Ako písať un e-mail pripomienka

Dohodli ste „stretnutie“ so všetkými svojimi starými kolegami. Nemôžete čakať na deň, keď sa s nimi po toľkých rokoch opäť stretnete, aby ste zistili, akú kariéru podnikli, či si založili rodinu atď. Aby sme vám pripomenuli dátum a miesto dlho očakávanej udalosti, rozhodli ste sa im poslať e-mail ako pripomienku. Pretože ste však takúto správu poslali prvýkrát, chceli by ste sa uistiť, že nerobíte chyby, a preto by vám neprekážalo mať nejaké „tipy“ na ako napísať e - mail pripomienka. Ak je to skutočne tak, vedzte, že ste práve našli správneho sprievodcu v pravý čas!

V nasledujúcich riadkoch vám v skutočnosti dám tipy, ako efektívne písať správy, cez ktoré sa majú posielať pripomenutie príslušným príjemcom. Zaručujem, že to nie je nič zložité, a to aj preto, že v dnešnom sprievodcovi vás budem sprevádzať krok za krokom pri písaní tohto typu správ: od toho, ako napísať predmet, až po zadanie e-mailu, prechod cez telo. správy a záverečné pozdravy.

Takže, ste pripravení začať? Áno? Veľmi dobre! Urobte si pohodu, venujte toľko času, koľko potrebujete, aby ste sa sústredili na prečítanie nasledujúcich odsekov, a hlavne implementujte „tipy“, ktoré vám dám. Som si istý, že ak tak urobíte, nebudete mať najmenší problém dokončiť svoj „biznis“. Prajem vám dobré čítanie a hlavne dobrú prácu!

  • Zadajte predmet pripomienky
  • Zadajte e-mail s upozornením
  • Usporiadajte telo správy
  • Rozlúčte sa s pripomenutým e-mailom

Zadajte predmet pripomienky

podľa napíšte pripomenutý e-mail v hotovosti navrhujem, aby ste začínali od objekt. Toto je nepochybne jedna z najdôležitejších častí listu, ktorý sa chystáte napísať, pretože predmet nielen sumarizuje všeobecnú tému obsiahnutú v e-maile, ale je to aj prvá položka, ktorú si príjemca správy prečíta. Z týchto dôvodov je veľmi dôležité správne napísať predmet: ak tak neurobíte, príjemca sa môže dokonca rozhodnúť správu vyhodiť do koša, dokonca ju ani neotvorí!

Pri písaní predmetu e-mailu vám odporúčam byť čo najpresnejší jasne uviesť účel, na ktorý ste predmetnú správu poslali. Ak napríklad chcete príjemcovi pripomenúť dátum stretnutia, ktorý bude mať budúci týždeň, alebo školiaci kurz, na ktorý ste ho pozvali skôr, môžete túto tému použiť ako tému. názov udalosti nasledované perióda alebo ešte lepšie z Fecha v ktorom sa uskutoční (napr. Redakčné stretnutie budúci týždeň o Deň: nový výcvikový kurz [anno] ).

Ak to považujete za potrebné, môžete pred názov udalosti, ktorú si chcete zapamätať, vložiť znenie Reminder aby sa správa viac „zdôraznila“. Či tak alebo onak, dôležitá vec je Dostaňte sa k veci, vyhnúť sa hnevu (Je to v správe, kde musíte uviesť všetky podrobnosti, ktoré chcete pripomenúť príjemcovi, nie v predmete!). Ak je to možné, použite nie viac ako 45 - 50 znakov.

Zadajte e-mail s upozornením

Po zadaní predmetu správy môžete napísať text e-mailu a začať úvodné pozdravy. Ako povieš? Nemáš ani potuchy ako zadať e-mail s upozornením ? V skutočnosti sa nemusíte uchyľovať k tomu, kto vie, aké vzorce: musíte jednoducho pozdraviť svojho partnera, ako to robíte pri písaní akýchkoľvek iných e-mailov.

Pri výbere toho, ktorý pozdrav sa má použiť, však musíte zvážiť aspoň niekoľko faktorov.

  • Vzťah s príjemcom - Ak je to niekto, koho už dávno poznáte, napríklad dlhoročný kolega alebo priateľ, určite môžete začať s priateľskejším a konverzačnejším tónom. Ak naopak máte formálny vzťah, možno preto, že príjemcu osobne nepoznáte alebo preto, že má dôležitú úlohu (napríklad je váš nadriadený), forma pozdravu, ktorá sa má použiť, by mala odrážať tento typ vzťahu.
  • Typ pripomenutia na odoslanie - ak je účelom e-mailu spomenúť si na párty s priateľmi alebo na párty používateľa futbal S kolegami vo vašom vlastnom oddelení (aj keď všetkých osobne nepoznáte) môžete pokojne použiť „uvoľnenejšiu“ formu pozdravu. Ak si naopak musíte pamätať formálnejší dátum, napríklad obchodnú večeru alebo hodinu, ktorú ste organizovali, bolo by lepšie použiť „chladnejší“ a vzdialenejší pozdrav.

Po vyhodnotení vyššie uvedených faktorov si môžete vybrať z niekoľkých formy pozdravu es okolnosti prídavných mien (posledná uvedená sa používa iba vo formálnych e-mailoch). Ak z hodnotení zistíte, že e-mail, ktorý píšete, je neformálne, môžete správu začať » Dobrý deň [meno príjemcu]! Všetko dobré? '' drahý [neprijímateľ] „alebo“ Hej [nie je príjemca], ako sa máš? ".

