Cách nhập danh bạ Outlook. Bạn có muốn chuyển danh bạ từ một máy tính khác vào Outlook của bạn nhưng bạn không biết cách thực hiện? Đừng lo lắng, nó là một hoạt động rất đơn giản. Dưới đây bạn sẽ tìm thấy tất cả thông tin bạn cần.

Hãy cho tôi năm phút thời gian của bạn, không hơn, và tôi sẽ chỉ cho bạn từng bước. cách nhập danh bạ Outlook từ tất cả các dịch vụ email hoặc khách hàng chính: Gmail, Yahoo! Thư, Windows Live Mail, v.v. Tuy nhiên, trong phần thứ hai của hướng dẫn, chúng ta sẽ tập trung vào ứng dụng Microsoft Outlook và các chức năng của nó để nhập và xuất sổ địa chỉ.

Để tạo hướng dẫn, tôi đã sử dụng phiên bản Outlook 2019, nhưng các lời nhắc cũng phù hợp với các phiên bản cũ hơn (kể từ năm 2007, do đó tất cả những phiên bản có giao diện "Ribbon" được gắn thẻ).

Tôi cũng sẽ cho bạn biết về khu vực di động, nơi tuy nhiên không thể hoạt động một mình trong sổ địa chỉ Outlook. Nhưng bây giờ chúng ta đừng lạc vào cuộc trò chuyện nữa và hãy cùng nhau xem cách chuyển danh bạ sang Outlook và Outlook.com một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Cách nhập danh bạ Outlook từng bước

Hoạt động trước đó

Trước khi truy cập hướng dẫn và nhập danh bạ của bạn vào Outlook hoặc Outlook.com, bạn phải đảm bảo rằng tệp danh bạ của bạn tương thích với nền tảng và / hoặc chương trình webmail của Microsoft.

Outlook dành cho Windows và   Outlook.com cả hai định dạng tệp hỗ trợ CSV với mã hóa UTF-8, vì vậy lời khuyên của tôi là sử dụng nó làm định dạng xuất cho sổ địa chỉ của bạn.

Ngoài ra, chỉ phiên bản Outlook trên máy tính cho phép bạn sử dụng tệp PST (định dạng độc quyền của phần mềm Microsoft) hoặc tệp VCF, tuy nhiên, có thể gây ra sự cố khi chúng chứa nhiều hơn một tên. Do đó, giải pháp tốt nhất, tôi nhắc lại là sử dụng tệp csv.

La Phiên bản Mac từ Outlook yêu cầu tạo một tệp VCF và nó quản lý để xử lý các tệp chẵn có nhiều tên bên trong nó một cách chính xác.

Nhập danh bạ vào Outlook

Si tu queses nhập danh bạ vào Outlook, ứng dụng có trong bộ Office, bạn phải làm theo hướng dẫn bên dưới. Quy trình cần tuân theo khác nhau tùy thuộc vào việc bạn có đang sử dụng hệ điều hành cửa sổ o Mac OS.

cửa sổ

Nếu bạn sử dụng cửa sổ và bạn muốn nhập danh bạ vào Outlook, khởi động chương trình, hãy nhấp vào nút Kỷ yếu nằm ở phía trên bên trái, chọn mục Mở và xuất trong thanh bên trái và nhấn nút Nhập khẩu và xuất khẩu hiện trên màn hình mở ra

Tại thời điểm này, chọn mục Nhập dữ liệu từ các chương trình hoặc tệp khácbấm vào nút tiếp theo và chọn có nhập một Tệp dữ liệu Outlook (trong trường hợp bạn muốn nhập sổ địa chỉ từ một cài đặt Microsoft Outlook khác) hoặc Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (cái gì sẽ là CSV được tạo bởi Gmail và nhiều dịch vụ email hoặc ứng dụng khách khác).

Sau đó bấm vào nút tiếp theo qua lần thứ hai, nhấn Xem trước để chọn tệp có danh bạ để nhập vào Outlook và tiếp tục quy trình bằng cách nhấp vào tiếp theo và lựa chọn Contactos từ màn hình xuất hiện.

Bây giờ bạn cần đánh dấu vào ô nhỏ bên cạnh mục Nhập [tên tệp] vào thư mục: Danh bạSau đó, bạn phải sử dụng lược đồ được đề xuất để liên kết các trường của tệp đã chọn với các trường của Outlook (việc liên kết phải được thực hiện bằng cách kéo các trường của tệp qua các trường tương ứng trong Outlook).

Sau khi hoàn thành, nhấp vào nút Được rồitrong cuối cùng và đợi quá trình nhập danh bạ hoàn tất. Trong quá trình này, bạn có thể quyết định xem thay thế các bản sao bằng các liên hệ đã nhập, nhập các bản sao o không nhập liên hệ trùng lặp : chỉ cần kiểm tra tùy chọn mong muốn trước khi chọn tệp để nhập danh bạ.

Outlook cũng bao gồm một tùy chọn để nhập Tệp VCF (có thể truy cập từ menu Nhập khẩu và xuất khẩu của chương trình).

Tuy nhiên, trong các thử nghiệm của tôi, phần mềm chỉ nhập tên đầu tiên trong số những tên có trong tệp mà tôi đã sử dụng để thực hiện hướng dẫn. Theo những gì tôi vừa chỉ ra, tôi khuyên bạn nên nhập danh bạ của mình vào Outlook bằng tệp CSV hoặc PST.

