Ako písať e-maily s pripomienkami

Váš nadriadený vám povedal, že keď zajtra idete do kancelárie, budete musieť napísať niekoľko upomienkových e-mailov. Ak ste však nikdy žiaden neposlali, chceli by ste si prečítať o ako písať upomienky, aby nechodil do práce nepripravený a vyvaroval sa chybám. Ak ste v tejto situácii práve teraz, vedzte, že ste v správny čas prišli na správne miesto.

Ak mi dáte pár minút svojho voľného času, môžem vám dať niekoľko „rád“, ako písať upomienkové listy, ktoré sú účinné, dobre napísané a nie príliš priame alebo, čo je ešte horšie, „zastrašujúce“. Uvidíte, aj keď ste nikdy žiaden nenapísali, zaručujem vám, že si pripravíte a e-mail Pripomienka nie je taká zložitá, ako to znie.

Povedzte mi, ste pripravení začať? Áno? Perfektné! Urobte si pohodu, urobte si čas a venujte sa čítaniu nasledujúcich odsekov, dôsledne dodržujte rady, ktoré vám dám, a hlavne ich zrealizujte. Ostáva mi len popriať vám dobré čítanie a veľa šťastia vo všetkom!

  • Ak potrebujete napísať pripomenutý e-mail
  • Zadajte predmet pripomienky
  • Zadajte e-mail s upozornením
  • Usporiadajte telo správy
  • Rozlúčte sa s pripomenutým e-mailom

Ak potrebujete napísať pripomenutý e-mail

Existuje niekoľko situácií, ktoré môžu vyžadovať predloženie a e-mail s upomienkou, najmä ak máte profesionálne vzťahy s inými ľuďmi: so svojimi klientmi, spolupracovníkmi atď. Preto môže existovať viac i kontexty, v ktorých je potrebné písať upomienky Vo všeobecnosti sa všetky tieto znaky vyznačujú spoločným menovateľom: nenávidenými zdržať. Toto sú niektoré z hlavných prípadov, keď môže byť vhodné, ba dokonca nevyhnutné, napísať e-mail s pripomienkou.

  • Oneskorená preprava - ak ste si objednali produkt od dodávateľa alebo z internetového obchodu a dodávka nebola uskutočnená včas, môžete poslať upomienkový e-mail, ktorý vám pomôže zistiť, prečo položka ešte nebola doručená, a ak je to potrebné, požiadať o refundácia, ak už nie je k dispozícii.
  • Neskorá platba - Ak klient alebo jeho zamestnávateľ neplatí včas, môže vám to spôsobiť značné problémy. Riešením môže byť zasielanie upomienkových e-mailov, ktoré sa pokúsia vyzvať dotknutú osobu, aby sa zaviazala zaplatiť vám, alebo v najhoršom prípade informovať, ako dlho musíte čakať na prijatie dohodnutej sadzby.
  • Pracovat neskoro - Mešká niektorý z vašich spolupracovníkov s dodávkou práce? Môžete mu poslať e-mail s pripomenutím, aby ste ho (taktne) povzbudili k dodržaniu termínov, aby nespôsoboval spoločnosti a jeho kolegom problémy v prípade, že ide o projekt, na ktorom pracuje viac členov tímu.
  • Úzke zapojenie - ak ste zorganizovali stretnutie, školiace podujatie alebo stretnutie, môže byť praktické poslať každému, kto sa zúčastní, e-mailom pripomienku, prostredníctvom ktorej si zapamätá miesto a čas konania, body, o ktorých sa bude diskutovať a ďalšie užitočná informácia.

Zadajte predmet pripomienky

Keď zistíte okolnosť, ktorá vás vyzvala k odoslaniu e-mailu s pripomienkou, môžete pokračovať v písaní. Jednou z najdôležitejších častí listu, ktorý sa chystáte poslať, je Predmet príspevkupretože to sumarizuje celkový predmet e-mailu a umožňuje príjemcovi porozumieť, prečo ste ho odoslali.

