Do yêu cầu của công việc, bạn nên bắt đầu làm quen với PC và đặc biệt là với các chương trình xử lý văn bản. Chính vì lý do này, một số người bạn của bạn có nhiều kinh nghiệm hơn bạn và sẵn sàng giúp đỡ bạn, đã gợi ý rằng bạn nên bắt đầu từ những điều cơ bản và thực hành với Word, một phần mềm chuyên nghiệp được sử dụng hầu hết ở mọi nơi, trong đó nhiều người ca ngợi tính khả dụng rộng rãi của nó và Dễ sử dụng.

Đây là những gì bạn giả định phải làm, ngay cả khi bạn phải thừa nhận rằng bạn có một số lỗ hổng trong vấn đề này: Ngoài ra, không thực tế lắm với việc sử dụng PC hàng ngày, bạn không biết bắt đầu học sử dụng Word từ đâu. Bạn đã tìm kiếm thông tin thực tế trong Internet và bạn đã nhấp vào hướng dẫn này của tôi, chờ đợi sự giúp đỡ của tôi.

Chà, nếu mọi thứ thực sự như tôi đã mô tả, bạn nên biết rằng bạn đã rất may mắn trong hướng dẫn này của tôi. Tất cả những gì bạn cần là một chút thời gian rảnh rỗi; Tôi chắc chắn có thể hướng dẫn bạn cách sử dụng phần mềm được đề cập ngay từ lúc công nghệ nó là bánh mì và bơ của tôi và tôi lạm dụng chương trình này. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ giải thích chi tiết cách sử dụng Word, nói về các tính năng được sử dụng nhiều nhất của nó. bạn đã sẵn sàng để bắt đầu chưa? Đúng? Chúc các bạn đọc truyện vui vẻ.

Cách sử dụng Microsoft Word (Windows / macOS)

Trước khi giải thích chi tiết về cách sử dụng Word, tôi muốn nói sơ qua về các tính năng của chính phần mềm. Word hay nói đúng hơn là Microsoft Word là một trình xử lý văn bản nổi tiếng được nhiều người dùng sử dụng hàng ngày. Word có sẵn trong Microsoft Office Productivity Suite, có sẵn trong phiên bản đăng ký, Văn phòng 365hoặc trong các phiên bản đã mua của giấy phép người dùng, Office Home và Office Professional. Word có sẵn trong hệ điều hành Windows và MacOS.

Bạn có thể mua phần mềm này ở đâu? Nó được phân phối ở nhiều cửa hàng thực và ảo, nhưng nếu bạn muốn chắc chắn, bạn có thể mua nó trong cửa hàng chính thức của Microsoft bằng cách đăng ký đăng ký Office 365 (miễn phí trong 30 ngày đầu tiên và sau đó với giá 10 euro / tháng hoặc 7 euro / tháng, hạ cấp xuống gói bao gồm việc sử dụng bộ trên một PC thay vì 6). Trên macOS, Office cũng có thể được tải xuống trực tiếp từ Mac Cửa hàng ứng dụng.

Bộ xử lý văn bản phổ biến Microsoft Word cũng có sẵn trên các thiết bị di động với hệ điều hành Android e iOS. Không giống như phần mềm xử lý văn bản chính, ứng dụng dành riêng cho điện thoại di động và máy tính bảng miễn phí nhưng có chức năng hạn chế.

Các công cụ chính của Microsoft Word

Nếu bạn muốn tìm hiểu cách sử dụng Word, trước tiên hãy mở chương trình bằng cách nhấp vào biểu tượng của nó. Đầu tiên, bạn sẽ thấy rằng bạn được cung cấp một tùy chọn để chọn mô hình tài liệu bạn muốn tạo. Bạn có thể chọn một trong nhiều mẫu có sẵn được cài đặt sẵn hoặc có sẵn trực tuyến: thư, tài liệu quảng cáo, báo cáo, thực đơn bữa tối hoặc tài liệu trống đơn giản, đây là một số ví dụ về các mẫu có sẵn để tạo tài liệu trong Word. Trong hướng dẫn này của tôi, tôi sẽ chỉ cho bạn một số công cụ mà bạn có thể sử dụng trong Word và để đơn giản, tôi sẽ chọn một Tài liệu  rỗng.