Lưu ý: Nếu ý định của bạn không phải là nhập danh bạ vào Outlook mà để đồng bộ hóa sổ địa chỉ của chương trình với sổ địa chỉ của một dịch vụ bên ngoài, bạn phải dùng đến một giải pháp khác. Ví dụ: để đồng bộ hóa sổ địa chỉ Outlook với sổ địa chỉ Outlook.com, chỉ cần cấu hình tài khoản Outlook / Live / Hotmail trong chương trình là đủ, trong khi để đồng bộ hóa với Gmail, bạn cần liên hệ với các giải pháp bên ngoài, như những người tôi đã đề xuất. trong hướng dẫn của tôi về cách đồng bộ hóa danh bạ Gmail.

Mac OS

Nếu bạn sử dụng một Mac, bạn có thể nhập danh bạ vào Outlook bằng cách khởi động ứng dụng được đề cập và chọn người đàn ông nhỏ bé nằm ở phía dưới bên trái, để truy cập sổ địa chỉ.

Bây giờ, chọn thư mục nơi để nhập danh bạ từ thanh bên trái, lấy Tệp VCF với danh bạ, hãy kéo nó vào cửa sổ Outlook và nó sẽ nhập thành công. Nếu không, hãy nhấp chuột phải vào Tệp VCFchọn mục Mở bằng> Microsoft Outlook từ menu ngữ cảnh của macOS và thế là xong.

Nếu thay vì tệp VCF, bạn có tệp sổ địa chỉ Outlook trong PST o TUỔI (tương đương với tệp PST trên nền tảng Apple), bạn có thể nhập tệp đó vào chương trình bằng cách chọn mục Nhập khẩu Trình đơn Lưu Trữ  (trên cùng bên trái) và chọn hộp Tệp lưu trữ Outlook cho Windows (.pst) o Tệp lưu trữ Outlook cho Mac (.olm) trong cửa sổ mở ra.

Nhập danh bạ vào Outlook.com

Nếu bạn muốn nhập danh sách liên hệ vào Outlook.com, dịch vụ Microsoft Web Mail, bạn cần kết nối với trang chính của dịch vụ, đăng nhập vào tài khoản của bạn (nếu cần), nhấp vào biểu tượng có 9 ô vuông nằm ở phía trên bên trái và chọn mục Nhân dân trong menu xuất hiện.

Trên trang mở ra, hãy nhấn nút người quản lý nằm ở phía trên bên trái và chọn mục Nhập danh bạ trong menu xuất hiện. Sau đó bấm vào nút Xem trước, chọn tệp có địa chỉ liên hệ để nhập vào Outlook (tệp này phải có trong CSV ) và nhấn nút Nhập khẩu.

Bạn sẽ được hiển thị một bảng với một số tên ngoại suy từ tệp: nếu dữ liệu có vẻ chính xác, hãy nhấp vào nút Có vẻ ổn, hãy tiếp tục.

Tuy nhiên, nếu không, thì rất có thể tệp bạn đã chọn không được mã hóa theo tiêu chuẩn được Outlook.com hỗ trợ (UTF-8) và do đó cần được xuất lại từ ứng dụng hoặc dịch vụ của bạn. gốc.

Nếu bạn không biết cách chuyển đổi Tệp CSV sang định dạng UTF-8, mở Outlook, chọn mục để tạo cuốn sách trống, chọn tab Dữ liệubấm vào nút Của văn bản nằm ở phía trên bên trái và chọn Tệp CSV bạn muốn nhập vào sổ địa chỉ Outlook.com.

Tại thời điểm này, hãy đảm bảo rằng tất cả dữ liệu trong tệp được hiển thị chính xác trong bản xem trước xuất hiện trên màn hình, nếu không, hãy chọn một trong các tùy chọn có sẵn khác từ menu thả xuống Nguồn gốc tệp.

Sau đó đánh dấu vào ô Giới hạnbấm vào nút tiếp theo và chọn dấu phân cách nào sẽ sử dụng để đánh dấu sự phân chia dữ liệu thành các ô (ví dụ: hôn mê, dấu chấm phẩy / tab ).

Sau đó nhấp vào nút cuối cùngĐược rồi để nhập dữ liệu từ tệp CSV vào Excel và bảo vệ kết quả cuối cùng (bằng cách đi tới menu Tệp> Lưu dưới dạng ) dưới dạng một tệp CSV UTF-8 (chọn tùy chọn thích hợp trong trình đơn thả xuống để chọn định dạng đầu ra, nằm ở cuối cửa sổ mở ra).

Bây giờ hãy thử nhập tệp trở lại Outlook.com và mọi thứ sẽ ổn.

Nhập danh bạ vào Outlook cho điện thoại di động và máy tính bảng

Như bạn chắc chắn biết Outlook cũng có sẵn như một ứng dụng cho Android e iOS. Tuy nhiên, trong trường hợp này, nó phụ thuộc trực tiếp vào sổ địa chỉ của hệ thống và do đó để nhập các liên hệ vào đó, chỉ cần nhập các liên hệ vào sổ địa chỉ của điện thoại di động hoặc máy tính bảng đang sử dụng.

Do đó, để nhập danh bạ từ Gmail, chỉ cần liên kết tài khoản Gmail đến thiết bị đang được sử dụng (Tôi đã giải thích cách thực hiện trong phần hướng dẫn của mình về cách kết hợp điện thoại Android với Google và làm thế nào thiết lập Gmail en iPhone)

Để nhập danh bạ từ Outlook.com chỉ cần thiết lập tài khoản Outlook / Live / Hotmail trong ứng dụng, trong trường hợp tệp liên hệ trong CSV hoặc VCF, chỉ cần xem các tài nguyên tôi liệt kê trong hướng dẫn về cách chuyển sổ địa chỉ sang Android và cách nhập danh bạ vào điện thoại Iphone.