Pri písaní predmetu e-mailu explicitne prejdite priamo k otázke (napr. Neskorá preprava, Neskorá platbaatď.) a nepoužívajte príliš dlhé vety (orientačne nepoužívajte viac ako 40 - 50 znakov).

Pretože ide o e-mail s pripomienkou, môžete zvážiť napísanie predmetu alebo jeho časti veľkými písmenami, čím dáte správe tón „urgentnosti“ a prípadne upresníte, že správu očakávate. odpoveď v zátvorkách alebo hranatých zátvorkách. Napríklad ak chcete zákazníkovi oznámiť, že platba mešká, môžete predmet napísať nasledujúcimi spôsobmi: » ZLOŽENÉ PLATBY „alebo“ Oneskorené platby za projekt XYZ [RISPOSTA NECESSARIA] ".

Zadajte e-mail s upozornením

Keď príjemca otvorí správu, ako prvé si všimne úvodné pozdravy, na ktoré ste zvykli zadajte e-mail s upozornením. Áno, pretože aj v prípade tohto typu listu je potrebné pozdraviť adresáta: skutočnosť, že je „vinný“ z omeškania alebo iného porušenia, ktoré sa vás týka, by vás nemalo dostať do chyby, keď sa nerozlúčite. ktorá je na druhej strane.

Prečo by to nebolo zahrnutie pozdravov, bola by vážna chyba? Najmenej z dvoch dôvodov: 1) Ak by príjemca nebol prijatý, mohlo by sa stať, že sa im bude zdať hrubý a neúctivý. 2) Opomenutie pozdravu by bolo kontraproduktívne, pretože by to mohlo byť nepríjemné a ďalšie oneskorenie odoslania odpovede, na ktorú ste čakali.

Aké formy pozdravu môžete použiť v e-maile s pripomenutím? Všetko závisí od typu vzťahu, ktorý máte s príjemcom správy: ak ide o osobu, s ktorou máte dôverný vzťah, dobrý " Ahoj! Ako sa máš? „alebo“ drahý „Mohlo by to byť jemné a výrazne zjemniť tóny.

Ak je naopak správa určená osobe, s ktorou máte formálna recesia - zákazník, prepravná spoločnosť atď. - Bolo by vhodnejšie používať formy pozdravu, ktoré pozostávajú z adjektíva okolností, ako napríklad » drahý '' drahý „alebo“ drahý «, Nasleduje názov, ktorý sa najlepšie hodí príjemcovi:» Pán «» Alebo «» /Ďalšie «» Ako skratka pre pánov a pani DR. o DR. ako skratka pre doktora a doktora atď.

Ak si nie ste istí, ktorú formu pozdravu máte použiť, môžete zvoliť „strednú cestu“ - formu pozdravu, ktorá bude fungovať pre menej formálne aj formálnejšie pripomienkové e-maily, napríklad » Dobré ráno '' Dobrú noc '' Ahoj ", Atď.

Po výbere spôsobu pozdravu, ktorý sa javí ako najvhodnejší pre e-mail, ktorý posielate, nezabudnite vložiť čiarku okamžite po pozdrave a návrate napíšte text správy.

Usporiadajte telo správy

Po výbere pozdravového formulára, ktorý sa použije pre pripomenutý e-mail, je čas usporiadať telo správy, v ktorej formulujete svoje žiadosti, a preto vyzývate príjemcu, aby vykonal požadovanú akciu: uskutočnite platbu vo svoj prospech, pošlite požadovaný tovar, ktorý ešte nebol prijatý, dokončite úlohu a tak ďalej.

Aby ste uľahčili napísanie upomienkového listu, odporúčam vám rozdeliť text správy „prakticky“ do troch „blokov“.

