Programe pentru arhivarea documentelor. Gândiți-vă cât de bine ar fi dacă în loc să păstrați acea grămadă de documente pe hârtie pe birou, ați putea digitiza totul, pentru a le păstra bine organizate pe computer.

Cele mai bune programe pentru arhivarea documentelor

Evernote (Windows / Mac)

Evernote este una dintre cele mai populare soluții pentru crearea și gestionarea adnotărilor. Poate fi folosit pentru scrie note simple sau, datorită funcției de atașament, pentru a gestiona documente de diferite tipuri prin crearea unui fișier organizat și ușor accesibil.

Este disponibil pentru Windows și Mac (precum și pentru dispozitivele mobile) și sincronizează automat notele și atașamentele prin Internet.

Versiunea gratuită de bază are unele limitări (de exemplu, sincronizarea pe un număr limitat de dispozitive) care pot fi în schimb eludate prin abonarea la planul plătit.

Pentru a le utiliza, conectați-vă la pagina de descărcare a programului și așteptați ca software-ul să înceapă și să finalizeze descărcarea.

Când descărcarea este terminată, dacă utilizați Windows, deschideți fișierul .exe obținut și faceți clic pe alerga. Bifează caseta Accept condițiile contractului de licență. și faceți clic pe instala. Apoi completați configurația făcând clic pe Finalizați.

Dacă utilizați în schimb un Mac, deschideți pachetul .dmg obținut, faceți clic pe Sunt de acord și trageți pictograma aplicației în dosar aplicații de către macOS.

Faceți dublu clic pe el și selectați deschis la avertismentul care apare pe ecran.

Acum, indiferent de Sistem de operare folosit, completați câmpurile e-mail: y Parola: în fereastra programului cu datele necesare și apăsați înregistrare pentru a înregistra un cont pentru a utiliza serviciul.

Odată ce fereastra principală a software-ului este afișată, puteți începe să gestionați diverse note și documente prin importarea și crearea acestora prin meniu ÎNREGISTRĂRI. Puteți atașa documente și elemente multimedia la fiecare notă.

Toate notele sunt organizate în caiete, pe care le puteți accesa făcând clic pe elementul corespunzător din stânga.

Pentru a vedea diferitele note adăugate unui notebook, selectați-l pe ultimul din partea centrală a ferestrei programului. Pentru a gestiona proprietățile unei note, faceți clic dreapta pe ea și utilizați elementele atașate la meniul contextual care apare.

Vă rugăm să rețineți că întotdeauna din bara laterală din stânga a ferestrei Evernote puteți gestiona etichetele și le puteți accesa din mers, puteți accesa coșul și linkurile rapide.

Dropbox (Windows / Mac)

dropbox Este unul dintre serviciile stocare în cloud cel mai popular în prezent pe piață, care vă permite să vă stocați documentele online și să le sincronizați pe Internet pe toate dispozitivele dvs., nu numai pe PC-uri, ci și pe telefoane mobile și tablete.

Doar introduceți fișierele pe care doriți să le stocați / sincronizați în folderul programului și acestea sunt salvate online și sincronizate automat pe toate dispozitivele deținute de utilizator.

Versiunea de bază a serviciului este gratuită și oferă 2 GB spațiu (extensibil prin link-uri de trimitere, servicii universitare și concursuri organizate anual de Dropbox), dar este posibil să vă abonați la planurile de abonament. Este compatibil cu Windows și Mac (precum și cu platformele mobile).

Pentru a descărca clientul pe computer, conectați-vă la site-ul web al programului, faceți clic pe link descărcare prezentați în partea dreaptă sus și apoi pe buton Descărcare Dropbox.

Când descărcarea este terminată, dacă utilizați Windows, deschideți fișierul .exe obținut și faceți clic pe alerga. După terminarea instalării, faceți clic pe element înregistrare în fereastra de pe ecran și completați câmpurile afișate cu datele necesare, pentru a vă înregistra contul gratuit pentru a utiliza serviciul.

Apoi verificați elementul legat de acceptarea termenilor și condițiilor și apăsați înregistrare. Apoi faceți clic pe Deschide-mi Dropbox-ul. Dacă doriți, săriți tutorialul introductiv.

Dacă, pe de altă parte, ceea ce utilizați este un Mac, deschideți pachetul .dmg obținut, faceți dublu clic pe pictograma programului din fereastra pe care o vedeți apare pe desktop și urmați procedura simplă de configurare propusă, similar cu ceea ce am văzut pentru Windows.

Apoi, indiferent de sistemul de operare utilizat, puteți stoca documentele în Dropbox trăgându-le în folderul programului, cel numit Dropbox.

În ceea ce privește partajarea, copierea linkului și alte operații, faceți clic dreapta pe fișierul de referință pentru a vedea diferitele opțiuni disponibile.

