Sao viết email nhắc nhở

Sếp của bạn nói với bạn rằng khi bạn đến văn phòng vào ngày mai, bạn sẽ phải viết một số email nhắc nhở. Tuy nhiên, chưa bao giờ gửi một cái, bạn muốn đọc về cách viết email nhắc nhở, để không đi làm không chuẩn bị và tránh mắc sai lầm. Nếu đây thực sự là tình huống mà bạn đang gặp phải lúc này, hãy biết rằng bạn đã đến đúng nơi vào đúng thời điểm.

Nếu bạn cho tôi vài phút rảnh rỗi, tôi có thể cho bạn một số "mẹo" về cách viết thư nhắc nhở hiệu quả, được viết tốt và không quá trực tiếp hoặc tệ hơn là "đáng sợ". Bạn thấy đấy, ngay cả khi bạn chưa bao giờ viết, tôi đảm bảo bạn sẽ chuẩn bị e-mail Nhắc nhở không khó như nó nghe.

Nói cho tôi biết, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu chưa? Vâng? Hoàn hảo! Hãy thoải mái, dành thời gian để tập trung đọc những đoạn văn sau, thực hiện đúng những lời khuyên mà tôi sẽ đưa ra cho bạn và quan trọng nhất là áp dụng chúng vào thực tế. Tất cả những gì còn lại đối với tôi là chúc bạn đọc tốt và gặp nhiều may mắn trong mọi việc!

  • Khi bạn cần viết một email nhắc nhở
  • Nhập chủ đề của email nhắc nhở
  • Nhập email nhắc nhở
  • Tổ chức phần nội dung thư
  • Nói lời tạm biệt trong một email nhắc nhở

Khi bạn cần viết một email nhắc nhở

Có một số tình huống có thể yêu cầu gửi email nhắc nhở, đặc biệt khi bạn có mối quan hệ chuyên nghiệp với những người khác: khách hàng, cộng tác viên của bạn, v.v. Do đó, có thể có nhiều i bối cảnh cần viết email nhắc nhở và nói chung, tất cả những điều này đều được đặc trưng bởi một mẫu số chung: trì hoãn. Đây là một số trường hợp chính mà có thể thích hợp, thực sự cần thiết, để viết một email nhắc nhở.

  • Giao hàng chậm trễ - nếu bạn đã đặt mua sản phẩm từ nhà cung cấp hoặc cửa hàng trực tuyến và việc giao hàng không được thực hiện đúng thời hạn, bạn có thể gửi email nhắc nhở để tìm hiểu lý do tại sao mặt hàng đó vẫn chưa được giao và nếu cần, hãy yêu cầu hoàn lại tiền nếu điều này không còn nữa.
  • Khoản nợ quá hạn - Nếu khách hàng hoặc chủ nhân của họ không trả tiền đúng hạn, điều này có thể gây ra cho bạn những rắc rối đáng kể. Gửi email nhắc nhở có thể là giải pháp để cố gắng mời người được đề cập cam kết trả tiền cho bạn hoặc trong trường hợp xấu nhất, cho bạn biết bạn phải đợi bao lâu để nhận được mức giá đã thỏa thuận.
  • Đi làm muộn - Có cộng tác viên nào của bạn đến trễ giao việc không? Bạn có thể gửi cho anh ấy một email nhắc nhở để khuyến khích anh ấy (khéo léo) hoàn thành đúng thời hạn, để không gây ra vấn đề cho công ty và đồng nghiệp của anh ấy, trong trường hợp đó là một dự án mà nhiều thành viên trong nhóm đang thực hiện.
  • Tương tác chặt chẽ - nếu bạn đã tổ chức một cuộc họp, một sự kiện đào tạo hoặc một cuộc họp, có thể thực tế là gửi cho tất cả những người sẽ tham gia lời nhắc qua email, qua đó họ sẽ nhớ địa điểm và thời gian của sự kiện, những điểm sẽ được thảo luận và các thông tin hữu ích.

Nhập chủ đề của email nhắc nhở

Khi bạn đã xác định được tình huống khiến bạn gửi email nhắc nhở, bạn có thể tiếp tục viết thư của mình. Một trong những phần quan trọng nhất của bức thư bạn sắp gửi là Đăng chủ đềvì điều này tóm tắt chủ đề tổng thể của email và cho phép người nhận hiểu lý do tại sao bạn gửi nó.

