Programas para archivar documentos. Piense en lo bueno que sería si en lugar de mantener ese montón de documentos en papel en su escritorio pudiera digitalizar todo, para mantenerlos bien ordenados en el ordenador.

Mejores programas para archivar documentos

Evernote (Windows / Mac)

Evernote es una de las soluciones más populares para crear y administrar anotaciones. Se puede utilizar para escribir notas simples o, gracias a la función de archivos adjuntos, para administrar documentos de diversos tipos mediante la creación de un archivo organizado y de fácil acceso.

Está disponible para Windows y Mac (así como para dispositivos móviles) y sincroniza automáticamente notas y archivos adjuntos a través de Internet.

La versión básica gratuita tiene algunas limitaciones (por ejemplo, sincronización en un número limitado de dispositivos) que, en cambio, se pueden eludir suscribiéndose al plan pagado.

Para usarlos, conéctese a la página de descarga del programa y espere a que se inicie y complete la descarga del software.

Cuando finalice la descarga, si está utilizando Windows, abra el archivo .exe obtenido y haga clic en ejecutar. Marca la casilla Acepto los términos del acuerdo de licencia. y haga clic en instalar. Luego complete la configuración presionando en finalizar.

Si, en cambio, está utilizando una Mac, abra el paquete .dmg obtenido, haga clic en estoy de acuerdo y arrastre el icono de la aplicación a la carpeta aplicaciones por macOS.

Haga doble clic en él y seleccione abrir a la advertencia que aparece en la pantalla.

Ahora, independientemente del sistema operativo utilizado, complete los campos correo electrónico: y Contraseña: en la ventana del programa con los datos requeridos y presione Registro para registrar una cuenta para usar el servicio.

Una vez que se muestra la ventana principal del software, puede comenzar a administrar varias notas y documentos importándolos y creándolos a través del menú ARCHIVOS. Puede adjuntar documentos y elementos multimedia a cada nota.

Todas las notas están organizadas en cuadernos, a los que puede acceder haciendo clic en el elemento apropiado a la izquierda.

Para ver en su lugar las distintas notas agregadas a un cuaderno, seleccione el último en la parte central de la ventana del programa. Para administrar las propiedades de una nota, haga clic derecho sobre ella y use los elementos adjuntos al menú contextual que aparece.

Tenga en cuenta que siempre desde la barra lateral izquierda de la ventana de Evernote puede administrar las etiquetas y acceder a ellas sobre la marcha, puede acceder a la cesta y a los enlaces rápidos.

Dropbox (Windows / Mac)

Dropbox es uno de los servicios de almacenamiento en la nube más populares actualmente en el mercado que le permite almacenar sus documentos en línea y sincronizarlos a través de Internet en todos sus dispositivos, no solo Pcs, sino también teléfonos móviles y tabletas.

Simplemente inserte los archivos que desea almacenar / sincronizar en la carpeta del programa y estos se guardan en línea y se sincronizan automáticamente en todos los dispositivos en posesión del usuario.

La versión básica del servicio es gratuita y ofrece 2 GB de espacio (ampliable a través de enlaces de referencia, servicios universitarios y concursos organizados por Dropbox anualmente), pero es posible suscribirse para pagar planes de suscripción. Es compatible con Windows y Mac (así como con plataformas móviles).

Para descargar el cliente a su Pc, conéctese al sitio web del programa, haga clic en el enlace descargar presente en la parte superior derecha y luego en el botón Descarga de Dropbox.

Cuando finalice la descarga, si está utilizando Windows, abra el archivo .exe obtenido y haga clic en ejecutar. Cuando se complete la instalación, haga clic en el elemento Registro en la ventana en pantalla y complete los campos que se muestran con los datos requeridos, para registrar su cuenta gratuita para utilizar el servicio.

Luego verifique el elemento relacionado con la aceptación de los términos del servicio y presione Registro. Luego haga clic en Abre mi Dropbox. Si lo desea, omita el tutorial introductorio.

Si, por otro lado, lo que está utilizando es una Mac, abra el paquete .dmg obtenido, haga doble clic en el icono del programa en la ventana que ve aparecer en el escritorio y siga el procedimiento de configuración simple que se le propone, similar a lo que vimos para Windows.

Luego, independientemente del sistema operativo en uso, puede almacenar sus documentos en Dropbox arrastrándolos a la carpeta del programa, el llamado Dropbox.

En cuanto a compartir, copiar el enlace y otras operaciones, haga clic derecho en el archivo de referencia para ver las diferentes opciones disponibles.