Puteți accesa fișierele dvs. în Dropbox prin pictograma programului care a fost adăugată în zona de notificare (în Windows) și în meniul sistem (în Mac). Din meniul care apare, puteți gestiona, de asemenea, opțiunile pentru a utiliza serviciul.

Toate documentele încărcate de pe alte PC-uri și / sau dispozitive mobile în care v-ați conectat cu același cont vor fi sincronizate cu dispozitivul utilizat și vor fi vizibile în folderul menționat mai sus.

Scanare FlashJet (Windows)

Un alt program de arhivare a documentelor despre care vreau să vorbesc este FlashJetScan. Este un software gratuit care vă permite să colectați toate documentele de hârtie scanate într-un singur fișier în format PDF, organizându-le după tip.

Este foarte simplu de utilizat și vă permite să împărțiți documentele în categorii personalizate, ceea ce nu numai că vă permite să le gestionați mai bine, ci și să accelerați semnificativ urmărirea informațiilor pe care le conțin.

Este compatibil cu toate versiunile majore de Windows și cu toate scanerele aflate în prezent pe piață.

Pentru a-l descărca pe computer, conectați-vă la pagina de descărcare de pe site-ul web Softpedia și faceți clic pe buton descărcare plasat în stânga sus.

În pagina care apare, faceți clic pe link. Descărcare sigură de Softpedia (SUA).

Când descărcarea se finalizează, extrageți fișierul comprimat obținut în orice locație Windows și porniți fișierul .exe. Apoi faceți clic pe accepta,   en instala și apoi în alerga.

Acum că vedeți fereastra programului pe desktop, către scanda și organizați-vă documentele în funcție de tip, creați mai întâi categoriile de referință.

Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Adaugă categorie în meniul din stânga, tastați numele categoriei care va fi creat în câmp nume în fereastra care s-a deschis faceți clic pe buton (...) pentru a selecta folderul în care guardar lor documente scanate în acea categorie și apăsați butonul Salva Pentru a salva setările.

După generarea tuturor categoriilor, porniți scaner sau imprimanta multifuncțională, așezați documentele de scanat sub capac și faceți clic pe buton Scanarea documentului în fereastra programului pentru a începe procedura de scanare.

Pe ecranul pe care îl veți vedea, selectați categoria documentului care va fi scanat prin meniul derulant categorie, denumiți fișierul scriindu-l în câmp descriere și faceți clic pe butonul pictograma scanerului în stânga sus

Apoi, indicați, prin fereastra suplimentară pe care veți vedea că apare, calitatea cu care doriți să digitalizați documentul și apăsați butonul scaner, en final iar în icoana din dischetă.

Apoi puteți accesa fișierul document scanat făcând clic pe butonul Caută documente din meniul lateral din fereastra principală FlashJetScan.

Fișierele arhivate pot fi căutate după nume, categorii și data creării. Pentru a deschide ceea ce vă interesează, faceți dublu clic pe el.

ResophNotes (Windows)

ResophNotes este un program foarte mic, dar foarte eficient, care vă permite să creați și să vă gestionați propriile adnotări printr-o singură interfață foarte ușor de utilizat.

Pe scurt, s-ar putea spune că este un manager de fișiere text prin intermediul căruia puteți crea un fișier de adnotări și puteți utiliza fișiere TXT simple în loc de soluții „închise” pentru a vă înregistra întâlnirile, numerele de telefon etc.

Utilizat în combinație cu Dropbox sau servicii similare, vă permite să vă sincronizați adnotările pe mai multe computere și dispozitive.

De asemenea, acceptă sincronizarea directă cu aplicații mobile precum Simplenote. Este doar pentru sisteme de operare Windows, este gratuit și poate fi folosit și într-o variantă portabilă (cea pe care am scris-o în acest pas).

Pentru ao utiliza, conectați-vă la site-ul web al programului și faceți clic pe buton descărcare ce găsești mai sus Portabil 64 biți o Laptop pe 32 de biți în funcție de versiunea de Windows pe care o utilizați, pentru a porni procedura de descărcare de pe computer.

După finalizarea descărcării, extrageți fișierul ZIP tocmai ați ajuns în orice poziție de Windows și ați început fișierul .exe în interiorul acestuia.

Odată ce fereastra principală a programului apare pe desktop, puteți începe să scrieți textul notelor dvs. în partea dreaptă.

De asemenea, puteți adăuga etichete completând câmpul Adaugă etichetă ... special, care este în dreapta sus. În stânga, însă, veți găsi lista completă de note și butoane. (+) y (-) pentru a adăuga, respectiv, a elimina cele existente.