Khi viết chủ đề của email, hãy rõ ràng bằng cách đi thẳng vào vấn đề của câu hỏi (ví dụ: Vận chuyển muộn, Khoản nợ quá hạn, v.v.) và không sử dụng các câu quá dài (không sử dụng nhiều hơn 40-50 ký tự).

Vì đây là email nhắc nhở, bạn có thể cân nhắc viết chủ đề hoặc một phần của nó bằng chữ in hoa để tạo cho thư có âm điệu "khẩn cấp" và nếu thích hợp, hãy nêu rõ rằng bạn mong đợi một thư. trả lời trong ngoặc vuông hoặc ngoặc vuông. Ví dụ: nếu bạn muốn báo hiệu cho khách hàng rằng một khoản thanh toán bị chậm trễ, bạn có thể viết chủ đề theo các cách sau: » THANH TOÁN BỊ HOÃN "hoặc là" Thanh toán chậm dự án XYZ [RISPOSTA NECESSARIA] ".

Nhập email nhắc nhở

Khi người nhận mở tin nhắn, điều đầu tiên họ sẽ nhận thấy là lời chào mở đầu mà bạn đã từng nhập email nhắc nhở. Có, bởi vì ngay cả trong loại thư này cũng cần phải chào hỏi người nhận: việc anh ta "có tội" về sự chậm trễ hoặc bất kỳ hành vi vi phạm nào khác đối với bạn không nên khiến bạn rơi vào sai lầm là không nói lời tạm biệt. ở phía bên kia.

Tại sao không bao gồm lời chào sẽ là một sai lầm nghiêm trọng? Vì ít nhất hai lý do: 1) Không chào người nhận có thể khiến họ tỏ ra thô lỗ và thiếu tôn trọng họ; 2) Không chào sẽ phản tác dụng, vì điều này có thể làm phiền hơn nữa và làm chậm trễ việc gửi câu trả lời mà bạn đã chờ đợi.

Bạn có thể sử dụng hình thức chào nào trong email nhắc nhở? Tất cả phụ thuộc vào loại mối quan hệ bạn có với người nhận tin nhắn: nếu đó là người mà bạn có mối quan hệ bí mật, Tốt " Xin chào! Bạn khỏe không? "hoặc là" thân yêu Nó có thể ổn và làm dịu tông màu đáng kể.

Mặt khác, nếu tin nhắn được dành cho một người mà bạn có quan hệ chính thức - một khách hàng, một công ty vận tải, v.v. - Sẽ thích hợp hơn nếu sử dụng các hình thức chào hỏi bao gồm một tính từ của hoàn cảnh, chẳng hạn như » thân yêu «,» thân yêu "hoặc là" thân yêu «, Theo sau là tiêu đề phù hợp nhất với người nhận:» Ông "" Hoặc là "" /Sig.ra «» Là chữ viết tắt của Mr. and Mrs. Dr. o Tiến sĩ là chữ viết tắt của Doctor and Doctor, v.v.

Nếu bạn không chắc chắn nên sử dụng hình thức chào nào, bạn có thể sử dụng "trung gian" - một hình thức chào có thể phù hợp với cả email nhắc nhở ít trang trọng và trang trọng hơn, chẳng hạn như » Chào buổi sáng «,» Chúc ngủ ngon «,» xin chào ", Vân vân.

Khi bạn đã chọn hình thức chào có vẻ phù hợp nhất với email bạn đang gửi, hãy nhớ chèn dấu phẩy ngay sau lời chào và quay lại để tiếp tục viết phần nội dung thư.

Tổ chức phần nội dung thư

Khi bạn đã chọn hình thức chào mừng sẽ được sử dụng cho email nhắc nhở bạn đang gửi, đã đến lúc tổ chức nội dung của tin nhắn, trong đó bạn sẽ hình thành các yêu cầu của mình và do đó, bạn sẽ thúc giục người nhận thực hiện hành động được yêu cầu: thanh toán có lợi cho bạn, gửi cho bạn hàng hóa được yêu cầu nhưng chưa nhận được, hoàn thành công việc, v.v.

Để thuận tiện cho việc viết thư nhắc nhở, tôi khuyên bạn nên chia nội dung của thư "ảo" thành ba "khối".

