老板给了他一个包含上一季度财务报表的电子表格,要求他分析内容并创建摘要报告以提交下一次会议。 我很乐意免除这种麻烦,但这是您职责的一部分,您不能回头:基于这个原因,您正在寻找一种可以帮助您实现这一目标的解决方案,并且不需要特别丰富的IT经验,而遗憾的是没有。

如果我告诉你 方案 流行的电子表格管理工具,例如 微软的Excel y LibreOffice的您是否有一个非常强大的工具适合此目的? 没错,这个工具叫做 旋转台 并允许您单击几下从电子表格中包含的一组数据中创建一个``摘要''(对要处理的数值进行附加的自动操作)。

How to say现在我吸引了你,你想了解 如何创建数据透视表 取悦你 并创建您需要的报告? 然后,不要再犹豫了,仔细阅读我将在以下几行中提供给您的所有说明:我可以向您保证,在本指南结尾处,您将能够完美地完成您的任务。 至此,我只祝您阅读愉快,工作愉快!

初步操作

在继续和理解之前 如何创建数据透视表,最好花一点时间使用这种类型的表,而不要忘记我们必须从中开始的工作表的格式。

就像我在本教程的介绍性词中提到的那样,数据透视表是一种重新排列电子表格中已经存在的数据的“替代”方法:实际上,可以使用数据透视表来获得 快速总结,但可用信息完整,并且可以根据要考虑的方面对它们进行排序和组合,而无需更改初始电子表格的结构。

换句话说,数据透视表使您能够一目了然地分析电子表格中包含的数据,而不必学习如何使用公式和宏-仅举一个例子,考虑到在家中管理一个人的成本。 ,您可以生成一个数据透视表来实时显示一年中每个月的结果以及各种原因(账单,医疗费用,教育费用等),而无需手动添加,而是根据选择的类别进行添加,每列的元素。

对于程序(在本指南中,我们将作为示例 微软的Excel y LibreOffice 计算器 )能够生成包含准确数据的数据透视表,则初始电子表格中的数据需要 结构良好 我对一系列非常具体的条件做出了回应,我将在下面列出。

  • 如果数据透视表必须包含标题,则工作表还必须包含标题。
  • la 标题行,如果存在的话,必须紧接在数据行之前,不能有任何分隔。
  • 在初始电子表格中,或者至少在构建数据透视表的数据范围内, 不应出现空白行.
  • 列中包含的数据必须为 同质的,以便在创建数据透视表时可以将它们合并(加,减,乘,排序,计数等)。 这意味着,例如,在假设的列``金额''中,相对于所选货币中的金额,仅应存在数值。

在本教程的以下部分中,我将引用一个电子表格,该电子表格包含每月家庭支出的支出明细表: la 包含 我的 参考,专栏 B la 类别 输出,最后是列 C 包含以欧元为单位的相对金额。

至于程序的版本,在本指南中,我将引用均在平台上运行的Microsoft Excel 2016和LibreOffice Calc 5 塔纳斯。 但是,可以在上述程序的早期/更高版本中或在以下程序中安全地使用相同的指令。 操作系统 例如Windows以外的 MacOS的.

使用Microsoft Excel创建数据透视表

你有空 微软的Excel 管理您的电子表格? 因此,这是适合您的部分:在以下几行中,我将为您提供所有必要的说明,以使用由...生成的应用程序创建和管理数据透视表 办公室.

刚开始时,双击包含要处理的数据的Excel文件,确保电子表格满足上面列出的要求。 相反,如果您必须从一个新文件开始,请开始 微软的Excel,点击图标 空书,然后将要包含在数据透视表中的数据填写到创建的文档中。 如果您想更好地自定义新电子表格,建议您查看有关如何 使用Excel 找到一系列有用的提示。

现在您的电子表格已准备就绪,您可以继续创建关联的数据透视表:选择,拖动鼠标, 数据范围 您要处理的内容(或在任何数据单元内单击以处理整个工作表),请按 进入 位于顶部,然后位于按钮上 旋转台,位于左侧。

此时,在打开的屏幕上,打开项目旁边的复选标记 选择表格或间隔 (如有必要),请确保该框 桌子/厨房 包含表格(或所选数据范围)中的所有单元格,在该项旁边放置一个复选标记 新工作表 然后按下按钮 。 游戏已经完成:Excel将自动打开新工作表(您可以随时使用下面的选项卡返回到以前的电子表格),该新工作表配置为通过数据透视表进行数据处理。

请注意,表格标题(例如 参考月, 类别 y 出货数量 )成为我 领域 数据透视表的功能,以便根据您要实现的目标进行组织和组织。

在桌旁操作

在整理刚刚创建的数据透视表中的字段之前,让我给您一些有关整理此类表的一般技巧。 数据透视表完全如Excel窗口所示,主要由三个感兴趣的区域组成: 里加,区域 columna 和该地区 valores.