Những gì bạn sẽ nhận thấy ngay lập tức khi bạn mở mẫu tài liệu của mình là các tab ở trên cùng có chứa nhiều công cụ để quản lý nội dung tài liệu của bạn. Dưới đây tôi sẽ liệt kê các tab và công cụ quan trọng nhất bạn có thể sử dụng.

  • tập tin : cho phép bạn tạo tài liệu mới, mở tài liệu đã được tạo và bảo vệ tài liệu mà bạn hiện đang mở. Bạn cũng có thể in nó, chia sẻ nó và mở các cài đặt tài liệu chung.
  • casa - Trên tab được đề cập, nó bao gồm tất cả các công cụ bạn cần để có thể đặt định dạng văn bản, bao gồm thay đổi phông chữ và thay đổi kích thước phông chữ. Bạn có thể thay đổi màu của văn bản, tạo danh sách dấu đầu dòng hoặc sử dụng các công cụ Sao chép và Dán cho các mục trong tài liệu của bạn.
  • nhập - Cho phép bạn chèn các yếu tố như số trang, tiêu đề, hình ảnh, bảng, biểu đồ hoặc liên kết đến các liên kết bên ngoài vào tài liệu của bạn.
  • thiết kế - Cho phép bạn thiết lập và lưu các bộ màu và kiểu định dạng cho các thành phần tài liệu để sử dụng nhanh chóng, do đó bạn không lãng phí thời gian để thiết lập nhiều kiểu trên các tài liệu khác nhau.
  • bố trí - Mục menu này cho phép bạn đặt lề trang tính, ngoài định hướng và kích thước của chúng. Bạn cũng có thể đặt khoảng cách thụt lề và đoạn văn.
  • tài liệu tham khảo - Nếu bạn đang tạo một báo cáo, một báo cáo hoặc một luận văn, ví dụ: trong tab này, bạn có thể tạo tóm tắt và hóa đơn bằng chân.
  • mẫu tự : cho phép quản lý và tạo các chữ cái, nhưng cũng có phong bì và nhãn.
  • xem lại : Nếu tài liệu của bạn cần kiểm tra chính tả và ngữ pháp, trong tab này, bạn sẽ tìm thấy mọi thứ bạn cần. Bạn cũng có thể tạo bình luận để xem lại các tài liệu bạn gửi cho cộng tác viên của mình.
  • vista : cho phép bạn định cấu hình hiển thị tài liệu trong cấu trúc của nó và xem bố cục in của nó. Với nút này, bạn cũng có thể đặt mức thu phóng hoặc chia tài liệu thành các cửa sổ khác nhau để có các phần văn bản trong tiền cảnh.

Bây giờ tôi đã cung cấp cho bạn tổng quan về các tính năng của Word, trong các đoạn sau tôi sẽ chỉ cho bạn một số công cụ cụ thể có thể khiến bạn cảm thấy thoải mái.

Cách thay đổi phông chữ và cỡ chữ

Tab casa Có một số công cụ thực sự quan trọng theo ý của bạn có thể tạo ra sự khác biệt để cải thiện khả năng đọc của tài liệu. Nếu bạn muốn đặt một kiểu phông chữ khác cho tài liệu của mình so với kiểu được đề xuất, bạn có thể chọn menu thả xuống trong phần nhân vật. Bên trong, bạn sẽ tìm thấy nhiều phông chữ đã được cài đặt trên PC của mình và tất cả những gì bạn cần làm là chọn một trong số chúng để xem các hiệu ứng.

Các phông chữ bạn có sẵn không giới hạn ở các phông chữ bạn nhìn thấy, bạn có thể cài đặt tất cả các phông chữ bạn thích bằng cách tải xuống từ một số cơ sở dữ liệu phông chữ trực tuyến như từ trang web. Dafont. Đối với cơ sở dữ liệu trực tuyến này, chỉ cần xác định vị trí nguồn bạn thích nhất và tải xuống bằng cách nhấp vào nút tải về. Khi bạn đã tải xuống gói phông chữ, bạn sẽ cần nhấp đúp vào tệp có phần mở rộng .TTF và sau đó nhấp vào nút cài đặt. Phông chữ của bạn sẽ có sẵn trong danh sách phông chữ của Word. Nếu bạn không nhìn thấy nó, hãy lưu tài liệu của bạn và mở lại nó.