  • Cụm từ ban đầu - Sử dụng những cụm từ tử tế và thư giãn ngay lập tức để người nhận tin nhắn không cảm thấy quay lưng vào tường. Có lẽ bạn có thể sử dụng một cụm từ chỉ hoàn cảnh, như » tôi mong là bạn vẫn khỏe "hoặc là" Chờ đợi để biết bạn thế nào ".
  • Mục đích của tin nhắn - giải thích rõ ràng và trực tiếp lý do tại sao bạn quyết định gửi email: giải thích vi phạm mà người nhận đã gây ra là gì và tại sao bạn quyết định gửi lời nhắc (ví dụ: không giao hàng, không thanh toán, công việc không được giao trong kế hoạch chủ đề, v.v.) và có thể nhắc nhở bạn về các thỏa thuận đã được thực hiện trước đó. Ví dụ: để yêu cầu mặc định từ khách hàng, bạn có thể sử dụng biểu thức như » Tôi viết thư cho bạn về sự chậm trễ trong việc thanh toán của dự án "XYZ", mà lẽ ra tôi phải nhận được một khoản phí bằng [số tiền bồi thường] cho [khoản vay dữ liệu], một nửa [metodo di pagamento scelto]. ".
  • Kêu gọi hành động - Sau khi xác định mục đích của tin nhắn, bạn phải mời người nhận hoàn thành hành động mà bạn đã kiên nhẫn chờ đợi: thanh toán theo ý bạn, gửi cho bạn món hàng được yêu cầu, hoàn thành công việc, v.v. Quay trở lại ví dụ mà tôi đã đưa cho bạn một lúc trước, bạn có thể sử dụng một cụm từ như » Do đó, hãy tiến hành thanh toán có lợi cho tôi bằng [new data di scadenza] «. Nếu điều này có vẻ phù hợp với bạn, bạn có thể thông báo cho người nhận rằng nếu họ không thực hiện hành động được yêu cầu, họ có thể thực hiện hành động pháp lý để giải quyết vấn đề một cách hòa bình nhất có thể cho cả hai bên (có thể sau khi gửi nhiều email nhắc nhở đến cùng một bên). người).

Hãy nhớ, khi viết phần nội dung thư, hãy luôn nhớ mặc những tông màu tôn trọng, mềm mại và bình tĩnh Mặc dù bạn có thể có nhiều lý do chính đáng để tức giận và khó chịu về hành vi của người mà bạn đang gửi email, nhưng hãy cố gắng kiềm chế bản thân bằng cách không sử dụng ngôn từ gay gắt. Trên thực tế, bạn có thể sẽ không nhận được bất cứ điều gì, mặt khác, nếu có thái độ sẵn sàng cộng tác với bạn, nó có thể bị kìm hãm bởi bầu không khí căng thẳng sẽ kích động một thông điệp quá đột ngột và trực tiếp. Hãy nhớ: cách cư xử tốt là trên hết!

Nói lời tạm biệt trong một email nhắc nhở

Khi bạn đã viết nội dung chính của email, đã đến lúc chọn mẫu giấy phép thoải mái hơn. Khi chào tạm biệt, hãy cố gắng nhất quán với giọng điệu được sử dụng trong phần còn lại của tin nhắn: ví dụ: nếu bạn đã sử dụng hình thức chào như » Xin chào ngài. «Sẽ là phù hợp nếu kết thúc email bằng công thức» Liên quan "hoặc là" Trân trọng «; trong khi nếu bạn sử dụng lời chào mở đầu ít trang trọng hơn, như » Xin chào ngài. "hoặc là" Chào buổi sáng thưa ngài. "Sẽ rất thích hợp nếu kết thúc tin nhắn bằng một lời chào như" Tiếp tục tốt "hoặc là" Chúc một ngày tốt lành ".

Vì đây là một email nhắc nhở, hãy tận dụng cơ hội này để khuyến khích người nhận trả lời càng sớm càng tốt. Trước lời chào cuối cùng, có lẽ bạn có thể chèn một cụm từ trong đó bạn nói với người đó rằng bạn sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi và giải thích nào, và sau khi làm như vậy, hãy kết thúc bằng lời chào » Chờ đợi trả lời tử tế của bạn, tôi xin gửi lời chào trân trọng. ".

Khi bạn đã chọn hình thức hủy đăng ký phù hợp nhất với email của mình, chèn dấu phẩy ngay sau lời chào, quay lại, đặt chỗ của bạn chữ ký đơn giản (chỉ tên và họ) hoặc, nếu bạn thích, chữ ký đầy đủ (điền đầy đủ thông tin liên hệ) và gửi tin nhắn.