Босс дал ему электронную таблицу с финансовыми отчетами за последний квартал, попросив его проанализировать содержание и составить сводные отчеты для представления на следующем совещании. Я бы с радостью обошелся без этой стычки, но это часть ваших обязанностей, и вы не можете вернуться назад: по этой причине вы ищете решение, которое может помочь вам в этом деле и которое не требует особо обширного опыта работы с ИТ, которого, к сожалению, нет ,

И если бы я сказал тебе это программы популярное управление электронными таблицами, например Microsoft Excel y LibreOfficeУ вас есть очень мощный инструмент, который подходит для этой цели? Ну, это правильно: этот инструмент называется поворотный стол и позволяет вам создать «сводку» (с прикрепленными автоматическими операциями с числовыми значениями, которые нужно обработать) из набора данных, содержащихся в электронной таблице, с помощью нескольких щелчков мышью.

Как сказать, теперь я заинтриговал вас, и вы хотели бы понять как создать сводную таблицу чтобы угодить твоему голова и создать отчет, который вам нужен? Тогда не стесняйтесь больше и внимательно прочитайте все инструкции, которые я собираюсь дать вам в следующих строках: Я могу гарантировать вам, что в конце этого руководства вы сможете идеально выполнить свою задачу. На данный момент, я могу только пожелать вам хорошего чтения и хорошей работы!

Предварительные операции

Прежде чем продолжить и понять как создать сводную таблицуПри использовании таблиц такого типа хорошо потратить несколько слов, не забывая о формате таблицы, с которой мы должны начать.

Как я уже упоминал во вступительных словах этого руководства, сводная таблица - это «альтернативный» метод перегруппировки данных, уже имеющихся в электронной таблице: на самом деле, можно использовать сводную таблицу для получения краткое резюмено полная информация, имеющаяся в наличии, с возможностью упорядочения и объединения их в соответствии с аспектом, который необходимо принять во внимание, без изменения структуры исходной электронной таблицы.

Другими словами, сводная таблица предлагает возможность анализировать данные, содержащиеся в электронной таблице, с первого взгляда без необходимости учиться использовать формулы и макросы - просто чтобы дать вам пример, учитывая набор затрат на управление домом. , вы можете создать сводную таблицу, чтобы «на лету» отображать результаты каждого месяца в году и по каждой причине (счета, медицинские расходы, образование и т. д.) вместо добавления вручную и в соответствии с выбранной категорией, элементы каждого столбца.

Для программы (в этом руководстве мы будем использовать в качестве примеров Microsoft Excel y LibreOffice Calc ) способен генерировать сводную таблицу, содержащую точные данные, данные в исходной электронной таблице должны быть хорошо структурированный и я отвечаю на ряд очень специфических условий, которые я собираюсь перечислить ниже.

  • Если сводная таблица должна содержать заголовки, рабочая таблица также должна содержать заголовки.
  • la строки заголовкаесли он присутствует, он должен предшествовать линиям данных без какого-либо разделения.
  • В исходной электронной таблице или, по крайней мере, в диапазоне данных, для которого построена сводная таблица, не должно быть пустых строк.
  • Данные, содержащиеся в столбцах, должны быть гомогенный, чтобы их можно было комбинировать (складывать, вычитать, умножать, сортировать, подсчитывать и т. д.) при создании сводной таблицы. Это означает, например, что в гипотетическом столбце «Количество» должны присутствовать только числовые значения относительно количеств в выбранной валюте.

В следующих частях этого руководства я буду ссылаться на электронную таблицу, содержащую отчет о расходах на ежемесячные расходы домохозяйств: столбец la содержащие месяц ссылка, столбец B la категория выходной и, наконец, столбец C содержит относительную сумму в евро.

Что касается версий программ, в этом руководстве я буду ссылаться на Microsoft Excel 2016 и LibreOffice Calc 5, которые работают на платформе. окна. Однако те же инструкции можно безопасно использовать в более ранних / более поздних версиях вышеупомянутых программ или в Операционная система кроме Windows, например MacOS.