También puede acceder a sus archivos en Dropbox a través del icono del programa que se ha agregado al área de notificación (en Windows) y al menú del sistema (en Mac). Desde el menú que aparece también puede administrar las opciones para usar el servicio.

Todos los documentos cargados desde otras Pcs y / o dispositivos móviles en los que haya iniciado sesión con la misma cuenta se sincronizarán con el dispositivo en uso y estarán visibles en la carpeta mencionada anteriormente.

Exploración de FlashJet (Windows)

Otro de los programas para archivar documentos de los que quiero hablar es FlashJetScan. Es un software gratuito que le permite recopilar todos los documentos en papel escaneados en un único archivo en formato PDF, organizándolos por tipo.

Es muy simple de usar y le permite dividir documentos en categorías personalizadas, lo que no solo le permite administrarlos mejor, sino también acelerar significativamente el rastreo de la información que contiene.

Es compatible con todas las versiones principales de Windows y todos los escáneres actualmente en el mercado.

Para descargarlo a su Pc, conectado a la página de descarga en el sitio web de Softpedia y haga clic en el botón descargar colocado en la parte superior izquierda.

En la página que se le muestra, haga clic en el enlace. Descarga segura de Softpedia (EE. UU.).

Cuando finalice la descarga, extraiga el archivo comprimido obtenido en cualquier posición de Windows e inicie el archivo .exe. Luego haga clic en aceptar,   en instalar y luego en ejecutar.

Ahora que ve la ventana del programa en el escritorio, para escanear y organizar sus documentos de acuerdo con el tipo, primero cree las categorías de referencia.

Para hacer esto, haga clic en Agregar categoría en el menú de la izquierda, escriba el nombre de la categoría que se creará en el campo nombre en la ventana que se abrió, haga clic en el botón (…) para seleccionar la carpeta en la que guardar los documentos escaneados en esa categoría y presione el botón Guardar para guardar la configuración.

Después de generar todas las categorías, encienda el escáner o la impresora multifunción, coloque los documentos a escanear debajo de la cubierta y haga clic en el botón Escanear documento en la ventana del programa para iniciar el procedimiento de escaneo.

En la pantalla que verá, seleccione la categoría del documento a escanear a través del menú desplegable categoría, nombra el archivo escribiéndolo en el campo descripción y haga clic en el icono de escáner arriba a la izquierda

Luego indique, a través de la ventana adicional que verá aparecer, la calidad con la que desea digitalizar el documento y presione el botón scanner, en final y en el icono de disquete.

Luego puede acceder al archivo de documentos escaneados haciendo clic en el botón Buscar documentos en el menú lateral en la ventana principal de FlashJetScan.

Los archivos archivados se pueden buscar por nombre, categorías y fecha de creación. Para abrir lo que le interesa, haga doble clic en él.

ResophNotes (Windows)

ResophNotes es un programa muy pequeño pero muy efectivo que le permite crear y administrar sus propias anotaciones a través de una única interfaz que es muy fácil de usar.

En resumen, se podría decir que es un administrador de archivos de texto a través del cual puede crear un archivo de anotaciones y usar archivos TXT simples en lugar de soluciones «cerradas» para registrar sus compromisos, números de teléfono, etc.

Utilizado en combinación con Dropbox o servicios similares, le permite sincronizar sus anotaciones en múltiples Pcs y dispositivos.

También es compatible con la sincronización directa con aplicaciones móviles como Simplenote. Es solo para sistemas operativos Windows, es gratis y también se puede usar en una variante portátil (la que solía escribir en este paso).

Para usarlo, conéctese al sitio web del programa y haga clic en el botón descargar que encuentras arriba de Portátil de 64 bits o Portátil de 32 bits dependiendo de la versión de Windows que esté utilizando, para iniciar el procedimiento de descarga en su Pc.

Una vez que se complete la descarga, extraiga el archivo ZIP que acaba de obtener en cualquier posición de Windows e inicie el archivo .exe dentro de él.

Una vez que aparece la ventana principal del programa en el escritorio, puede comenzar a escribir el texto de sus notas en el lado derecho.

También puede agregarle etiquetas completando el campo Añadir etiqueta … especial que está en la parte superior derecha. A la izquierda, sin embargo, encontrará la lista completa de notas y botones. (+) y (-) para agregar, respectivamente, nuevas o eliminar las existentes.

