cum scrie e-mailuri de reamintire

Șeful tău ți-a spus că atunci când mergi la birou mâine va trebui să scrii niște e-mailuri de reamintire. Cu toate acestea, după ce nu ați trimis niciodată unul, ați dori să citiți despre cum să scrii e-mailuri de memento, pentru a nu merge la muncă nepregătit și a evita să greșească. Dacă într-adevăr aceasta este situația în care vă aflați acum, să știți că ați ajuns la locul potrivit la momentul potrivit.

Dacă îmi dai câteva minute din timpul tău liber, îți pot oferi câteva „sfaturi” despre cum să scrii scrisori de reamintire care să fie eficiente, bine scrise și nu prea exacte sau, mai rău, „intimidante”. Vedeți, chiar dacă nu ați scris niciodată unul, vă garantez că pregătiți un e-mail Memento nu este atât de dificil pe cât pare.

Spune-mi, ești gata să începi? Da? Perfect! Luați-vă confortabil, luați-vă timp pentru a vă concentra asupra citirii următoarelor paragrafe, urmați cu strictețe sfaturile pe care vi le voi da și, cel mai important, puneți-le în practică. Tot ce îmi mai rămâne este să vă doresc citire bună și mult noroc în toate!

  • Când trebuie să scrieți un e-mail de memento
  • Introduceți subiectul unui e-mail de memento
  • Introduceți un e-mail de memento
  • Organizați corpul mesajului
  • Spune adio într-un e-mail de memento

Când trebuie să scrieți un e-mail de memento

Există mai multe situații care pot necesita depunerea unui e-mail de memento, mai ales atunci când ai relații profesionale cu alte persoane: clienții tăi, colaboratorii tăi etc. Prin urmare, pot exista multiple i contexte în care este necesar să scrieți e-mailuri de memento și, în general, toate acestea sunt caracterizate de un numitor comun: cel mult urât a intarzia. Acestea sunt câteva dintre principalele cazuri în care poate fi adecvat, într-adevăr necesar, să scrieți un e-mail de reamintire.

  • Transport cu întârziere - dacă ați comandat un produs de la un furnizor sau un magazin online și livrarea nu a fost făcută la timp, puteți trimite un e-mail de reamintire pentru a afla de ce articolul nu a fost încă livrat și, dacă este necesar, solicitați un rambursați dacă aceasta nu mai este disponibilă.
  • Plata tarzie - Dacă un client sau angajatorul lor nu plătește la timp, acest lucru vă poate cauza probleme semnificative. Trimiterea unui e-mail de reamintire poate fi soluția pentru a încerca să invitați persoana în cauză să se angajeze să vă plătească sau, în cel mai rău caz, să vă anunțe cât timp trebuie să așteptați pentru a primi tariful convenit.
  • Muncește târziu - Ați întârziat vreunul dintre colaboratorii dvs. la livrarea unui loc de muncă? I-ai putea trimite un e-mail de reamintire pentru a-l încuraja (cu tact) să respecte termenele limită, pentru a nu cauza probleme companiei și colegilor săi, în cazul în care este un proiect la care lucrează mai mulți membri ai echipei.
  • Angajare strânsă - Dacă ați organizat o întâlnire, un eveniment de instruire sau o întâlnire, poate fi practic să trimiteți tuturor celor care vor participa un memento prin e-mail, prin care își vor aminti locul și ora evenimentului, punctele care vor fi discutate și altele Informatii utile.

Introduceți subiectul unui e-mail de memento

După ce ați identificat circumstanța care v-a determinat să trimiteți un e-mail de reamintire, puteți continua să scrieți. Una dintre cele mai importante părți ale scrisorii pe care urmează să o trimiteți este Post subiectdeoarece acest lucru rezumă subiectul general al e-mailului și permite destinatarului să înțeleagă de ce le-ați trimis.

Când scrieți subiectul e-mailului, fiți explicit mergând direct la punctul de întrebare (de ex. Expediere târzie, Plata tarzieetc.) și nu folosiți propoziții care sunt prea lungi (indicativ nu folosiți mai mult de 40-50 de caractere).

Deoarece acesta este un e-mail de reamintire, ați putea lua în considerare scrierea subiectului sau a unei părți a acestuia, cu majuscule, pentru a da mesajului un ton de „urgență” și, dacă este cazul, a specifica că vă așteptați la un mesaj. răspundeți între paranteze sau paranteze pătrate. De exemplu, dacă doriți să semnalați unui client că o plată întârzie, puteți scrie subiectul în următoarele moduri: » PLATĂ ÎNTÂRZIE "sau" Plata tardivă a proiectului XYZ [RISPOSTA NECESSARIA] “.

Introduceți un e-mail de memento

Când destinatarul deschide mesajul, primul lucru pe care îl vor observa este salutul de deschidere cu care ai fost introduceți un e-mail de memento. Da, pentru că chiar și în acest tip de scrisori este necesar să salutați destinatarul: faptul că este „vinovat” de o întârziere sau orice altă încălcare împotriva dvs. nu ar trebui să vă facă să cădeți în eroarea de a nu vă lua la revedere. care este de cealaltă parte.

De ce nu includerea salutărilor ar fi o greșeală gravă? Din cel puțin două motive: 1) Nerespectarea destinatarului i-ar putea face să pară nepoliticos și lipsit de respect față de aceștia; 2) Nerespectarea salutului ar fi contraproductivă, deoarece acest lucru ar putea supăra și întârzia trimiterea răspunsului pe care l-ați așteptat.

Ce forme de salut ați putea folosi într-un e-mail de reamintire? Totul depinde de tipul de relație pe care îl aveți cu destinatarul mesajului: dacă este o persoană cu care aveți relație confidențială, un bun " Salut! Ce mai faci? "sau" querido „Ar putea fi bine și să înmoaie semnificativ tonurile.