Создать сводную таблицу с Microsoft Excel

У вас есть в наличии Microsoft Excel управлять своими таблицами? Итак, это раздел для вас: в следующих строках я дам вам все необходимые инструкции для создания и управления сводной таблицей с помощью приложения, созданного Офисы.

Для начала дважды щелкните файл Excel, содержащий данные для обработки, чтобы убедиться, что электронная таблица соответствует перечисленным выше требованиям. Если вместо этого вам нужно начать с нового файла, запустите Microsoft Excelнажмите на иконку Пустая книга, затем заполните созданный документ данными, которые вы хотите включить в сводную таблицу. Если вы хотите лучше настроить новую электронную таблицу, я предлагаю вам ознакомиться с моим руководством о том, как использовать Excel найти серию полезных советов.

Теперь, когда ваша электронная таблица готова, вы можете приступить к созданию связанной сводной таблицы: выберите, перетащив мышь, диапазон данных которую вы собираетесь обработать (или щелкните внутри любой ячейки данных, чтобы обработать весь лист), нажмите элемент вводить расположен сверху, а затем на кнопке Поворотный стол, житель слева.

На этом этапе на открывшемся экране установите флажок рядом с элементом. Выберите таблицу или интервал (при необходимости), убедитесь, что поле Стол / Кухня содержит все ячейки таблицы (или выбранный диапазон данных), поставьте галочку рядом с элементом Новый лист и нажмите кнопку Буэно, Игра закончена: Excel автоматически откроет новый лист (вы можете вернуться к предыдущей таблице в любое время, используя вкладки ниже), настроенный для обработки данных через сводную таблицу.

Обратите внимание, что заголовки таблицы (например, Базовый месяц, категория y Исходящее количество ) стать я полей сводной таблицы, чтобы организовать и организовать в соответствии с тем, что вы хотите достичь.

Работать за столом

Перед организацией полей в сводной таблице, которую вы только что создали, позвольте мне дать вам несколько общих советов по организации таких таблиц. Сводная таблица, в точности как показано в окне Excel, состоит в основном из трех областей интересов: область Рига, площадь колонка и площадь Valores.

В целом можно сказать, что нечисловые поля (в нашем примере категории расходов) размещаются в области Рига, Поля, которые содержат даты, Хорас o базисные периоды размещены в области столбцыв то время как поля численный (обычно те, которые необходимо сочетать с операциями математика) добавляются в область Valores. Однако следует сказать, что расположение полей в областях такой таблицы сильно различается в зависимости от типа полученного «резюме» и сценария, в котором проводится анализ.

Сделав это необходимое условие, пришло время добавить поля в сводную таблицу, которую вы только что создали: определить область Поля сводной таблицы расположен справа от экрана Excel, затем выберите мышью одно из доступных полей (например, Базовый месяц ) и перетащите его в наиболее подходящую область таблицы (например, столбцы ), а затем повторите операцию для всех полей, которые вы хотите проанализировать. В этом примере поле Категория расходов будут добавлены в область Филас и поле Исходящее количество область Valores, чтобы получить полное представление об общих расходах, связанных с каждым месяцем.

По умолчанию сводные таблицы Excel выполняют SUMA данных, содержащихся в поле Valores, если они числовые или CONTAR если они текстовые или не однородные; если вы хотите, вы можете изменить это поведение, щелкнув правой кнопкой мыши на ячейке Сумма (название столбца) из сводной таблицы, а затем выберите элемент Суммируйте значения для из меню, которое появляется на экране. На этом этапе все, что вам нужно сделать, это выбрать арифметическую операцию, которую вы хотите выполнить с данными, содержащимися в поле значения (минимальное, максимальное, среднее и т. Д.).