Bên cạnh menu thả xuống phông chữ, bạn sẽ tìm thấy hộp chọn tham chiếu kích thước phông chữ của mình, bạn có thể đặt các giá trị từ 8 đến 72. Tuy nhiên, bạn cũng có thể nhập các giá trị cá nhân mà bạn không tìm thấy được chỉ định, bao gồm các số nhỏ hơn hoặc lớn hơn hơn những đề xuất. .

Những thay đổi khác có thể khiến bạn quan tâm đến việc sử dụng đậm, in nghiêng, nhấn mạnh y gạch bỏ. Các nút dành riêng cho định dạng văn bản được chỉ định trong các công cụ tôi đã đề cập ở trên, luôn nằm trong phần nhân vật. Tôi nhắc bạn rằng bạn cũng có thể sử dụng chúng bằng các phím tắt bàn phím: CTRL + G cho đậm CTRL + tôi cho chữ nghiêng, Ctrl + S cho gạch chân

Một số thay đổi định dạng nâng cao có thể được tìm thấy bằng cách chọn một phần của văn bản sẽ được sửa đổi và nhấp chuột phải vào nó. Sau đó chọn mục nhân vật từ menu thả xuống để xem các lựa chọn bạn có thể thực hiện liên quan đến bất kỳ thay đổi định dạng nâng cao nào.

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng khi bạn áp dụng một thay đổi cho định dạng, nó sẽ chỉ hiển thị ngay khi bạn bắt đầu viết ký tự từ bàn phím. Mặt khác, nếu bạn muốn sửa đổi định dạng của văn bản đã được viết, bạn phải chọn nó bằng chuột và sau đó áp dụng thay đổi bạn muốn.

Căn chỉnh văn bản và sử dụng danh sách

Bên trong tab casatrong phần đoạn văn, bạn có thể tìm thấy các công cụ cho chỉnh sửa sự liên kết của văn bản. Cụ thể, ý tôi là sự liên kết bên trái, ở trung tâm, bên phải y biện minh.

Thường là một văn bản với liên kết trung tâm Nó được sử dụng để đặt các yếu tố như tiêu đề, ví dụ căn chỉnh chính xác có thể được sử dụng cho một số thành phần văn bản trong thành phần thư. L ' căn trái mặt khác, nó phổ biến nhất, cả trong lĩnh vực viết tài liệu và trên Web, nhưng nói chung là căn chỉnh hợp lý trong các tài liệu để cung cấp một liên lạc tinh tế hơn và ra lệnh cho văn bản.

Trong đoạn văn, một khoảng trắng với cạnh của trang tính cũng được áp dụng theo mặc định, trong Word được gọi là lề. Tuy nhiên, tùy thuộc vào nội dung được viết, có thể cần phải sử dụng một khoảng trắng khác nhau giữa các đoạn khác nhau với lề. Để thay đổi không gian, sử dụng các phím Giảm thụt (biểu tượng của văn bản có mũi tên ở bên trái) e Tăng lợi nhuận (biểu tượng của một văn bản với một mũi tên ở bên phải).

Để tạo danh sách, bạn có thể chọn sử dụng danh sách đạn, nghĩa là các danh sách có ký hiệu bên cạnh mỗi mục trong danh sách, danh sách đánh số o danh sách đa cấp. Để cấu hình một danh sách mới, nhấp vào các nút tương ứng trong phần đoạn văn. Chúng có thể dễ dàng nhận ra bởi các biểu tượng với các dòng và các yếu tố bên cạnh chúng.