通常,我们可以说非数字字段(在我们的示例中为费用类别)放置在区域中 里加,包含的字段 日期, 小时 o 参考期 放置在该区域 专栏而领域 数值的 (通常必须与操作结合使用的 数学)已添加到该区域 valores。 但是,必须说的是,根据所获得的“摘要”的类型和进行分析的方案,在这样的表的区域中的字段的布置变化很大。

做了必要的前提之后,是时候将字段添加到刚创建的数据透视表中了:确定区域 数据透视表字段 位于Excel屏幕右侧的位置,然后用鼠标选择可用字段之一(例如 参考月 )并将其拖动到表格的最合适区域(例如 专栏 ),然后对要分析的所有字段重复该操作。 在此示例中, 费用类别 将被添加到该区域 filas 和领域 出货数量 区域 valores,以获得与每月相关的总费用的完整视图。

默认情况下,Excel数据透视表执行 SUMA 字段中包含的数据 valores,如果它们是数字,或者 contar 如果它们是文本性的或不相同的; 如果您愿意,可以通过右键单击单元格来更改此行为 (列名的总和) 从数据透视表中,然后选择项目 汇总值 从出现在屏幕上的菜单中。 此时,您要做的就是选择要对值字段中包含的数据(最小值,最大值,平均值等)执行的算术运算。

如果需要,您可以选择以百分比显示它们,而不是以货币(或任何其他类型的数字格式)显示值:在我们正在分析的示例中,这对于研究支出百分比最高的类别非常有用。 要继续,请右键单击值的摘要单元格(例如 导入输出总和 )并选择项目 显示值占总数的>%。

显然,您可以使用最喜欢的值格式,并在所需的各个区域内移动字段,直到获得所需的视图-这就是数据透视表的优势! 最后,我想提醒您,添加,删除或修改属于处理中包含的数据范围的值时,将自动更新数据透视表:如果更新操作不是立即进行的,则可以单击按钮 冷静 附加到面板 数据透视表字段 并放在右下角。

如果您走到了这一步,则意味着您拥有使用Microsoft Excel创建数据透视表所需的所有信息。 但我想提醒您,该程序的功能还不止这些:仅举几个例子,您可以生成图表和直方图,将它们叠加起来以创建更准确的统计信息,创建或多或少复杂的表格来管理数据分类,甚至很多,还有很多。 简而言之,该软件的潜力不限!

另外,我想提醒您,您可以 编辑 即使在Winows和MacOS以外的平台上,也可以使用Excel创建的文件:该软件可以使用,尽管有一些限制,例如 Android系统, iPhone y iPad的 (对于不超过10.1英寸的设备免费),并且作为可直接由 浏览器.

使用LibreOffice Calc创建数据透视表

不要使用Microsoft Excel管理电子表格,但请检查 LibreOffice 计算器 ? 不用担心,您可以使用此软件轻松创建数据透视表! 同样在这种情况下,在“初步信息”部分中看到的有关电子表格构造的规则是有效的:数据必须是 同质的, 奥德纳多 并且不应该存在 空行.

话虽如此,是时候开始做事了:打开包含要在LibreOffice中处理的数据的电子表格,或者严格按照上述规则创建一个电子表格。 之后,用鼠标选择要操作的数据范围(包括标题),或单击范围内的任何单元格以分析整个表,然后按菜单 进入 位于顶部并选择项目 旋转台... 后者。

之后,在项目旁边打一个勾号 当前选择 在打开的小面板中,按按钮 并且,按照我在Microsoft Excel部分中建议的相同规则,组织工作表中的字段(例如 参考月, 费用类别 y 出货数量 )在相应的数据透视表( 行字段, 栏位栏位 y 资料栏位 ).

同样在这种情况下,对数字数据字段的默认操作是 SUMA :要更改此行为,请双击相应的条目(例如 出货数量 ),然后选择所需的操作( 总和,计数,中位数,平均值 依此类推) 功能,然后按 完成操作。

要完成数据透视表的创建,只需单击按钮 :之后,程序将立即显示包含来自先前操作的表格的新工作表,您可以使用屏幕上打开的便捷侧边栏以图形方式对其进行自定义。

请记住,使用刚才说明的过程,您可以在所需的数据透视表中创建所有图像:只需使用Calc屏幕左下方的标签返回到电子表格,然后重复该操作即可修改各个字段的布局