 45-50 karakter.

Masukkan email pengingat

Setelah mengetik subjek pesan, Anda akhirnya bisa mulai mengetik teks email, dimulai dengan salam awal. Bagaimana anda mengatakan? Anda tidak tahu cara memasukkan email pengingat ? Sebenarnya, Anda tidak perlu menggunakan siapa yang tahu rumus apa: Anda hanya perlu menyapa lawan bicara Anda, seperti yang Anda lakukan saat menulis email lain.

Namun, saat memilih sapaan mana yang akan digunakan, Anda harus mempertimbangkan setidaknya beberapa faktor.

  • Hubungan dengan penerima - Jika seseorang yang sudah lama Anda kenal, seperti kolega atau teman lama, Anda pasti bisa memulai dengan nada yang lebih ramah dan percakapan. Sebaliknya, jika Anda memiliki hubungan formal, mungkin karena Anda tidak mengenal penerima secara langsung atau karena mereka memiliki peran penting (misalnya, mereka adalah atasan Anda), bentuk sapaan yang digunakan harus mencerminkan jenis hubungan ini.
  • Jenis pengingat untuk dikirim - jika tujuan email adalah untuk mengingat pesta dengan teman atau pesta sepak bola Dengan kolega di departemen Anda sendiri (meskipun Anda tidak mengenal mereka secara langsung), Anda dapat menggunakan sapaan yang lebih "santai" dengan aman. Sebaliknya, jika Anda harus mengingat kencan yang lebih formal, seperti jamuan makan malam bisnis atau kelas yang telah Anda selenggarakan, akan lebih baik menggunakan sapaan yang lebih "dingin" dan jauh.

Setelah mengevaluasi faktor-faktor di atas, Anda dapat memilih dari beberapa bentuk salam es kata sifat keadaan (yang terakhir hanya digunakan dalam email formal). Jika dari evaluasi Anda menentukan bahwa email yang Anda tulis adalah informal yang, Anda dapat memulai pesan dengan » Halo [nomor penerima]! Semuanya bagus? «,» sayang [bukan penerima] "atau" Hai [bukan penerima], apa kabar? ".

Sebaliknya, jika Anda ingin meninggalkan bekas resmi Untuk pesan tersebut, mungkin karena ditujukan untuk orang yang belum Anda kenal, gunakan bentuk sapaan yang terdiri dari a kata sifat keadaan, Saya suka itu " sayang "atau" sayang «, Diikuti oleh judul cocok untuk penerima (mis. Tuan Nyonya sebagai singkatan dari Bapak / Ibu; Dott./Dott.ssa sebagai singkatan dari Dottore / Dottoressa, untuk lulusan, dll.) dan nya nama depan es nama keluarga.

Jika Anda ragu tentang bentuk sapaan mana yang harus digunakan, mungkin karena hubungan Anda dengan penerima tidak bersifat rahasia atau formal, Anda dapat memilih bentuk sapaan "campuran", seperti » Halo «,» Selamat pagi "atau" Selamat malam «. Setelah Anda mengidentifikasi bentuk sapaan yang tampaknya paling cocok untuk email yang Anda tulis, masukkan koma segera setelah nama atau sapaan yang dipilih dan regresi untuk melanjutkan penyusunan isi pesan.

Atur isi pesan

Setelah Anda memilih bentuk sapaan yang menurut Anda paling menyenangkan, Anda harus melanjutkan ke menulis isi pesan - Di bagian email inilah Anda harus memasukkan pengingat yang sebenarnya. Nasihat yang ingin saya berikan kepada Anda adalah jangan membuang waktu pada obrolan yang tidak berguna: langsung ke pokok permasalahan dengan mengingatkan penerima informasi yang Anda ingin agar mereka perhatikan.

Namun, jika Anda tidak ingin terdengar terlalu langsung atau bahkan kasar, Anda bisa gunakan frase penghubung antara salam pembuka dan catatan. Jika itu email informal yang, Anda bisa menggunakan frasa bersahabat, seperti » Kita belum pernah mendengar satu sama lain seumur hidup, saya hanya ingin mengingatkan Anda bahwa ... "atau" Senang sekali bisa menulis surat kepada Anda lagi untuk mengingatkan Anda bahwa ... «. Sebaliknya, jika Anda menulis email resmi, Anda dapat menggunakan frasa penautan yang sedikit lebih terpisah, seperti » Setelah mengirimi Anda undangan acara X, Saya menggunakan kesempatan ini untuk mengingatkan Anda bahwa ... "atau" Saya kira Anda cukup sibuk saat ini dan saya minta maaf jika saya mengganggu Anda, tetapi saya hanya ingin mengingatkan Anda tentang acara yang akan saya selenggarakan ... ".

Segera setelah kalimat penghubung, masukkan catatan sebenarnya : dengan jelas menunjukkan tanggal, L ' sekarang, The situs dan mungkin juga nama acara (Misalnya. curso, makan malam, perjalanan, pertemuandll.) yang ingin Anda ingatkan kepada penerimanya, mungkin menandai semua detail ini dengan huruf tebal (jika Anda ingat, saya menjelaskan cara melakukannya di tutorial lain).

Setelah Anda memasukkan pengingat acara yang ingin Anda perhatikan penerima, juga masukkan informasi tambahan yang mungkin berguna bagi mereka, atau jika Anda ingin menghindari 'membebani' email dengan detail yang tidak perlu, beri tahu mereka bahwa Anda tersedia untuk menjawab pertanyaan dan masalah apa pun, mungkin menggunakan frasa seperti: » Jika Anda memerlukan informasi tambahan tentang ini, beri saya peluit! «(Jika Anda menulis email informal yang ) atau " Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi saya: Saya siap membantu Anda sepenuhnya. «(Jika Anda menulis email resmi ).

Ucapkan selamat tinggal di email pengingat

Setelah Anda selesai menulis badan pesan, akhirnya Anda bisa katakan halo dan selamat tinggal. Saat memilih formulir selamat tinggal yang akan digunakan, Anda harus mempertimbangkan nada yang digunakan di seluruh email. Jika Anda menulis email informal yangMisalnya, akan lebih tepat menggunakan sapaan seperti » Bicara denganmu segera! "atau" Kelanjutan yang bagus! «. Sebaliknya jika Anda tetap mempertahankan nada tersebut hingga saat ini resmi, akan jauh lebih tepat untuk menggunakan bentuk sapaan yang lebih 'diplester', seperti » salam «,» Sungguh-sungguh "atau" dengan hormat ".

Jika mau, Anda dapat merebut bola untuk meminta penerima mengonfirmasi bahwa mereka telah membaca pesan dan memberi tahu Anda jika mereka akan berpartisipasi dalam acara yang telah Anda selenggarakan. Mungkin Anda bisa menggunakan frase seperti » Beri tahu saya jika Anda menerima pesan tersebut dan apakah Anda dapat menghadiri acara tersebut. Bicara denganmu segera! «(Jika Anda menulis email informal yang ) atau " Menunggu balasan baik Anda, saya menawarkan harapan terbaik saya. «(Jika Anda menulis email resmi )

Untuk mengakhiri email pengingat yang baru saja Anda tulis, letakkan koma segera setelah salam terakhir, regresi dan menandatangani surat dengan tanda tangan sederhana (hanya dengan nama dan nama keluarga) atau dengan tanda tangan lengkap (nama, nama keluarga dan informasi kontak). Kemudian baca kembali seluruh pesan untuk memastikan Anda tidak membuat kesalahan atau melewatkan detail apa pun, dan jika semuanya baik-baik saja, kirimkan kembali. Tidak sesulit itu, bukan?