Если вы хотите вместо отображения значений в валюте (или в любом другом типе числового формата) вы можете выбрать их отображение в процентах: в примере, который мы анализируем, было бы очень полезно изучить категорию с наибольшим процентом расходов. Чтобы продолжить, щелкните правой кнопкой мыши в итоговой ячейке значений (например, Импорт выходной суммы ) и выберите предметы Показывать значения как>% от общего количества.

Ясно, что вы можете использовать формат значения, который вам больше нравится, и перемещать поля в различных областях, которые вы хотите, до тех пор, пока вы не получите желаемое представление - в этом сила сводных таблиц! Наконец, я хочу напомнить вам, что сводная таблица автоматически обновляется, когда значения, принадлежащие диапазону данных, включенному в обработку, добавляются, удаляются или изменяются: если операция обновления не является немедленной, вы можете нажать кнопку прохладный прикреплен к панели Поля сводной таблицы и он находится внизу справа.

Если вы дошли до этого, это означает, что у вас есть вся информация, необходимая для создания сводной таблицы в Microsoft Excel. Но я хочу напомнить вам, что возможности этой программы на этом не заканчиваются: просто для того, чтобы дать вам несколько примеров, вы можете создавать диаграммы и гистограммы, накладывать их для создания еще более точной статистики, создавать более или менее сложные таблицы для управления классификацией данных и многое, многое другое. много другого. Короче говоря, потенциал этого программного обеспечения не ограничен!

Также хочу напомнить, что вы можете редактировать файлы, созданные с помощью Excel, даже на платформах, отличных от Winows и MacOS: программное обеспечение доступно, хотя и с некоторыми ограничениями, например, приложение для Android, iPhone y IPad (бесплатно для устройств до 10.1 ″) И как веб-приложение, которое может использоваться непосредственно браузер.

Создайте сводную таблицу с помощью LibreOffice Calc

Не используйте Microsoft Excel для управления вашими электронными таблицами, но проверьте LibreOffice Calc ? Не волнуйтесь, вы можете легко создавать сводные таблицы с этим программным обеспечением! Также в этом случае действительны правила построения электронной таблицы, представленные в разделе предварительной информации: данные должны быть гомогенный, аккуратный и не должен присутствовать пустые строки.

С учетом вышесказанного пришло время приступить к делу: откройте электронную таблицу, содержащую данные, которые нужно обработать в LibreOffice, или создайте ее, неукоснительно следуя приведенным выше правилам. После этого выберите мышью диапазон данных, с которым нужно работать (включая заголовки), или щелкните любую ячейку в диапазоне, чтобы проанализировать всю таблицу, затем нажмите меню вводить расположен вверху и выберите элемент Сводная таблица ... Из последних.

После этого поставьте галочку напротив пункта Текущий выбор в открывшейся маленькой панели нажмите кнопку Буэно И, следуя тем же правилам, которые я предложил в разделе Microsoft Excel, упорядочьте поля на своем рабочем листе (например, Базовый месяц, Категория расходов y Исходящее количество ) в полях соответствующей сводной таблицы ( Поля строки, Поля столбца y Поля данных ).

Также в этом случае операция по умолчанию для числовых полей данных SUMA : Чтобы изменить это поведение, дважды щелкните соответствующую запись (например, Исходящее количество ) и выберите нужную операцию ( сумма, подсчет, медиана, средняя и так далее) из поля выбора функция, затем нажав Буэно Для завершения операции.

Чтобы закончить создание сводной таблицы, все, что вам нужно сделать, это нажать кнопку Буэно : сразу после этого программа отображает новый лист, содержащий таблицу, полученную в результате предыдущих операций, которую можно графически настроить с помощью удобного бокового поля, которое открывается на экране.

Помните, что, используя только что проиллюстрированную процедуру, вы можете создать все изображения в нужной сводной таблице: просто вернитесь к электронной таблице, используя вкладки, расположенные в нижней левой части экрана Calc, и повторите операцию. изменение макета различных полей