  • Úvodné vety - Okamžite použite láskavé a relaxačné frázy, aby sa príjemca správy necítil chrbtom k stene. Možno by ste mohli použiť frázu okolností, napríklad » Dúfam že si dobrý „alebo“ Čaká sa, ako sa máš ".
  • Účel správy - jasne a priamo vysvetlite dôvod, prečo ste sa rozhodli poslať e-mail: vysvetlite, v čom spočíva porušenie, ktorého sa dopustil príjemca, a prečo ste sa rozhodli zaslať upomienku (napríklad žiadne doručenie, neplatenie, práca nedoručená v plánovanom čase) témy a pod.) a prípadne vám pripomenie dohody, ktoré boli predtým uzavreté. Napríklad od zákazníka môžete požadovať predvolené nastavenie, môžete použiť výraz ako » Píšem vám o oneskorení v platbe za projekt „XYZ“, za ktorý som mal dostať poplatok vo výške [výška náhrady] za [dátovú pôžičku] v polovici [metodo di pagamento scelto]. ".
  • Výzva na akciu - Po definovaní účelu správy musíte príjemcu pozvať, aby dokončil akciu, na ktorú ste trpezlivo čakali: uskutočnite platbu vo svoj prospech, pošlite vám požadovanú položku, dokončite prácu atď. Keď sa vrátim k príkladu, ktorý som vám dal pred chvíľou, môžete použiť frázu ako » Preto pokračujte v platbe v mojom prospech [nové údaje di scadenza] «. Ak sa vám to zdá vhodné, môžete príjemcu informovať, že ak nepodnikne požadované kroky, môže podniknúť právne kroky na vyriešenie záležitosti čo najmiernejším spôsobom pre obe strany (možno po odoslaní viac ako jedného upomienkového e-mailu na tú istú adresu strana). osoba).

Pamätajte, že pri písaní tela správy vždy pamätajte používajte slušné, mäkké a pokojné tóny Aj keď máte pravdepodobne viac ako prijateľných dôvodov na to, aby ste sa hnevali a rozrušili nad správaním osoby, ktorej posielate e-maily, snažte sa ovládnuť tým, že nepoužívate hrubé výrazy. Pravdepodobne by ste nakoniec nič nedostali, v skutočnosti, ak by na druhej strane existoval máličko ochoty spolupracovať s vami, mohla by to byť potlačená napätou atmosférou, ktorá by spôsobila príliš náhlu a priamu správu. Pamätajte: dobré spôsoby sú na prvom mieste!

Rozlúčte sa s pripomenutým e-mailom

Po napísaní ústredného textu e-mailu je čas zvoliť si licenčný formulár viac vhodný. Pri lúčení sa snažte byť v súlade s tónom použitým vo zvyšku správy: napríklad ak ste použili formu pozdravu, ako napríklad » Drahý pane. «Bolo by vhodné uzavrieť e-mail vzorcom» pozdravy „alebo“ úprimne «; zatiaľ čo ak ste použili menej formálny úvodný pozdrav, napríklad » Drahý pane. „alebo“ Dobré ráno, pane. „Bolo by vhodné správu uzavrieť pozdravom ako“ Dobré pokračovanie „alebo“ Pekný deň ".

Keďže ide o e-mail s pripomienkou, využite túto príležitosť a vyzvite príjemcu, aby odpovedal čo najskôr. Pred záverečným pozdravom by ste mohli vložiť frázu, v ktorej osobe poviete, že ste k dispozícii, aby odpovedala na všetky otázky a vysvetlenia, a potom ju na záver pozdravte » Čakám na tvoju láskavú odpoveď, ďakujem. ".

Po výbere formulára na zrušenie prihlásenia, ktorý najlepšie vyhovuje vášmu e-mailu, vložiť čiarku ihneď po pozdrave, vráťte sa, vložte svoje jednoduchý podpis (iba meno a priezvisko) alebo, ak uprednostňujete, úplný podpis (vyplňte kontaktné informácie) a odošlite správu.