Dacă, pe de altă parte, mesajul este destinat unei persoane cu care aveți un relație formală - un client, o companie de transport etc. - Ar fi mai potrivit să folosiți forme de salut care constau dintr-un adjectiv de circumstanță, cum ar fi » querido '' querido "sau" querido «, Urmat de titlul care se potrivește cel mai bine destinatarului:» Dl. «» Sau «» /Sig.ra «» Ca prescurtare pentru domnul și doamna Dott. o Dr. ca prescurtare pentru doctor și doctor și așa mai departe.

Dacă nu sunteți sigur ce formă de salut să utilizați, puteți alege o „cale de mijloc” - o formă de salut care poate funcționa atât pentru e-mailuri de reamintire mai puțin formale, cât și mai formale, cum ar fi » Bună dimineața '' Noapte bună '' Alo ", Etc.

După ce ați ales forma de salut care pare cea mai potrivită pentru e-mailul pe care îl trimiteți, nu uitați introduceți virgula imediat după salut și reveniți să scrieți corpul mesajului.

Organizați corpul mesajului

După ce ați ales formularul de felicitare care va fi utilizat pentru e-mail-ul de memento pe care îl faceți, este timpul să faceți organizează corpul mesajului, în care vă veți formula cererile și, prin urmare, veți îndemna destinatarul să efectueze acțiunea solicitată: faceți o plată în favoarea dvs., vă trimiteți mărfurile solicitate, dar care nu au fost încă primite, completați un loc de muncă etc.

Pentru a facilita scrierea scrisorii de reamintire, vă recomand să împărțiți textul mesajului „practic” în trei „blocuri”.

  • Fraze inițiale - Folosiți imediat fraze amabile și relaxante, astfel încât destinatarul mesajului să nu se simtă cu spatele la perete. Poate ați putea folosi o frază de circumstanță, cum ar fi » sper ca esti bun "sau" Așteaptă să știi cum ești “.
  • Scopul mesajului - explicați în mod clar și direct motivul pentru care ați decis să trimiteți e-mailul: explicați care este încălcarea pe care destinatarul a săvârșit-o și de ce ați decis să trimiteți memento-ul (de exemplu, fără livrare, neplată, lucrare ne livrată în planificat subiecte etc.) și, eventual, să vă amintească de acordurile care au fost făcute anterior. De exemplu, pentru a solicita un client implicit, puteți utiliza o expresie precum » Vă scriu despre întârzierea plății proiectului „XYZ”, pentru care ar fi trebuit să primesc o rată egală cu [suma compensației] pentru [împrumutul de date], în jumătate [metodo di pagamento scelto]. “.
  • Apel la acțiune - După definirea scopului mesajului, trebuie să invitați destinatarul să finalizeze acțiunea pe care ați așteptat-o ​​cu răbdare: efectuați plata în favoarea dvs., vă trimiteți articolul solicitat, terminați o lucrare etc. Revenind la exemplul pe care ți l-am dat acum o clipă, ai putea folosi o frază de genul » Prin urmare, continuați cu plata în favoarea mea prin [date noi scadenza] «. Dacă acest lucru vi se pare potrivit, puteți informa destinatarul că, dacă nu iau măsurile solicitate, ar putea întreprinde acțiuni în justiție pentru a soluționa problema cât mai pașnic posibil pentru ambele părți (poate după ce a trimis mai multe e-mailuri de reamintire la aceeași adresă) petrecere). persoană).

Amintiți-vă, când scrieți corpul mesajului amintiți-vă întotdeauna folosiți tonuri respectuoase, moi și calme Deși probabil aveți motive mai mult decât plauzibile pentru a fi furios și supărat în legătură cu comportamentul persoanei pe care o trimiteți prin e-mail, încercați să vă conțineți neadoptând un limbaj dur. Probabil că nu ați ajunge să obțineți nimic, de fapt, dacă, pe de altă parte, ar exista un minim de dorință de a colabora cu dvs., ar putea fi înăbușit de atmosfera tensionată care ar provoca un mesaj prea brusc și direct. Nu uitați: bunele maniere sunt pe primul loc!

Spune adio într-un e-mail de memento

După ce ați scris corpul central al e-mailului, este timpul să alegeți formular de licență mai potrivit. Când vă luați la revedere, încercați să fiți în concordanță cu tonul folosit în restul mesajului: de exemplu, dacă ați folosit o formă de salut, cum ar fi » Dragă domnule. «Ar fi potrivit să încheiem e-mailul cu formula» În ceea ce priveşte "sau" cu sinceritate «; întrucât dacă ați folosit o felicitare de deschidere mai puțin formală, cum ar fi » Dragă domnule. "sau" Buna dimineata domnule. „Ar fi potrivit să încheiem mesajul cu o felicitare de genul” Continuare buna "sau" O zi bună “.

Deoarece acesta este un e-mail de reamintire, vă rugăm să profitați de această ocazie pentru a încuraja destinatarul să răspundă cât mai curând posibil. Înainte de salutul final, ați putea introduce o frază în care să spuneți persoanei că sunteți disponibil să răspundă la orice întrebări și clarificări și, după ce ați făcut acest lucru, să încheiați cu salutul » Aștept răspunsul tău amabil, îți ofer salutări. “.

După ce ați ales formularul de dezabonare care se potrivește cel mai bine e-mailului dvs., introduceți virgula imediat după salut, du-te înapoi, așează-l pe al tău semnătura simplă (numai numele și prenumele) sau, dacă doriți, semnătura completă (complet cu informații de contact) și trimiteți mesajul.