Ak naopak chcete nechať známku formálny k správe, pravdepodobne preto, že je určená osobe, ktorú nepoznáte, použite formu pozdravu, ktorá pozostáva z a prídavné meno, Páči sa mi to " drahý „alebo“ drahý «, Nasleduje nadpis vhodné pre príjemcu (napr. Pán pani ako skratka pán / pani; Dott./Dott.ssa ako skratka Dottore / Dottoressa, pre absolventov atď.) a jej krstné meno es priezvisko.

Ak máte pochybnosti o tom, ktorú formu pozdravu použiť, možno preto, že vzťah s príjemcom nie je dôverný ani formálny, môžete zvoliť „hybridné“ formy pozdravu, ako napríklad » Ahoj '' Dobré ráno „alebo“ Dobrú noc «. Po identifikácii formy pozdravu, ktorá sa javí ako najvhodnejšia pre e-mail, ktorý píšete, vložiť čiarku ihneď za zvoleným menom alebo pozdravom a vrátiť sa pokračovať v zostavovaní tela správy.

Usporiadajte telo správy

Akonáhle ste si vybrali formu pozdravu, ktorá sa vám zdá najpríjemnejšia, mali by ste prejsť na písanie telo správy - V tejto časti e-mailu by ste mali zadať skutočné pripomenutie. Rada, ktorú by som vám chcel dať, je nestrácať čas zbytočným rozprávaním: choďte priamo k veci pripomenutím príjemcovi informácií, ktoré ho majú upozorniť.

Ak sa však chcete vyhnúť príliš priamemu alebo až príliš drsnému zvuku, môžete použiť spojovaciu frázu medzi úvodným pozdravom a poznámkou. Ak je to e-mail neformálne, môžete použiť priateľskú frázu, napríklad » Už sme sa celý život nepočuli, len som ti chcel pripomenúť, že ... „alebo“ Je veľmi pekné, že vám môžem znova napísať, aby som vám pripomenul, že ... «. Ak naopak píšete e-mail formálny, môžete použiť trochu samostatnejšiu spojovaciu frázu, napríklad » Po odoslaní pozvánky na udalosť X, Pri tejto príležitosti vám pripomínam, že ... „alebo“ Predpokladám, že ste momentálne dosť zaneprázdnení a ospravedlňujem sa, ak vás vyrušujem, ale chcel som vám len pripomenúť udalosť, ktorú chystám ... ".

Ihneď za spojovacou frázou zadajte skutočnú poznámku : jasne označuje Fecha, Ľ Teraz, site a možno aj názov udalosti (Napr kurz, cena, výlet, stretnutieatď.), ktoré chcete príjemcovi pripomenúť všetky tieto podrobnosti sú označené tučným písmom (Ak si pamätáte, vysvetlil som, ako to urobiť v inom návode).

Po zadaní pripomenutia udalosti, na ktorú chcete upriamiť pozornosť príjemcu, zadajte aj všetky ďalšie užitočné informácie, ktoré môžu byť pre neho užitočné, alebo ak chcete zabrániť preťaženiu e-mailu zbytočnými podrobnosťami, dajte mu vedieť k dispozícii na zodpovedanie akýchkoľvek otázok a pochybností, napríklad s použitím fráz ako: » Ak potrebujete ďalšie informácie, dajte mi píšťalku! «(Ak píšete e-mail neformálne ) alebo » V prípade akýchkoľvek otázok ma neváhajte kontaktovať: Som vám k dispozícii celý. «(Ak píšete e-mail formálny ).

Rozlúčte sa s pripomenutým e-mailom

Po dokončení písania textu správy môžete konečne pozdrav sa ahoj. Pri výbere použitého formulára na rozlúčku musíte vziať do úvahy tón použitý vo zvyšku e-mailu. Ak ste napísali e-mail neformálneBolo by napríklad vhodné použiť pozdrav ako » Ozvem sa ti čoskoro! „alebo“ Dobré pokračovanie! «. Naopak, ak ste si tón ponechali až doteraz formálny, bolo by oveľa vhodnejšie použiť viac „nalepených“ foriem pozdravu, ako napríklad » pozdravy '' úprimne „alebo“ s rešpektom ".

Ak chcete, môžete využiť loptu a požiadať príjemcu, aby potvrdil, že si správu prečítal, a upozorniť vás, či sa zúčastní na udalosti, ktorú ste organizovali. Možno by ste mohli použiť frázu ako » Dajte mi vedieť, či ste dostali správu a či sa môžete udalosti zúčastniť. Ozvem sa čoskoro! «(Ak ste napísali e-mail neformálne ) alebo » Čakám na tvoju láskavú odpoveď, ponúkam všetko najlepšie. «(Ak ste napísali e-mail formálny )

Ak chcete ukončiť práve napísaný e-mail s upozornením, daj čiarku ihneď po záverečnom pozdrave, vrátiť sa a podpísať list s jednoduchý podpis (iba s menom a priezviskom) alebo úplný podpis (meno, priezvisko a kontaktné údaje). Potom si znova prečítajte celú správu, aby ste sa uistili, že ste neurobili chybu alebo nezmeškali podrobnosti, a ak je všetko v poriadku, pošlite ju späť. Nebolo to také ťažké, však?