Cada anotación puede marcarse como favorita, mostrarse en modo Markdown, enviarse «sobre la marcha» por correo electrónico o imprimirse. Para hacer esto, simplemente haga clic en los botones ubicados en la parte superior izquierda de la ventana del programa.

Si luego desea intervenir en todas las configuraciones posibles y diversas del programa y conectar su cuenta Simplenote al servicio, haga clic en el botón de engranaje que está en la parte inferior derecha de la ventana.

Benubird PDF (Windows)

PDF de Benubird forma parte de los programas para archivar documentos. De hecho, es una aplicación muy fácil de usar que le permite administrar documentos en formato PDF y archivos de Office a través de una única interfaz conveniente.

Utilizándolo, puede filtrar y buscar sus documentos de acuerdo con varios parámetros, etiquetarlos y organizarlos de una manera extremadamente intuitiva.

El programa se puede descargar gratis y funciona en todas las versiones principales del sistema operativo Windows.

Para usarlo, primero conéctese a la página de descarga del programa en el sitio web de Softpedia y haga clic en el botón descargar en la esquina superior izquierda y haga clic en el enlace Mirror externo 1, para comenzar a descargar Benubird PDF.

Cuando finalice la descarga, abra el archivo .exe obtenido. Luego presiona siguiente, en Estoy de acuerdo, en instalar y luego en acabado.

Una vez que aparezca la ventana del programa en el escritorio, presione el botón De archivo o De la carpeta en la sección importación en la parte superior izquierda para importar archivos individuales o carpetas completas, respectivamente.

Luego asigne una categoría de referencia para los elementos importantes completando el campo apropiado y haga clic en  aceptar.

Todos los elementos importantes serán visibles en la parte derecha de la ventana del programa, mientras que a la izquierda encontrará las diversas opciones para filtrar su biblioteca por tipo, por colección y elementos inteligentes.

También puede buscar por nombre, por autor, por tema o por etiqueta usando el campo en la parte superior derecha de la sección Buscar.

Sin embargo, para ver un documento determinado, haga doble clic en su título. Se abrirá una nueva pestaña de programa con el archivo seleccionado dentro.

Si, por otro lado, desea cambiar la forma en que se muestran los archivos de la lista, use los elementos adjuntos a la sección Mostrar / Ocultar, siempre presente en la barra de herramientas del programa.

Si desea exportar sus archivos, use las opciones que encuentre en la sección exportación que está en la parte superior, mientras que para administrar las etiquetas y la biblioteca use los botones adjuntos a la sección administrar.

Para administrar sus colecciones, puede usar los botones adjuntos a la sección crear.

iDocument (Mac)

Cuando se trata de programas para archivar documentos, es prácticamente imposible no mencionar iDocument.

De hecho, es una aplicación gratuita (pero posiblemente también disponible en pago, con funciones adicionales) para macOS que le permite organizar y catalogar documentos en la Mac de una manera increíblemente simple y rápida.

Le permite crear un archivo digital real con una interfaz que se parece mucho a la de iTunes.

Para descargarlo a su Mac, conéctese a la sección relacionada de la tienda de aplicaciones de Mac en línea y haga clic en el botón Ver en la Mac App Store.

En la ventana del Mac App Store «Real» que aparece en el escritorio, presiona el botón Obtener / Instalar (y si es necesario, también ingrese su contraseña de ID de Apple).

Una vez completada la instalación, recupere la aplicación a través del Launchpad haciendo clic en su ícono. Luego haga clic en aceptar  en respuesta al aviso que ve aparecer en la pantalla y se encontrará en presencia de la ventana principal del programa.

Arrastre sobre los documentos que desea organizar y espere a que se carguen en la interfaz del software.

Haga clic derecho sobre él y use los elementos adjuntos al menú que aparece para agregar etiquetas, mover el documento a una colección determinada, etc.

Si, por otro lado, desea ver toda la información relevante, simplemente seleccione los archivos y encontrará los detalles que necesita a la derecha (también puede editarlos), mientras abre un documento determinado, simplemente haga doble clic en él.

Una vez que haya agregado sus documentos, puede buscarlos por palabra clave utilizando el campo apropiado en la parte superior derecha o puede filtrarlos por título, tamaño, etc. utilizando los elementos ubicados en el centro superior de la ventana de iDocument.

En la parte izquierda de la ventana del programa encontrará las diferentes secciones en las que se divide la biblioteca de aplicaciones. Para agregar nuevas entradas, haga clic en el botón (+) que está en la parte inferior izquierda