Tìm và thay thế

Bạn đã tạo ra một tài liệu và, chỉ ở cuối, bạn có nhận thấy một lỗi được lặp lại nhiều lần không? Bạn đang cố gắng tìm một từ chính xác trong văn bản, để xác định một đoạn văn mà bạn đã viết? Trong trường hợp hai ví dụ được đề cập, bạn có thể tham khảo hai tính năng rất quan trọng của Word: chức năng tìm và chức năng thay thế.

Nếu, như đã đề cập trong ví dụ trước của tôi, bạn muốn tìm kiếm một từ cụ thể trong tài liệu của mình, hãy chuyển đến tab casa và bấm vào nút tìm (phần của chỉnh sửa ) hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL + Shift + T. Một khu vực để viết trong văn bản tìm kiếm sẽ được hiển thị ở bên trái màn hình.

Sau đó viết văn bản và nhấn nút NHẬP trên bàn phím để hiển thị tất cả các kết quả tìm kiếm. Nếu bạn cần một tìm kiếm nâng cao, bấm vào biểu tượng mũi tên bên cạnh nút tìm và chọn bài viết Tìm kiếm nâng cao. Trong cửa sổ mới xuất hiện, nhấp vào hơn và sau đó đặt tham số tìm kiếm của bạn.

Mặt khác, nếu bạn cần thay thế một từ được viết bằng một từ được lặp lại nhiều lần trong tài liệu của bạn, thì bạn nên sử dụng chức năng thay thế, nằm ngay bên dưới nút tìm. Trong cửa sổ xuất hiện, bạn phải nhập văn bản để tìm kiếm trong trường tìm và từ mới sẽ thay thế nó trong lĩnh vực này Thay thế bằng. Trong trường hợp bạn cần sử dụng các công cụ tìm kiếm văn bản nâng cao hơn, nhấp vào nút hơn.

Cách tạo tiêu đề thư và chèn số trang.

Tiêu đề thư là một mẫu tài liệu cơ bản được sử dụng bởi các chuyên gia và các công ty. Bạn có thể làm điều đó bằng cách sử dụng các công cụ tìm thấy trong tab nhập. Thông qua phần Đầu trang và chân trang trong thực tế, bạn có thể nhập tất cả các yếu tố liên quan đến tiêu đề thư của bạn, chẳng hạn như logo, tên của công ty hoặc chuyên nghiệp, địa chỉ của văn phòng đã đăng ký và chi tiết liên lạc của một liên hệ.

Sau đó bấm vào nút nhóm và chọn từ các mẫu được xác định trước. Một tab mới sẽ xuất hiện, được gọi là Công cụ đầu trang và chân trang cho phép bạn thay đổi tiêu đề hoặc chân trang của tài liệu của bạn. Sau đó bấm vào từ ngữ Viết ở đây để thay đổi nội dung của nó bằng cách chèn văn bản hoặc thêm hình ảnh (chẳng hạn như logo của riêng bạn), bằng cách sử dụng nút hình ảnh, nằm ở đầu thanh ngang. Bạn cũng có thể thêm số trang bằng cách nhấp vào nút Số trang.

Cách sử dụng Word trực tuyến

Lỗ hổng lớn nhất trong Word, nếu bạn có thể định nghĩa nó, là chi phí của nó, có thể quá cao đối với một số người, ngay cả khi Microsoft đã di chuyển trong lĩnh vực này bằng cách quảng cáo các gói đăng ký với chi phí thấp hơn cho người dùng.

Nếu bạn thực sự không thể mua Word hoặc phần mềm không được cài đặt trên PC bạn đang sử dụng, thì Microsoft Word Online, dịch vụ xử lý văn bản trực tuyến có hầu hết các tính năng của cùng một phần mềm PC. Để sử dụng nó, bạn chỉ cần có tài khoản Microsoft và đăng nhập vào Dịch vụ Web Trực tuyến của Word.

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ không giải thích cách sử dụng Microsoft Word Online, vì các chức năng của nó rất giống với Microsoft Word: do đó, tôi yêu cầu bạn đọc lại và xem các đoạn trước. Tôi cũng đề nghị bạn đọc Hướng dẫn viết của tôi miễn phí, trong đó bạn sẽ tìm thấy thêm thông tin về Word Online và các chức năng chia sẻ tài liệu của nó.