Fiecare intrare poate fi marcată, afișată în modul Markdown, trimisă prin e-mail „din mers” sau imprimată. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să faceți clic pe butoanele din partea stângă sus a ferestrei programului.

Dacă doriți să interveniți în toate configurațiile posibile și diverse ale programului și să vă conectați contul Simplenote la serviciu, faceți clic pe butonul angrenaj care se află în partea inferioară dreaptă a ferestrei.

PDF Benubird (Windows)

PDF Benubird Face parte din programele de arhivare. De fapt, este o aplicație foarte ușor de utilizat, care vă permite să gestionați documentele PDF și fișierele Office printr-o singură interfață convenabilă.

Folosindu-l, vă puteți filtra și căuta documentele în funcție de diferiți parametri, le puteți eticheta și organiza într-un mod extrem de intuitiv.

Programul poate fi descărcare gratuită și funcționează pe toate versiunile majore ale sistemului de operare Windows.

Pentru ao utiliza, conectați-vă mai întâi la pagina de descărcare a programului de pe site-ul Softpedia și faceți clic pe buton descărcare în colțul din stânga sus și faceți clic pe link Oglindă externă 1, pentru a începe descărcarea Benubird PDF.

Când descărcarea este finalizată, deschideți fișierul .exe obținut. Apoi apăsați ca urmare a, en Sunt de acord, en instala și apoi în terminat.

Odată ce fereastra programului apare pe desktop, apăsați butonul fotografie o Din folder în secțiune import în partea stângă sus pentru a importa fișiere individuale sau, respectiv, foldere întregi.

Apoi alocați o categorie de referință pentru elementele importante completând câmpul corespunzător și făcând clic  a accepta.

Toate elementele importante vor fi vizibile în partea dreaptă a ferestrei programului, în timp ce în stânga veți găsi diferitele opțiuni de filtrare a bibliotecii dvs. după tip, după colecție și elemente inteligente.

De asemenea, puteți căuta după nume, după autor, subiect sau etichetă folosind câmpul din partea dreaptă sus a secțiunii Căutare.

Cu toate acestea, pentru a vizualiza un anumit document, faceți dublu clic pe titlul acestuia. Se va deschide o nouă filă de program cu fișierul selectat în interior.

Dacă, pe de altă parte, doriți să modificați modul în care sunt afișate fișierele listei, utilizați elementele atașate la secțiune Afișare / Ascundere, întotdeauna prezent în bara de instrumente a programului.

Dacă doriți să exportați fișierele, utilizați opțiunile găsite în secțiune export care este în partea de sus, în timp ce pentru a gestiona etichetele și biblioteca folosiți butoanele atașate la secțiune administra.

Pentru a vă gestiona colecțiile, puteți utiliza butoanele atașate secțiunii crea.

iDocument (Mac)

Când vine vorba de arhivarea programelor, este practic imposibil de menționat iDocument.

De fapt, este o aplicație gratuită (dar posibil disponibilă și cu plată, cu funcții suplimentare) pentru macOS care vă permite să organizați și să catalogați documente pe Mac într-un mod incredibil de simplu și rapid.

Vă permite să creați un fișier digital real cu o interfață care seamănă foarte mult cu iTunes.

Pentru a-l descărca pe Mac, conectați-vă la secțiunea aferentă din magazinul de aplicații Mac online și faceți clic pe buton Vizualizați în Mac App Store.

În fereastra din Mac App Store „Real” care apare pe desktop, apăsați butonul Obține / Instalează (Și dacă este necesar, introduceți și parola dvs. de identificare Apple.)

După finalizarea instalării, regăsiți aplicația prin intermediul Platforma de lansare făcând clic pe pictograma sa. Apoi faceți clic pe accepta  ca răspuns la avertismentul pe care îl vedeți apare pe ecran și veți fi în prezența ferestrei principale a programului.

Trageți peste documentele pe care doriți să le organizați și așteptați încărcarea lor în interfața software.

Faceți clic dreapta pe acesta și utilizați elementele atașate la meniul care apare pentru a adăuga etichete, pentru a muta documentul într-o anumită colecție etc.

Dacă, pe de altă parte, doriți să vedeți toate informațiile relevante, trebuie doar să selectați fișierele și veți găsi detaliile de care aveți nevoie în dreapta (le puteți edita și), în timp ce deschideți un anumit document, faceți dublu clic pe el.

După ce ați adăugat documentele, le puteți căuta prin cuvânt cheie folosind câmpul corespunzător din dreapta sus sau le puteți filtra după titlu, dimensiune etc. folosind elementele situate în centrul superior al ferestrei iDocument.

În partea stângă a ferestrei programului veți găsi diferite secțiuni în care este împărțită biblioteca de aplicații. Pentru a adăuga intrări noi, faceți clic pe buton (+) care este în partea stângă jos